文书档案管理标准.docx

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1、附件1:文书档案归档原则1重要工作根据1 . 1归档文献整顿规则DA/T 22-1 . 2电子公文归档管理暂行措施（国家档案局第6号令）1.3 公司文献材料归档范畴和保管期限规定（国家档案局 第10号令）1.4 公司档案工作规范DA/T 42-2管理职责2 .1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文 献的收集、整顿、保管、鉴定、记录和运用；负责监督、检查、 指引本单位各业务部门文献的形成、积累和移送等工作。2 . 2各业务部门兼职档案员负责本部门文献日勺形成、积累 和管理，并在档案员的指引下按档案管理规范，完毕归档文献日勺 整顿与移送工作。3归档规定3 . 1归档原则4 .1.1归档

2、文献应以本单位形成日勺，以及与本单位职能有 关日勺文献为归档主体。主业有关，且需要办理曰勺，则酌情归档，期限从短；而对层层转发 文献，且不需要办理的，一般不需要归档。电子签订文献：但凡在0A系统中设立电子签订功能 日勺，文献签发人和领导批示必须用电子手签笔签订，不应采用输 入法或自动生成姓名，否则必须补签。3. 1 . 4通过0A系统网上流转时、保管期限为永久或定期30 年的文献，归档时应将电子文献打印成纸质一同归档；保管期限 为定期日勺文献，容许以电子文献形式归档保存，对纸质文献不做 规定。3. 1. 5无电子文献的纸质文献，一般应扫描制成电子文献。3. 1 . 6对机密性文献，其电子文献应

3、脱机保管，不适宜挂 接电子文献。3.2归档时间由文书部门归档的现行文献，如通过0A系统完毕逻 辑归档日勺（通过接口归入档案管理系统），应采用电子文献即时归 档，纸质文献定期（按季度或按年度）归档相结合的措施，一般应 在次年3月底前完毕上一年文献日勺移送归档。3. 2.2各部门在各项工作中形成的其他（含零星）文献，应按 年度归档，或随时归档。3. 2. 3跨年度日勺筹划、总结、会议等，原则上归入形成年度。3.2. 4职工外出参与公务活动形成的文献材料应在活动结 束后及时归档。3.2. 5单位机构变动和职工调动、离岗时留存在部门或个 人手中日勺文献材料应在机构变动完毕后和职工办理调动离岗手 续时及

4、时归档。3.3归档份数归档的纸质文献应为原件，一般一式一份。重要的、运用频 繁的和有专门规定的可根据实际合适增长份数。3. 4质量规定3.4. 1归档文献必须完整、齐全。文献的正文与附件、请示 与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺； 对有破损的文献应进行修补;对笔迹模糊或易褪变的文献应予以 复制，并附在原件背面一并归档；纸质文献的发文稿纸、文献解决 单应与文献正本、定稿一并归档。3. 4.2归档文献应为原件。因故无原件日勺可将具有凭证作 用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归 档单位日勺公章。3. 4. 3对于无批复或复函时请示性文献，应由业务部门经 办人在

5、文献第一页的空白处注明该文献最后解决成果意见，同步 签订姓名及经办日期，闭环后归档。3. 4.4归档文献日勺书写材料和纸张（不得使用圆珠笔、铅 笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等）、装具和装订（采用 无酸卷盒,可用不锈钢钉装订或线装）应符合档案保护和档案管 理的规定。3.5移送程序3. 5. 1各业务部门应将需归档日勺文献，收集整顿，编制移送 目录（见图1）,在规定期间内移送档案部门归档。3.5. 2档案部门在接受文献后，应对移送文献日勺完整、齐 全以及有效性进行核对与检查,发现问题及时纠错、补缺。3.5.2. 1核查移送文献与移送目录与否相应。3. 5. 2. 2检查文献质量与否符合归档

6、质量规定（参照3. 4）3.5. 3档案部门检查核对无误后，双方办理签字手续，各留 存一份以备查考。4整顿4.1整顿原则，归档文献应遵循文献日勺形成规律，保持文献 之间的有机联系，辨别不同的价值，便于保管和运用。4. 2整顿措施4. 2 . 1装订4.5. 1.1归档文献应按“件”装订。一般以每份文献为一 件，装订时正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；正文与附件 为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前， 复制件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在 后；报表、名册、图册等一册（本）为一件；同一年度形成的来文与 复文及两份以上时请示同一份批复日勺（涉及请示与批复

7、、报告与 批示、来函与复函等）可为一件，复文在前，来文在后；跨年度形 成时可各为一件，各为一件的来文与复文应分别在备注中标明复 文与来文的文号并建立互见关系，收文解决单与收文为一件，收 文解决单在前，收文在后；发文解决单与发文为一件，发文在前, 发文解决单在后。4. 2. 1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式 简便为原则。永久、定期30年保存的文献，可用不锈钢钉（夹） 装订、如页数多较厚日勺可用三针一线装订；定期文献可以不拆钉。4. 2.2分类文献分类，统一采用：年度-机构（问题）的分类措施分类。 按照文书档案0 5大类把文献归入相应的类目，采用：党群工作 010,行政管理11 0

8、、经营管理210、生产技术管理310,财务 审计410,人力资源管理510、合同管理290标记（见表1文书 档案0-5大类归档范畴及保管期限划分详表）。排列归档文献可根据分类方案日勺类目和同一保管期限下。按事由 结合时间、重要限度等排列；会议文献、记录报表等成套性文献 要集中排列.4.2. 4编制档号4. 2. 4. 1归档文献应根据保管期限和分类顺序逐件编号，在 文献首页上端时空白位置逐件盖归档章并填写有关内容。归档章 设全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限。一全宗号，档案馆给立档单位日勺代号。本单位档案无进馆规 定时，可不填写。一年度，文献形成的年度，以四位数标注公元纪年，如。-

9、分类，统一采用年度一机构（问题）的分类措施分类。一保管期限：归档文献日勺保管期限时简称或代码，可用文字 表达（永久、定期3 0年、定期），文献档号中用数字标示（1-永久、 2 一定期30年、3一定期）。-一件号，室编件号，即文献排列的顺序号，从“001”开始。4. 2. 4. 2盖归档章应使用不褪色日勺红色印泥。4 . 2. 5编目4.2.5. 1归档文献应根据分类和件号顺序录入数据库，编制 归档文献目录（见图2 ）。归档文献应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行 编目；转发文与被转发文为一件时，只对转发文编目；来文、被转 发文应在附件中录入题名、文号等信息。归档文献目录设立：件 号、责

10、任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。一件号，室编件号，即文献排列日勺顺序号，从“00 1 ”开始。责任者，应填写制发文献的组织或个人，即文献的发文机 关或签名者,应填写全称或规范日勺简称（以公文发文的简称为原 则）。没有责任者日勺文献，应考证后填写；合同文献应填写签约各 方的单位名称；多种责任者日勺应填写重要责任者。一文号，填写文献时发文字号或合同编号及有关编号。一一题名，应填写文献的标题，如果没有标题或标题主题不 明确的，可根据文献内容拟写标题加以补充，自拟标题外加“口” 号。一日期，文献形成日勺日期。可用8位阿拉伯数字标注年月 日，如“0112”，无日期日勺应考证填写，日期不全（仅有

11、“年”或 “月”）应填写年或月最后日勺日期。一页数，归档文献应逐张编写页号（原文献已有页码日勺可根 据实际状况不再编写），文献中有文字、图样的均为1页；来文 与复文为一件时页号应持续，页数相加。转发文与被转发文同理； 页数编写位置可在正面右上角，背面左上角，按自然数从“1” 标注。备注，填写本条目文献需要阐明的状况。4.2. 5. 2归档文献目录取纸幅面尺寸采用国际原则A4型 （长 x 宽为 297 mmX2 1 0 mm）4.2. 5.3还应编制备查文献目录（见图3）。提供运用一般 以机读目录为主，纸质日勺归档文献目录应打印装订成册并编制封 面（见图5 ） o4. 2. 6装盒4.2.6.

12、1归档文献应根据年度、分类、保管期限按室编件 号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号持续，每盒都应打印归档文 献目录、填写档案盒脊背和备考表项目。4.2. 6. 2对于文献附件较多，且一盒装不下的，容许一件 多盒归档（应是同一种档号，多种盒号，页号持续），可在备注栏 中注明该文献的编号，备考表中注明该文献共几盒，本盒为第几 盒。4.2. 6.3档案盒封面应填写或印上全宗名称（单位全称）。 档案盒外形尺寸（长/宽为3 10nlm x 220mm）脊背厚度可以根据 需要设立为 20nlm, 30 mm, 40 mm, 5 0 mm； 60mmo4. 2. 6. 4填写并打印盒脊。盒脊应有全宗号（公司的全

13、称或 简称）、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号，其中 起止件号填写盒内第一件文献和最后一件文献日勺件号，中间用“一”连接，盒号即档案盒日勺排列顺序号。4. 2. 6. 5档案盒应采用无酸纸制作。4. 2.7备考表备考表置于盒内文献之后，内容涉及盒内文献阐明、整顿人、 检查人和日期（见图4 ）：文献状况阐明应填写盒内文献缺损、修改、补充、移出和销毁等状况。若纸质文献与电子光盘一并归档的，应在备 考表中填写不同储存载体日勺档案号，建立两者的互见关系。一整顿人,整顿人签名，并填写文献整顿完毕装盒的日期。一检查人，检查人签名，并填写对本盒内文献检查完毕日勺日 期。一日期，归档文献整顿完毕日勺日期5入库排架归档文献整顿完毕入库排架，库房排架可采用按年度排架、 或按保管期限一年度两种排架方式。5.1编制检索工具