存货管理规定.docx

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1、有限公司存货管理制度第一章总则第一条为了保证公司的正常运营,加强存货管理的规范性、安全 性,提高存货管理的效率,结合公司实际需要,特制订本管理细则;第二条存货定义：是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料,主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、 商品、周转材料等;第三条为了降低和分散存货管理风险,建立高效的存货管理制度, 公司对存货的日常控制采取存货归口管理的方法;物料管制中心负 责原材料、一般五金、刀具、模具、零配件、包装材料等生产办公用物品、油品化工药品、铁扣件物品的收、发、存管理；制造部负责机器设备、半成品和

2、产成品的收、发、存管理;第四条本制度适用于公司所有存货的业务处理;第五条本制度呈总经理核准后实施,增设修订亦同;第二章业务处理第一节存货入库管理第六条物料管制中心负责外购物料和委托加工物资的验收工作, 机器设备的验收需通知制造部共同参与,化工药品、模具、原材料的 验收需通知品保部共同参与;验收内容主要包括资料验收和实物验收两部分,送货单是资料验收的必备单据;外购物料、委托加工物资运抵公司后,由物料管制中心人员示意警卫放行,物资先存放于验收接货处,验收接货处物料的保管职责由物料管制中心承担;物料管制中心验收人员需提示送货人出示送货单,送货单上的物品采购单号、品名、规格、型号、数量及单位等内容必须

3、填写完整,否则不予验收, 直接作退货处理或通知采购补齐相关资料后再作验收;对于邮寄物 品,如缺失送货单或信息不完整,由物料管制中心人员通知采购补单; 送货单验收完毕,验收人员带领送货人在物料总验收处登记,并在 ERP 系统中查看是否存在相关采购订单并进行核对,若无相关资料或核对有误,则作退货处理或通知采购补单后再作验收;第七条对于钢材、盘元等原材料入库,原材料运抵公司后,先存放 于验收接货处;送货人除了需要提供送货单之外,还需提供钢材“材质证明书”或“材质标示”;送货人将货物运送至物料库后,物料管制中心验收人员根据ERP 系统中相关的采购订单和采购未交货量,结合送货单上的信息,对原材料的质量和

4、数量进行验收;在原材料的质量验收方面,主要是由品保部采取抽样检验的方法,通过肉眼查看外观,用工具度量尺寸的方式记录抽样结果,若有一个样本的抽样结果与标准结果存在差异,则认为整批产品的质量不合格,填写验收单交物料主管审批后直接作退货处理,并在ERP 系统中作相关处理后通知采购重新下单;若质量验收合格,随车在地磅处磅毛重,随后由验收人员带领送货人下货到物料库,在过磅处过皮重并开具磅码单;若送货量在 2 吨以下,还须到物料库过小磅;对磅重结果的处理,若送货单上净重量大于公司磅净重,大于余量在送货单净重量的 3范围内, 以送货单上净重量作验收,超出以上范围以公司磅净重作验收;若送货单上净重量小于公司磅

5、净重,以送货单上净重量作验收;第八条对于所有化工药品、油品等辅料入库,物料验收人员负责化工油品等辅料质量、数量的验收和下货现场的管理;化工油品运抵公司后,先存放于验收接货处,盐酸、液碱等化工药品的验收需要品保部进行质量检验,并开具验收单,若质量检验不合格,则由物料管 制中心直接作退货处理;其他化工药品由物料管制中心进行抽样检 验,若抽样药品与标准药品无差异,方可整车下货,否则由物料化工 验收人员填写不合格物品验收单报物料主管审批后直接作退货处理 , 在ERP 系统中作相关处理后通知采购重新下单;在物料数量的验收方面,首先随车在地磅处磅毛重,随后由验收人员带领送货人下货到化工药品类仓库,带送货人

6、到过磅处过皮重并开具磅重单;除散装药品之外,重量在 2 吨以下的物品,还须到物料库过小磅;对于磅重结果的处理,若公司磅净重大于或等于送货单上的净重量,以送货单净重量作为验收计重标准,否则以公司磅净重作验收;对于油品和液态类化工药品,不入仓库直接灌注到流通管道中,但仍需在系统中补齐入库和领用手续;第九条对于五金、电器、包装材料等其他外购产品入库,物料管 制中心人员同样需要作资料验收和实物验收;经查验数量相符、质量 合格后,验收人方可作入库处理,若点收后发现送货量大于采购量, 则对多送物品开退货单后直接作退货处理,若质量不合格,则填写不合格物品验收单报物料主管审批后直接作退货处理,在ERP 系统中

7、作相关处理后通知采购重新下单;第十条对于所有委外加工的模具和配件的入库,委托加工物资运 抵公司后,先存放于验收接货处;物料管制中心验收人员需根据委外定制加工单的数量和规格对应加工厂提供的送货单进行验收;验收人员需严格按图纸检测外加工品的外观和尺寸,模具的验收需通知 品保部共同参与;一旦遇到技术问题,不能确定加工物资质量是否合格,还需通知使用部门一同验收;若送货单上注明加工物资是半成品, 在标签上必须作相关说明后方可作入库处理;第十一条 对于赠品、样品和试用品,送货单上必须注明相关字样,物料管制中心验收人员无需作质量检验,在物料标签上注明后作 入库处理,送货单必须归类保存;若样品或试用品可用,供

8、应商要求付款,以送货单上数量为准进行付款;若使用过程中发现样品或试用 品不可用,需供应商在物料送货单上签字确认后将物品带回;第十二条 外购物品和委托加工物资通过数量和质量验收后,验收人员在送货单上签字,收客户联留底作账,其余各联交于送货人; 进行过磅验收的物品,还需填制磅重单,磅重单一式三份,一份留底, 其余两份分别交采购和财务备份;若物品没有通过质量检验,品保部开具不合格物品验收单,由验收人员报物料主管,并将物品存放于退货区域,物料主管审批后直接作退货处理,在ERP 系统中作相关处理后通知采购重新下单;合格品入库后,验收人员需在标签纸上填写物料十六码、物品名称、采购部门、供货厂商及送货数量,

9、粘附于实际 物品后将物品存放在指定地点;除机器设备由制造部负责入库管理, 其他外购物料、委托加工物资经验收后,均由物料管制中心人员安排 入库和管理工作;盘元经验收其外观、尺寸及标示合格后,需以喷漆方式识别其材质,并按区域分别存放,验收人员需将供应商提供的装车明细表递交给财务部会计对盘元进行入账处理;第十三条 物料管制中心验收人员根据送货单等单据作物料进货入库处理后,需在 ERP 系统中打印物料验收单;物料验收单在指定人员复核及物料主管签字审核后,附上磅码单、质量验收单等单据后 递交采购科备份,磅码单还需提交财务备份;第十四条 对于所有产成品,经过包装或桶装后,需通过品保部质量验测程序合格后,由

10、品保部开具验收单,包装科填写仓储缴库单 后方可办理入库手续,产成品仓库收到质量验收单和仓库缴库单后, 在 ERP 系统中编制入库单进行入库;若检验不合格,对于报废产品由生产管制科负责安排重新生产,对于质量不合格但经过再加工或重加工仍能达到标准的产品,进行再加工或重加工处理,加工后仍需通 过品保部的检验后方可入库;产成品入库前需由仓管员在标签上填写相关信息并附于实物上,以便识别;第二节存货出库管理第十五条 物料领用时,各领用单位需填写物料领用单,领用单位主管须在物料领用单上签字审核后,方可领料;为规范领料管理, 各单位需指定人员作为专门的物料领用人;相关物料管理部门管理员对物料领用单审核无误后,

11、根据“先进先出”的发放原则,予以领 用相应规格和数量的物料;经领用人核对无误后,管理员在在 ERP 上编制出库单,管理员和领用人需在出库单、物料领用单上签字,物料 领用单由相应的物料管理部门留底备份,出库单一式两份,领用人和 相关物料仓库各执一份;物料领用后,管理员在 ERP 系统中作销账领用处理;盘元领用后,物料管制中心应依据经过酸洗操作后填写的酸 洗作业统计表上的重量,经物料管制中心主管审核后再转会计销账; 若遇到物料库存不足的情况,由相应的物料管理部门填制请购单,向采购科申请采购;原则上,各物料管理部门需每月对领用数量和库存 数量进行统计,若发现库存不足,及时提出请购;第十六条 产成品发

12、货,制造部产成品仓库在收到销售部门经审批的发货通知单后,需及时安排发货,并在产成品出库前,再次检查产品批号、规格、数量等完全正确后方可发货;产成品仓库管理员填 制出库单并签字,出库单需连续标号,连续使用,一式三份,分别存于财务部、销售部和产成品仓库;包装科根据产成品仓库开具的产成品 出货明细表,将包装品贴上侧唛后装车,如需装柜,包装科还需开立装柜明细表交制造部存档;出货时由包装科出货人员清点后,在出货明细表上签名后交回制造部产成品仓库存档;货品出厂前,应由包装科开立出货单交警卫后放行;第十七条 委外加工领料,由生产管制科根据委外加工任务单开具委外加工通知单,并交制造部经理审核后交加工商,加工商

13、凭委外加工通知单至相关物料仓库领料;原材料仓库须审核相关单据无误后,根据委外加工通知单备料;原材料仓库对于不合公司规定的单据一律不予受理;若库存不能满足,必须及时将缺料情况与生产管制科沟通,确定具体处理办法;仓库根据委外加工通知单开具委外加工出库单并相互审核后,交加工商签字确认;加工商凭签字确认后的委外加工出库单领料和办理出厂手续;委外加工通知单需连续标号,连续使用,一式两份,分别存于加工商和生产管制科;委外加工出库单需连续标号,连续使用,一式三份,分别存于加工商、原材料仓库、财务 部;三、退换货管理第十八条 物料验收人员在物料验收过程中发现质量不合格,由物料验收人员开退货单直接作退货处理,并

14、知会采购;若资料已作验收,验收单尚未送到财务的,由物料库负责收回验收单,对资料作删除处理;退货时厂商出具物料送货回单,物料库人员在送货回单上签字并作说明,物料验收人员开退货单；若资料已作验收并到达财务的 物品须退货,物料库在ERP 系统作退货输入,并拉出退货单,要求采购找出对应的送货单,物料库人员签字后把送货单、退货单一起交于采 购作退货处理;每月月底,物料库把当月的退货情况做一份统计报表交于财务,以备财务查询;第十九条 物料已通过验收且被现场领用或试用,在使用过程中发现物料质量不合格、安装困难或其它状况,品保部开具验收单,由使用单位携带验收单将相关情况报送物料管制中心,物料库相关人 员填写不

15、合格工作联络单,将验收单、不合格工作联络单递交采购并通知采购作退货或者换货处理;确定退换货后,物料库开具退换货单, 物料人员与主管及提货人员在退换货单上签字,取存根联、记账联存根,客户与警卫各保存一联;第二十条 没有物料管制中心开具的退货单或换货单,所有换货和退货均不成立,由各单位自行处理;换货必须在 1 月内完成,否则由物料管制中心将记账联递交财务部,通知财务扣款;四、盘点管理第二十一条 对于公司所有的原材料、辅料、仓储包装品、外包品、仓储半成品、成品及不合格品等,都需要定期进行盘点,制造部、 物料管制中心负责每月对各自管辖仓库内的物资进行盘点,财务部负责年终盘点;每次盘点结束,各实施单位应

16、填写盘点表,若物料盘点结果与账面数量不符,应写明原因,交部门主管签字后将盘点表和 结果说明提交财务部备案;第二十二条 年终盘点前,各单位在收到财务部盘点通知后,对盘点时间、人员作统一规划,并将同一类物品堆置在同一地方,便于盘点;已经入厂但尚未检验或整理入账的外购物料,以及质量不合格正待处理的外购物料,则应于货品上标示“免盘点”；中途运送中的 物料、成品,必要时,应列册备查,不列入盘点范围;盘点时,相关仓库 管理员必须现场陪同财务部人员进行盘点,若发现初盘结果存在错误或遗漏之处,应即更正或复查,并将最终盘点结果呈报总经理;第二十三条 盘元作为公司重要的原材料,物料管制中心应每月进行盘点,填制盘元

17、库存表并计算盘元周转率,相关结果需递交采购和财务备份;盘元周转率=每月领用量/月平均库存量若盘元周转率大于,表明盘元使用状况良好；若盘元周转率小于, 表明盘元周转状况不良,需要降低该盘元的进货量,减少库存,或者 视情况加快该盘元的使用速度;五、呆料处理第二十四条 物料管制中心和制造部每月对各自所管辖的仓库内的物资进行一次呆料分析,并填写呆料处理报批表,分析呆料产生 的原因,初步确定呆料的处置意见以及按此意见处置产生的损失额, 由各自的部门主管审核签字后报总经理审批;第二十五条 若确定是呆料,先判断该物料是否可以退料,如果可以退料退回给供应商的,则按存货退料处理流程处理;如果不能退则判断该物料是

18、否仍可使用；如果仍可以使用,则先判断是否近期可 用,如果近期不能用的直接记录相应信息,在能使用时再考虑相应处理方法;如近期可用的则先判断能否替代使用,如可替代使用,则下达配用计划,车间按计划领料配用；不能替代使用的则返工再利用, 下达返工返修计划,返工返修完成后相关计划员下配用计划配用;如果以上均不成立则提请报废,提请报废的需报部门主管审批,权限外报总经理审批;第二十六条 呆料处理报批表连续标号,连续使用;呆料处理报批表一式两份附上其他相关单据,存于各呆料产生的仓库和财务部;六、废料处理第二十七条 各部门需直接报废的物料,严禁采用调拔单方式转移账面数据,应填制实物报废审批单并经部门主管审核后由

19、总经理 或相关指定人员审批,办公用品需经资讯中心审核后由总经理或相 关指定人员审批;各物料报废部门将审批后的实物报废审批单交内 销部,内销部据此寻找合适客户询价出售并在实务处理单上签字确 认,签字后的实务处理单一式两份,物料报废部门和内销部各执一份; 对于ERP 系统中有库存的实物,处理后需在ERP 系统中制作销售出库单；若无,则无需制作销售出库单,相关部门凭收款依据移交实物;第二十八条 各相关部门应根据实际的报废和处理情况及时更新相关账务；财务部核实销售出库单上注明的废料单价、金额,及时 开具发票并收取款项;第二十九条 实物报废审批单需连续标号,连续使用,一式两份, 存于各废料仓库和内销部;

20、销售出库单需连续标号,连续使用,一式两份,存于各废料仓库和财务部;七、内部调拨处理第三十条 各分公司应根据当地的实际需要,在每月月初向总公司汇报下月的销售计划量,总公司统一对各分公司进行发货管理,采 取内部调拨的方式转移库存;在进行内部调拨时,由调出仓库根据实 际调出情况填写内部调拨单,调拨单随车到调入仓库;第三十一条 调拨物料送至调入仓库,先由调入仓库厂区质管科检验合格后,根据随车调拨单核实实物种类与数量是否与调拨单一致,若核实无误,则办理接收手续、入库,调入仓库在调拨单上签字确 认后返回调出仓库；若核实有误,与调出仓库仓管员核对,在双方达成一致意见后,修改调拨单,签字确认后返回调出仓库,同

21、时接收实物、办理入库；如双方无法达成一致意见,上报处理;第三十二条 内部调拨单连续标号,连续使用;调拨单一式三份, 一份调出仓库留底,两份送调入仓库签字确认后一份回调出仓库,一份调入仓库留底;调出仓库将签字确认后送回的调拨单与留底的调拨单进行核对,核对无误后一份上交财务；如有疑义必须当天处理, 无法处理,必须当天上报;财务部根据签字后的调拨单进行三级审核和相关账务处理;八、安全库存控制第三十三条 制造部和物料管制中心根据公司实际情况,及时更新自身所管辖仓库内的库存量,并计算安全库存量,如实际库存量低于安全库存量,则提请采购;第三十四条 各生产科室根据安全库存量及时监控库存量,若发现低于订货点,则及时根据采购流程进行采购操作;