订单、制单、下单管理办法.docx

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1、订单、制单、下单管理办法第一章总则第一条为加强销售订单、下单、制单的规范管理，有效控制订货失误、避免产品 积压、降低经营损失，特制定本办法。第二条使用范围：门窗公司所有产品第二章订单分类第三条工程订单：指以公司名义签订的工程订单或客户签订的工程合同订单。第四条客户订单：指经公司确认的客商资料的客户订单。第五条计划订单：营销服务部根据市场情况下达的畅销产品并保证有一定的库存 数量的订单。第三章订单的填写第六条 按照订货单的内容要求规范填写，订单上必须要有订货客户或工程项目名 称、订货时间、联系电话、消防产品必须写明工程项目所在的详细地址（*市*区*路* 号）。第七条 订货单填写内容齐全、清晰、不

2、能私自涂改（如有更改，更改时要保留原 字迹，由更改人在更改处盖章或在更改下方签字确认）。第八条 订单必须由客户本人签字确认方视为有效订单。第九条新发展客户填写订货单，由下单员或业务部门负责人指导进行规范填写并 由客户签字确认。第四章订单管理第十条订单管理（一）驻外机构：由各驻外机构将客户订单和备货计划订单整理汇总后填制订货 单，经驻外机构负责人签字确认后以传真或扫描件方式传营销服务部下单员处。（二）客户订单传递：由客户严格按照订货单的内容要求规范填写，签字确认后 以传真/扫描件/原件传营销服务部下单员处。（三）直管工程订单：由项目经办人根据合同、图纸、现场核实洞口尺寸和进度节 点，严格按照订货

3、单的内容要求规范填写订货单并签字，经部门负责人签字确认 后传营销服务部下单员（合同复印件同时传回营销服务部）。第五章订单的审核第H一条客户（直管）订货审核（一）接单审核：下单员接单后审核订单填写是否规范、完整、有无超公司规定配 置，对存在疑问的在一个工作日内与客户联系更正或确认，有更改内容的必须出具更 改手续并签字确认。（二）有效订单确认：凡需客户再次进行确认有效订单的核对时间不得超过3个工 作日（以客户传真件或扫描件时间为时间鉴定,下单员必须保留客户的原始订货单）。（三）生产订单工艺评审：对特殊订货由下单员在接单后3个工作日内组织相关部 门进行合同评审。1、生产订单工艺评审条件：制作有特殊要

4、求和超公司配置的；工程因数量大 且有特殊供货周期要求的；同一工地（项目）如前期有合同评审附前期合同评审；2、生产订单工艺评审由营销服务部负责组织技术部、综合管理部、物料管理部、 商贸公司采购部、业务部门相关人员参与评审，如特异型订单需邀请相销售、技术、 生产系统副总参加（含各厂厂长）。3、所有参与评审人员对评审结论在生产订单工艺评审表签字确认，并制作电 子档打印，经营销服务部部长审核、总经理签批后方可下单。（四）由下单员在NC财务系统核实30%预付货款到位情况，低于30%预付款由总经理 签批后予以下单，否则一律不予下单（公司直管工程除外）。（五）防火窗、防火卷帘门及超规格、超规范防火门营销服务

5、部负责人审核一对外 协调副总审批。（六）凡经销客户不按消防要求配置下单，由客户书面承诺自行负责消防验收，公 司不承担一切责任。第十二条计划订货审核（一）计划订单编制原则1、以市场需求为导向，综合分析市场销售的主要品种，归纳出销售畅销品种；2、计划订单来源于充分的市场调查和业务部门提供信息，确定合理的计划订单限量；3、计划订单执行品种单一性原则：严格遵照价格体系规定的品种计划，特殊情况 经总经理批准；4、保持合理库存量原则，对计划订单品种制订最高、最低储备定额，对计划订单 品种公司库存量在不超过最高库存量的同时必须达到最低储备量标准；5、保证计划订单的及时性，营销服务部要及时掌握计划订单品种的库

6、存量，根据 生产周期和日销量，及时编制下达计划订单，按程序报批。（二）计划订单下单及审批1、计划订单由营销服务部实行专人负责，随时了解掌握公司内库存产品动态，根 据库存限量要求，负责计划品种与生产指令单的下达；2、计划订单下单由营销服务部专人提请计划申请，由部门负责人审核、营销总监 审批、总经理终签，按照签批的计划订单分批次下单。第十三条订单信息管理（一）营销服务部每个下单日（每周一、三、五）上报已下单、未下单、工序滞 留产品数量以信息方式传至集团总经理、公司总经理、营销总监、生产总监。（二）急件货源由营销服务部与各分厂综合管理部协调后及时通知客户。第六章下单管理第十四条生产订单的复核（一）复

7、核订单的有效性:所有订单必须经客户亲自签字确认后方可视为有效订单。（二）复核内容：1、与订货单的相符性；2、与合同的相符性；3、与公司配置的差异；4、客户提供色样及配件的移交情况；5、合同或订单更改记录，更改后回传客户签字确认。第十五条公司直管工程在订货时必须核实工程进度，衔接进场时间，并在下单时 注明分批进场时间。第十六条生产订单下单及供货表传递：营销服务部根据生产单位最高生产能力, 每周一、三、五下单（样品门、投标小样、投标五金件、送检门必须及时下单），并编 制好生产供货表以0A传各生产厂综合管理部。（一）供货表分单类型1、一厂供货表分为：标门（标准门、特异型门、样品门）、非标门（标准制单

8、、 特异型制单、样品门）；2、二厂供货表分为：钢质门（防盗门）、入户防火门、钢质防火门、样品门；3、三厂供货表分为：钢（木）质防火门（免漆、油漆、套装门、医院门、钢木 装甲门）、钢木室内门、实木复合门、拼装门、现代拼装门、原木门、样品门。（二）各类订单应当在7个工作日内完成下单（特殊情况例外），若离提货时间较 久的根据客户需求安排下单。（三）战略合作单位、集采订单要优先下单。第十七条生产订单审核（一）专审：由专职审单员和专职审价员对所下订单信息和价格分别进行全面专 核，且在订货单上签字确认，对审核出有异议的信息及价格作好记录并进行通报，确 保所下订单信息与订货订单信息内容一致、价格的准确性达1

9、00%o（二）抽审：由部门负责人随机每月按20份进行抽审，并作好抽审记录（抽审内 容含销售订单信息和价格）。第十八条客户订单与计划订单的平衡调剂（一）对客户当天订货单品种，配置及规格与计划品种相同的订货，原则上不以 客户名义下达生产，均列入计划订单下达。（二）当天客户订单配置与计划品种均相同且总数量大于计划品种最低库存量50% 时，超出部份则增大计划订货量，不受最高库存量限制。（三）驻外机构订单必须分类填报（分计划订单和客户订单），营销服务部根据轻 重缓急安排下单，以确保供货。（四）工程样品门7天内必须入库，特殊情况总经理签批特急件执行。第七章价格审批第十九条根据客户要求，超配置加价由下单员在

10、下单前或下单当天填制审批表, 按程序报批。第二十条 批量出库优价由业务室制单员负责填制批量出库优价审批单，部门 负责人审批。第二十一条 经销客户发货帐上全货款时，可以分批出库并享受批量优惠政策，由 部门申报一营销总监签批f总经理终签方可执行。第二十二条特殊产品价格执行（一）工艺定额特殊产品价格由下单员咨询总经理确认，填制异型产品价格审批 单经下单员拟制一部门负责人审核一总经理终签执行。（二）非工艺定额特殊产品价格由下单员严格按生效的工艺定额填制价格审批单 上报部门负责人审核一营销总监审批一总经理终签执行。第八章制单管理第二十三条绵阳区域客户出库需本人到公司办理，如客户不能到公司办理的需经 营销

11、总监签批的委托书办理。第二十四条出库制单时必须经财务上确认货款已到公司账户上，且无欠款方能办 理产品出库。第二十五条 经销客户需办理过户帐时，根据工序订单及库存产品，留足全货款方 可办理（特殊情况需提供总经理签批的书面依据）。第二十六条欠款出库（一）经销客户需欠款出库：经销性质业务（含转制工程业务）由分管副总审核, 欠款5万元及以下公司总经理签批，欠款5-30万元）由集团总经理签批，欠款30万 元及以上由董事长批准。（二）直管工程需欠款出库：直销业务欠款由部门负责人审核，营销管理部合同管 理员根据合同付款条件和工程实际进度复核付款是否达标，单项工程10万元及以下营 销总监终签，10万元以上由总

12、经理终签。第九章库存清理第二十七条每月10日前由营销服务部清理库存大于50橙以上的经销客户及直管 项目，组织业务部门人员进行讨论，落实出库数量、时间节点（仅限当月）、责任人 及考核方式。第二十八条 每季度末由营销服务部清理客户及直管项目库存入库90天以上的产品，由业务部门落实未出库原因及处理意见（附与客户的沟通记录），营销服务部 凭处理意见按公司相关规定进行处理。第十章报表管理第二十九条由部门会计每周六统计本周回款，以短信或QQ传递方式上报部门负 责人及营销总监。第三十条由部门会计在次月13日前与财务核对上月的各类销售数据，并按要求 整理报表，上报营销总监、总经理、行政人事部、集团人力资源部，

13、且将电子版0A协 同营销系统各业务部门。第三十一条由部门会计每月22日前将驻外库房保管及分公司项目经理提成工资 签批后0A上传行政人事部。第十一章考核第三十二条 凡违反以上条款，视情节轻重按50-100元进行考核。第三十三条 专职审单员每月对审出的结果必须进行OA进行通报，否则预留当月 应得工资5%0第三十四条严格按要求办理出库制单，若出现违规办理按50T00元/次处罚。第三十五条严格控制订单下单、出库制单损失，若损失额（按经销价80%计算）在 1000元以内按20%承担损失，1000-5000元的损失额（按经销价80%计算）按15%承担损 失，5000元以上的损失额（按经销价80%计算）按10%承担损失（所产生的损失由财务 中心暂挂责任人个人往来，如责任人在规定的时间内将产品进行配销，可凭出库单申 请，由相关领导签批后将承担的损失予以退还）。第三十六条审单员月末根据错误率最低的下单员奖励100元，错误率最多的下单 员处罚100元。第三十六条本办法从下发之日起执行。二。一七年一月一日