会议管理技能培训.ppt

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1、会议管理技能培训 课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧一、会议的意义二、会议的目的和种类三、会议的效率与规范四、成功会议的决策大 纲（一）集思广益甲乙丙会议好 创意 新点子想法1想法2想法3一、会议的意义集思广益图一、会议的意义（二）增强组织性 组织或部门组织或部门会会 议议互为前提互为前提一、会议的意义一、会议的意义一、会议的意义（三）帮助群体沟通 开会绝大多数情况下都是一种群体沟通，会议这种方式是任何方式都无法代替的。这种方式最直接、直观、最符合人类原本的沟

2、通习惯。一、会议的意义 沟通 传达资讯 协调矛盾或监督员工 达成协议于解决问题 资源共享 头脑风暴，开发创意 激励士气二、会议的目的和种类（一）会议的目的 二、会议的目的和种类按人数按方式按目的1.团体会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.讲解政策、宣布人事安排会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议二、会议的目的和种类（二）会议的种类 二、会议的目的和种类（二）会议的种类 二、会议的目的和种类会议的三种致命伤会议的三种致命伤会议的三种致命伤会议的三种致命伤主持人的技能主持人的技能会会议议的地点的地点会会议议的准的准备

3、备工作工作三、会议的效率和规范三、会议的效率和规范（一）效率不高的原因 三、会议的效率和规范项项次次原因原因具体表具体表现现预预防措施防措施1时间时间即将午饭。每个人都饥肠咕咕，无心开会一般安排在每周二至周四上午或下午两点半之后2地点地点经理办公室。经常被打断，无法正常进行最好安排在封闭会议室，最好圆桌3对对象的象的选择选择必须出席的人未到，已来的是可有可无的参加者事先通知必须出席的人，出席人分为必须参加者，可旁听者和选择参加者4主持人技能主持人技能主持人缺乏影响力、说服力、被与会者牵着鼻子走选择有亲和力、影响力的人担任主持人5与会者技能与会者技能发言混乱，不知如何表意与会者一定要具有倾听能力

4、6准准备备工作工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效提前做好准备工作7开会原因、开会原因、目的和目的和结结果果在会议进行中发现不明确举行会议之前将开会的目的和结果通知所有的与会者三、会议的效率和规范三、会议的效率和规范（一）效率不高的原因 （二）高效会议的八大特征：只在必要时才召开事先已经好好筹划过拟订和分发好议程表遵守时间三、会议的效率和规范一切按计划执行请最有经验和有才能的人出席做出评论和归纳记录所有决定、建议和负责人三、会议的效率和规范（二）高效会议的八大特征：三、会议的效率和规范会议规范包含三个部分：1.时间安排的规范2.会议规范3.固定的会议流程规范（三）会议的规范三

5、、会议的效率和规范1.会议的时间安排规范8：009：00发言欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析9：0010：00 是和一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10：0012：00或13：0015：00适合集思广益。大家利用头脑风暴法，不断向出新点子，新方法。15：0017：00最好不安排会议（三）会议的规范三、会议的效率和规范2.会议规范：指大家达成共识的会议守责会议安排人负责协调大家的时间，已找出最适宜所有与会人参加的开会时间会议应有书面通知、议程表及相关资料准时开始和结束的前提。根据可以接受的方式制定对迟到者的惩罚措施，如唱歌、捐钱等鼓励发表不同意见会议结束当天或第

6、二天，与会者应拿到会议记录在刚刚结束完培训的一至三个月内，开会时请第三方监控，以保证质量，第三方可以由培训师或人力资源部担任（三）会议的规范三、会议的效率和规范3.固定会议流程规范一个中心：一个中心：指整个会议的议程两个基本点：两个基本点：会议的一头一尾结束会议结束会议结束会议结束会议：总结总结安排下次会议安排下次会议议程议程议程议程1 1 1 1：分享话题及目标分享话题及目标交换信息交换信息产生主意产生主意/作决定作决定/确认行动确认行动总结总结开始开始开始开始：欢迎欢迎会议会议 目的目的具体具体 时间时间 安排安排规章规章 制度制度跟踪：跟踪：跟踪：跟踪：备忘录备忘录跟踪计划跟踪计划（三）

7、会议的规范三、会议的效率和规范如何作开场白合理分配发言时间如何掌握议事进度达成决议圆满结束会议四、成功的会议策略如何作开场白简洁、系统，有明确宗旨的谈话。内容包括开会的目的、时间安排、议事方式、纪律规则等四、成功的会议策略四、成功的会议策略合理分配发言时间主持人发言时间应掌握20/80尽量保持每个人发言机会均等尽量形成一种互动的会议气氛四、成功的会议策略如何掌握议事进度语言方式：例：面对滔滔不绝的发言者非语言方式：眼神、手势达成决议：四、成功的会议策略（1）彼得.德鲁克决议法 用用“足够多足够多”的时间检视困难所在，并的时间检视困难所在，并使与会者达成共识使与会者达成共识 列举或图示各提案并开

8、始讨论之列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率估计各提案之获益率 聘雇有无采集更多参考资料的需要聘雇有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见征求反对意见 寻求个与会者对各提案的认同寻求个与会者对各提案的认同 对提案作适当的修正妥协对提案作适当的修正妥协 确认仪式结果确认仪式结果 组成或指定议案执行的监督单位组成或指定议案执行的监督单位如何掌握议事进度四、成功的会议策略权权威决策威决策（最高掌权者单方做出决定）（最高掌权者单方做出决定）少数服从多数决策少数服从多数决策（出（出现现与多数成与多数成员员同意提案同意提案时

9、时，以民，以民主原主原则为则为基基础础）共共识识决策决策（产产生于所有成生于所有成员员都不同程度地都不同程度地支持某支持某项项提提议议，每个，每个团队团队成成员员均有否决均有否决权权）无决无决议议决策决策（所有成（所有成员对员对某某项项决策完全决策完全赞赞同同时时）（2）四种群体决策如何掌握议事进度四、成功的会议策略（3）四种团队决策法团队决策之一：头脑风暴团队决策之一：头脑风暴 无拘无束地提意无拘无束地提意无拘无束地提意无拘无束地提意见见，追求数量，追求数量，追求数量，追求数量将点子将点子将点子将点子记记在大家看得在大家看得在大家看得在大家看得见见的地方的地方的地方的地方 供大家参考供大家参

10、考供大家参考供大家参考/启启启启发发鼓励鼓励鼓励鼓励结结合他人的想法提出新构思合他人的想法提出新构思合他人的想法提出新构思合他人的想法提出新构思与会者不分与会者不分与会者不分与会者不分职职位高低，平等位高低，平等位高低，平等位高低，平等议议事事事事不允不允不允不允许许在点子在点子在点子在点子汇汇集集集集阶阶段批段批段批段批评评或或或或反反反反驳别驳别人人人人如何掌握议事进度四、成功的会议策略团队决策之二：德尔非法团队决策之二：德尔非法专家群体决策法专家群体决策法特点：特点：让专家以匿名群众的身份参与问题地解决，靠专门的工作小让专家以匿名群众的身份参与问题地解决，靠专门的工作小组协调，通过信函交

11、流，避免面对面讨论带来的消极影响组协调，通过信函交流，避免面对面讨论带来的消极影响 具体步骤：具体步骤：由工作小组明确具体问题的内容，并涉及一系列问题解决的调查表由工作小组明确具体问题的内容，并涉及一系列问题解决的调查表将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密专家之间不沟通，相互保密处理这一轮征询意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况处理这一轮征询意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况（3）四种团队决策法如何掌握议事进度四、成功的会议策略团队决策之三：思想转化法团队决策之三：思想转化法

12、就是有意识的变换常规的思维方法，从不就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案。通常人们总是觉得例行做法索新的方案。通常人们总是觉得例行做法是唯一合理的方式，一旦换一个新的角度是唯一合理的方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意向不到的发明或发现。进行审视，就会有意向不到的发明或发现。这是突破思维模式进行决策方式这是突破思维模式进行决策方式（3）四种团队决策法如何掌握议事进度四、成功的会议策略团队决策之四：异地思想法团队决策之四：异地思想法特点：特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事务的让团队离开原来的工作环境，

13、摆脱日常事务的干扰，到另外一个地方去专门研究一些问题干扰，到另外一个地方去专门研究一些问题参与决策的人离开办公室，到一个新的环境中参与决策的人离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中的上下级界线去讨论，容易摆脱工作环境中的上下级界线及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，作出高及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，作出高水平的决策水平的决策（3）四种团队决策法如何掌握议事进度四、成功的会议策略要想要想要想要想圆满结圆满结束会束会束会束会议议，需要做到以下三点：，需要做到以下三点：，需要做到以下三点：，需要做到以下三点：预预留留留留5-75-75-75-7钟钟作作作作总结总结 确定工作分配妥当确定工作分配妥当确定工作分配妥当确定工作分配妥当 准准准准时结时结束会束会束会束会议议圆满结束会议四、成功的会议策略小结小结小结小结 会议的成功需要高明的策略，从会议的开始直至会议的结束，每一步都需掌握得恰到好处，只有这样才能让会议的高效变得万无一失!希望你每一次会议都硕果累累！