采购管理规定 办公设备管理规范 车辆管理制度 仓库管理制度 印章管理规定 集团公司内部管理规范.docx

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1、采购管理规定L0目的通过对合格供方的评价与选择，物料采购过程、管理过程中的有效控制, 确保服务质量满足规定之要求。2.0适用范围适用于公司进行的行政类、工程类以及其它业务类的物品采购活动。3. 0职责3. 1司机负责公司物资的统一采购。4. 2工程部负责工程维修物料的统一采购。5. 0采购过程的有关规定3.1在合格供方名录中选定供方，关于供方管理详见集团商业管理公司制 度中采购管理及公司品质管理标准中供方管理规定相关规 定。3. 2物品采购的控制。3. 2.1经常性、专用性的物品须由指定合格供方提供。在急需物资的情况下，可填写紧急采购审批单，不是急需物资， 可填写物资采购计划，采购物品合格率为

2、100%,零星（应急）物料采购 要在2日内完成，特殊情况除外。3. 2. 3在能目测或可用其它检测方法的情况下，采购人员对采购的物品入库 前的质量负责；若采购的物品无需入库（即买即用），采购责任人和使用人 员及仓库管理人员在使用前共同检测和检验物品质量。3. 2. 4采购必须由部门申请人和采购人员双方进行物资的采购，同时采购费 423.2仓库设物资登记卡，只要发生物资出入库，仓库管理员即记录在 登记卡的表格内，包括出入库时间、出入库物资数量、结存数，保证帐、 物、卡相符。4.3物资的储存、防护4.3.1 易燃、易爆与挥发性强的物资的存放。4.3.1.1 远离热源，摆放地上，做好防护措施。4.3

3、.1.2 密封不好的包装应及时更换。432吸水性强，容易受潮发霉和生锈的物资.置放在干燥的地面，或货架上。4.322禁止放置在水管附近，随时检查仓库内的水管并做好防漏措施。工具、材料和配件等，应整齐摆放，以方便随时拿取为宜。易碎 易损物资，不可放置在较高的货架上，勿倒置和挤压，摆放注意平稳，轻 拿轻放。仓贮环境4.351保持库房的清洁整齐，每周进行一次大扫除。435.2库房要保持通风良好，避免受潮、变质；温度适中。4.353闲人免进，禁止吸烟，每个仓库至少配备两个灭火器，仓库管理员 要掌握使用要领。4.4物资出库4. 4. 1应本着先进先出的原则对 物资进行出库。4.4.2 工程维修时，维修人

4、员应持由班长签发的工程维修作业单到仓库 领取相关物资。对于一些比较贵重的物资，必须由经理签字后方可领取。（工 程维修作业单一式四联，一联交工程部，二联交财务，三联交材料稽核 员，四联交总服务台）；其它部门应持部门负责人签发的物资请领单到 仓库领取物资。4.4.3 对于直接送往各部门的物资，仓库保管员要及时到现场进行一级验证 后，办理出入库手续。4.4.4 使用单位领料人领料时，负责物资的二级验证，按照4.1所述方法进行 验证，合格后同意领用。4.4.5 仓管员开据出库单并签名，领用人签字后方可出库，出库单由仓管员 汇总后由行政部经理签字审核。1.1.7 各部门要严格控制物资出库的数量，本着当日

5、用料当日领取的原则。1.1.8 仓库的备用钥匙存放在监控中心，需要时应由总值班负责借用并领料, 领取物资要及时填写在仓库中紧急物资领用登记表上。4.5 物资退库4.5.1 维修时，由于各种原因多领的材料，领用人应及时主动地退回仓库， 否则稽核员在稽核中发现按违纪处理。452当发现不合格品时，填写不合格品记录，并将货物退回仓库。4.5.3 各单位在使用过程中发现不合格品时（由材料稽核员与用户评价共同 完成，属三级认证），填写不合格品记录，并将货物退回仓库。454退回仓库的货物由行政部（必要时工程部参加）进行验证。对于不能 修复的物资做报废处理；否则进行返修，返修后按照4.1的程序检验并入库。 仓

6、管员对退库的材料进行分类存放，杜绝已损坏的材料混入。4.5.6 仓管员应在出库票和物资登记卡中红字冲掉退库材料数，保证帐 卡物相符。4.6 月底盘点4.6.1 每月25日结帐。4.6.2 结帐后，仓管员打印月盘存一览表，核对数据是否准确，确认后， 持出入库单到财务对帐。4. 7调拨流程4. 7.1需调拨物资主要是指低值易耗品、固定资产等（如办公家具、电脑等）比较贵重物资。4. 7. 2调拨单位将公司领导签发的“物资调拨申请单”交于行政部；4. 7.3行政部凭“物资调拨申请单”在物资调拨台帐中进行物资调拨，填 写“物资调拨单” 一式四份，其中第一联经调出、调入单位签字，由行政 部、财务部存档；4

7、. 7.4调出、调入单位凭“物资调拨单”办理物资交接验证工作，履行物资 使用保管责任。4. 8物资报废流程1. 8. 1物资无使用价值，需作报废处理时，由待报废物资管理单位提出物 资报废申请，经公司领导签字批准后，交于行政部办理报废手续；4. 8.2行政部现场验证报废物资（必要时由相关部门配合），对报废物资作 最终处理；4. 8.3行政部在台帐中执行物资报废登记。4. 9物资稽核流程4. 9.1公司设兼职材料稽核员，有权对所有出库物资进行核查。核查时 间由上月26日起至当月24日止。每日依据工程维修作业单和物 资请领单所发生的实际出库物资数量进行汇总并逐一核实。4. 9. 2在物资使用过程中，

8、如有多领的材料由稽核员监督返回仓库。各 部门在使用材料过程中发现不合格品时，由稽核员填写不合格品报 告，并将货物退回仓库。4.9. 3稽核员每月进行统计和填写物资稽核情况报表及月份库存 材料收汇总表，上报公司分管领导审阅。稽核时发现领用物资未按规定使用的，行政部要进行调查，并对 相关责任人进行处理。4. 10物资损坏、丢失处理流程4. 10. 1物资损坏、丢失由物资使用保管责任人承担责任；1.1.1 10.2物资非正常损坏或丢失，由责任人负责经济赔偿，赔偿金额原 则按折旧后的价值执行；4.10.3 物资损坏、丢失单位于2日内书面报告行政部，分析原因，提 出处理意见；如2日内不报，按公司有关规定

9、追究责任人和部门负责人 责任。4.10.4 行政部对损坏、丢失的物资查清原因责任后，以书面处理报告 报请公司分管领导审批，并负责落实领导批复意见。5.0相关记录5.1 采购计划单5.2 不合格品记录5.3 物资登记卡5.4 退换货单5.5 物资紧急放行记录5.6 工程维修作业单5.7 物资请领单5.8 紧急物资领用登记表5.9 物资稽查情况报表5.10 月份库存材料汇总表5.11 物资调拨申请单5.12 维修材料仓库限量表5.13 工程物料最低库存量通知表印章管理规定1.0管理规定本规定所称印章是指刻有公司、部门及管理处全称的，代表单位名义 传达信息、往来公文、出具证明等所使用的图章。2.0管

10、理要求L12.1所有印章由专人保管。L 2 2. 2各部门有制作印章的需求，按照要求填写印章制作申请表， 经公司批准后方可制作。L32.3保管印章的人员，不得委托他人代管印章，也不得随便将存放 印章处的钥匙交给他人代开代取。2.4 印章如有遗失或误用，责任由保管人及主管领导承担。2.5 印章遗失时，应立即向主管领导和总经理报失。3.1 印章的使用L43.1使用印章，须经总经理审批后方可用印。以公司名义对外的公函及报表等，由申请人填写印章使用登 记表，将印章使用登记表连同需加盖公司印章的资料送交部 门领导及总经理审批签字后方可用印。特殊情况，由印章主管部门 负责人用印，事后及时补签。需加盖部门印

11、章，经部门负责人同意后方可用印。凡需加盖公司财务专用章的，经财务主管副总经理及总经理批 准后方可用印。4.0印章的刻制、更换和废弃印章的刻制、更换和废弃须报总经理批准后，由行政主管部门统一办理，并 做好记录。用报销时双方要签字确认。3. 3采购物品的不合格之控制3. 3.1入库前发现的不合格品另行放置，填写不合格品处理表，经审 批后由采购人员与供应商联系退换货。3. 3. 2维修安装人员对在维修安装过程中发现的不合格物品，退回仓库更 换合格物品。办公设备管理规范1.0目的为合理分配办公资源，保证正常工作的顺利完成和通讯的畅通，降低费 用支出，对公用及通讯设备的配备、使用、管理做出如下规定。2.

12、0基本原则2.1 办公设备是为员工正常业务活动需要而配置的，主要有内外线电话、传 真机等。2.2 按照“谁需要，谁配备”的原则确定各项公用设备的配备对象。2.3 在使用过程中，公用设备的配备人员要严格按照设备使用要求，妥善使 用，认真保管，不得随意改变线路工技术设定。2.4 配备的各项公用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理 办法。设备使用人就是设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使 用和完好负责。2.5 根据工作需要，为员工配置内线或外线电话。除经常需要与外部保持工 作业务联系或需进行紧急事务联系的部门和岗位外，原则上，其它岗位仅 配置内线电话。所有公司一律关闭国际长途电话

13、业务，如业务需要，必须 报请集团主管副总裁批准方可开通。不得打私人电话、信息台电话及其他 与业务无关的电话。2.6 传真机、复印机实行专人负责制，负责传真机、复印机的使用、养护、 清洁、维修事宜，同时负责传真的收发工作；应做好发出、使用记录。对 于不符合公司要求或非办公性传真，有权拒绝发出。3.0计算机的管理3.1 每台计算机必须指定专门人员操作，并负责对该机的保养和管理。3.2 任何人员不得随意操作他人计算机。3.3 非专职人维修人员不能拆、装计算机及相关设备。3.4 严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害。3.5 严守公司机密，不允许查看与本职工作无关的信息。3.6 未经允许，不能随

14、便带外人上机操作。3.7 做好本部门信息的备份，防止信息丢失。3.8 严禁在计算机上玩电脑游戏、聊天等。3.9 保持计算机设备的清洁，搞好“四防安全”工作。4.0手提电脑的管理4.1 手提电脑的购置和管理按集团管理制度汇编规定执行。4.2 使用时按部门配置，由行政部建立实物管理台帐，负责管理；财务部按部门建帐管理。人员调动，电脑移交原部门。4.3 使用期间，手提电脑丢失由使用人赔偿。4.4 资产清查时，财务部门做好该项资产的清查工作。车辆管理制度1.0职责公司车辆统一由行政部负责管理和调动。2.0车辆使用规定2.1 部门或个人因公用车应填写用车申请单，由部门经理签字后到行政 部申请，行政部经理

15、签字批准后方可执行。2.2 用车申请单一式两份，一份由用车人交司机，另一份行政部留存。2.3 司机在接到经用车人所在部门经理、行政部经理批准的用车申请单 后方可出车。司机出车应按规定的路线行驶，办完事情后应及时返回。2.4 用车人因特殊情况需要使用车辆时，行政部经理可直接以最快捷的方式 如电话通知司机出车，但事后需补办用车申请单。2.5 驾驶员应认真做好车辆的日常保养工作，做好行车记录。2.6 车辆需要修理时，驾驶员应及时提出修车申请，申报问题及费用。1000 元以下，由行政部经理、主管副总经理签字审批；1000元以上，须由总经理批 准。2.7 车辆修理，必须严格执行公司的规定，不得私自另选修

16、配厂。2.8 驾驶员要按时参加安全组学习，做到不出私车、不酒后驾车、不将车随 便交给他人使用，遵章守纪，安全驾驶。2.9 驾驶员要树立文明礼貌、规范服务的意识，严格要求自己，严格执行公司的规定。仓库管理制度1.0目的规范公司固定资产、低值易耗品、账外物资、其它物资的保管、使用、调拨财般 m 使库存物资出入有序，符合手续，库存物资得到妥善保管，帐物卡相符。2.0范围所有采购物资、库存物资。3.0职责3.1 仓管员负责入库物资的验收、标识、贮存、进出记录的登记、建帐。3.2 仓管员负责入库物资的贮存、保管。3.3 仓管员负责办理物资出库手续。3.4 参照物资退库要求负责物资的退库工作。3.5 仓管

17、员负责库存物资的月底盘点工作。4.0程序4.1 库存物品的限额标准4.1.1 日常消耗物料的库存限额：1) 一般为每月平均消耗量的两倍；2)特殊情况另行处理。4.1.2 常备的零件物品的库存限额：1)常用的工程物料根据定期调整并经过公司总经理签批的维修材料仓库限量表确定库存数量；2) 特殊情况另行处理。采购物资的验证2.1.1 仓管员(一级验证)依据采购计划或工程物料最低库存量通知 表核实采购物资的数量、品种、规格、型号等。2.1.2 仓管员依据各类物资的检验标准对采购物资进行检验(依照物资检验 标准)。专业性较强的物资在入库前应由使用部门专人负责对质量、性能等 方面进行检验，把不合格品控制在

18、入库前。2.1.3 检验方法2.1.3.1 数量不足1()个(含1()个)的物资逐一进行检验；超过1()个以上的 物资，仓库管理员从中随机抽取10%的样本进行检验，但最低检验数不得 少于10件。2.1.3.2 验证根据情况可采用核对数量、外观检查和合格证检查等方式进行。 对涉及安全性能的产品如电器类、水暖器材类、消防用具类、化工原料类 必须要有合格证；成套配件需有附随文件；对小五金类、绝缘材料类、标 准件类和其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观 和包装有无破损等.2.1.3.3 检验（验证）合格的物品办理物资入库手续。2.1.3.4 经检验（验证）不合格的物资要进行标识并通

19、知采购员与供应商联系 换货或退货，仓管员填写退换货单，换回的物资必须遵照以上标准、方 法重新检验（验证），不得漏验。2.1.3.5 对急需使用而来不及检验的物资（如紧急情况下姐i商铺漏水、断电等所需物 资），由物资使用部门负责人在物资紧急放行记录）上签字后，可予以放行，使用部 门要用蜿部位标有“未检验”标识 未及n寸使ffl的物资飒幅的满验。4.2物资入库4.2.1 仓管员将检验合格的物资按采购计划或工程物料最低库存量通 知表分类别填写入库单，入库单一式三联（第一联存根，第二联交财务， 第三联交采购员）。仓管员、采购员分别在入库单上签字，同时仓管员填写 物资登记卡的入库栏。仓管员将所有物资入库单报行政部经理审核、 签字。4.2.2 采购员持行政部经理签字后的入库单和供应商开据的正式销售发票到 财务部报销。财务部要依据采购计划或工程物料最低库存量通知表和 各种单据进行审核，审核无误后方可报销。423物资的标识仓库管理员把检验合格的物资按类别存放在货架上，要明确进行标