公司档案管理制度【优秀7篇】.docx

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1、公司档案管理制度【优秀7篇】公司档案管理制度 篇一 第一章总则 第一条为规范集团档案管理，特制订本工作细则。 第二条本工作细则适用于江苏xx实业集团有限公司档案工作人员。 第二章日常事务工作细则 第三条档案人员岗位职责 （一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。 （二）负责制订集团公司有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划。 （三）督促、检查和指导各分子公司档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。 （四）负责集团专兼职档案人员的业务培训和业务指导工作。 （五）负责接收、整理、分类、保管和统计集团公司的各类档案。 （六）负责档案

2、的开放利用工作，办理档案的借阅，对所保管档案的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。 （七）做好档案检索工具的编制工作，开展档案的编研工作。 （八）收集、整理保管反映公司各方面工作的报刊、杂志等资料，并提供利用。 （九）对档案室所藏已过保管期的档案负责组织鉴定，并提出处理意见。 （十)认真做好档案保管工作，对库房要做到八防(防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗），定期清扫、通风、更换防虫用品，延长档案寿命。 （十一）承办公司交办的其他工作。 第四条流程图 （一）接收流程: 材料齐全 缺少材料 1、执行标准 （1）应归档文件齐全完整； （2）应归档文件为原件； （3）及时登记； 2

3、、处理措施 （1）档案资料发生损毁时，由于档案员疏忽造成的，首次罚款50元，再次罚款100元，由交接人造成的等同档案员处罚。 （2）未能及时登记，扣除责任人绩效1-5分/次； （二）借阅流程 1、执行标准 （1）借阅登记； （2）保持文档完整； （3）遵守档案管理制度。 2、处理措施 （1）违反档案管理制度规定的，视具体情况扣除责任人绩效1-5分/次； （2）涉嫌泄密的，予以记过处理，并视情节轻重责任人扣除绩效奖金5-10分/次；触及国家法律法规的，按国家相关法律法规执行。 （3）由于借阅者疏忽造成的资料损毁，首次罚款50元，再次罚款100元。 （4）档案资料遗失者，遗失一般资料罚款200元/

4、次，遗失重要资料，追究当事人行政法律责任。 第三章附则 第五条档案管理考核办法 （一）为切实提高档案管理水平，结合档案工作目标的考核，对档案工作实行必要的奖惩考核； （二）档案达标工作作为全年工作目标之一，考核集团行政部档案室以及档案网络成员的工作； （三）集团各部门、分子公司、项目部必须把档案工作作为工作目标管理的主要内容，纳入全年目标，落实责任人； （四）档案工作结合全年工作进行全面综合的考核评比； （五）考核内容:各部门、分子公司、项目部的年度目标责任书中档案管理工作指标是否完成。 （六）考核由集团档案管理领导小组负责，对工作成绩突出者给予适当的表彰的奖励，对违反规定或工作不负责的人员视

5、情节轻重，将给予必要的教育或扣发目标管理奖。 第六条本工作细则解释权归行政部，监督执行权归总经办。 第七条本工作细则自颁布之日起正式执行。 公司档案管理制度 篇二 一、目的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表

6、、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案

7、袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司员工保密管理制度。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。 七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的。优点，及时更新、变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下： 1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档； 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管

8、理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。 八、人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，

9、借出的档案必须在2天内归还。 6、所有调阅档案，均需登记备案。 九、人事档案归属 1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。 公司档案管理制度 篇三 1、文件档案的管理: 1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。 1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。 1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统，

10、文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。 1.4档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。 1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。 1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。 2、电子文档的管理: 2.1收集、积累要求: 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

11、子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。 在无纸化计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不

12、可遗漏相关软件和各种数据。 用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩 方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 2.2收集、积累方法: 及时按照要求制作电子文件备份。 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 电子文件登记表应与电子文件的备份一同

13、保存。 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 2.3归档要求: 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

14、 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。 3、声像档案的管理: 3.1声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件（底片），重要资料要附文字说明。 3.2文字说明的编写要求: 基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。 应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。 照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。 3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。 3.4底片册、录音、录像

15、带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。 3.5原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。 公司档案管理制度 篇四 1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。 2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。 3、原始

16、人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。 4、查阅原始人事档案管理规定： （1）查阅员工原始人事档案前必须填写查阅员工人事档案申请单，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。 （2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。 （3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。 （4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。 （5）员工在本企业工作期间，如有些

17、情况需存入其原始人事档案中，需填写员工原始人事档案补充资料申请表，经主管领导审批后，由人资行政部办理。 5、员工业绩、培训档案： 员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。 （1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。 （2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。 （3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。 （4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定

18、记入员工的人事档案。 （5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。 公司档案管理制度 篇五 一、档案保密制度 1、严守党和国家有关保密的工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。 2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专(兼)职人员进行集中管理。 3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。 4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。 5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。 6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和

19、部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。 二、立卷归档制度 1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。 2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。 3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。 4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和

20、处分结果。 5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。 6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。 7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。 8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。 三、档案保管制度 1、档案库房需保持适宜温湿度，适

21、时通风降温。 2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。 3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。 5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。 6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。 四、档案查阅制度 1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档

22、需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的。作用。 2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。 3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。 4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。 5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。 6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完

23、好无损。 7、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。 8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。 9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。 五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度 1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。 2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。 3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。 4、档案专（兼)职人员因工

24、作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专(兼）职人员。 5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。 公司档案管理制度 篇六 第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和有关法律、法规，制定本规定。 第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条企业应遵守档案法，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

25、中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。 第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责： 贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本企业所属机构的档案工作。 第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。 第八条归档的文件材料应完整、

26、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。 第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。 第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会 有保存价值的档案的登记工作。 第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。 第

27、十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。 第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。 第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。 第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。 国有企业破产，破产淸算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。 第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。 第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材

28、料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。 第二十条本规定由国家档案局负责解释。 第二十一条本规定自xx年9月1日起实施。国营企业档案管理暂行规定同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。 公司档案管理制度 篇七 物业管理公司档案管理制度提要： 一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。 二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。 第一章、总则 档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人

29、负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。 第二章、档案分类 一、综合类 （一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等； （二）公司编文号的全部文件； （三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件； （四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复； （五）公司的各种请示报告及上级部门的批复； （六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件； （七）政府各级部门发送的文件； （八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大

30、问题的会议记录； （九）介绍信、信函存根、电报底稿； （十）公司档案的交接清册和销毁清册； （十一）各职能部门、综合类档案目录。 二、经营管理类 （一）各职能部门管理文件、重要资料目录； （二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况； （三）公司各部经济考核指标； （四）公司和业务部门对外签订的协议、合同； （五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。 三、财务类 （一）年度审计报告； （二）年初预算报告； （三）财务分析报告； （四）财务存档资料、文件目录。 四、人事类 （一）公司领导成员的任免申报及上级批复； （二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册 （三）职工奖惩情况记录； （四）职

31、工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料； （五）劳动工资报表（年报）； （六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料 五、行政类 （一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料； （二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）； （三）购买固定资产计划、资料。 六、工程类 接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。 备注：保管期限中：指XX年以上，指5XX年，指5年以下。 第三章、档案保管 一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲

32、、归档范围和保管期限的要求整理归档。 二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。 三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。 四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。 五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。 六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。 第四章、档案借阅 一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天

33、。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。 二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。 三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。 四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。 第五章、立卷归档 一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。 二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。 三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。 第六章、其他 一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。 二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。22