物业部档案管理标准作业程序.docx

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1、 物业部档案管理标准作业程序_物业经理人 物业部档案治理标准作业程序 一、目的 标准档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适用于物业部各类档案的治理。 三、职责 1、总经理审批档案的借阅申请及清单。 2、行政部经理监视档案治理的实施工作。 3、档案治理员负责档案的日常治理工作。 四、程序要点 1、档案的编号 (1)公司、物业部编号： 物业部 编号为：WY（英文缩写）。 (2)部门编号： 行政人事部 编号为：XZ； 财务部 编号为：CW； 效劳处 编号为：FW； 机电处 编号为：JD； 安全处 编号为：AQ； (3)年份编号：引用年份序号-2023、2023、2023。 (4)

2、档案挨次号：采纳阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003。 (5)档案编号举例： 物业部编号： - 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 物业部编号： - 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案的分类 (1)区分全宗，按物业治理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： 行政、人事类； 财务类； 公共事务类； 保洁类； 园林绿化类； 机电修理类； 经营类； 品质类。 (2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律动身，符合档案形成的实际状况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。依据物业治理的物性，我们采纳组织机构-问题分类法，如： 收文类 发文类

3、合同类 行政人事部 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 公共事务部 员工档案类 修理类 投诉类 回访类 有偿效劳与多种经营类 规划总结类 3、立卷与编制名目 (1)立卷：就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案治理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： 依据档案（或文件夹）的规格预备相应的档案标准贴纸； 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： -物业行政部、人事部收文：-XZ-收文； -物业财务部报表：-CW-报表

4、； -物业部效劳处业主档案： -FW-业主档案。 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 将需归档的 资料按其所属类别及入档时间先后挨次存放于相应档案盒（或文件夹内）。 (2)编制名目： 档案治理员在档案盒内首页位置预备活页档案名目； 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案名目（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等工程）中，以便查阅。 4、档案的保管期限 (1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (2)各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进展鉴

5、定及标注。 5、档案的保管 (1)档案保管的工作任务是： 便于查阅； 保证档案的安全； 防止档案的损坏； 实行修复技术，延长档案寿命。 (2)档案保管的责任部门： 财务部保管财务档案； 行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料； 品质部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案； 经营部保管分供方评审、物业租凭和多种经营资料； 物业部效劳处保管治理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿效劳多种经营记录及规划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案； 各职能部门除常常使用的局

6、部资料外，原则上不保管档案。 (3)档案的保管程序： 各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案治理员； 档案治理员将该治理资料登记在档案名目中，归入相应案卷并统一编号； 档案治理员定期将档案名目输入电脑，以便查询； 档案原则上保管原则件。 6、档案的密级 (1)档案的密级分为三级：绝密、机密、一般； 绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、治理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案； 机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、修理、回访记录、规划总结和其他属机密的档案； 一般档案包括：公司的

7、通知、通告等一般性文件。 7、档案的查阅权限 (1)总经理可查阅公司全部档案。 (2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。 (3)部门负责人可查阅该部门全部档案。 (4)其他人员依据审批查阅有关档案。 8、档案的查阅/借阅/复制 (1)查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 (2)档案治理员审核其查（借）阅资格： 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理； 权限外的，档案治理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续： 属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属治理处的档案，由治理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批

8、。 9、在档案归还日期前，档案治理员应催促借阅人将档案完好交还档案室。 10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；一般档案由部门负责人审批。 11、档案的销毁 (1)超过保管期限的档案，由档案治理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁规划及清单位，报行政部、人事部经理审核。 (2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。 (3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案治理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。 (4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 五、记录 1、档案名目 2、档案查阅/借阅/复制审批表 3、档案查阅/借阅/复制登记表 4、档案销毁清单 六、相关支持文件 1、文书治理标准作业程序 2、各部门有关标准作业程序/P