组织流程设计与优化方法分享.pptx
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1、流程设计与优化分享流程设计与优化分享陈义佳陈义佳Allan chenAllan chen2流程设计过程 1 1 流程目标流程目标确定确定 6 6 流程实施流程实施 推行推行 3 3 流程主体流程主体 设计设计 5 5 流程流程 配套设计配套设计 2 2 流程流程SIPOCSIPOC 确定确定 4 4 流程描述流程描述 及规范及规范3流程主体设计-跨职能流程设计 阶阶 段段角角 色色 阶阶 段段N NY Y对应角色在对应阶对应角色在对应阶段所完成的活动段所完成的活动每个流程都是由不同的阶每个流程都是由不同的阶段组成,阶段可对应到段组成,阶段可对应到high level processhigh l
2、evel process中中流程的参与角色流程的参与角色明确流程的阶段、参与角色及其对应活动活动之间的时间顺活动之间的时间顺序和逻辑关系序和逻辑关系4流程的参与角色参与角色可以是外部的顾客、供应商、合作单位等参与角色尽量明确到岗位,不建议是部门,更不能是个人炒菜炒菜陈师傅陈师傅厨师厨师食客食客厨房厨房问:同一岗位在一个流程中可以承担不同的角问:同一岗位在一个流程中可以承担不同的角色么,在不同流程中呢?色么,在不同流程中呢?5饭店服务流程的参与角色及其职责楼面服务员楼面服务员传菜服务员传菜服务员厨房砧板厨房砧板厨师厨师厨房小工厨房小工炒菜炒菜经理经理总体管理,监视厨房处理速度及饭菜质量总体管理,
3、监视厨房处理速度及饭菜质量部长部长巡台及处理投诉、下单巡台及处理投诉、下单领班领班巡台及处理投诉、下单、接待、传菜巡台及处理投诉、下单、接待、传菜楼面楼面传菜部传菜部厨房厨房管理管理部门部门角色角色业务职责业务职责接待、下单、传菜接待、下单、传菜传单、传菜传单、传菜配菜、分菜配菜、分菜炒菜传出炒菜传出6流程中的活动是参与角色在流程中所承担的完整的价值活动,而不是一些活动动作的分解活动之间有时间顺序:串行(先后发生)、并行(同时进行)活动之间有逻辑关系:“OR”、“AND”、“XOR”炒菜炒菜放佐料放佐料7饭店服务流程的活动安排楼面服务员楼面服务员传菜服务员传菜服务员厨房砧板厨房砧板厨师厨师厨房
4、小工厨房小工接待接待 点菜点菜 传单传单 炒菜炒菜 传菜传菜 带位带位上茶上茶下单下单上例汤上例汤传单传单配菜配菜分菜分菜炒菜炒菜传出传出传菜传菜传菜传菜经理经理监视厨房处理速度及饭菜质量监视厨房处理速度及饭菜质量部长部长下单下单下单下单巡台及处理投诉巡台及处理投诉领班领班帮忙倒茶帮忙倒茶下单下单帮忙传菜帮忙传菜巡台及处理投诉巡台及处理投诉8与客户的接触点流程中与客户的接触点必须明确,同时尽量减少与客户的多点接触9流程的关键活动:KSF和KCP对流程的关键成功因素KSF和关键控制点KCP需要重点考虑和设计:KSF对流程运作成功起关键作用的设计、生产活动(采用什么方式可以更好完成?)KCP对流程
5、运作过程中的风险控制起关键作用的评审、检查点费用审批流程有哪些关键控制点?由谁来控制?费用是否真的发生、报销理由是否真实员工主管费用是否超出预算员工主管、更高层领导报销单据填写是否合规财务10增值活动与非增值活动增值(VA):为客户所需的产品和服务提供了直接价值的活动(如果他们知道这类工作,愿意为它付钱)为服务和产品增添了令人期待的新功能和特征使得产品和服务更具竞争优势(价格降低、交付更快、缺陷更少)非增值(NVA):在客户看来是不增值的工作,他们不愿为之付钱如返工、延迟、等待、停工、差错业务非增值(BNVA):客户不愿意付钱的活动,但是由于一些原因,这些活动又是必要的如因运输能力不够导致的存
6、储为消除法律风险所做的审批11如何设计减少流程中的非增值活动(一)变行政驱动为事件或时间驱动,减少延迟和等待客户经理IT托管部经理派任务单动力保障经理动力保障工程师安排工作派任务单执行任务单派任务单任务单IT托管工程师执行任务单任务单目前处理模式目前处理模式交付负责人IT托管工程师下发工作任务单动力保障工程师网络工程师执行工作任务单执行工作任务单执行工作任务单I工作任务单拟制项目进度计划未来处理模式未来处理模式12如何设计减少流程中的非增值活动(二)通过充分授权、审批规则透明化、并行审批或会签、改审批为知会或批注等方式,减少或加快流程中的审批活动13审批方式区别应用并行审批:几个审批者针对不同
7、的方面同时进行审批,他们审批的内容不同,但提交他们进行审批是同时的会签:几个审批者针对一个方面进行审批,他们审批的内容相同,提交他们审批也是同时的,采用一票通过或一票否决等方式决定是否通过知会:以邮件方式等方式将审批结果通知到需要知会的人员批注:可以在流程中提出一些意见和想法,但不影响流程的流向14活动的并行设计不影响过程必要的逻辑顺序和规律充分细分活动,找出活动之间的逻辑关系将可以并行交叉的部分尽量并行交叉进行公司领导研发部市场部提出开发建议审批组织产品开发准备销售策略和资料公司领导研发部市场部提出开发建议审批产品定位确定准备销售策略和资料产品设计产品制造15流程设计过程 1 1 流程目标流
8、程目标确定确定 6 6 流程实施流程实施 推行推行 3 3 流程主体流程主体 设计设计 5 5 流程流程 配套设计配套设计 2 2 流程流程SIPOCSIPOC 确定确定 4 4 流程描述流程描述 及规范及规范16结构化的流程文档17流程图符号体系*部门部门*岗位岗位N Nandor联接流程联接流程参与流程的部门和岗位参与流程的部门和岗位流程的阶段流程的阶段事件事件/状态,流程开始状态,流程开始可选择的活动,三位数可选择的活动,三位数顺序表示活动序号顺序表示活动序号连接活动之间的流转线连接活动之间的流转线连接活动与信息之间的数据线连接活动与信息之间的数据线表单表单/文档文档/报表等信息报表等信
9、息对某一内容的批注对某一内容的批注决策决策/判断判断判断:是判断:是判断:否判断:否与:两个或多个都一定发生与:两个或多个都一定发生关键控制点关键控制点流程结束流程结束联接流程联接流程流程中必须执行的活动,流程中必须执行的活动,三位数顺序表示活动序号三位数顺序表示活动序号xor异或:一个或另一个,但异或:一个或另一个,但不是全部发生不是全部发生001001001001循环表示方法循环表示方法2 2001001Y YR循环表示方法循环表示方法1_1_纵向、横向纵向、横向R或:一个或另一个,或者或:一个或另一个,或者两者都可能发生两者都可能发生18活动的返回或循环19流程图实例20流程设计过程 1
10、 1 流程目标流程目标确定确定 6 6 流程实施流程实施 推行推行 3 3 流程主体流程主体 设计设计 5 5 流程流程 配套设计配套设计 2 2 流程流程SIPOCSIPOC 确定确定 4 4 流程描述流程描述 及规范及规范21流程配套设计IT系统设计与建设思考流程是否应该引入电子流来支撑其运作思考流程与IT系统如何配合进行设计,如何利用IT对流程进行改进和优化22何时引入电子流?从涉及到的人员、流程执行时的工作量等方面来看,流程必须以电子流方式运行(例:绩效考核电子流)能够线下的流程经过一段时间的稳定运行,考虑以电子流方式加快流程运行的效率,同时方便提取数据进行分析(例:公文发布电子流)华
11、为的流程建设经验:先僵化,再固化,后优化华为的流程建设经验:先僵化,再固化,后优化23流程与IT系统的配合设计IT设计不应简单地复制线下流程,需结合考虑如何利用IT对流程进行进一步的优化供应商供应商采购部采购部仓库仓库应付账款应付账款部门部门采购部采购部供应商供应商仓库仓库应付账款应付账款门门24流程设计的关键成功因素以客户导向确定工作目标从业务整体而非从部门、岗位职责出发考虑问题深入细节的了解与沟通通过图表、数据等方式将管理可视化25流程设计过程中通常采用的方法标杆借鉴业务访谈Workshop讨论26目录流程和流程管理流程设计流程优化流程优化流程实施推动27待优化流程的来源客户服务调查的结果
12、市场部门收集的问题内外部客户的投诉绩效目标的要求员工的优化建议管理层的决策28绩效低下的问题流程对公司/部门绩效目标影响大优化准备度的考虑 优化流程的选取重要性重要性流程绩效流程绩效首选首选改善改善流程流程继续继续发扬发扬保持保持暂不暂不考虑考虑29流程优化的步骤确定确定目标目标组建组建团队团队 流程流程 分析分析 优化优化 流程流程 实施实施选择流程控制 了解了解 流程流程 现状现状阶段可重叠,可以有回路30确定流程优化目标的考虑因素客户研究客户研究/调查调查客户的需求客户的需求管理层的期望管理层的期望项目目标项目目标当前的问题当前的问题与管理层的沟通与管理层的沟通流程参与者的反馈流程参与者
13、的反馈31流程优化的目标确定32流程优化的目标确定pSpecificpMeasurablepAttainablepRelevantpTime-based 哪些是SMART目标?在XX年底,建立完善的人才发展体系和流程在三个月内建立客户服务中心,将客户的投诉数量减少30%改善项目管理流程,到今年底将项目按期完成率提高到90%33项目发起人 项目经理PMO规划:业务领域主管业务领域主管目标确定、资源支持目标确定、资源支持进度监控、结果评审进度监控、结果评审对改进结果负责对改进结果负责项目计划与控制,保证项目进度项目计划与控制,保证项目进度促进团队合作、内外部沟通协调促进团队合作、内外部沟通协调流程
14、参与岗位代表流程参与岗位代表内外部流程顾问内外部流程顾问按职责和项目计划按职责和项目计划完成工作完成工作将项目进展向本部将项目进展向本部门相关人沟通门相关人沟通采购中心:采购中心:财务部财务部:运营支持系统运营支持系统:流程优化项目团队的组建举例:采购流程优化项目34流程优化项目宪章我们为什么要做?我们为什么要做?与哪些公司与哪些公司/部门目标相关部门目标相关?(业务背景和优化目的)Business CaseGoal StatementProject scope我们的改善目的和目标是什么我们的改善目的和目标是什么?(成功的基准)如何如何分步开展工作分步开展工作?何时开始与结束何时开始与结束?(
15、任务)需要哪些成员需要哪些成员?他们他们的的责任范围是责任范围是?(谁负责什么?)Project planTeam members以哪些以哪些ProcessProcess为对象为对象?流程的起点和终点流程的起点和终点?(界限)35流程调研 收集资料,了解总体情况 总结调研资料修正流程图/了解流程现状初步绘制流程图 流程访谈与问卷调查36了解流程现状CIOManager AManager BManager CManager DPC/外围设备Help Desk应用系统组网络组QualityOA系统数据中心服务管理需求分配用户确认方案实施初步分析用户确认收到需求37流程调研需求分配用户确认方案实施初
16、步分析用户确认收到需求流程穿越测试(process walkthrough)角色角色2角色角色3角色角色4角色角色5角色角色1流程观察38流程访谈p信息的类别信息的类别用户目前的使用环境?过去所遇到过的问题?期望的状况是怎么样的?改进的建议p访谈中的技巧访谈中的技巧提问尽可能短开放式问题从简单问题、事实性的问题入手适当的追问,要求对方举例简洁复述访谈人的发言39问卷调查收集客户的意见以确定问题,了解客户的期望。设计调查问卷抽样统计分析总结结论问卷设计的方法 否决法或真伪法 顺序排列法 多种选择法程度深浅法40案例:当当网的当当网的服务调查1.您对当当网的页面访问速度感到您对当当网的页面访问速度
17、感到_2.您对当当网图书搜索工具的便捷性感到您对当当网图书搜索工具的便捷性感到_3.您对当当网的图书信息描述感到您对当当网的图书信息描述感到_4.您对当当网的图书种类和数量感到您对当当网的图书种类和数量感到_5.您对当当网的图书质量感到您对当当网的图书质量感到_6.您对当当网的付款方式的安全性和便利性感到您对当当网的付款方式的安全性和便利性感到_7.您对当当网的运费制度感到您对当当网的运费制度感到_8.您对当当网配送的及时性感到您对当当网配送的及时性感到_9.您对送达时的商品完好情况感到您对送达时的商品完好情况感到_10.您对当当网的新书推出速度感到您对当当网的新书推出速度感到_11.您对当当
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