外贸易中商务信函的礼貌设计毕业设计.doc

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1、 目 录一、 前言二、 外贸信函礼仪设计的依据以及原则三、 商务信函礼貌原则设计的实际运用（一）、商务信函的开头与结尾礼貌用语（二）、商务信函中礼貌用语实际案例四、商务信函礼貌原则设计方案的反思五、参考文献六、致谢 摘 要随着国际贸易的发展，外贸信函的交流越来越重要。商务信函作为国际活动中不可或缺的一部分，在是否能够维持客户之间的关系也发挥着举足轻重的作用。不同文化背景下，其礼貌的表达也会有所不同。如何在商务信函中更好地使用礼貌原则，让我们的商务交往更加和谐，就显得尤为重要。本人根据商务信函的礼貌原则，结合自己的实际工作岗位进行了商务信函的礼貌设计。关键词：商务信函;礼貌原则外贸易中商务信函的

2、礼貌设计一、前言随着国际贸易的发展，外贸信函的交流越来越重要。商务信函作为国际活动中不可或缺的一部分，在是否能够维持客户之间的关系也发挥着举足轻重的作用。不同文化背景下，其礼貌的表达也会有所不同。如何在商务信函中更好地使用礼貌原则，让我们的商务交往更加和谐，就显得尤为重要。二、外贸信函礼仪设计的依据以及原则礼貌是为了达到某一目的而采取的的措施，如增加或维护交际双方的和睦关系，从而进行进一步的更好的交流。在商务信函中的礼貌用语，是商务信函的基本要求，因为礼貌用语不仅能达到良好的的交际效果，更可以取得对方的好感，树立公司良好的形象，从而取得良好的经济效应。自20世纪70年代以来，许多学者开始从语用

3、的角度对礼貌现象进行探讨研究，发表了许多颇有见地的研究或是成果，提出了一些富有影响的礼貌理论。美国著名语言哲学家格莱斯（Grice）1967年在哈富哈弗大学演讲中提出了“合作原则”， 他认为人们在交际中，对话双方有意无意的遵循某一原则，以有效地配合从而完成交际任务。虽然合作原则有助于揭开以真实值为主要特征的语义学研究方法所带来的困惑， 却不能从根本上来解释为什么人们往往使用间接地表达方式来表达自己的思想。所以，英国著名的语言学家Geoffrey Leech在1983年想要“拯救”Grice的合作原则，提出了著名的礼貌原则。合作原则成功的解释了在日常交际中人们为什么要时常违反合作原则，就是为了不

4、直截了当触及对方的“面子”，只能拐弯抹角、含蓄间接地表达其真实的信息，而让旁观者去理解他的“言外之意”。礼貌原则就是在相同的情况下，把不礼貌的信息减到最低， 而礼貌原则则是由以下六个准则组成：1.策略准则：尽量少让他人受损，尽量多让他人受益；2.宽宏准则：尽量少让自己收益，多让他人受益；3.赞扬准则：尽量少贬低他人，尽量多赞扬他人；4.谦虚准则：尽量少赞扬自己，多贬低自己；5.赞同原则：尽量少反对他人，多赞同他人；6.同情准则：尽量少反感他人，多同情他人。We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take t

5、he pleasure of sending you our latest catalog在这个例子中，交易者首先表达自己的谢意 “sending you our latest catalog”显得自己很谦虚，这两点无疑既体现了自己的谦虚和对对方产品或做法的暗含的赞美又说明交易者说话的技巧讲究策略。这些足以说明礼貌原则中的谦虚准则、赞誉准则和策略准则。三、商务信函礼貌原则设计的实际运用（一）商务信函的开头与结尾礼貌用语 虽说这些都是客套话，但是在商务信函中却是一种礼貌的表现。如果对方 是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms.”。如对方愿用“Miss”或“Mrs.”，宜尊重对方意见。如不知对方是

6、男士还是女士，则可根据信的内容，选择一个合适的尊称。例如：“DearCustomer”；“DearPersonnelManager”。如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：DearSirorMadam(尊敬的先生或女士)。如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些：Dr.Michael（迈克）；Mr.Michael（迈克先生）；Mrs.Michael（迈克夫人）；Ms.Michael（迈克女士）；MissMichael（迈克小姐）。 结束语与开首的称呼语一样，也是客套语，但是在商务信函中也是一种礼貌的表现。如果既是你的业务伙伴，又是朋友，则可用非正式的礼貌用语，只

7、要给出最真诚的祝福，所以可以用：BestWishes或者Bestregard。如果只是你的业务伙伴，而且是第一次合作时，则要用正式的礼貌用语，既要表现出你真挚的祝福，也要表明你的严肃态度，所以可以用：Sincerely；Sincerelyyours；Trulyyours；Yourstruly；Yoursverytruly。有时也用Respectfully 或respectfullyyours。在所有的结束语中，这是正式程度最高的，在商务信函中使用最少，因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中；Best正式程度最低，但常用于比较熟悉的收信人；Sincerely用的最多。（二）商务信函中礼貌

8、用语实际案例作为一名外贸业务员，与外国人的贸易上的邮件来往是很正常的却也是最重要的。信函中礼貌用语是否恰当使用，这将直接决定着你和对方的贸易的成功与否。这也是我在岗实习期间每天必须做的一件事和不断学习的一件事。以下是我和一个美国客户Alex就其购买我公司手机壳订单的来往信件中，我发给Alex的一封信。Dear Alex,Thank you for your letter of April 4 of TPU Back Cover Case For Samsung Galaxy S5.We are so sorry to tell you that we unable to accept the

9、lower price you counter offer. I quote you the price is the best we could offer you. But if you still think the price is a little high, we could accept your price while your quantity is twice then now. What do you think of this suggestion?And you say you want to print your logo on the case and ask m

10、e if it is accepted? I tell you that we accept OEM, but you need pay additional logo fee. Could you accept the additional fee?Look forward to your reply soon.Yours Sincerely,DANY ZHOUSHENZHEN TSHYA Manufacture & Trading Company信函中礼貌用语最常见的表达方式为：1. thank you for.开头表示感谢，同时让对方知道你已经收到对方的回信了2. be sorry to

11、.当不同意对方的观点时，要懂得委婉的表达你的意见，而不是直言，要让客户更能接受你的表达，同时也明白问题的所在，了解到是否还有回旋的余地，更好的促进你们之间的交易顺利的完成。3. What do you think of this suggestion?当你为对方提出一建议时，还要懂得询问对方的意见，看对方是否几万手你的意见4. And you say you want to print your logo on the case and ask me if it is accepted? I tell you that we accept OEM当对方提出一个观点时，如果你赞成或是同意的话，要

12、毫不吝啬的向顾客表达你的肯定的想法，若是不同意，也要向户提出你的疑虑以及你的看法，这样才能是交易顺利的进行。同时，你针对客户的问题进行的逐一回复也会让客户很开心。第一，你直接针对他的问题做了一个答复，让他知道自己想法的可实施性。一定不能拐弯抹角的回答客户的需求，那样一定会使客户很是反感。第二，可以让客户了解到你对待他这个交易很重视，同时也很认真的阅读了他寄给你的信件。5. 可时常用一些委婉词的使用，例如，please, will u ., thank you for, would u mind.等等， 这些词的使用，会使得客户在看到你的信件时，有一种愉悦的心情，同时也能感受到你的诚意。四、商务

13、信函礼貌原则设计方案的反思礼貌用语在商务信函中起着非常重要的作用，他能营造一种尊重对方，寻求对方合作的一种氛围，使对方乐意与我们合作，乐意与我们交流，从而促进了交易的完成。所以，在商务信函中，我们要熟练以及灵活的运用礼貌原则，提高礼貌的表达与技巧，使我们的贸易更加顺利的进行。 参考文献1.何白然.语用学概论M.长沙:湖南教育出版社，1988.2.梅桂能. 当代外贸信函英语的礼貌原则【J】中国科技翻译，20043.邱贵溪.国际商务英语写作【M】.上海：上海交通大学出版社，20024.廖瑛.陈楚君等.实用外贸英语函电【M】.武汉：华中科技大学出版社，20035.林旭涛.浅析语用礼貌在对外经贸英语函

14、电中的运用.广州广播电视大学学报, 2005（2）6.裴倩倩.用礼貌原则指导商务信函的词汇运用【J】20077.郑凯，汪文格.礼貌与商务信函中的礼貌的表现【J】云梦学刊，2致 谢三年的学习生活即将结束，回顾三年的校园学习生活，感受颇多，收获颇多。我要感谢我们商贸旅游系商务英语班的所有授课老师，正是由于他们的传道、授业，解惑，让我学习并掌握了专业知识，同时也懂得了为人处世的基本准则。同时也要谢谢三年来一直陪伴在一起的同学们，正是因为有你们的包容、理解与帮助，让我的校园生活更加充实。更重要的是，我还要谢谢我的指导老师，她为人随和热情，治学严谨细心。在我的毕业设计写作过程中，有很多困难，因为都在外面实习，所以有很多东西实践起来都比较麻烦，但丽莎老师，无论是从毕业设计的选题，开题，审题，以及毕业设计的一而再再而三的修改，都悉心指导与帮助，特别是在毕业设计的修改过程中，丽莎老师严控把关，以专业水准，从已实践为标准严格要求我，帮我开拓思路，精心的点拨，热诚的鼓励，才更让我毕业设计顺利完成。谢谢这三年来帮助过我的老师、家人、同学和朋友，因为有你们，让我的生活更加充满欢乐。7