采购管理及其付款循环.docx

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1、內部控制制度採購及付款循環文件管制等級：極機密機密 普通目 錄 頁次壹、流程圖1貳、作業程序8CP-201請購作業8CP-202供應商管理作業9CP-203採購作業10CP-204進口作業12CP-205驗收作業13CP-206付款作業15CP-207進貨退回及折讓作業17CP-208特採管制作業19叁、表單21CP-100採購及付款循環主流程圖CP-101請購作業流程圖簽准是否預算作業庶務用品原物料固定資產採購作業退回需求單位請購單請購單固定資產循環CP-102採購作業流程圖CP-103進口作業流程圖CP-104驗收作業流程圖CP-105付款作業流程圖CP-106進貨退回及折讓作業流程圖CP

2、-106進貨退回及折讓作業流程圖一、作業程序：CP-201請購作業1.一般原物料及商品請購：資材部或需求單位依客戶訂單、庫存狀況、交貨進度或研發等政策性需求填寫請購單，經權責主管審核後，作為採購原物料或商品之依據。2.緊急請購時，請購單位應先行口頭報請權責主管核准，並請採購單位先行詢、比、議價後，由請購單位填寫請購單，並加註”急件”字樣，經權責主管核准後，按採購程序優先辦理。緊急請購完成後，仍應補齊未完成之書面文件資料或流程。3.庶務用品請購：由需求單位填寫請購單，經權責主管簽核後，送請採購單位進行採購作業。4.固定資產之請購，依CF固定資產循環之規定辦理。5.各單位提出請購需求時，必須考慮採

3、購之前置時間，以免無法及時採購影響正常作業。6.國外請購應考慮國外供應商提供貨品之前置時間，以免延誤生產作業及交貨期限。 7.各項請購作業應依核決權限表之規定進行。二、控制重點：1.各項請購資料是否確實審查。2.各項請購是否經權責主管核准。3.資材部或需求單位是否依訂單、庫存狀況或研發進度開立請購單。5.緊急請購原因之說明是否合理，其次數是否頻繁。三、作業依據： 1.核決權限表四、使用表單：1.請購單一、作業程序：CP-202供應商管理作業1.擬新增之供應商應由採購人員填寫廠商資料卡，並通知評鑑小組拜訪廠商，由評鑑小組建立供應商評鑑表，經遴選合格者才能成為合格供應商。2.原有之供應商須定期進行

4、評鑑，採購單位應填具供應商評鑑表，並由評鑑小組依規定執行評鑑作業；評鑑方式、內容與時間應依資材核決權限補充細則之規定辦理。二、控制重點：1.採購單位是否對新增供應商，建立供應商基本資料，並依規定進行評鑑作業。2.是否定期檢視供應商交貨品質與交貨日期。評鑑不佳之廠商是否有後續處理措施。三、作業依據： 1.資材核決權限補充細則四、使用表單：1.廠商資料卡2.供應商評鑑表一、作業程序：CP-203採購作業1.一般原物料及商品採購作業：(1)採購單位為穩定購料品質並確保貨源，應依供應商管理程序對供應商進行評鑑。(2) 採購單位應將供應商分為四級：A級為BOM內所有的材料供應商；B級為非BOM內輔助生產

5、用料供應商；C級為固定資產類、維修類、工程類供應商；D級為大賣場、藥店、五金行等。(3)採購單位接獲核准之請購單後，依（2）之分類選擇適合之供應商，如需詢、比、議價，應將結果記錄於採購單，呈權責主管核准後，向供應商發出訂單。(4)對於獨家製造、代理或因品質要求必須指定某廠商時，採購單位應注意訂購時點，並嚴加控管交期，以免延誤生產。(5)供應商收到採購單後，採購單位應等供應商簽回採購單或以傳真、E-mail等方式確認收到訂單後，方能確定完成訂購。(6)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。(7)請購作業之撤銷或變更，由請購單位填寫

6、請購變更單通知採購單位，並將其撤銷或變更之原因、事項記錄於請購變更單，經權責主管核准後始得辦理變更事宜。如採購單已發出，則由採購單位與廠商進行溝通協調。(8)採購單位應每月覆核所有請購單是否均被執行。2.庶務用品採購：(1)庶務用品因單價低、種類繁雜，且多為固定之配合廠商。仍須不定期進行詢、比、議價，並將結果填寫於採購單上，經權責主管核准後始得進行採購作業。(2)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。(3)請購作業之撤銷或變更，同一般原物料及商品採購作業。CP-203採購作業二、控制重點：1.採購單位是否依已核准之採購單進行採購

7、。2.採購單是否請供應商簽回，以確定完成訂購。3.供應商記錄是否有隨時更新。4.是否適當執行詢、比、議價。5.報價差異過大時是否徵詢請購單位之意見。6.相關單據是否連續編號，並經權責主管確實簽核。7.採購單位是否依採購單之交貨進度控制追蹤，如有到期未交，是否及時向廠商催交。8.採購單位是否每月覆核請購單之執行狀況。三、使用表單：1.請購單2.採購單3.請購變更單4.採購變更單 一、作業程序：CP-204進口作業1.採購單位下採購訂單予供應商，船務人員安排貨物進口相關事宜：(1)採購條件為FOB應辦理投保事宜。(2)貨物裝船後，供應商會通知採購人員起岸日期及預計到達日期，由採購單位通知船務人員安

8、排進口相關事宜。2.報關作業：(1)船務人員備妥以下報關文件進行報關作業：A.InvoicePacking ListB.提單3.提貨作業：(1)報關行應告知貨運公司提貨時間及預估到廠時間。(2)船務人員應隨時掌握進度，並將到貨之相關訊息通知採購人員及倉管單位，據以辦理點收貨物相關事宜。二、控制重點：1.採購單位是否跟催供應商交貨日期，並通知船務人員安排辦理進口相關事宜。2.船務單位是否及時辦理報關作業。3.船務單位是否隨時跟催物料進度，並及時通知相關部門。三、使用表單：1.INVOICEPACKING LIST2.提單CP-205驗收作業一、作業程序：CP-205驗收作業(一)一般原物料與商品

9、之驗收：(1)採購單位依採購單之交貨時間跟催供應商交貨時程。(2)倉管單位於到貨時依據採購單核對廠商送貨單上之品名及數量，並填寫進貨單 。(3)倉管人員於到貨後，連同進貨單轉至品保部進行檢驗。(4)品保部應依檢驗規範辦理進料檢驗作業，填寫進料檢驗單，再交由倉管單位，依據品保部判定允收之數量辦理入庫。(5)多角貿易之商品驗收參照銷售及收款循環CS-205交貨作業。(二)一般庶務用品之驗收：1.由倉管單位進行驗收，檢驗不合格時應將物品退回，並請廠商重新送交所訂購物品，直至驗收完成。 2.倉管單位應核對採購單及廠商送貨單、發票是否相符。二、控制重點：1.供應商是否於預定日期交貨，有無延誤供貨之情況。

10、2.進料檢驗單內容與採購單及發票內容是否相符。3.進料檢驗單是否連續編號並經相關單位人員簽核。4.各項檢驗程序，是否於期限內完成。5.品保部是否依檢驗規範辦理進料檢驗。6.屬國外採購之材料，若數量不符或有損壞等情事，採購人員是否及時通知國外供應商查明原因。責任歸屬為供應商時，是否要求供應商補足損壞或不足之數量，或由財務部辦理扣款。三、使用表單：1.採購單2.進貨單3.進料檢驗單CP-206付款作業一、作業程序：(一)國內採購付款：1.採購單位於貨品驗收後，應彙整有關之採購單、發票、進料檢驗單、進貨單等單據，並填具應付憑單轉送財務部核對無誤後編製傳票，經權責主管核准後始得由出納辦理付款作業。2.

11、財務部應核對採購單位之應付憑單、進貨單、採購單、發票、進料檢驗單上之品名、數量、單價是否相符，並覆核所有單據是否經權責主管簽核。3.貨款之支付，除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付，其付款日或票期依約定之交易條件辦理。4.應付票據之開立應書明抬頭、劃線及禁止背書轉讓，由供應商前來公司領取或以回郵掛號方式郵寄給供應商，並要求對方於收到票據後將支票收訖回執聯蓋章傳真或寄回。5.空白支票應由財務部指派專人保管，並由主管不定期進行抽查或盤點6.財務部應每月核對總帳與明細帳是否相符。7.金額人民幣貳仟元以下之零星採購，考量請款作業之方便，可以零用金方式支付，其相關作業應

12、依零用金作業程序之規定進行。(二)國外採購付款：1.船務人員接獲採購單、Proforma Invoice（或輸入許可證）後，應通知採購單位填寫應付憑單，以進行貨款某個百分比結滙請款，並附上相關單據呈請權責主管核准後，轉送財務部。2.財務部接獲請款資料審核無誤後，應即編製傳票，並呈請權責主管核准後，始得由出納人員開立票據或至銀行進行電匯、開狀等業務。3.出納人員依程序完成開立票據或開狀作業後，應將相關單據歸檔備查4.銀行通知贖單時，船務人員應持銀行寄來之到單通知，進行貨款某個百分比之贖單作業或融資作業，並填寫印鑑使用申請單呈請權責主管核准，交由財務部編製傳票後，始得由出納人員辦理開立票據或至銀行

13、還款、改貸。5.各項報關費用（關稅、運費、裝卸費等），由船務人員檢附各項資料，並填寫零用金申請單辦理請款。CP-206付款作業二、控制重點：1.採購單位是否於辦妥驗收作業後，即備齊各項單據申請付款。2.請款時，各項單據是否檢具齊全，並經權責主管核准。3.是否除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付。4.出納人員是否追蹤支票收訖回執聯之收回。5.財務部是否定期覆核應付帳款明細之沖銷。6.國外採購之付款，是否適時提出申請。三、作業依據： 1.零用金作業程序四、使用表單：1.零用金申請單2.採購單3.進料檢驗單4.進貨單6.應付憑單7.印鑑使用申請單一、作業程序：CP-

14、207進貨退回及折讓作業作業1.品保部進行進料檢驗發現有品質不合格時，應於進料檢驗單載明，且填寫允收數量與不合格數量，再交予倉管單位點收數量，並開立品質異常處理單會簽相關單位。2.採購單位被告知原物料經檢驗不合格時，應填寫退貨單，並及時通知供應商請其運回。不合格品數量請供應商儘速補貨或即時辦理扣款相關事宜。3.交貨發生短缺時，由採購單位以傳真或E-mail，通知供應商儘快補足；超交部份應拒收並退回。4.廠商發票如已開立，須辦理退貨或金額折讓時，採購單位應請財務部填寫營業人銷貨退回、進貨退出或折讓證明單或Debit Note，經權責主管核准後始得辦理。5.廠商逾期未交貨應儘速連絡催交，採購時訂有

15、合約者，則依採購合約規定辦理。6.對於廠商不履行合約之採購案件，採購單位應會同財務部核算廠商不履行合約對公司造成之損失，向廠商求償，並追究相關人員責任。7.採購人員應將供應廠商履行合約情形，載入供應商基本資料檔，並做成備忘記錄，俾作為下次採購之參考。二、控制重點：1.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期是否以替換補送到達日期為準。 2.各項違約是否依約定（合約）之規定處理。3.預定交貨日期前，採購人員是否與供應商區確認能否如期交貨。4.經決定退回之原物料或貨品，採購人員是否通知財務部辦理扣款或進行換貨。5.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，是否於約定之期限內補足。CP-207進貨退回及

16、折讓作業作業三、使用表單：1.進料檢驗單2.品質異常處理單3.退貨單4.進貨退出貨折讓證明單一、作業程序：CP-208特採管制作業1.特採申請：(1)由使用單位或檢驗單位提出申請，並填寫品質異常處理單載明建議特採理由。(2)申請特採須填入下列資料：申請日期、品名、編號、料號/規格、數量、瑕疵狀況、申請理由等。(3)特採申請時機：A.進料被品保部判退，但生產單位急需材料或在停線中。B.製程中發生重大品質異常，但產品可轉賣時。C.成品被判退，但顧客急需產品或顧客所能接受亦或可轉賣，且不足以危害公司信譽時。D.顧客抱怨退貨，產品可轉賣或可重工時。(4)特採之限制：A.對於安全及重要功能有影響者。B.

17、有售後顧客抱怨之疑慮者。C.同一狀況發生多次者。2.特採審核及裁示：(1)特採申請提出後，應由製造部、品保部、業務部、生管單位共同於品質異常處理單註明相關意見並簽名。(2)特採完成審核後，正本由品保部留存，並依需要轉送分發至有關單位參考。3.准予特採之處理：(1)選別或整修後，必須由品保部加以檢查，並作成書面記錄。(2)選別之不合格品或檢驗不合格時依”進料管制程序”辦理。二、控制重點：1.特採之發生，是否確實為因應特殊需求，不得不採行之方法。2.特採核准程序是否依規定辦理。3.凡屬特採之物品，有無確實註記，並依規定建檔、保存與管理。CP-208特採管制作業三、使用表單：1.品質異常處理單CP-300表單CP-301 請購單CP-302 廠商資料卡CP-303 供應商評鑑表CP-304 採購單CP-305 請購變更單CP-306 採購變更單CP-307 進貨單CP-308 進料檢驗單CP-309 應付憑單CP-310 印鑑使用申請單CP-311 零用金申請單CP-312 品質異常處理單CP-313 退貨單CP-314 進貨退出及折讓證明單