物业管理公司文件控制工作程序.docx

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1、 物业管理公司文件控制工作程序(13)_物业经理人 物业治理公司文件掌握程序（13） 1.0目的： 标准治理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效掌握。 2.0适用范围： 适用于本公司治理体系文件的掌握。 3.0职责 3.1综合事务部负责公司治理体系文件的掌握。 3.2各部门负责本部门治理体系文件的掌握。 3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的治理与掌握。 3.4综合事务部负责治理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。 4.0程序 4.1本公司文件分为以下四个层次： 第一层次质量手册 其次层次程序文件 第三层次作业指导书 第四层次质量记录表格、资料（

2、包括图纸、技术图样等）。 4.2文件的编制、审核与批准 4.2.1与治理体系有关的全部文件需按规定程序进展审批才能生效执行。 4.3受控文件的公布 4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写文件更改通知单提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。 4.3.2综合事务部对文件进展统一编号，详细方法见文件编号规章。 4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门连续修改。 4.3.4文件分“受控文件“和“非受控文件“两类。受控文件需加盖蓝色“受控文件“章，非

3、受控文件加盖红色“非受控文件“章，作废文件加盖红色“作废“章。没有治理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。 4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在文件发放回收记录签收。 4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增次。若质量治理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A、B、C递增。 4.4受控文件的回收及处理 4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面缘由方可发放新版。 4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。 4.5文件原件的治理 4.5.1新制文件发放完成后，综合

4、事务部将相应文件更改通知单、文件发放回收记录及文件原件配对后保存。 4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖“作废“章后，做相应处理。 4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经治理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥当保管，防止被误用或丧失、污损。 4.6受控文件在以下状况可以非受控方式公布，综合事务部不负责对其进展更新： 4.6.1因宣传等缘由，经治理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外公布。 4.6.2因培训等缘由，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部公布。 4.7文件

5、的评审 4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的相宜性、充分性、有效性。 4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。 4.8外来文件的掌握 4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。 4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业效劳及质量治理体系且公司预备采纳时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由治理者代表批准，列入外来文件名目。 4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖“作废“章后另行处理。 4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询、借阅或复制，复制

6、的外来文件登记并加盖“受控文件“章。 4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进展更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本状况，并准时猎取外来文件的最新版本。 4.9资料的掌握 4.9.1图纸、技术图样由治理处负责建档、编号，并准时到综合事务部盖“受控“章。 4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖“作废“章并收回存档。 4.10质量记录表格的掌握 4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。 4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及文件更改通知单报综合事务部。 5.0支持性工具 文件发放回收记录、文件更改通知单、受控文件名目、文件名目单 编制：审核：批准：日期：