煤矿文件记录管理制度.docx

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1、 煤矿文件记录管理制度 煤矿文件记录治理制度 一、目的 为完善文件、记录治理，保证质量治理体系有效运行，为产品质量满意规定的要求供应证据，为实行订正和预防措施以及保持和改良质量治理体系供应信息。 二、实施措施 1、本文适用于质量治理体系所要求的全部受控文件和表单记录的治理； 2、公文治理、财务治理文件不在本文件治理范围之内，应根据集团公司相关规定进展治理； 3、各部门负责对本部门文件记录进展掌握治理，包括记录的形式、填写、标识、收集、查阅、借阅、销毁，归档存储等，必要时形成统计数据； 4、综合办负责汇总编制本安体系文件年度修订，保存相关文件记录的编制修改记录，保存各类文件原件和电子版本，记录的

2、样本，并确定汇总记录的有效期，保证矿用文件记录为最新版本。监视程序文件的实施、检查工作； 5、文件记录的筹划和修改依据本安体系文件年度修订执行，记录的形式可以是表格、卡片、图标、报告，也可以是拷贝的关盘、磁带、软盘、硬盘或胶片等； 6、表格记录使用填写时应确保与生产活动和体系运行同步，不得后补；表单记录的内容不得随便修改，必需修改时，应将该项双杠划去，将正确内容填写于旁边，并在旁边签名、注明修改日期； 7、表单记录填写内容应真实、精确、清楚、填写完整、签字齐全；表格记录应标识名称、日期等内容，便于收集、整理、查找； 8、各部门文件记录保管员应准时收集、汇总本部门所使用的各类记录，保持挨次号或日

3、期、页码的连续，便于查阅； 9、需要向其他部门供应文件记录时，根据本安体系文件年度修订要求，经审核批准前方可供应其复印件，不得供应原件；外来人员查阅记录，需经记录保管部门负责人核实后查阅； 10、内部人员查阅、借阅、检索索取记录复印件，需经过记录保管负责人同意，可在记录保存处查阅所需记录借阅记录时应做借阅登记并限期归还。任何人员不得索要记录原件； 11、准时接收集团公司下达文件，并做好文件公布、分发以及相关记录工作，建立现行体系文件总清单，各使用单位要建立现行文件登记表，并准时更新；体系文件由矿综合办负责公布和分发，综合办要保存文件发放、作废文件回收和销毁的记录； 12、各单位对收到的新文件要

4、准时传到达每个员工，要保存传达学习的记录，员工要熟识文件主要内容。 13、将作废文件复印件从相关部门回收加盖“作废文件”章，对作废的文件复印件填写作废文件记录，记录不得随便销毁，过期的记录需经记录负责部门主管核实批准前方能处置；批准销毁的记录，由各部门记录保管人员负责销毁，记录销毁时应有部门其他人员见证，并做文件销毁申请单由销毁人签名、见证人签名，部门主管审核确认。若有参考价值的记录需保存时，由记录保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样；记录的销毁可实行粉碎、燃烧等方式处理； 14、各单位应建立记录清单，明确各项记录的保存期限和归档日期；全部部门和场所的文件和记录由制定人员保管，存放整齐、分类清晰、标示清楚、便于查找和供应。