西南医科大学各类档案归档范围和保管期限表.docx

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1、西南医科大学各类档案归档范围和保管期限表一、党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类目名称保管期限1上级党组织有关党的建设文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期2本校党代会材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、 发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列 席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批 复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记 录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。永久3本校党委会、常委会、党委扩大会、书记、校长碰头会、院党委（总支

2、）书 记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4园委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5党委发布的决定、办法、指不、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8其委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9党委工作简报等永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12重群系统重要统计材料永久13党委保密、秘书工作的有关文件长期14重要的群众来信来访及处理材料长期15贯委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期16院党委、总支工作计划、总结、报告、请示与批复、经

3、验介绍、调查材料、 统计报表、会议记录等材料长期17院党委、总支建党工作和有关材料长期18院党委、总支的表彰奖励及有关材料长期19党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期DQ12 纪检、监察1上级关于纪检、监察工作的文件长期2纪委、监察工作规章制度长期3纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计永久4纪委、监察会议记录长期5违纪、违法案件处理、复查材料长期6群众来信来访及处理意见短期DQ13 组织1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料永久3组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知永久KY11 综合1 1科研

4、行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料长期5申报科学基金及有关批复长期6学会工作（学术活动）材料短期KY12-1科研准备阶段1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料短期KY12-2研究实验阶段1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及 综合分析材料）永久2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4研究工作阶段小结、年度

5、报告长期5配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等永久6样品、标本等实物的目录永久KY 12-3总结鉴定阶段| 1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期JJ12-4申报奖励阶段| 1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5专利申请书或证书原件或影印件永久KY125推广应用阶段1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见

6、短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期7对外学术交流材料长期六、产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表CP 1 综合| 1上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期2本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、 图表长期3产品生产与科技开发的请不、报告、批复、批不长期4产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性来往的文件材料长期5产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久CP121销售管理1产品用户清册长期2产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期3用户反馈的产品技术文件材料长期4产品说明书、宣传品、

7、广告样张短期5产品用户交验协议短期CP122产品计划准备阶段材料1任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级 指示批文长期CP12-3产品生产设计（研制）阶段材料1 1总体方案设计材料长期2全套设计定型图纸长期3技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告长期4通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期5阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复长期6产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期CP124产品生产试制与鉴定阶段材料1试验大纲、试验记录及实验工作总结长期2鉴定大纲、产品鉴定证书、产品说明书、产品合格证长期3试验规程和记录、样机底

8、片、照片等长期4得奖材料、专利材料长期5论文、专著长期CP 12-5产品生产阶段材料1生产任务及上级有关指示文件、生产方案计划长期2全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期3工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部 工艺文件材料长期4材料定额和代用单、工时定额短期5生产定型报告及批复长期6重大质量事故分析，重要联席会议经要长期7各种更改单及技术通知单长期8生产工作总结报告、技术工作总结报告长期七、外事类档案归档范围和保管期限表WS11 综合| 1上级关于外事工作的文件材料长期2学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3外事工作统计报表永久4外事工作会议材料长期WS12

9、 出国（境）1上级对出国（境）人员的有关文件材料长期2国际学术会议论文长期3投寄国外的学术论文长期4出国（境）人员考察、访问材料长期5出国（境）讲学、研究人员有关材料长期6出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久7国际比赛、竞赛长期WS13 来校1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期2外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料永久4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期5国际比赛、竞赛长期WS14 国际合作与会议1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久2本校完成的国际合作项

10、目、成果等材料永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期4授予外籍人员名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品长期6国际会议的有关材料长期WS15 外国留学生工作1录取审岭料永久2学籍登记表、学籍卡片永久3教学计划、大纲、安排长期4学习情况、成绩及评语永久5学位论文及学位证书复印件长期6学生名册永久7学生去向及有关材料长期八、出版类档案归档范围和保管期理CB11 综合管理1上级有关编辑出版工作的文件长期2上级召开的编辑出版工作会议文件短期3本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久4本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久5编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB121

11、5出版物项目1编辑出版合同、协议书长期2出版请示和批复长期3原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单）长期4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期5封面设计图样短期6出版通知单、书刊、音像出版物样品永久7出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单短期8获奖或受查处情况的文件材料长期9有参考价值的读者来信、重要评论短期10再版修改意见短期九、仪器设备类档案归档范围和保管期限表SBU 综合1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2本校仪器、设备管理的规章制度长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5本校仪器、设

12、备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复长期6本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期SB12 仪器设备项目1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期2上级或主管领导批复和准购批示长期3定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期4进口设备过程中有关的技术商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及文件材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存土、贝才会娄不

13、当案归档英围和保固期限枣CK11 综合1 1上级有关财务会计工作的文件材料永久2本校财务管理规定、计划、总结、请不、批复等文件长期3学校基金管理工作文件短期4有关财务管理方面的其他文件材料短期4会计移交清册长期5财会档案移交保管清册永久6财会档案销毁清册长期CK12 会计1决算报表（含基建综合决算）永久2预算会计报表短期3年度以上规划表、分配计划、测算表长期4年度以上各种统计报表（含工资报表）长期5季度以下各种计划、统计报表短期CK13 会计帐簿1涉及外事会计帐簿永久2总帐长期3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期6学校专项基金帐簿短期7日记帐短期

14、其中：现金、银行存款日记帐长期Q固定资产明细帐（卡片）甘日O（固定资产报废清理后保管五年）7.助CK14 会计凭证| 1涉及外事的会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记帐凭证短期3预算外各种原始凭证、记帐凭证短期4学校基金各种原始凭证、记帐凭证短期5银行存款余额调节表短期6会计拨款凭证及其他会计凭证短期7银行对外帐单短期8涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期CK15 工资清册| 1工资发放名册、卡片永久2工资转移、证明、通知存根长期3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等短期十一、声像载体类档案归档范围和保管期限表SX代码12照片13m寸曲A14录像带V15幻灯片L16磁盘RP17影视胶

15、片F18缩微胶片M19光盘RG4落实政策的有关材料长期5表彰先进的材料长期6组织工作统计材料永久7党费收、缴、开支情况统计、凭证永久8干部任免、调动、离休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要 附呈报表）永久9干部名册永久10院党委、总支、支部改选报告、审批材料长期11院党委、各总支、支部委员、党员名册长期12吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册长期13党校材料长期DQ14 宣传教育| 1上级关于宣传工作的文件长期2宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映学校重大活动、重要人物的

16、剪报、照片、材料永久6上级有关学生思想政治工作的文件长期7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8学生思想政治工作典型调查材料和统计长期9学生工作部工作计划、报告、总结永久10关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期11各系学生政治工作人员名单长期DQ15 统战1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本校各级人大代表、政协委员名册审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期DQ16 工会| 1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定

17、、总结、统计材料永久3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、 大会发言等材料）长期4表彰工会先进集体、个人的材料长期5处分会员的有关材料长期6工会会议记录、纪要长期7教职工代表大会材料长期8基层工会干部、会员名册长期9妇女工作长期10家属工作材料长期DQ17 团委| 1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲话、大会发言和 大会通过的文件）永久3本校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、 大会发言和文件）永久4团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料永久5团委工作典型的材料长期6表彰和奖励先进团支部

18、、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期8入团、离团的材料及名册长期9团干部、团员名册长期10团委会议记录、纪要、简报等材料长期11学生会文件、材料长期12本校学生组织参与的各种学会、社团的材料长期13各分团委的有关材料长期14研究生会的有关材料长期15团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片长期16社会活动、勤工俭学、社会实践的有关材料、照片长期二、行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校

19、性的工作会议、座谈会文件长期7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10本校向上级的请示及其批复永久或长期11本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期12有关全校性工作的调查材料和经验总结永久13学年报表及综合统计永久14启用印章的文件及印模永久15本校历史沿革、情况介绍永久16本校大事记、简报、信息、动态等永久1 17校史工作材料永久18校友工作材料长期19校庆工作材料长期20群众来信来访文件材料长期21普选工作材料短期22上级有关与本院、所、中心的来文长期23院、系、所、中心会议记录、纪要、简报长期24院、系、所、中心工作

20、计划、总结、报告长期25院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期26院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期27院、系、所、中心统计年报及重要资料长期XZ12 人事1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11教师进修计划、安排、总结长期12教师工作量的规定及执行

21、情况长期13教师业务考核材料长期14人事统计报表永久15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久16系、教研室、研究室正副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期18教职工工资调整材料、名册长期19教职工转正定级材料长期20教职工校内调动材料长期21教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期22教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期23教职工援外和支援边远地区材料短期24教职工退职、离职和出国的有关材料长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26教职工退休后重新工作的材料长期27教

22、职工福利工作长期28教职工作商调函件长期29使用临时工有关材料长期30人民来信来访材料长期31职工社保、医保方面的文件、材料、报表等长期XZ13 审计| 1上级有关审计工作的文件长期2本校审计工作方面的规章制度长期3审计工作计划、总结、调查报告长期4审计工作统计年报及重要报表长期XZ14 武装、保卫1上级有关公安保卫工作的文件长期2本校公安保卫工作方面的规章制度长期3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7保卫工作简报长期

23、8上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件长期9本校武装部职责范围内的规章制度长期10武装部工作计划、总结、调查报告长期11武装部工作统计年报及重要报表长期12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期13人口普查、户口工作的文件材料长期XZ1 5 后勤1 1上级有关后勤工作的文件短期2本校后勤集团及各中心、公司、医院规章制度长期3本校后勤工作计划、报告、调查材料长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7师生员工健康状况调查材料及统计表永久8本校计划生育工作文件及领取独生子女证

24、名册长期9车辆工作的有关文件材料短期10伙食工作的有关材料短期11校园绿化工作的有关材料短期XZ16 档案、图书、文博| 1上级有关图书、情报、博物工作的文件长期2档案、图书、文博工作规章制度长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5馋案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗介绍永久二、教学类档案归档范围和保管期限表JXU 综合| 1上级下达的有关教学工作的文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等各方面的指示、规定、办法永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、 总结

25、永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5非学历教育的培训班、进修班材料长期6统计报表永久7学生运动会材料长期JX12 学科与实验室建设| 1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13 招生1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期JX14 学籍管理| 1

26、新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期6学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期JX15课堂教学与教学实践| 1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排、校历表、课表长期3各系、科、专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX16 学位1 I上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文

27、长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17 毕业生| 1上级有关毕业分配的文件材料长期2毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生正式就业方案及调配派遣名册永久5毕业证、派遣证存根领取签收册长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期7毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号）永久JX18 教材1自编、主编教材长期2各院、系各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考资料短期附录：存学院、系教学类档案| 1本科生毕业论文及评审意见长期2课堂教学材料、课程进度表短期3教师任课安排、教案长期4优秀实

28、习报告短期5本专业教学检查、调查材料及总结短期6教师工作量核算、登记材料短期四、基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11综合1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度（季度）总结、统计报表长期6基建工程财务预、决算永久7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久JJ12-1可行性研究1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJ122设计基础1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试

29、验 报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ123设计文件1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJ124 工程管理文件1 1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久5产权证书永久JJ125 工程管理文件1土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会

30、审纪要短期(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、 施工工艺长期(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期(4)建筑材料实验报告长期(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6) 土建施工定位测量地质勘察永久(7) 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定长期(11)交工验收记录证明长期(12)竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期(2)设计变更、工程更改洽商单

31、、材料、零部件、设备代用审批长期五、科学研究类档案归档范围和保管期限表(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期(4)隐蔽工程检查验收记录长期(5)强度、密闭性试验报告长期(6)设备调试记录短期(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期(8)系统调试、实验记录长期(9)管线清洗、通水、清毒记录短期(10)管线标高位置、坡度测量记录长期(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定长期(12)竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期(3)调试、整定记录长期(

32、4)性能测试和校核长期(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期(6)操作、联动试验短期(7)电气装置交接记录短期(8)中间交工验收记录、工程质量评定长期(9)竣工报告、竣工验收报告长期JJ12-6 竣工验收1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久JJ12-7基建财务、器材管理1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久JJ12-8生产技术准备、试生产| 1技术准备计划短期2试生产管理、技术责任制长期3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期4设备试车、验收、运转、维护记录长期5安全操作规程、事故分析报告长期6技术培训材料短期7工业卫生、劳动保护材料长期