物业管理质量记录控制工作程序.docx

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1、 物业管理质量记录控制工作程序_物业经理人 物业治理质量记录掌握程序 1.0 目的 确保质量记录的完整、精确、清楚，为质量体系的有效运行和产品质量满意规定的要求并为实现可追溯性、证明作用以及实行订正措施供应客观证据。 2.0 范围 适用于物业治理公司全部与质量活动有关的质量记录掌握。 3.0 职责 3.1 总办负责本程序的归口治理。 3.2 各部门负责与该部门相关的质量记录的收集、归档、贮存及保管。 4.0 工作程序流程图 责任人/支持文件 质量记录 总办 总办 质量记录一览表 相关部门 相关部门 总办 相关部门 总办 过期记录处理登记表 质量体系文件更改申请表 5.0 掌握要求 5.1 质量

2、记录的标识和编目 5.1.1质量记录表格编码按文件掌握程序的编码规定执行； 5.1.2公司全部质量记录空白表格由总办文件治理员统一治理，并编制质量记录清单。质量记录清单应包括下述内容：序号、质量记录名称、记录编号、保管部门、归档时限和保存期限。 5.2 质量记录的填写 质量记录应填写清楚、正确、内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续。 5.3 质量记录的收集、归档、贮存及保管 5.3.1质量记录由最终送达部门（即保管部门）定期收集，按质量记录清单上相关的内容要求进展归档、保管。 5.3.2各部门在接收质量记录时，应检查质量记录工程填写是否齐全、有无签名，确保所收集的质量记录有效。 5.

3、3.3各部门应将质量记录保存在物业治理公司指定的文件柜中或其它相宜的地方，确保在保存期内不会丧失、损坏及变质。 5.3.4 总办文件治理员将质量记录清单发给每个部门一份，并负责检查各部门对质量记录的归档治理是否符合规定的要求，确保质量记录按时归档，并便利存取和检索。 5.4 质量记录的查阅、归档期限、保存期 5.4.1如因工作需要，需查阅存档的质量记录，应先填写质量记录查阅审批单，经主管领导批准，方可查阅。 5.4.2总办依据有关规定，确定每种质量记录的保存期限，并具体列入质量记录清单中。 5.5 质量记录表格的增加和更改 5.5.1依据物业治理公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格，或对已不能满意要求的质量记录表格予以更改。由使用部门提出增加、更改申请，填写文件更改申请表，按文件掌握程序中的有关规定实施更改。 5.5.2 总办文件治理员在收到增加或更改的质量记录表格后，应更改质量记录清单中的相应内容，并与更改后的质量记录表格一起发给各部门文件治理员，同时收回作废的质量记录清单。 5.6 质量记录的处理 对超过保存期限的质量记录，由各部门提出，并填写过期质量记录处理登记表，报物业总经理审批后，由相关部门销毁。 6.0 相关文件 6.1 文件掌握程序 7.0 质量记录 7.1 质量记录清单 7.2 过期质量记录处理登记表 7.3 文件更改申请表