物业程序文件质量记录文档管理程序.docx

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1、 物业程序文件:质量记录文档管理程序_物业经理人 物业程序文件：质量记录及文档治理程序 1.目的 为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、治理供应指引。 2.范围 适用于公司各部门。 3.职责 部门/岗位工作职责 办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。 监视公司各治理处、部门文档治理 品质治理部监视公司各部门质量记录的掌握。 收集质量治理体系标准，对其有效性负责。 保存最新有效的行业标准和政策法规。 相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或治理工作的影响，依据需要修改或出台相关文件。 治理处、部门负责人详细指导本治理处、部门质量记录和文档治理 文件

2、治理员收集保管质量记录、文档资料 4.定义 质量记录：体系文件规定需要记录的全部资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。 5.方法和过程掌握 5.1现场质量记录的治理 5.1.1做好清楚的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。 5.1.2班长以上治理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进展作废处理，并视状况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件治理员。 5.1.3每次体系文件全面修改后，品质治理部对各治理处、部门质量记录的有效性进展全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进展。 5.2 文件资料归档及

3、治理要求 5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开头进展，最迟于第五个工作日前完成归档工作。 5.2.2归档时根据不同业务类别、表格类别（名称）对已收集的质量记录及文件资料进展排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件名目，并在文件资料存储清单上登记。为便于查阅，治理处/部门可依据实际状况增加附表。 文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期 5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。 5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备治理生成的质量记录，除通用的培训（会议）签到记录、考核表

4、于次月初交存于治理处资料室，其他记录可长期存放在工程部资料柜内。还可依据详细状况，制作两联的质量记录表格，一份交治理处留存。 5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程工程单独归档，存放于治理处资料室。 5.2.6归档资料应留意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在借阅登记表上登记并经治理处/部门负责人批准，由文件治理员负责跟进、收回。体系文件不得隔夜外借。 5.2.7文件治理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。 5.2.8体系文件下创造细、质量记录表格一览表由品质治理部填写，标准政策法规一览表由办公室填写，经现相关负责人审批后公布。

5、5.2.9各治理处/部门根据质量记录表格一览表的保存期限对已归档的质量记录进展报废处理，报废前应填写质量记录报废申请单并经治理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖“作废保存“章连续保存。 5.3 文档资料编码规章 5.3.1须参照公司示范名目建立部门文档名目。示范名目中一、二级名目必需执行，一般以一、二级名目为文档标题。 5.3.2日常治理文档编号方法为：“部门汉语拼音简称+XX“，如：城市花园为“CH01、CH02“。 5.4重要资料治理 5.4.1工程资料 5.4.1.1工程档案包括： A.由进展商供应的规划、竣工、验收资料 B.设施设备安装、使

6、用、修理保养技术资料； C.物业质量证明文件和物业使用说明文件； D.房屋本体和设备的改造变更资料 E.其它必要资料 5.4.1.2由进展商供应的小区/大厦各类工程资料，各治理处应指定专业技术人员核对、接收，并列出清单交与文件治理员统一保管。 5.4.1.3如资料不全，应准时向进展商索取，确保各类资料齐全。 5.4.1.4各类设备、配套设施供给商的地址、联系人及电话要编制成表，以便利修理保养时查阅。 5.4.2顾客资料 5.4.2.1顾客资料包括顾客根本资料、顾客房屋资料、顾客共性资料。 5.4.2.2治理处掌握中心应有业主/租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆状况及其

7、他各类共性化状况，并依据状况定期更新资料内容。 5.4.2.3顾客档案为机密资料，全部接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件治理员和治理处负责人外，其他人员查阅、借阅顾客资料必需在借阅登记表上登记，并经治理处/部门负责人批准。作废顾客资料应认真粉碎或销毁。 5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误前方可供应其查询，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。 5.4.3物业资料 5.4.3.1物业资料包括物业工程各类批文、建筑施工许可证及执照、治理及商业用房资料、住宅区根本状况

8、及配套设施资料等。 5.4.3.2各治理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员。 5.4.4标准政策法规治理 办公室各职能部门各使用部门 5.5电子文档治理 5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子文档。 5.5.2治理处电子文档应统一治理，按公司制定的电子文档示范名目建立文件夹。文件夹中一、二级名目必需与示范名目相符，三级及以下名目治理处可依据需要自行调整。 5.5.3电子文档的备份及安全治理参照电脑及网络系统治理规定相关条款操作，治理软件内容须每月备份，每年初须对上年度重要电子文档以光盘保存，并在文件资料存储清单上登记。 5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报治理处/部门经理备案。当事人如有离（调）职需完善交接手续。 6支持性文件 TJzzWY6.3-Z01-02 电脑及网络系统治理规定 7质量记录表格 TJzzWY 4.2.3-Z02-F1 文件资料存储清单 TJzzWY 4.2.4-Z01-F1 标准、政策法规一览表 TJzzWY 4.2.4-Z01-F2 质量记录表格一览表 TJzzWY 4.2.4-Z01-F3质量记录报废申请表 TJzzWY 4.2.4-Z01-F4 工程图纸清单/P