物业行政事务制度文件管理.docx

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1、 物业行政事务制度：文件管理 物业行政事务制度：文件治理 文 件 管 理 第一条 公司公布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。 其次条 公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合效劳部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和掌握。 第三条 涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文公布。 第四条 公司各部门公布的文件，必需抄送公司综合效劳部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一公布的制度制订，并经公司综合效劳部核稿方为有效。 第五条 各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅

2、读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。 第六条 文件传阅后要求妥当保管，不得遗漏和丧失。各兼职文书、记录治理员应积极主动协作部门负责人做好此项工作。如发觉遗漏和丧失的，将追究部门负责人的经济责任。 第八条 文件行文治理程序和要求： 一、 拟稿：依据重大决策内容，有必要下发的，应指定有肯定业务素养人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。 二、 核稿与签发：一般状况下，各种文件拟稿完毕后，必需由部门负责人核稿，无过失前方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。 三、 文件的下发：文件必需手续齐全，打印完毕后，准时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名

3、，不经签名不发，发文簿及收文簿清楚。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合效劳部定期对部门文件进展检查，并作为经济责任制进展考核。 物业经理人：.pmceo.Com 篇2：肥料企业技术文件治理制度 肥料企业技术文件治理制度 本公司制定并执行技术文件治理制度，以掌握技术文件的公布、更改和处置。程序详细表述如下： 一、目的与适用范围 规定技术文件审批公布、评审更新、更改、保管和作处置的掌握，确保文件使用处均可获得使用有效版本文件。 适用于本公司技术文件和与技术治理活动有关的外来文件(如国家标准、法律法规等)的掌握。 二、职责 1、技术文件由办公室负责技术文件治理。

4、2、各部门负责相关文件的编制、使用和保管的掌握。 3、技术负责人负责公司技术文件的审批。 三、治理程序 1、文件的编制由文件的主管部门负责，并组织相应人员审核，同技术负责人批准，以确保文件相宜性。凡技术文件都应经过审批程序，签字确认后，方可公布实施。 2、技术文件应依照有关规定或国家标准进展编制，指标不得低于标准要求或与国家标准相抵触。 3、一切技术文件必需经标准化审查： A、图面是否干净，图样是否正确; B、检查主题栏的各项内容填写是否正确、齐全，符合有关规定; C、技术要求文字是否通顺，符合技术术语的规定，标点符号是否正确; D、文字编排格式是否符合规定。 4、文字审批后由办公室统一编号并

5、组织打印、公布，按经批准的发放范围进展发放，文件发放和收回予以记录。技术文件未经批准，不得实施、影印或外借。 5、技术文件在发放时应做好登记。 6、文件实施后，每年对其适用性进展评审。涉及到文件修改时，遵循原审批程序进展批准。 7、企业标准检验规程的修订制度 A、化验室参照有关国家标准、行业标准和有关法规制订本企业产品的企业标 准，并结合实际状况，进展企业标准的修订工作。 B、依据各自的企业标准，制订各产品的检验规程。 C、企业标准、检验规程的制订应在充分征求意见的根底上，先制订出草案，试行段时间后，再征求意见，确定正式版本。企业标准要到技术监视部门备案登记。检验规程也要在企业内部进展编号登记

6、。 8、本公司确保文件使用场所均得到有效文件，准时收回并处置废弃文件。 9、与技术文件有关的外来文件由技术质监部保管，相关部门使用备份，予以编号标识，并登记分发状况。技术开发部技术文件中录入外来文件进展治理，与发行机构联系，确保准时得到最新版本外来文件。 10、文件使用和保管部门应保持文件干净、齐全、清楚，防止损坏、弄污。 11、文件可以是任何媒体形式。 12、文件的多少与详略程度与本公司的生产规模和人员素养相适应。 篇3：品牌参谋公司文件治理方法 品牌参谋公司文件治理方法 第一节 公文、合同、客户档案治理 第五条 公司的档案治理工作遵循标准化、制度化、科学化; 第六条 合同、客户付款凭证等重

7、要文件需准时交于公司负责人处统一保管，员工不得擅自留存、更不得擅自复印、扫描和其他任何形式的备份; 第七条 每个工程收尾时，必需将工程文件、客户资料等全部资料交于专人处统一保管，要安全保密，不得随便堆放，严防毁损、散失，如消失问题视状况追究有关人员责任。 其次节 公司外发资料治理方法 第一条 公司外发资料指印刷版本的公司资料和电子版本的公司介绍、工程建议书、报价等; 其次条 公司资料的使用规定 1)公司会对全部能够外发的文件进展不定期的更新，工程人员需按公司统一要求对外发送最新文件，不得外发任何其他版本和格式的资料; 2)外发资料须经过公司审批，任何人不得随便发送任何公司资料。 第三条 我方在

8、对外供应资料时，须遵循以下流程： 第一步：初步接洽的客户，首先由前台登记对方单位、人名、职务及联系方式; 其次步：前台核实确认身份后，将客户信息登记表.pdf或医院导向系统应用导入前实施环境调查表.pdf以传真或邮件形式发给对方，请对方自行打印、填写，并发回传真; *我方接洽人员在发送传真时需登记发送客户信息登记表纪录; 第四步：前台收到对方发回的传真后，依据工程类别和所属区域转交相应工程人员; 第五步：工程人员通过企业医院数据库检索是否有交集并跟进联系，依据需要发送相关公司资料。 第四条 报价方案的使用规定 1)目前公司对外公开报价有医院VI设计套餐报价单-北京企业)、医院标识系统规划设计报

9、价单-北京企业)、医院VI成品印刷报价单-北京企业)等三个文件;其中医院VI成品印刷报价单-北京企业仅发给老客户; 2)若客户在收到套餐报价后，需定制共性化报价方案，工程负责人需填写医院VI定制价格与内容明细-北京企业.ex.，在公司统一报价完毕后，再外发给客户; 3)未经公司允许，任何人不得擅自报价。 第五条 资料的发送 1)公司资料或者报价必需由指定的工程负责人通过公司指定邮箱发送，同时抄送至XXX.PMCEO.COM，且保存在邮件效劳器上，详细规定见第五节 电子邮件治理制度;禁用或msn发送报价及任何工程方案; 2)公司资料、报价方案、工程方案、合同等文件的外发格式一律为.pdf格式，任

10、何人不得外发任何其他格式的文件; 3)邮件(传真)发送胜利后，工程负责人须于当日内以电话或短信形式告知对方。 第三节 电脑中文件的治理制度 第一条 全部公司的重要文档保存在本地硬盘的D、E分区上; 其次条 保持机器内部文件的整齐有序，员工个人必需建立清楚明确的文件治理系统，根据大项类别、客户名称、工程名称、文件类型等进展清楚的分类; 第三条 每月必需整理文件夹，准时清理不需要的过期文件和垃圾文件，保持文件的时效性; 第四条 每次工程最终完成，设计师需按工程名称将设计文件进展光盘刻录予以备份，并交由设计总监统一保管;保管时须根据序号整理光盘，时间、内容、命名精确清楚; 第五条 公司将派专人不定期

11、对员工电脑中文件治理状况进展检查，经提示两次以上不合格者酌情每次处于50元罚款。 第四节 文件的格式说明 第一条 文件页面设置。统一规定为：“页边距”上下左右各为2厘米;行间距为单倍行距;页脚采纳公司统一规定(如下示意)，不行自行添加或修改。 其次条 字体、大小。中文：宋体10号;英文：Arial10号。 第三条 标准页脚。 对外： 第四条 文件名称的定义。 1.文件名由5局部组成：客户名称+工程名称+文件内容+创立时间+创立人姓名; 2.全部名称、姓名也可以用统一规定的缩略名代替; 3.公司内部文件需加“创立人姓名”，外发文件则不加;对内文件命名示意：北大医院VI工程总结2023.6.1-L

12、isa，对外文件命名示意：北大医院VI设计方案初稿2023.6.1; 第五条 公司外发的每类工程方案均有统一的文件模版，每次编写文档在模版中进展。格式不得任意变更。 第五节 电子邮件治理制度 第一条 公司内部治理制度、文件传送、日常联系采纳电子邮件方式，提倡无纸办公; 其次条 定期删除垃圾邮件，保存邮件到您的电脑上;(网管需要定期清理效劳器数据，所以建议您使用OUTLOOK等软件把邮件接收到本地电脑上); 第三条 发送电子邮件，发件人在主题和附言中应简洁明白写清内容，留下发件人的姓名、单位，使用附件时应加以提示;使用群发时留意称谓和内容的恰当得体; 第四条 邮件主题标准： 1.外发邮件主题由4

13、局部组成，客户名称+工程名称+邮件目的+“来自北京企业”;如：“吉林省中医院画册设计工程中文文字请确认-来自北京企业”; 2.内发邮件主题由2局部组成，邮件目的+发件人姓名;如：“赴吉林省中医院差旅报销申请Lisa”; 第五条 发送合同、报价等保密邮件时，发件人必需带签名模板，务必在个人签名模板之下增加保密条 款; 第六条 邮件签名标准模板示意如下 第七条 员工收到电子邮件后要在一个工作日内处理并回复，如遇到特别问题不能给发件人精确地答复，也必需告知对方已收到邮件，并尽快答复; 第八条 如员工姓名在“收件人”一栏，必需回复发件人;如员工姓名在“抄送人”一栏，不必肯定回复，可依据实际状况和信件内容酌情而定。