物业公司部门文件归档管理管理标准作业规程.docx

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1、 物业公司部门文件归档管理管理标准作业规程_物业公司管理方案 物业公司装修治理标准作业规程 1、总则1、1装修治理规定之目的本手册的宗旨是向社区业主供应装修指引及一般资料，以帮助业主顺当进展室内设计及装修。社区全部用户须根据本手册之有关规章进展装修，否则治理公司有权停顿一切未经批准之工程。治理公司方面亦会按治理公约之授权拟定及因需而修订本手册并贯彻执行其内容，以维护社区整体之利益。12社区楼宇的构造及外貌任何装修工程均不得影响社区楼宇之构造及建筑外貌。业主应先将有关之装修图纸交治理公司审核，以确保有关工程不违反公约及小区治理规定。13政府部门许可即使业主在装修前已将装修图纸交治理公司审核，这并

2、不表示其内容及设计已符合政府有关条例，如属必要业主仍须另向政府有关部门申请批准其图纸内容。1、4装修保证金在开头装修前，业主必需缴交装修保证金，作为不损坏社区楼宇设备、公共设施及根据已批核装修图纸进展装修工程的保证金。1、5备注上述及以后所提及业主应包括本社区业主、租客或由业主授权之装修承建商。2、装修申请手续及流程业主携同装修公司向住客效劳中心递交：一、楼宇装修申请表（附件一）二、装修单位资质证明资料：1、装修公司营业执照、税务登记证复印件一份加盖公司公章，证件副本原件（核对用）2、强电/弱电承建商营业执照、资质证书复印件一份盖公章，证件副本原件（核对用）3、给排水承建商营业执照、资质证书复

3、印件一份加盖公章，证件副本原件（核对用）4、施工现场负责人身份证复印件、技术职称证书复印件一份并加盖公司公章。三、装修图纸（一式两份）：1、建筑平面图、配电系统图、室外给排水管道图；2、若对房屋内部墙体作转变，则须供应构造图；3、若对房屋外观构造有转变需房屋外观彩色效果图及施工方案,必要时需取得市规划部门批准;4、空调主机安装位置标示图；(二期统一根据开发商位置安装)5、供应防盗网、太阳能热水器安装示意图。四、签约有关文件1、装修公司及业主须签约装修承诺书（附件二）2、装修公司及业主须签约防火责任书（附件三）五、治理公司初审以上文件及图纸，合格的予以申请受理。治理公司审核装修图纸及申请资料（三

4、天）审核合格通知业主（或装修公司）到客户效劳中心办理进场施工手续审核不合格的将通知业主按要求修改图纸并供应新的图纸予治理公司 物业公司业户档案治理标准作业规程 物业公司业户档案治理标准作业规程 1、目的：标准业户档案的保管与跟踪工作。 2、适用范围：适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。 3、职责：客户效劳中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。 物业主任/主管负责依照本规程详细实施业户档案的保管与跟踪。 4、程序要点 41业户档案内容，分为三大局部：分别为楼宇的根本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。 42档案夹的制作： 411依据档案夹的规格预备相应有档案标签纸。 422在档案标贴纸上

5、原本印出标准字体的档案类别名称。 423将制作好的档案标贴在档案盒（夹）在侧立面距顶部3CM位置上， 并排列在档案柜中。 43业户档案的制作： 431预备适量的26CM34CM左右尺寸的档案袋。 432将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。 44将业户的有关资料存放在相应的档案内。 45将业户的档案袋楼层号、房间号的先后挨次排列在档案盒（夹）内。 46按档案盒（夹）内的各业户的档案排列挨次将档案有关内容登记在业户 档案名目内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。 47业户档案的跟踪 471当发生一列状况变化时，台接待员（档案员）应将变化状况记录在业户档案中； a）通讯电话联

6、络方式发生变化时； b）业户发生更替时； 4.8业户档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报部门经理批准，经前台接待员 （档案员）办理登记手续方可查阅。 49业户档案应永久保存。 410具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进展治理。 411本规程执行状况作为客户效劳中心档案员绩效考评的依据之一。 物业入住治理标准作业规程 物业入住治理标准作业规程 1.0目的 标准业主入住治理工作，确保业主顺当入住。 2.0适用范围 适用于业主入住治理工作。 3.0职责 3.1治理处经理负责组织安排入住工作。 3.2总经理办公室负责帮助治理处经理安排业主入住工作。 3.3治理处物业治理员负责详细办理入住手续。

7、 3.4财务部负责核收各项入住费用。 3.5设备部负责收楼时发觉的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。 4.0名词解释 入住：是指业主收到书面入住通知，并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理人住手续的，视为未入住。 5.0程序要点 5.1办理入住手续的前提条件。 5.1.1小区(大厦)已经通过接收验收验收，到达入住条件。 5.1.2已经通过接收验收，标志是： a)房屋无重大质量问题； b)工程遗留问题根本得到解决； c)工程资料已经齐备； d)业主档案资料已经移交完毕，产权确认工作已经完毕。 5.1.3到达入住的条件，这里指： a)物业区域实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排

8、污等根本使用功能，可以满意日常生活所需； b)配套设施根本齐备，建成并能够使用； c)治理处有固定的办公场所并开头办公。 5.1.4物业治理公司已经同托付方签订完毕物业治理托付合同。 5.2入住的预备工作。 5.2.1入住资料的预备： a)依据物业区域的实际状况编写和印制业主公约、住户手册、效劳指南、消防安全责任书、入住通知书； b)入住通知书的内容要求写明治理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等； c)印刷以下各类入住表格： 业主证领用登记表； 装修申请表； 住宅使用说明书； 住宅质量保证书； 钥匙领用登记表； 开发公司供应的入住验房表；

9、业主家庭状况登记表； 入住登记表。 5.2.2设计办理入住手续流程图。 5.2.3入住时的环境布置： a)区内环境： 入口处挂横幅，内容有“欢送您乔迁”等，插彩旗，营造热闹的气氛； 插指路牌，由入口处到治理处，指路牌标明“治理处”字样； 入口处标明治理处办公地址和办公时间。 b)治理处办公环境： 挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以盛大、喜庆的感受； 张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙效劳”，各窗口标识清晰，一目了然； 物业治理人员着装干净，精神饱满； 办公室内资料摆放整齐有序。 5.3办理入住手续流程图： 1.1发出入住通知。 1.1.1物业公司依据预定的

10、入住时间，准时向业主发出入住通知。 1.1.2业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到治理处办理入住手续。假如在规定期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，物业治理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，物业治理员应将状况向治理处经理汇报打算是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件： a)关于办理入住手续的通知； b)购房合同原件和复印件各一份； c)业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，一寸彩照每人各一张； d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份； e)托付他人办理的，须带业主托付书。 1.2入住手续

11、的办理。 1.2.1验证：治理员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进展检查： a)购房合同原件； b)业主的身份证原件； c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本； d)托付他人办理的，还须检查业主的托付书。 1.2.2检查无误后，治理员将购房合同原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主托付书存入业主档案。 1.2.3将业主供应的照片贴在业主家庭状况登记表内。 1.2.4交 物业入住治理标准作业规程第2页 纳入住费用：物业治理员指引业主到财务窗口交纳入住费用，财务部依据收款工程开具收款收据。一般状况下，入住费用包括以下工程： a)煤气开户费：属代收代

12、缴费用； b)有线电视初装费：属代收代缴费用； c)装修保证金； d)装修垃圾清运费； e)物业效劳费：以物业公司与业主交接房之日起计算效劳费。 1.2.5验房收楼： a)物业治理员在业主交完入住费用后带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入业主入住验房表中； b)房屋阅历收合格的，治理员应请业主在业主入住验房表中签字确认； c)验收中发觉问题，业主要求在其搬入前或在其二次装修前修理的，治理处应通知开发公司在一周内赐予解决，并将整改结果通知治理处： 开发公司在一周内未整改完毕的，治理处应将整改状况反应给业主，并告之详细再验收时间； 整改完毕后，由治理员通知业主二次验收；二次验收不合格的，由

13、治理处经理进展跟进，并依据物业治理公司同开发公司签订的前期物业治理托付合同中的保修条款要求开发公司尽快解决。 1.2.6发放钥匙： a)业主收楼无问题的，物业治理员应将业主房屋钥匙全部交给业主； b)业主收楼有问题的，物业治理员在将钥匙交给业主的同时，应留下一把大门钥匙在治理处，以供修理时用； c)业主在领取钥匙时，物业治理员应要求业主在钥匙领用表内签名确认。 1.2.7签署业主公约和消防安全责任书： a)物业治理员将业主公约、消防安全责任书(一式两份)交给业主并请业主具体阅读； b)请业主签署业主公约、消防安全责任书； c)物业治理员将签署后的业主公约、消防安全责任书其中一份存入业主档案，另

14、一份随其他资料交业主保存。 1.2.8资料发放：物业治理员将以下资料发给业主保存并要求业主在资料领取清单上签名： a)住户手册； b)效劳指南； c)签署后的业主公约； d)签署后的消防安全责任书； e)住宅使用说明书； f)住宅质量保证书。 1.2.9开通水电。 1.2.10物业治理员邀请业主一起将水电表读数抄录在业主入住验房表中。 1.2.11通知设备部开通该业主房屋的水电。 1.3业主档案治理的详细方法参见业主档案治理标准作业规程。 1.4本规程作为治理处相关人员绩效考评的依据之一。 2.0记录 2.1业主家庭状况登记表。 2.2业主入住验房表。 2.3钥匙领用登记表。 2.4业主证领用

15、登记表。 2.5入住登记表。 2.6资料领取清单。 3.0相关支持文件 3.1装修治理标准作业规程。 3.2钥匙治理标准作业规程。 3.3业主档案治理标准作业规程。 4.0附录 关于办理入住手续的通知。 关于办理入住手续的通知 敬重的业主： 欢送您入住本住宅小区。为了便利您办理入住手续，现将办理入住手续时的有关事项通知如下： 一、办理入住手续时应携带的资料： 1入住通知书； 2业主及家庭成员身份证及复印件； 3全部家庭成员小一寸彩照壹张(用于办理业主证)； 4业主托付书(托付他人办理时需带)； 5营业执照副本及复印件(公司购房时尚需带)。 二、请您于接到入住通知的一个月内，到治理处办理入住手续

16、；逾期不办的，视为入住。 三、办理入住手续流程图(略)。 四、入住时应交纳的费用(略)。 五、如有疑问，请致电：。 我们真诚地期盼着您的光临! 物业治理有限公司 大厦物业治理处 物业回访治理标准作业规程 物业回访治理标准作业规程 1.0目的 标准回访工作，准时验证治理效劳工作的质量和效果，确保治理效劳工作质量。 2.0适用范围 适用于物业治理公司各项治理效劳工作效果的回访。 3.0职责 3.1治理处经理负责重大投诉的回访工作。 3.2公共事务部主管负责制定回访规划和组织、安排一般回访工作。 3.3治理员负责依照本规程实施详细回访工作。 4.0程序要点 4.1公共事务部主管制定回访规划，安排回访

17、。 4.1.1回访时间安排： a)投诉大事的回访，应在投诉处理完毕后的3天内进展； b)修理工程的回访，应在完成修理工程1个月后，2个月内进展； c)特约效劳的回访，应安排在合同执行期的中期阶段和完毕后进展； d)急救病人的回访，应安排在急救工作完毕后的1周内进展； e)治理处发行的报刊、杂志及组织的文体活动的回访，应当在组织、发行完毕后1个月内进展； f)其他治理效劳工作的回访，应安排在完成治理效劳工作后的l周内进展。 4.1.2回访率： a)投诉大事的回访率要求到达100； b)修理效劳、特约效劳和求助效劳的回访率要求分别到达30； c)报刊、杂志及组织的文体活动的回访率要求到达10； d

18、)其他治理效劳工作的回访率按当时状况由公共事务部主管确定。 4.1.3回访人员的安排： a)重大投诉的回访由治理处经理组织进展； b)一般投诉的回访由被投诉部门主管与公共事务部治理员共同进展； c)修理效劳、特约效劳和求助效劳的回访由治理员进展。 4.1.4回访的内容： a)质量评价； b)效劳效果的评价； c)住户的满足程度评价； d)缺点与缺乏评价； e)住户建议的征集。 4.2公共事务部主管依照回访规划，通知相关人员进展回访，回访人员应到公共事务部领取(回访记录表)，并在回访记录签收表上签收。 4.3回访人员在限定时效内进展回访，回访工作一般采纳与住户面谈、现场查看的方式综合进展，将回访

19、内容扼要记录在回访记录表上，并清住户对记录内容签名确认。 4.4回访人员在回访记录表上签名确认，并将表格交回公共事务部。 4.5公共事务部主管对处理完毕的回访记录表进展审核，并加留意见。对于回访内容反应为不合格的大事应上报治理处经理，按住户投诉处理标准作业规程办理，并将处理意见记录在回访记录表上。 4.6治理员每季度末对回访结果进展统计、分析，对发觉的回访不合格、连续就同一事项投诉两次以上、同一种修理三次以上的现象，写成统计分析报告，以书面形式经公共事务部主管审核后，报治理处经理打算是否根据不合格订正、预防标准作业规程办理。 4.7回访记录表于下一季度10日前统一交由治理处存档保管2年。 4.

20、8本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。 5.0记录 5.1回访记录签收表。 5.2回访记录表。 5.3回访统计表。 6.0相关支持文件 住户投诉处理标准作业规程。 例： 物业治理有限公司 关于2023年度物业效劳工作的调查问卷 敬重的大厦业主或使用人：您好！ 12月份已是几近年末，“王猴驾云载誉归，金鸡欢跃报捷来”。物业治理公司在众多业主或是使用人朋友的厚爱和支持下，圆满完成了全年物业效劳工作规划并马上迎来新的一年，在此，谨向您表示深深的谢意。感谢您今年乃至数年以来对物业效劳和治理工作的理解、支持和协作。 为了不断改良我们的效劳工作、提高效劳质量，更好地遵循“我们会努力做得更好”的效劳宗旨，

21、我们特安排本次“调查问卷”，恳请您对我们一年来的工作赐予意见和建议，并期盼以此方式表达我们“真诚为您效劳”的愿望和信念。 备注：“意见及建议”栏，您可填写需要物业公司增加哪些效劳工程、物业效劳工作需在哪些方面作哪些改良和调整、您在其它方面的意见和建议等等，请在12月28日前将此表填好，投入一楼大厅总台旁的“董事长信箱”内。感谢！ 物业公司回访业户标准作业规程 物业公司回访业户标准作业规程 1、目的：确保业户投诉得到妥当处理。2、适用范围：适用于小区区域内全部用户。3、职责：客户效劳中心经理负责重大投诉的回访工作。物业主任负责回访。4、操作程序41客户效劳中心负责回访用户工作，必要时可会同公司领

22、导或工程、保安、清洁等部门主管一齐回访用户。42客户效劳中心根据回访用户记录表的内容，按用户投诉的程度进展适当回访，回访时间按用户投诉内容详细确定。43回访的内容：a）质量评价；b）效劳效果的评价；c）业户的满足度评价；d）缺点与缺乏评价；e）业户建议的征集。44回访期间发觉用户不满足之处，必需准时解决，一时无法解决的应向用户解释缘由，并确定下次回访时间并安排人员整改。45部门经理将每月统计回访结果，记录在回访用户月统计上，并提交公司领导，作为改良工作的依据。5、操作流程图（见下页）回访用户流程图6、相关表格业户专访记录表 物业设备值班治理标准作业规程 物业设备值班治理标准作业规程 1.0目的

23、 标准值班治理，确保值班质量。 2.0适用范围 适用于物业治理公司治理处设备部值班工作。 3.0职责 3.1设备部主管负责对值班工作的监控。 3.2设备部班组长负责值班工作的详细安排和检查。 3.3设备部值班人员负责按此规程进展值班工作。 4.0程序要点 4.1交接班操作。 4.1.1交班人员提前20分钟做好交班预备： a)检查设备并确保运行正常； b)搞好值班室和设备房卫生工作。 4.1.2接班人员提前15分钟到达值班岗位。 4.1.3接班人员首先仔细认真地检查各设备的运行状况： a)发觉特别状况应马上实行有效措施，并通知交班人处理，接班人帮助； b)确认无特别状况再回到值班室进展交接班程序

24、。 4.1.4交班人员主动、简要地向接班人介绍值班和设备运行状况，重点讲明操作留意事项；接班人应仔细倾听，如有疑问可向交班人提问，直至双方清晰。 4.1.5接班人查看上班的机电运行值班记录，检查仪器、工具等物品是否齐全完好。 4.1.6交接双方认为无误后共同在机电运行交接班记录上签名确认。 4.1.7交接完毕后所发生的问题由接班人负责。 4.1.8有以下状况之一不能交接班： a)上一班运行状况未交代清晰，记录不标准，配电室、值班室、操作间不清洁； b)接班人未到岗，交班人不准下班； c)接班人醉酒或其他状况而未找到接班人； d)在倒闸操作和事故处理过程中； e)若交接班过程中发生故障，应停顿交

25、接，由交班人负责处理事故，接班人帮助。 4.2值班操作要点。 4.2.1值班人应提前15分钟到达值班岗位，按交接班程序进展交接班。 4.2.2坚守岗位，不得串岗。 4.2.3按有关运行治理标准作业规程对空调设备、电梯设备、供水、供电设备进展巡查、保养、修理。 4.2.4如遇特别大事，应按突发大事处理程序进展处理。 4.2.5值班人员因特别状况需要调班时，必需事前填写调班表，并经设备部主管同意并签字方可调班。 4.3停送电操作要领。 4.3.1正常状况下的倒闸操作： a)设备部主管提前两天书面通知运行组停、送电范围(包括变压器报停、启用)； b)运行组接到通知后，一天内完成以下工作： 马上通知供

26、配电专业人员即到现场，依据负荷分布状况实地考察其可行性； 若不行行应马上汇报状况，并说明缘由； 若可行，则应明确停送、电时间、范围，填好操作票后，由主管经理审批，同时将停、送电状况书面通知公共事务部。 c)公共事务部接到通知后，提前一天贴出停电通知以告之住户； d)倒闸操作前，运行人员要做好相应的预备工作，电梯降至首层，如有必要可将发电机操作开关置于停机位置； e)在确定时间内，在监护人的监护下，操作人员按操作票进展倒闸操作： 停电：先停负荷开关，后停隔离开关； 送电：先送隔离开关，后送负荷开关。 f)倒闸操作完成后，运行人员要检查电梯的运行状况，发电机操作开关置于自动位置； g)做好各项相关

27、记录。 4.3.2紧急状态下的倒闸操作： a)发觉配电房有冒烟、短路等特别状况或发生火警等重大事故时，运行人员应当马上进展全部或局部负荷停电操作，依据状况马上断开低压配电柜上电源开关，或断开高压柜高压开关； b)停电后马上通知设备部主管，主管到现场后马上检查事故缘由，在查出确定的缘由前方可恢复局部或全部供电。对损坏局部应尽快修复，以恢复正常供电； c)做好各种记录，重大事故应马上报告治理处经理。 4.4值班房、设备房卫生治理制度。 4.4.1各值班人员负责该班次值班室的卫生清洁工作，并保持值班室卫生。 4.4.2各专业值班人员负责各自专业设备房的卫生清洁工作： a)水电工负责配电房、水泵房卫生清洁工作； b)空调工负责空调机房卫生清洁工作； c)电梯工负责电梯房卫生清洁工作。 4.4.3接班人负责检查上一班的清洁工作，对不合格卫生清洁工作可要求返工，直至合格。 4.4.4各专业早班值班人员为该专业设备房安全卫生责任人。 4.4.5设备部主管负责本部卫生清洁工作的日常检查和督导。 5.0记录 5.1值班记录表。 6.0相关支持文件 设备部员工绩效考评实施标准作业规程。 欢送阅读物业公司部门文件归档治理治理标准作业规程内容，我们还为您细心选择了关于2023筹划方案的优质专题，请访问:物业公司治理方案！