企业采购目的与流程（PPT56页）.pptx

《企业采购目的与流程（PPT56页）.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业采购目的与流程（PPT56页）.pptx（56页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、學習目標學習目標認識企業採購目的與流程認識企業採購目的與流程明暸企業採購流程中的主要活動明暸企業採購流程中的主要活動理解企業採購部門與其他部門之聯繫理解企業採購部門與其他部門之聯繫明暸明暸ERP系統中之採購流程系統中之採購流程瞭解瞭解ERP系統採購模組以及與其他模組之關連性系統採購模組以及與其他模組之關連性內容大綱內容大綱採購管理導論採購管理導論企業採購活動企業採購活動採購部門與其他部門之關係採購部門與其他部門之關係採購部門的任務採購部門的任務ERP系統之採購模組系統之採購模組企業採購目標企業採購目標短期目標短期目標n適時向最恰當供應商購買正確數量且符合品質規格要適時向最恰當供應商購買正確數量

2、且符合品質規格要求的產品運送到正確的地點給組織內請購者求的產品運送到正確的地點給組織內請購者中期目標中期目標n協助組織達成營運目標、有效管理採購部門、與其他協助組織達成營運目標、有效管理採購部門、與其他部門維持密切聯繫部門維持密切聯繫長期目標長期目標n發展企業整合性之採購策略，以協助企業整體營運策發展企業整合性之採購策略，以協助企業整體營運策略及終極目標之實現略及終極目標之實現採購對企業之重要性採購對企業之重要性降低製造成本降低製造成本加速原物料運送時間加速原物料運送時間縮短產品製造（發展）週期縮短產品製造（發展）週期改善產品品質改善產品品質企業採購之發展趨勢企業採購之發展趨勢傳統採購流程傳統

3、採購流程點對點採購流程企業採購活動企業採購活動壹壹採購流程與活動採購流程與活動貳貳庫存追蹤與控管庫存追蹤與控管參參交通工具分析與評估交通工具分析與評估肆肆以物付款合約管理以物付款合約管理伍伍內製或外購決策分析內製或外購決策分析陸陸採購研究與物料需求預測採購研究與物料需求預測壹壹企業採購流程與活動企業採購流程與活動一、原物料需求辨認一、原物料需求辨認原物料需求來源原物料需求來源n自動補貨系統自動補貨系統w根據預定之參數，如安全庫存量、需求預測、交貨所需根據預定之參數，如安全庫存量、需求預測、交貨所需時間、系統自動計算出應補貨時間點及應補貨數量時間、系統自動計算出應補貨時間點及應補貨數量n倉庫盤點

4、倉庫盤點w定期盤點存貨時，一旦發現低於安全庫存量，便須補貨定期盤點存貨時，一旦發現低於安全庫存量，便須補貨n跨部門小組跨部門小組w研發新產品時在產品設計及雛型建構，提供原物料需求研發新產品時在產品設計及雛型建構，提供原物料需求資訊資訊n部門請購部門請購w部門根據需求請購部門根據需求請購電子化採購電子化採購n降低文件處理的數量、時間、人力降低文件處理的數量、時間、人力w降低採購文件傳送及接收所需時間降低採購文件傳送及接收所需時間w提昇企業與供應商之溝通時效與溝通品質提昇企業與供應商之溝通時效與溝通品質w降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率w降低採購原物料所需的行政費用

5、降低採購原物料所需的行政費用n降低採購成本降低採購成本採購流程產生之相關文件採購流程產生之相關文件(1/2)請購單請購單(Purchase Requisition)n包含貨品描述、數量、請購單位、交貨處、聯絡人、包含貨品描述、數量、請購單位、交貨處、聯絡人、單價、建議供應商、以及是否可有替代品等單價、建議供應商、以及是否可有替代品等詢（報）價單詢（報）價單(Request for Quotation,RFQ)n包含貨品描述、數量、交貨日期、交貨處、聯絡人、包含貨品描述、數量、交貨日期、交貨處、聯絡人、單價、以及是否可有替代品單價、以及是否可有替代品等資訊。一般而言，等資訊。一般而言，至少需有三

6、家報價單至少需有三家報價單採購單採購單(Purchase Order,PO)n一旦確定供應商後，採購單便產生。內容所載包括一旦確定供應商後，採購單便產生。內容所載包括採購單號、採購品明確規格、數量、品質需求、價採購單號、採購品明確規格、數量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點等資訊，等資訊，若無採購系統，通常需七至九份副本一式，分送各若無採購系統，通常需七至九份副本一式，分送各單位。單位。n採購單有其法律上效力，簽署時應注意用詞。採購單有其法律上效力，簽署時應注意用詞。採購流程產生之相關文件採購流程產生之相關文件(2/2)定期採購單定期採購單(

7、Blanket Purchase Order)n在一定期限內（在一定期限內（1年）需重複採購物品年）需重複採購物品n可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程n買賣雙方已談妥採購價格與數量等買賣雙方已談妥採購價格與數量等n已廣為企業採用已廣為企業採用裝箱單裝箱單(Material Packing Slip)n由供應商準備，隨實際運送交貨的貨物清單由供應商準備，隨實際運送交貨的貨物清單提貨單提貨單(Bill of Lading,載貨證券載貨證券)n隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業簽收隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業簽收資料來源：Monczka,Trent,and

8、 Handfield(2002).“Purchasing and supply chain management”資料來源：Monczka,Trent,and Handfield(2002).“Purchasing and supply chain management”資料來源：Monczka,Trent,and Handfield(2002).“Purchasing and supply chain management”資料來源：Monczka,Trent,and Handfield(2002).“Purchasing and supply chain management”採購類型採購

9、類型(1/3)原料類採購原料類採購n需要再加工成為可販售的產品需要再加工成為可販售的產品w例：石油、煤、鋼礦砂、木材例：石油、煤、鋼礦砂、木材n原料的價格與供應情況會有較大的波動原料的價格與供應情況會有較大的波動w例：石油易受全球政局左右、農產品易受氣候左右例：石油易受全球政局左右、農產品易受氣候左右w2008年初大陸雪災年初大陸雪災半成品採購半成品採購n採購半成品零件生成最終產品採購半成品零件生成最終產品w例：採購輪胎、引擎、座椅例：採購輪胎、引擎、座椅最後組成汽車最後組成汽車w當今主要趨勢：與供應商組成策略聯盟或是外包當今主要趨勢：與供應商組成策略聯盟或是外包採購類型採購類型(2/3)維修

10、與作業所需的採購維修與作業所需的採購(MRO)w如辦公文具、清潔用品、機器備用零件如辦公文具、清潔用品、機器備用零件w特性：採購次數頻繁但採購數量低特性：採購次數頻繁但採購數量低w如何有效管理控制如何有效管理控制MROl集中採購、與供應商簽訂定期採購契約集中採購、與供應商簽訂定期採購契約支持生產所需的採購支持生產所需的採購n支援生產製造所需的採購，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒支援生產製造所需的採購，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒採購類型採購類型(3/3)服務之採購服務之採購w企業多少均需要其他企業提供某些服務，例如水電、空調服務企業多少均需要其他企業提供某些服務，例如水電、空調服務資本設

11、備之採購資本設備之採購n採購非流動性資產供長期經營之用採購非流動性資產供長期經營之用n資本設備採購的特性資本設備採購的特性w一旦購入可長期使用一旦購入可長期使用w採購金額通常龐大，會計作帳分年提列分攤採購金額通常龐大，會計作帳分年提列分攤配送配送n安排原物料購入或產品輸出的交通配送安排安排原物料購入或產品輸出的交通配送安排採購流程與活動採購流程與活動二二評估原物料可能供應來源評估原物料可能供應來源根據過去交貨紀錄及績效，建立特定供應商表，以幫助評估選擇適當的供根據過去交貨紀錄及績效，建立特定供應商表，以幫助評估選擇適當的供應商應商評估供應商的指標項目：評估供應商的指標項目：n交貨情況與交貨品質

12、交貨情況與交貨品質n財務狀況財務狀況n供應商製造成本與定價供應商製造成本與定價n技術能力、配合能力技術能力、配合能力n管理能力、管理人員專業能力與流動率管理能力、管理人員專業能力與流動率n人員技能、素質、流動率、應變能力、態度與士氣人員技能、素質、流動率、應變能力、態度與士氣全球化採購趨勢下，應以全球可能供應商為採購來源全球化採購趨勢下，應以全球可能供應商為採購來源採購流程與活動採購流程與活動三三選擇原物料供應來源選擇原物料供應來源(1/2)選擇供應商選擇供應商n競標競標w利用招標方式由最低價之供應商得標利用招標方式由最低價之供應商得標w適用情況適用情況l採購數量大、原物料規格與樣式非常明確、

13、有足夠的供應商可供選擇採購數量大、原物料規格與樣式非常明確、有足夠的供應商可供選擇等等l價格是影響採購之主要因素價格是影響採購之主要因素三三選擇原物料供應來源選擇原物料供應來源(2/2)n協議方式協議方式w價格非主要考量因素價格非主要考量因素w開發新產品時，所需採購的原物料規格條件或原物料規格不明確等開發新產品時，所需採購的原物料規格條件或原物料規格不明確等w一般而言這種採購方式較費時，且採購過程較複雜一般而言這種採購方式較費時，且採購過程較複雜採購流程與活動採購流程與活動四四採購單下達與收貨採購單下達與收貨利用網路傳送電子資料利用網路傳送電子資料n降低文件旅行時間降低文件旅行時間n避免資料重

14、複輸入避免資料重複輸入w造成時間浪費造成時間浪費w提高採購文件正確性提高採購文件正確性n降低採購成本降低採購成本從組織文化而言，可開啟採購端與供應端組織合作的機從組織文化而言，可開啟採購端與供應端組織合作的機制制採購流程與活動採購流程與活動五五供應商績效評估供應商績效評估(1/2)供應商數目多寡與供應風險間的消長關係供應商數目多寡與供應風險間的消長關係w數目較少但較高競爭力的供應商群數目較少但較高競爭力的供應商群w透過長期連續的評估程序，剔除競爭力較弱的供應商：透過長期連續的評估程序，剔除競爭力較弱的供應商：供應商供應商群之最佳化策略群之最佳化策略l優點：向最優良的供應商採購、降低採購風險、降

15、低供應商維護成本、製優點：向最優良的供應商採購、降低採購風險、降低供應商維護成本、製造成本、複雜採購策略實施可能性造成本、複雜採購策略實施可能性l缺點：對供應商過分依賴、缺乏競爭、供應商干擾、供應商數目過少，一缺點：對供應商過分依賴、缺乏競爭、供應商干擾、供應商數目過少，一旦採購需求變化，恐無法配合旦採購需求變化，恐無法配合五五供應商績效評估供應商績效評估(2/2)評估方式評估方式n類別法：將評估項目列舉並評分，最後加總各項得分而成類別法：將評估項目列舉並評分，最後加總各項得分而成n加權法：依各項類別之重要程度給予不同權重加權法：依各項類別之重要程度給予不同權重n成本法：成本法：l績效指標績效

16、指標 （採購成本（採購成本 非績效成本）非績效成本）/採購成本採購成本 採購部門與其他部門之聯繫採購部門與其他部門之聯繫採購部門與組織內各部門之關係採購部門與組織內各部門之關係n生產製造部門生產製造部門l關係緊密關係緊密，可能為從屬關係，可能為從屬關係n市場行銷部門市場行銷部門l屬屬間接關係間接關係，行銷部門開發促銷方案前，須與生產，行銷部門開發促銷方案前，須與生產製造製造採購部門確認存貨與生採購部門確認存貨與生產產品量產產品量n品管部門品管部門l關係緊密關係緊密，須提供最新資訊，以掌握現有供應商之供貨品質，須提供最新資訊，以掌握現有供應商之供貨品質n工程研發部門工程研發部門l關係最為關鍵關係

17、最為關鍵，在產品設計與原物料選擇上密切合作，以縮短產品開發週期並降低，在產品設計與原物料選擇上密切合作，以縮短產品開發週期並降低成本成本n財務會計部門財務會計部門l提供資料以計算某採購物件之成本提供資料以計算某採購物件之成本貳貳庫存追蹤與控管庫存追蹤與控管n追蹤各地每日庫存追蹤各地每日庫存w庫存追蹤與控管已漸由採購部門交使用者部門庫存追蹤與控管已漸由採購部門交使用者部門w因各部門績效評估壓力，需對自己的庫存負責，因此使用者將對採因各部門績效評估壓力，需對自己的庫存負責，因此使用者將對採購單與庫存更為謹慎購單與庫存更為謹慎n追蹤供應商逾交之訂貨追蹤供應商逾交之訂貨w與供應商直接聯繫即將到期或逾期

18、的訂貨與供應商直接聯繫即將到期或逾期的訂貨參參配送工具分析與評估配送工具分析與評估運送採購品或產品所需之配送工具其成本分析及選擇運送採購品或產品所需之配送工具其成本分析及選擇n水運、陸運（鐵路與公路）、空運水運、陸運（鐵路與公路）、空運n影響選擇配送工具的因素影響選擇配送工具的因素w成本：配送成本與總成本（含庫存成本、倉儲費用、關稅與報關行政費）成本：配送成本與總成本（含庫存成本、倉儲費用、關稅與報關行政費）w速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質有關速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質有關w可靠度：依時安全抵達的機率可靠度：依時安全抵達的機率w運能：需特殊運送設備，如化學藥

19、劑、危險物質運能：需特殊運送設備，如化學藥劑、危險物質w可到達性：能否一路到底，抑或需換不同運送工具可到達性：能否一路到底，抑或需換不同運送工具肆肆抵銷貿易合約之管理抵銷貿易合約之管理國際採購案中，基於貿易平衡的考量國際採購案中，基於貿易平衡的考量n易貨貿易易貨貿易(barter)w最基本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出最基本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出n償付償付(offset)w賣方同意在規定時間內向買方所在國家的任何產業之任何公司，購買當初賣方同意在規定時間內向買方所在國家的任何產業之任何公司，購買當初買方採購金額之一定比例的貨品，以

20、作為賣方對買方之償付買方採購金額之一定比例的貨品，以作為賣方對買方之償付n抵銷採購抵銷採購(counter-purchase)w賣方同意在買方完成採購並付清款項後，在規定時間內向買方指定項目清賣方同意在買方完成採購並付清款項後，在規定時間內向買方指定項目清單中購買指定金額的貨品單中購買指定金額的貨品 伍伍內製內製/外購決策分析外購決策分析(1/2)自自1973至至1987美國企業其境外採購由美國企業其境外採購由21%-71%境外採購考慮因素及風險：境外採購考慮因素及風險：w成本、品質、技術、供應商配合度成本、品質、技術、供應商配合度w匯兌、關稅、航期、保險、通關、兵險匯兌、關稅、航期、保險、通

21、關、兵險影響內製的成本因素影響內製的成本因素w作業成本作業成本w工廠營運成本工廠營運成本w整體作業成本整體作業成本l主管薪資福利、公共關係、法律服務費（專利主管薪資福利、公共關係、法律服務費（專利、機器折舊攤提、產品設計、間、機器折舊攤提、產品設計、間接人力、行政費等接人力、行政費等w適合採購品為獨佔或控制性，可以垂直整合方式為之適合採購品為獨佔或控制性，可以垂直整合方式為之伍伍內製內製/外購決策分析外購決策分析(2/2)n內製缺點內製缺點l機器、人事固定成本偏高，須以增加產量之經濟規模攤平機器、人事固定成本偏高，須以增加產量之經濟規模攤平l不利現金週轉不利現金週轉l不適市場規模尚待開發情況不

22、適市場規模尚待開發情況影響外購的成本因素影響外購的成本因素w運送、購買、儲放成本運送、購買、儲放成本w處理採購之人事與行政作業成本處理採購之人事與行政作業成本w庫存成本庫存成本w流動資金流動資金w外購缺點外購缺點l易喪失對採購品之獨佔性或控制權易喪失對採購品之獨佔性或控制權l選擇供應商時有風險選擇供應商時有風險l須較長前置時間須較長前置時間如何分析採購品之價值如何分析採購品之價值三種方法提昇物品之價值三種方法提昇物品之價值w不降低物件品質前提下，降低物件成本不降低物件品質前提下，降低物件成本w不增加該物件成本前提下，提昇物件功能不增加該物件成本前提下，提昇物件功能w相對於所增加之成本，大幅增進

23、物件之功能相對於所增加之成本，大幅增進物件之功能l物件之現有功能與特色之必要性物件之現有功能與特色之必要性l市場有較低價格或較高品質物件可取代市場有較低價格或較高品質物件可取代l物件之製造流程是否適當物件之製造流程是否適當l有無標準零件可取代現有客製化之零件有無標準零件可取代現有客製化之零件l有無較低成本之供應來源有無較低成本之供應來源l有無較簡單之設計以方便使用、組裝、或成本較低有無較簡單之設計以方便使用、組裝、或成本較低陸陸採購研究採購研究/原物料需求預測原物料需求預測研究供應市場物料價格短中長期發展趨勢研究供應市場物料價格短中長期發展趨勢發展採購策略發展採購策略訂定採購計畫訂定採購計畫明

24、定採購部門任務明定採購部門任務針對重要採購案組成跨部門小組針對重要採購案組成跨部門小組ERP系統系統-採購模組採購模組採購屬於物料管理模組採購屬於物料管理模組(MM module)物料管理模組與其他模組關聯物料管理模組與其他模組關聯MM 模組的範圍模組的範圍(1/2)MM 模組的範圍模組的範圍(2/2)採購流程採購流程(1/2)請購作業請購作業採購作業採購作業採購品到貨作業採購品到貨作業發票資料處理發票資料處理採購流程採購流程(2/2)請購作業請購作業(1/2)請購部門向採購部門提出請購需求請購部門向採購部門提出請購需求n需在何時獲得多少數量的某項物品或服務需在何時獲得多少數量的某項物品或服務

25、請購來源可為系統自動產生或由人工輸入請購來源可為系統自動產生或由人工輸入請購作業請購作業(2/2)採購採購-決定採購之供應來源決定採購之供應來源 採購來源可以為內部或外部採購來源可以為內部或外部可以用供應商來源清單或報價清單以管理更新供應商來源可以用供應商來源清單或報價清單以管理更新供應商來源採購採購詢價與報價詢價與報價採購採購-詢價處理模式詢價處理模式採購單結構採購單結構採購採購採購單樣例採購單樣例採購採購契約類別契約類別價值型契約：契約中載明此次採購的貨物價值契約中載明此次採購的貨物價值數量型契約：契約中載明此次採購的貨物或服務總數量：契約中載明此次採購的貨物或服務總數量採購品到貨作業採購

26、品到貨作業-貨物收訖貨物收訖貨物收訖與採購單核對貨物收訖與採購單核對貨物收訖匯入採購單貨物收訖匯入採購單n優點：優點：w貨物收訖之相關資料同時在採購單與供應商資料中更新貨物收訖之相關資料同時在採購單與供應商資料中更新w供應商發貨單中之到貨數量與採購單之採購數量可以確認供應商發貨單中之到貨數量與採購單之採購數量可以確認w簡化資料重複輸入並有效管理到貨數量簡化資料重複輸入並有效管理到貨數量發票驗證發票驗證發票資料處理發票資料處理n數量驗證數量驗證n價格驗證價格驗證n資料拋轉相關模組資料拋轉相關模組n更新歷史資料檔更新歷史資料檔w供應商管理檔供應商管理檔w歷史價格檔歷史價格檔結論結論本章介紹企業採購

27、目的與流程，以及採購流程中的主要活動，並介紹本章介紹企業採購目的與流程，以及採購流程中的主要活動，並介紹ERP系統中採購模組的功能、作業流程及與其他各模組間的關連性。系統中採購模組的功能、作業流程及與其他各模組間的關連性。本章希望提供讀者瞭解：本章希望提供讀者瞭解：n科技發展與全球競爭是全球採購的催化劑科技發展與全球競爭是全球採購的催化劑n全球採購與外包成為趨勢全球採購與外包成為趨勢n採購流程與供應鏈管理已成為企業競爭的重要一環採購流程與供應鏈管理已成為企業競爭的重要一環n採購流程與企業各功能部門運作息息相關採購流程與企業各功能部門運作息息相關n法律、道德、契約相關問題法律、道德、契約相關問題nERP 系統中每個主要模組彼此間均息息相關系統中每個主要模組彼此間均息息相關w模組間的資料緊密整合模組間的資料緊密整合nERP系統的資料與其他系統資料聚集建立有助企業經營的管理報告系統的資料與其他系統資料聚集建立有助企業經營的管理報告