物资编码方法概论.pptx

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1、物资编码方法物资编码方法内容大内容大纲一丶物一丶物资编码的意的意义二丶物二丶物资编码存在的主要存在的主要问题三丶常用物三丶常用物资编码的原的原则四丶四丶电算化物算化物资编码的原的原则五丶物五丶物资编码方法方法六丶物六丶物资编码操作步操作步骤一丶物一丶物资编码的意的意义物物资编码是以是以简短的数字丶文字或符号来短的数字丶文字或符号来代表物料丶品名丶代表物料丶品名丶规格或属性及其他有关事格或属性及其他有关事顼的一种管理工具。的一种管理工具。在物料极在物料极为单纯丶品种极少的企丶品种极少的企业或或许没没有物有物资编码都不要都不要紧，但在物，但在物资多到数百种多到数百种或上千丶上万种以上的企或上千丶上

2、万种以上的企业，物，物资编码就就显格外重要了。格外重要了。为了提高物了提高物资管理管理质量和管理效率，藉著量和管理效率，藉著对物物资进行分行分类编码，使物，使物资传递迅速丶意迅速丶意见沟通容易，沟通容易，资料一目了然且不会漏料一目了然且不会漏记。有利于提供正确的物有利于提供正确的物资资料料由于物由于物资要要经过请购丶丶订购丶丶验收丶入收丶入库丶丶领发丶退丶退库丶丶记录等多个等多个环节，再加之种，再加之种类繁繁多，容易造成一物多名或物名多，容易造成一物多名或物名错乱的乱的现象，造象，造成采成采购丶丶验收丶收丶领发和和记录不便。不便。对物物资统一一编码后，每一种物后，每一种物资对应一种一种编码，即

3、任何一种物，即任何一种物资无无论名称如何称呼，名称如何称呼，编码只有一种；同只有一种；同时也能克服由于手工作也能克服由于手工作业而造成而造成的物的物资漏漏记现象。象。有利于有利于计算机管理算机管理有了良好的物有了良好的物资编码，再配合，再配合计算机的使用，算机的使用，对物物资进行行记录丶丶统计丶核算等能大大提高工丶核算等能大大提高工作效率，作效率，这样才能有更多的才能有更多的时间让物物资管理人管理人员在物在物资数量和数量和现场整理方面下功夫，使物整理方面下功夫，使物资数量更加准确；如果不使用数量更加准确；如果不使用计算机管理，靠手算机管理，靠手工工对物物资进行行记录丶丶统计丶核算，会做丶核算，

4、会做许多重多重复工作，同复工作，同时也会占据物也会占据物资管理人管理人员大部分工大部分工作作时间，这样会使物会使物资管理人管理人员没有没有时间决决对物物资的数量和的数量和现场进行更好的管理。行更好的管理。有利于防止物有利于防止物资舞弊事件舞弊事件发生生物物资统一一编码，并采用，并采用计算机管理后，算机管理后，对物物资管理流程就必管理流程就必须作出作出严格的控制，即格的控制，即规定原定原始始单据的填制丶据的填制丶审核，核，计算机算机资料的料的记录丶丶审核和修改，核和修改，应分分别由不同人由不同人员按按规定的程序定的程序进行管理。行管理。这样经过严格的程序控制后，可以减少舞弊格的程序控制后，可以减

5、少舞弊事件的事件的发生。生。有利于有利于压缩物物资的品种丶的品种丶规格格在在对物物资进行行编码时，可以，可以对某些性能相近某些性能相近或相同的物或相同的物资进行必要的行必要的统一丶合并和一丶合并和简化，化，合理合理压缩物物资的品种丶的品种丶规格，用尽可能少的品格，用尽可能少的品种丶种丶规格在保格在保证产品品质量的前提下量的前提下满足生足生产各各种不同的需要，以达到种不同的需要，以达到节约物物资丶避免浪丶避免浪费丶丶提高提高经济效益的目的。效益的目的。二丶物二丶物资编码存在的主要存在的主要问题有无正确的有无正确的编码原原则有无有无统一的一的编码管理管理子母公司子母公司编码统一否一否有无正确的有无

6、正确的编码原原则有无正确的有无正确的编码原原则，是企，是企业能否成功能否成功编码的关的关键。有于缺乏正确的有于缺乏正确的编码原原则，许多企多企业的物的物资编码存在存在许多不合理之多不合理之处或或编码工作半途而工作半途而废。有无有无统一的一的编码管理管理有无有无统一的一的编码管理，是企管理，是企业能否科学合理能否科学合理编码的重要因素。的重要因素。因缺乏物因缺乏物资编码的的统一管理，各部一管理，各部门均按各均按各自的需要在自的需要在编码，由于各自的思，由于各自的思维方式不一方式不一样，致使，致使编出的出的编码错误丶重复丶重复较多。多。久而久之，位整套久而久之，位整套编码破洞百出。破洞百出。子母公

7、司子母公司编码统一否一否子丶母公司子丶母公司编码原原则不不统一，是整个企一，是整个企业编码不不统一的原因所在。一的原因所在。由于在由于在编码时，未考，未考虑子丶母公司使用同一子丶母公司使用同一套套编码手册，因而造成子丶母公司按各自的手册，因而造成子丶母公司按各自的编码原原则编码，致使同一种物，致使同一种物资在子丶母公在子丶母公司出司出现不同的不同的编码。这样不便于子丶母公司之不便于子丶母公司之间的物的物资调度作度作业。三丶常三丶常见物物资编码的原的原则唯一性原则唯一性原则分类性原则分类性原则扩展性原则扩展性原则简单性原则简单性原则完整性原则完整性原则一贯性原则一贯性原则永久性原则永久性原则易记

8、性原则易记性原则唯一性原唯一性原则物物资编码的的单一性是指一个物一性是指一个物资编码只能代只能代表一种物表一种物资，同一种物，同一种物资只能找到一个物只能找到一个物资编码，而，而绝无一个物无一个物资有数个物有数个物资编码，或，或一个物一个物资编码有数有数项物物资，一般地，只要物，一般地，只要物资的物理或化学性的物理或化学性质有有变化、只要物化、只要物资要在要在仓库中存中存储、就必、就必须为其指定一个其指定一个编码。分分类性原性原则对于种于种类繁多的物繁多的物资必必须按一定的按一定的标准分成准分成不同的不同的类别，使同一，使同一类物物资在某一方面具有在某一方面具有相同或相近的性相同或相近的性质，

9、这样便于管理或便于管理或查询。扩展性原展性原则对现有物有物资分分类时，还必必须对未来可能出未来可能出现的物的物资进行考行考虑，有必要在，有必要在现有分有分类的基的基础上留有足上留有足够的空位，便于未来穿插新增物的空位，便于未来穿插新增物资。简单性原性原则物物资编码的目的在于将物的目的在于将物资种种类化繁化繁为简，便于管理。便于管理。但不是越但不是越简单越好，而是在分越好，而是在分类和和扩展的原展的原则下越下越简单越好。越好。完整性原完整性原则编码时，必，必须对现有的所有物有的所有物资都都进行分行分类和和编码，不能，不能遗漏。漏。一一贯性原性原则在在进行行编码时，所采用的方法要一直使用下，所采用

10、的方法要一直使用下去，中途不得更改。去，中途不得更改。永久性原永久性原则编码具有永久性，无具有永久性，无论材料是否已材料是否已报废，此，此编码保留，而不建保留，而不建议另做他用。另做他用。易易记性原性原则编码时，最好采用一些通常使用的丶方便，最好采用一些通常使用的丶方便记忆的丶富有某一特定意的丶富有某一特定意义的数字或数字的数字或数字组合合或符号，或符号，这样便于便于记忆。四丶四丶电算化物算化物资编码的原的原则编码应该反反应分分类 编码应该反反应顺序序 变动属性不属性不应纳入入编码 编码愈愈简短愈好短愈好 避免采用有意避免采用有意义编码 避免使用英文字母避免使用英文字母 避免使用特殊符号避免使

11、用特殊符号 编码长度保持一致度保持一致 编码应有防有防错功能功能 编码应该反反应分分类编码如能反如能反应分分类，则在列印在列印报表表时，同，同类之之资料才会被料才会被汇总于一于一处，将方便被比，将方便被比较或或汇总。分。分类之一般原之一般原则是大分是大分类号在前，小号在前，小分分类号在后，依序排列。例如号在后，依序排列。例如编码时，可以，可以第一、二第一、二码表示大分表示大分类，第三、四、五，第三、四、五码表表示中分示中分类，第六、七，第六、七码表示小分表示小分类，之后，之后则径行径行编以几以几码的流水号即可。如果担心日后的流水号即可。如果担心日后有新增有新增资料料发生，生，则可以在分可以在分

12、类号或流水号号或流水号中中预留一些空号以便日后可以插入。留一些空号以便日后可以插入。编码应该反反应顺序序排序是排序是电脑强大功能之一。大功能之一。资料在列印或料在列印或查询时通常会依通常会依资料料编码的大小的大小顺序由小到大序由小到大(或由大到小或由大到小)排列。因此如果我排列。因此如果我们需要需要资料料在列印在列印时按照某一种按照某一种顺序来排列，就序来排列，就应该在在编码时对于于资料料编码之大小之大小顺序事前加以序事前加以规划。划。变动属性不属性不应纳入入编码有些有些资料之某料之某项属性如果在未来有可能属性如果在未来有可能发生生变动，则绝不可将不可将该属性属性纳入入编码中。否中。否则，一但

13、一但发生生变动时，是否要修改，是否要修改编码将会成将会成为十分困十分困扰的抉的抉择。例如。例如员工所属部工所属部门就不可就不可纳入入员工工编码中，因中，因为员工工调动部部门是是经常常可能可能发生的。其它如客生的。其它如客户所属之所属之责任区，商任区，商品之分品之分类别()()，业务员的所属区域的所属区域.等等等皆是如此。正确的方法，等皆是如此。正确的方法，应将将这些属性另些属性另设独立的独立的栏位表达。位表达。编码愈愈简短愈好短愈好编码之目的在求之目的在求简化，因此化，因此编码位数愈少愈位数愈少愈好。如此，可以好。如此，可以节省省阅读、抄写、抄写、输入的作入的作业时间，增加，增加资料料处理之效

14、率。再者，由于理之效率。再者，由于编码简短，在短，在处理的理的过程中出程中出错的机率也能的机率也能够因而降低。因而降低。避免采用有意避免采用有意义编码很多人在很多人在设计编码时都希望都希望让编码反映某些反映某些意意义，目的在使，目的在使编码容易容易记忆或者可以望或者可以望字生字生义。因此往往以英文。因此往往以英文单字首几字首几码或或缩写字母冠于写字母冠于编码上。在上。在编料号料号时则喜喜欢把一把一些些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或格、尺寸等属性直接反映于料号中。或许在在资料笔数少料笔数少时，这种方式的确可以种方式的确可以获得得一些方便。但在一些方便。但在资料笔数料笔数庞大大时，此一方法，

15、此一方法事事实上已收不到易上已收不到易记性的效果，反而使性的效果，反而使分分类性、性、顺序性、序性、弹性及唯性及唯一性一性等更重要的等更重要的编码原原则难以兼以兼顾，结果只是徒增果只是徒增编码工作的困工作的困扰而已。而已。有有许多公司，特多公司，特别是是电子子电机装配机装配业常常就常常就是是为了要理出有意了要理出有意义的料号体系，而使得的料号体系，而使得编码工作工作变得异常得异常艰巨、耗巨、耗时，甚至，甚至编到一半到一半就夭折而就夭折而难以接以接续下去。再不然就是勉下去。再不然就是勉强将将现行料件都行料件都编上了料号，上了料号，结果日后有新增的果日后有新增的料件料件时，却，却发觉实在不易遵行原

16、来的原在不易遵行原来的原则来来进行新料件的行新料件的编码工作。工作。事事实上，料号上，料号仅是料件的代是料件的代码。是在。是在电脑化化时作作为使用者与使用者与电脑之之间的沟通工具而已。的沟通工具而已。它甚至可以不需要具它甚至可以不需要具备任何意任何意义，就像我，就像我们的身份的身份证号号码一一样。如果能体如果能体认这一一观点，那么即使有上万笔的点，那么即使有上万笔的料件，也可以在短短两、三周内就完成整个料件，也可以在短短两、三周内就完成整个编码工作。在国外，甚至有工作。在国外，甚至有许多公司干脆就多公司干脆就用乱数法用乱数法则直接直接赋予料件予料件编码，而，而丝毫不会毫不会影响影响电脑作作业的

17、的进行。因行。因为在料件笔数在料件笔数庞大大的的电脑化作化作业中我中我们不需要也不可能去不需要也不可能去记忆一个料号所代表的料件。我一个料号所代表的料件。我们要知道的只是要知道的只是料件的品名料件的品名规格（），而所有的格（），而所有的资料在列印料在列印或或显示示时，品名，品名规格都会伴随着料号出格都会伴随着料号出现。避免使用英文字母避免使用英文字母亦就是亦就是说最好全部用阿拉伯数字来最好全部用阿拉伯数字来编码。一。一则可使可使键入入编码的作的作业效率提至最高，一效率提至最高，一则可避免数字与某些英文字母因可避免数字与某些英文字母因为形象或形象或读音音雷同而雷同而产生混淆的情形。如果非用英文字

18、母生混淆的情形。如果非用英文字母的的话，则英文字母最好排在英文字母最好排在编码之前几之前几码，且位数必需一致。千万要避免英文字母与数且位数必需一致。千万要避免英文字母与数字混字混杂使用。使用。避免因字避免因字义或形象雷同造成混淆不清或形象雷同造成混淆不清,若要若要使用尽量排在前几使用尽量排在前几码,千万不要与数字混千万不要与数字混杂(I(I与与1 1与与0 0，Q Q与与9 9，Z Z与与2)2)容易容易输入入错误避免使用特殊符号避免使用特殊符号有人有人为了使了使编码段落分明而在段落分明而在编码中使用中使用-符号，或者在符号，或者在编码中中夹杂*./等特殊符号。等特殊符号。这些符号之使用将影响

19、些符号之使用将影响输入之效率，而在口述入之效率，而在口述编码时亦会造成不便，亦会造成不便，因此最好避免采用。其因此最好避免采用。其实编码在使用一段在使用一段时间后自然会适后自然会适应，不必刻意去使用一些特殊，不必刻意去使用一些特殊符号符号让段落分明。如果非用段落分明。如果非用这些符号不可，些符号不可，则应该让符号出符号出现之位置加以固定，否之位置加以固定，否则反反而易生困而易生困扰。编码长度保持一致度保持一致编码长度一致可使度一致可使阅读或或输入入时一眼即可一眼即可发现异常异常错误。再者，一致之。再者，一致之长度在我度在我们附加附加检查号号码时也将方便也将方便许多。如果在多。如果在实际编码时很

20、很难求取求取编码位数之一致，位数之一致，则至少要求同至少要求同一一类者位数一致。譬如在者位数一致。譬如在编码时，成品和原，成品和原料的料号就可能料的料号就可能长短差距很大，但我短差距很大，但我们可以可以让成品成品编码与原料与原料编料号个料号个别有其一致之有其一致之长度。另外一种方式即将度。另外一种方式即将编码短之位数以短之位数以0 0来来补齐。编码应有防有防错功能功能当当编码位数愈位数愈长时，我，我们在在阅览、口述、口述、腾写及写及输入一串阿拉伯数字构成的入一串阿拉伯数字构成的编码时，发生生错误、漏字、次序、漏字、次序颠倒、重复等倒、重复等错误的机的机率就愈率就愈为频繁。有繁。有时这种种错误会

21、会导致致资料料张冠李戴之冠李戴之严重后果。重后果。如果如果编码长度超度超过十二十二码以上者，才要考以上者，才要考虑在在编码后加上一位后加上一位检查号号码，而，而视为编码的一部份。如此我的一部份。如此我们即可用即可用电脑来判断并来判断并警告警告资料料输入入时发生的生的错误。通常会用在条型通常会用在条型码上，一般上，一般电脑无此必要。无此必要。五丶物五丶物资编码方法方法数字法数字法英文字母法英文字母法暗示法暗示法混合法混合法数字法数字法数字法是指将某数字法是指将某项物物资用特定的一个数字或用特定的一个数字或一一组数字来表示的方法。数字来表示的方法。可采用的数字有可采用的数字有10个：个：09，这对

22、一般企一般企业来来说己己绰绰有余。有余。第一类第二类第三类1原料料1无机化工1酸类2碱类3盐类2有机化工3化学试剂2五金类3电子类英文字母法英文字母法英文字母法是指将某英文字母法是指将某项物物资用特定的一个字用特定的一个字母或一母或一组字母来表示的方法。字母来表示的方法。国国际通用的字母有通用的字母有26个，也就是个，也就是说可以将物可以将物资分成分成26个大个大类，这对一般企一般企业来来说已足已足够使用。使用。第一类第二类第三类A原料料A无机化工A酸类B碱类C盐类B有机化工C化学试剂B五金类C电子类暗示法暗示法暗示法，是指根据物暗示法，是指根据物资的特性，采用特定的的特性，采用特定的数字成符

23、号使之能代表物数字成符号使之能代表物资特性的方法。特性的方法。暗示法，又可分暗示法，又可分为数字暗示和符号暗示法。数字暗示和符号暗示法。电阻值编码一编码二0.10100011100010101011001001021011000103102混合法混合法混合法就是指将英文字母和数字混合法就是指将英文字母和数字结合起来使合起来使用的方法。用的方法。品种编码金属物料M螺栓丶螺丝及帽带帽螺栓六角铁制带帽螺栓60六角铁制带帽螺栓606-6“1六角铁制带帽螺栓606-8“1六角铁制带帽螺栓608-8六丶物六丶物资编码操作步操作步骤成立成立编码小小组搜集搜集现有物有物资的所有种的所有种类及及规格型号格型号将

24、搜集的物将搜集的物资种种类进行整理分行整理分类确定大确定大类丶中丶中类的位数及代号的位数及代号确定小确定小类的位数及的位数及编码方法方法制定出科学合理的制定出科学合理的编码原原则对现有物有物资进行全部行全部编码制定物制定物资编码管理管理办法法成立成立编码小小组根据根据编码工作需要，可以从公司各部工作需要，可以从公司各部门各抽各抽出一人出一人组成成编码小小组；并指定；并指定编码小小组组长，其其职责是是负责整个整个编码工作。工作。涉及涉及编码的部的部门有：信息部丶技有：信息部丶技术部丶部丶质量量部丶生部丶生产部丶部丶财务部、文控部部、文控部等。等。搜集搜集现有物有物资的所有种的所有种类及及规格型号

25、格型号现有物有物资编码原原则现有有产品品结构表构表加工程序加工程序说明明公司公司产品目品目录存存货帐套套将搜集的物将搜集的物资种种类进行整理分行整理分类将搜集的物将搜集的物资种种类进行整理分行整理分类，确定出大，确定出大丶中丶小丶中丶小类；并；并预测未来可能出未来可能出现的新的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。需留一定的空位以便未来穿插。确定大确定大类丶中丶中类的位数及代号的位数及代号大大类：通常可区分：通常可区分为产成品丶半成品丶原料成品丶半成品丶原料丶材料丶材料(包材包材)丶机物料丶用品丶机物料丶用品等。等。中中类：确定大：确定大类后，再依序将大后，再依序将大类向下分解。向下分解。如原料

26、可再分解成化工原料丶注塑原料丶金如原料可再分解成化工原料丶注塑原料丶金属原料属原料等。等。确定小确定小类的位数及的位数及编码方法方法物物资编码大丶中分大丶中分类后后还要再加以要再加以细分，如分，如采用数字法，采用数字法，则每每级最多可有十个最多可有十个细分之分之项目，采用英文字母法目，采用英文字母法则有有26个个细分分项目。目。然而然而细分分项目太多，目太多，则处理不易，而理不易，而细分分项目太少目太少则分分类展开太慢，分展开太慢，分类细目通常以五目通常以五到九个到九个为佳。佳。需需视实际状况而定。状况而定。制定出科学合理的制定出科学合理的编码原原则将已完成的大丶中丶小将已完成的大丶中丶小类制

27、作成容易制作成容易阅读且易於了解的文档是必且易於了解的文档是必须的。的。此此时还要考要考虑到流水号与附加到流水号与附加码等状等状况，流水水号要兼况，流水水号要兼顾到未来的到未来的扩展可展可能性，而附加能性，而附加码则应熟思其必要性。熟思其必要性。对现有物有物资进行全部行全部编码这是工作量最大的部份了，因是工作量最大的部份了，因为必必须对本公司的所有物本公司的所有物资均均进行行编码。其。其实倒是不怎么复倒是不怎么复杂，只要将存，只要将存货帐套套的每一物的每一物资都依照制定的都依照制定的编码原原则逐逐一套上即可。一套上即可。此此阶段段应有完整的完成有完整的完成进度度规划，按划，按计划划进行，明确行

28、，明确责任人并关注任人并关注进展状展状况，况，则可称得上是指日可待了。可称得上是指日可待了。制定物制定物资编码管理管理办法法为能能让物物资编码能能长远地丶地丶规范地范地执行下去，行下去，则制定物制定物资编码管理管理办法确法确有其必要性。有其必要性。公司物资编码管理办法公司物资编码管理办法第一章 总则第一条 为加强物资编码管理，特制定本办法。第二条 本公司所有物资的编码，均适用本办法。第二章 编制与使用第三条 本公司所有物资的编码均按物资编码原则之要求进行编制。第四条 本公司所有物资编码，统一由资材部物资档案管理员登录计算机，建立物资档案。各部门可以从计第一条算机上查询和使用。第五条 本公司所有

29、物资编码的修改或停用，均由资讯部计算机维护人员进行操作。第六条 各部门请购的物资是新增物资时，应先按物资编码原则进行编码，而后递交资材部物资档案管理员确认。第七条 物资档案管理员接获各部门递来的新增物资编码时，应依物资编码原则进行确认签名后递回各申请部门。第八条 各部门收到资材部递回的经确认的编码后，对确认为是不正确的编码，应重新更改后，再依上述流程办理；对确认为正确的编码，经本部门主管签核后，再移交资材部主管签核，最后交物资档案管理员登录计算机。第九条 各部门编制的未经物资档案管理员确认是正确的编码，不得使用。第十条 对急需的未有编码的物资，经资材部主管同意后方可请购，事后各部门应在三个工作日内补齐这部分编码。第十一条 各部门需要对其所编制的编码进行修改或停用时，经本部门主管核签后，并经物资档案管理员确认签字，最后交资讯部计算机资料维护人员进行修改或停用工作。第三章 附则第十二条 本办法经核准后实施，修订时亦同。