物业管理公司档案管理标准作业规程.docx

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1、 物业管理公司档案管理标准作业规程(5)_物业经理人 物业治理公司档案治理标准作业规程(五) 1.0目的 标准档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.0适用范围 适用于物业治理公司各类档案的治理。 3.0职责 3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 3.2行政部主管监视档案治理的实施工作。 3.3档案治理员负责档案的日常治理工作。 4.0程序要点 4.1档案的编号。 4.1.1公司编号为：CSHY 4.1.2部门编号： a)行政部编号为：XZ b)人力资源部编号为：RL b)财务部编号为：CW； c)治理部编号为：GL； d)工程修理部编号为：GC； e)市场拓展部编号为：SC f)

2、品质督察部编号为：PZ； 4.1.3年份编号：引用年份序号2023、2023、2023 4.1.4档案挨次号：采纳阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003 4.2档案的分类。 4.2.1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。 a)业主档案，包括： -经业主签署后的业主公约； -经业主签署后的消防安全责任书； -业主家庭状况登记表； -钥匙领用登记表； -业主证领用登记表； -业主入住验房表； -装修申请表、装修安全责任书、相关图纸及装修施工队资料； -违章处理通知单及处理结果资料； -业主的有关证件复印件； -业主产权确认登记（产权证书）； -其他应保存的业主资料。 b)工程

3、档案，包括： -物业产权资料（工程开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建立工程开工许可证；用地红线图等）； -综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、构造、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图； 建立工程竣工验收证书；建立消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）； -施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐藏工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来治理

4、的原始记录等）。 -其他应保存的工程资料。 c)设备档案，包括： -设备台账； -设备出厂合格证； -设备使用说明书（要求中文）； -设备安装、调试报告； -保修卡、保修协议； -设备运行记录； -设备修理、保养记录； -设备更新改造记录； -设备治理制度； d)物业治理运作档案，包括： -公司治理运作档案（物业接收记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常治理文件；其他相关运作记录）； -治理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿效劳记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。 e)来往文书档案，包括：，治理公司及治理处日常对外、对内发

5、出及收取的文件。 f)合同档案 ，包括：选购合同；多种经营合同；物业接收类各种合同；保险类合同等。 g)员工人事档案，包括：员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。 h)财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及账册；审计报表及账册等记录。 4.2.2全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律动身，符合档案形成的实际状况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。 4.3立卷与编制名目。 4.3.1立卷：就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案治理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。 a)依据档案（或文件夹）的规格预备相应的档

6、案标贴纸。 b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： -物业治理有限公司员工人事档案：CSHY-RL-员工档案； -物业治理有限公司财务部报表：CSHY-CW-报表； c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。 d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后挨次存放于相应档案盒（或文件夹）内。 4.3.2编制名目： a)档案治理员在档案盒内首页位置预备活页档案名目； b)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案名目（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档

7、编号、备注等工程）中，以便查阅。 4.4档案的保管期限。 4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 4.4.2各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进展鉴定及标注。 4.5档案的保管。 4.5.1档案保管的工作任务是： a)便于查阅； b)保证档案的安全； c)防止档案的损坏； d)实行修复技术，延长档案寿命。 4.5.2档案保管的责任部门： a)财务部保管财务档案； b)行政部保管物业治理运作档案、公司设备档案、工程档案、往来文书档案（公司局部）、合同档案;人事部保管员工人事档案、员工绩效考评档案；品质部督察部保管ISO9000质量体系文件、资料

8、、质量记录。 c)客户效劳中心保管业主档案； d)各职能部门除常常使用的局部资料外，原则上不保管档案。 4.5.3档案的保管程序： a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案治理员； b)档案治理员将该资料登记在档案名目中，归入相应案卷并统一编号； c)档案治理员定期将档案名目输人电脑，以便查询； d)档案原则上保管原件。 4.6档案的密级。 4.6.1档案的密级分为三级：绝密、机密、一般。 a)绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、治理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。 b)机密档案包括：员工人事档案、IS09000质量体系文件、重要的会议记录要）、物业治理

9、运作档案和其他属机密的档案。” c)一般档案包括：设备档案，如运行修理记录；工程档案，如工程图纸；规划总结、通知、通告等一般性文件及其他不属于绝密及机密的档案。 4.7档案的查阅权限。 4.7.1总经理可查阅公司全部档案。 4.7.2副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。 4.7.3部门负责人可查阅该部门全部档案。 4.7.4其他人员依据审批查阅有关档案。 4.8档案的查阅借阅复制。 4.8.1查阅借阅复制人到档案室在文件查阅借阅复制登记表中登记。 4.8.2档案治理员审核其查（借）阅资格。 a)权限内（经授权审批）的按正常手续办理。 b)权限外的机密（含）级以上档案，由档案治理员开具档

10、案查阅借阅l复制审批单给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属治理处的档案，由治理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批； 财务类的档案也应由总经理审批。 4.9在档案归还日期前，档案治理员应催促借阅人将档案完好交还档案室。 4.10须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管该项工作的副总经理审批；一般档案由部门负责人审批。 4.11档案的销毁。 4.11.1超过保管期限的档案，由档案治理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁规划及清单，报行政部主管审核。 4.11.2行政部部主管审核无误后报总经理审批。 4.11.3总经理审批同意后由行政部部指定三名监销人员（档案治理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。 4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 5.0记录 5.1档案查阅借阅复制审批表。 5.2档案查阅/借阅复制登记表。 5.3档案销毁清单。 6.0相关支持文件 6.1文书治理标准作业规程。 6.2各部门有关标准作业规程。/P