第4章政府流程的设计与优化.pptx

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1、第第4章章 政府流程的设计与优化政府流程的设计与优化第第4章章 政府流程的设计与优化政府流程的设计与优化本章学习要求本章学习要求:1了解政府流程与电子政务的密切关系；了解政府流程与电子政务的密切关系；2掌握政府流程的特性与种类；掌握政府流程的特性与种类；3了解电子政务流程重组的重要意义了解电子政务流程重组的重要意义4.了解政府流程设计的基本规则和流程优化方法了解政府流程设计的基本规则和流程优化方法 5熟悉工具软件熟悉工具软件Visio 2003的使用的使用 6.掌握流程图的绘制掌握流程图的绘制 第第4章章 电子政务基本知识电子政务基本知识教学内容教学内容:1政府流程概念政府流程概念2政府业务流

2、程的特性与种类政府业务流程的特性与种类3电子政务流程重组电子政务流程重组4政务流程重组对行政改革的影响政务流程重组对行政改革的影响 5政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧6政府流程图的绘制政府流程图的绘制7Microsoft Visio 2003 的使用的使用结结结结 束束束束 政政府府流流程程的的概概念念是1908年由Bentley Arthur Fisher在政府流程：社会压力研究一书中首先提出。他把社会活动和政府流程解释为“一个团体的活动，一种利益的表现以及一种压力的行驶”所所谓谓流流程程，是指为完成某一目标或任务而进行的一系列逻辑相关活动的有序集合。由此可见，流程其实就是一组密

3、切联系、相互作用的活动，每个流程都有明确的目的和功能，有内容明确的输入和输出，有定义明确的开始和结束。政政府府流流程程是流程中的一种，它特指政府部门中的业务流程。我们知道，政府的管理活动像企业和其他社会组织一样，也存在大量重复性、循环往复的过程，它们在一定程度上反映特定管理活动的内在规律性。4.1 政府流程概念政府流程概念 4.2.1 政府业务流程的特性政府业务流程的特性(1)(1)约束性约束性 政府的行为必须符合国家利益，必须维护公民的合法权益，即政府必须严格依法行政。(2)(2)确定性确定性 政府流程必须由政府机关甚至立法机构制定，体现国家和政府机关的意志，不允许存在随意性，更不能是约定俗

4、成的，政府业务流程要有严密、明确的规定，要有书面的确定形式，即要成为法定程序。4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.2.1 政府业务流程的特性政府业务流程的特性(3)(3)稳定性稳定性 政府流程必须保持在相当长的时间范围内稳定、有效，不得“朝令夕改”。(4)(4)可操作性可操作性 政府流程须明确、具体、可行。(5)(5)便利性便利性 政府业务流程在实施管理时，应处处事事为公众和企业等服务对象着想，争取使他们获得更加便利的服务。4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.2.2 政府业务流程的种类政府业务流程的种类 1 1按按照照其其法法定定的的效效用用

5、，政政府府流流程程可可分分为为强强制制性性与与选选择性两种定性择性两种定性 强强制制性性流流程程是在实施工作行为时不可以自主选择的流程。必须不折不扣地执行，不得增减改易。违者将构成违法，有关行为将无效并被制裁。选选择择性性流流程程即即任任意意性性流流程程，是在实施工作行为过程中具有一定选择余地的流程。机关可根据实际情况选择是否实施、在何范围内实施，一经确定实施，有关工作人员必须执行。在实施过程中若有不适当形式自由裁量权的行为将构成程序不当。4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.2.2 政府业务流程的种类政府业务流程的种类 2 2按按照照其其效效力力范范围围，可可分分为为

6、内内部部流流程程与与外外部部流程两种流程两种 内内部部流流程程是只涉及机关或系统内部的工作行为（处置内部事务）的流程。实施内部流程确有违法或不当时，只能通过上级机关解决，不能提出司法审查请求。外外部部流流程程是是涉涉及及机机关关或或系系统统外外部部的的工工作作行行为为（直直接接处处置置社会公共事务）的流程。社会公共事务）的流程。4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.2.2 政府业务流程的种类政府业务流程的种类 3 3依依照照工工作作行行为为的的性性质质，可可分分为为立立法法性性、执执法性、司法性流程三种法性、司法性流程三种立立法法性性流流程程是政府机关针对制定法规规章和

7、其他规范性文件而建立和实施的流程。执执法法性性流流程程是政府机关针对法律、法规、规章和其他规范性文件的执行而建立和实施的流程。司司法法性性流流程程是政府机关针对特定司法权的行使而建立和实施的流程。4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.2.2 政府业务流程的种类政府业务流程的种类 4 4依依照照其其精精细细的的程程度度，可可分分为为一一般般流流程程、作作业业流流程程、动作流程三种动作流程三种一一般般流流程程是针对工作活动过程的环节构成制定的流程。如系统流程、活动流程等。其主要特点是相对概括，大都规范有关的关系、位置、次序、方向等。作作业业流流程程是针对工作活动过程中的各项

8、操作制定的流程。比一般流程精细，除一般流程规范的内容外，还涉及具体步骤、手续、方法、时间、距离、有关标准等。动动作作流流程程是针对工作活动中工作人员的有关动作制定的流程。这种流程最为精细，甚至要细致到操作者手、脚、眼的每一种变化。这种流程主要适用于体力劳动占较大比重的工作过程。4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.2.2 政府业务流程的种类政府业务流程的种类 5 5依依照照各各步步骤骤运运行行的的路路线线形形式式，可可分分为为串串联联型型、并并联型、复合型流程三种联型、复合型流程三种串联型串联型又称连续型，是步骤间依时间顺序直线递进的流程。并联型并联型又称平行型，是可同

9、时完成若干个步骤的流程。复复合合型型又称平行连续型，是一部分步骤依时序递进，一部分步骤同时完成的流程。6 6依依照照工工作作内内容容性性质质，可可分分为为文文件件流流程程、档档案案流流程程、会会议议流流程程、信信访访流流程程、基基建建管管理理流流程程、物物材材采采购购供供应流程、服务流程等应流程、服务流程等4.2 政府业务流程的特性与种类政府业务流程的特性与种类 4.3.1流程重组的背景流程重组的背景美国美国9090年代末，里根在位期间对政府进行管理流程重组。年代末，里根在位期间对政府进行管理流程重组。我国我国3030年来的管理体制改革，可以概括为三个方面：年来的管理体制改革，可以概括为三个方

10、面：第第一一是是我我国国的的行行政政管管理理体体制制改改革革是是政政府府主主导导的的，关关键键是是改改革革的的流流程程一一直直沿着自上而下的程序进行。沿着自上而下的程序进行。第二，我国在体制改革的问题上是围绕大政府、小政府在做文章。第二，我国在体制改革的问题上是围绕大政府、小政府在做文章。第第三三，在在职职能能的的转转变变上上，我我国国围围绕绕管管还还是是不不管管，管管多多少少的的问问题题在在划划界界限限。变化。这种流程主要适用于体力劳动占较大比重的工作过程。变化。这种流程主要适用于体力劳动占较大比重的工作过程。为为了了推推进进政政府府向向服服务务型型转转变变，党党的的十十七七大大之之后后提提

11、出出业业务务流流程程重重组组。此此时时党中央提出以现代电子信息技术为支撑，实行政府流程重组。党中央提出以现代电子信息技术为支撑，实行政府流程重组。4.3 电子政务流程重组电子政务流程重组4.3.2流程重组的含义流程重组的含义政政务务流流程程重重组组思想来源于企业管理中的业务流程重组，业务流程重组也经常翻译为业务流程再造。所所谓谓的的“政政务务流流程程重重组组”就是指运用现代管理学思想、经济学的市场机制原理和现代化的技术，把政府部门的工作流程进行根本性的、彻底的重新思考和重新设计，以使政府的行为成本、政府的公共物品与支出、政府的服务质量、政府效能与效率都具有可量化的苛刻标准，最终达到政府行为、业

12、务流程的变化。4.3 电子政务流程重组电子政务流程重组4.3.2流程重组的模式流程重组的模式我国政府流程重组的模式分为两种：我国政府流程重组的模式分为两种：一是突破性重组：一是突破性重组：政府流程的突破性重组是指抛开现有政府流程，完全面向政府发展战略和民众需求，重新彻底地再设计新的流程。二是渐进性优化：二是渐进性优化：政府流程的渐进性优化是指立足于现有政府流程，对现有流程进行优化和完善。它强调的是渐进的变革，对现有流程的某个片段、环节进行改造，以期在某个方面实现绩效的提高。它不需要对政府组织结构进行大的调整，涉及到人员也较少。4.3 电子政务流程重组电子政务流程重组4.4.1工作方式的改革工作

13、方式的改革 基于工作流技术的软件具有所见即所得的业务流程设计功能，可以方便的根据流程改革的需要实现政务流程个性化的定制流程，这样即节省了时间又提高了效率 通过流程重组的实施，能建立一个方便与公众沟通的“电子政府”，促进信息的流通和平等共享，促进信息资源在全社会中的增值利用，并可以及时接受社会各领域的反馈意见，提高工作效率、决策质量和办公的透明度。4.4 政务流程重组对行政改革的影响政务流程重组对行政改革的影响4.4.2 组织结构的改革组织结构的改革流流程程重重组组将将使使集集权权式式的的管管理理体体系系过过渡渡到到交交互互式式、网网络络化化的的扁扁平平管管理理体体系系。电电子子政政府府的的建建

14、立立对对转转变变政政府府运行机制所起的作用主要体现在以下三个方面：运行机制所起的作用主要体现在以下三个方面：（1 1）组织结构的调整）组织结构的调整（2 2）组织机构设置理念的调整）组织机构设置理念的调整（3 3）政府动态网络机构的建立）政府动态网络机构的建立 4.4 政务流程重组对行政改革的影响政务流程重组对行政改革的影响4.4.3政府职能与功能的重塑与转型政府职能与功能的重塑与转型 流流程程重重组组的的实实施施，为政府职能由管理型向服务型的转变提供了重要的物质设备与技术支持，但更重要的是，它使管理型政府转变为服务型政府成为必然。凭凭借借流流程程重重组组，政府部门能够加强政府之间、政府与社会

15、之间的信息交流，发布各界需要（除国家机密和个人隐私之外）的信息，增加公民对于政府的认同和支持，维护政府在公民中的权威性和合法性，极大地提高政府的回应能力。4.4 政务流程重组对行政改革的影响政务流程重组对行政改革的影响4.5.1流程优化前的准备工作流程优化前的准备工作（1 1）充充分分研研读读相相关关的的法法律律和和规规章章制制度度，以以及及能能反反映映流流程程面面貌貌、流流程程要要求求的的各各种种文文件件资资料料。如如反反映映法法定定权权限限、职职能能划划分分、职职责责分分工工的的规规范范性性文文件件，以以及及各各种种组组织织序序列列表表、工工作作流流程程图图、办公布局图等。办公布局图等。（

16、2 2）以以走走访访、座座谈谈、实实地地观观察察等等方方式式了了解解有有关关情情况况，听听取取有关反映，对现状及客观需求和可能条件建立明确的认识。有关反映，对现状及客观需求和可能条件建立明确的认识。（3 3）明明确确流流程程优优化化的的目目标标。主主要要是是搞搞清清楚楚准准备备进进一一步步优优化化什什么么，找找到到解解决决问问题题的的基基本本思思路路。在在流流程程优优化化过过程程中中，目目标标不同，解决问题的方法将会有很大不同。不同，解决问题的方法将会有很大不同。4.5 政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧4.5.2流程优化中认识改进必要性的方法技巧流程优化中认识改进必要性的方法技巧业

17、业务务流流程程优优化化意意味味着着对对既既有有业业务务流流程程的的改改变变，应应着着重重认认识识以以下几个问题：下几个问题：（1 1）流流程程能能不不能能进进行行改改变变？怎怎样样改改变变？其其前前提提和和基基础础在在于于：流程需不需要改变？有没有必要改变？流程需不需要改变？有没有必要改变？（2 2）发发现现既既有有流流程程改改进进必必要要性性，要要注注意意强强化化敏敏锐锐的的观观察察力力，注注意意捕捕捉捉一一些些“信信号号”（具具体体参参见见P66)P66)，一一旦旦出出现现这这些些“信信号号”，往往往往就就意意味味着着流流程程可可能能有有了了问问题题，它它需需要要进进行行必必要要的的改进和

18、完善。改进和完善。4.5 政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧4.5.3流程优化中观察分析问题的方法技巧流程优化中观察分析问题的方法技巧 以下三个方面分析既有流程中的问题以下三个方面分析既有流程中的问题 ：（1 1）流流程程的的功功能能。原来的流程或者因交叉重复严重而增加管理成本，或者因权责利脱节而失去对管理工作质量与效率的保证作用，并会造成政府机关组织结构设计的不合理，形成政府管理职能实现与职能发展的桎梏。（2 2）价价值值及及其其变变化化。不同的流程对政府管理的影响是不同的。随着社会的不断进步，社会公众需求的不断变化，整个流程体系的组成部分和它们的重要性也在变化。因此，应当从整体上

19、把握具体流程的实际价值及其变化。（3 3）流流程程的的可可行行性性。要根据变化的现实情况和客观的实际效果，对流程是否有效，是否行得通进行分析。4.5 政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧4.5.3流流程程优优化化中中观观察察分分析析问问题题的的方方法法技技巧巧 实实际际上上，流流程程优优化化中中观观察察分分析析的的方方法法技技巧巧主主要要就就是是在在经经过过细细致致的的调调查查和和实实地地考考察察，不不断断针针对对一一些些问问题题（参见教材（参见教材P66)P66)提出疑问并寻找答案。提出疑问并寻找答案。4.5 政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧4.5.4流程优化中解决问题的

20、基本方法流程优化中解决问题的基本方法政务业务流程优化的基本方法如下：政务业务流程优化的基本方法如下：（1 1）取取消消 在流程中把没有存在必要的因素应当一律坚决取消。（2 2）增加）增加 增加流程中合法的、有效的因素。（3 3）压缩）压缩 在流程中降低、减少事物的规模和数量。（4 4）扩展）扩展 在流程中扩大事物的规模和数量。（5 5）合合并并 在流程优化中，只要若干部分归并为一后能扩展功能的，甚至与原来同样有效的，都应当坚决合并。4.5 政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧4.5.4流程优化中解决问题的基本方法流程优化中解决问题的基本方法政务业务流程优化的基本方法如下：政务业务流程优

21、化的基本方法如下：（6 6）分分开开 分开与合并相对，是指让构成一个整体的部分分解开来，各自获得独立存在的条件。（7 7）均均衡衡 均衡就是指让构成流程的因素之间建立一种和谐关系，消除各种有碍整体优化的“局部化”和“局部劣化”现象，实现事物的均衡发展。（8 8）侧侧重重 侧重就是有意打破既有流程中的平衡，以对构成流程的某一部分或者某几部分因素的强化，提高流程的整体效能。（9 9）替替代代 用新事物（或部分）去替代旧事物，以使流程足够简便、足够经济，更有生命力。（10 10 换换位位 换位就是对构成流程的因素的存在空间位置进行变换。（1111）变变序序 变序就是改变既有流程中构成因素之间的时间顺

22、序。4.5 政府流程优化的方法技巧政府流程优化的方法技巧4.6.1 流程图的功能与种类方法流程图的功能与种类方法流流程程图图是是一一种种表表示示业业务务顺顺序序和和信信息息流流程程的的图图解解，它它以以统统一一的的符符号号来来表表示示原原理理或或概概念念，用用连连接接线线表表示示其其相互间的关系。相互间的关系。1 1流程图的级别与种类流程图的级别与种类按按其其内内容容、制制法法、具具体体功功能能的的不不同同，流流程程图图可可分分为为四四个个级级别别，每每个个级级别别又各自划分出不同的种类。又各自划分出不同的种类。第第一一级级流流程程图图为为代代码码图图，其功用在于表明信息系统中计算机程序的指示

23、顺序。第第二二级级流流程程图图为为计计算算机机程程序序流流程程图图（又又称称详详细细程程序序流程图流程图），），它主要用来表示信息系统中计算机系统的逻辑性。4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 4.6.1 流程图的功能与种类方法流程图的功能与种类方法流流程程图图是一种表示业务顺序和信息流程的图解，它以统一的符号来表示原理或概念，用连接线表示其相互间的关系。1 1流程图的级别与种类流程图的级别与种类第第三三级级流流程程图图为为规规划划流流程程图图，它可以用来规划、描述信息的流程和业务顺序、工作程序。第第四四级级流流程程图图为为系系统统流流程程图图，它可以把组成一个过程的各个部分合并连接起来，

24、着重说明其系统的结构以及各个组成部分的地位作用，描述它们之间的相互关系。4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 4.6.1 流程图的功能与种类方法流程图的功能与种类方法流流程程图图是一种表示业务顺序和信息流程的图解，它以统一的符号来表示原理或概念，用连接线表示其相互间的关系。2 2政府管理常用流程图政府管理常用流程图系系统统流流程程图图。一一种种逻逻辑辑框框图图，主要用来反映系统结构情况，反映各子系统间的关系。在对系统及涉及面较宽的流程作概要设计过程中是不可缺少的工具，它可以着重说明系统包括了哪些要素，以及要素间的关系。4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 系统流程图（系统流程图（P69

25、图图4-1）4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 n委托采购n自行采购n协议采购n定点采购n委托采购n签订委托协议：采购单位划分标段，选择代理机构；通知被选代理机构拟定代理协议，代理机构通知采购单位确认、打印代理协议，签章；采购单位将签章后的代理协议送代理机构签章。n委托采购n采购方式变更：如果废标或流标，采购单位在线提交变更申请，上传代理机构废标/流标情况说明扫描或数码拍照图片，提交给省财政厅采管处审批。n自行采购n合同管理：采购单位录入合同信息，打印合同封面和签字页，供应商提供合同正文。双方签章。n协议供货n定点采购合同管理：系统自动生成合同，采购单位补充录入合信息，打印合同，双方签章

26、。n委托采购n合同管理：代理机构录入合同信息，打印合同封面和签字页，连同招标/谈判文件中的正文，三方签章。n合同备案：采购单位打印合同备案表连同纸质合同一份（委托采购连同代理协议一份）送省财政厅采管处备案。n支付申请：采购单位打印支付申请表。财政拨款采购项目须连同合同备案表和其他相关材料，送省财政厅资金管理处办理拨款手续；其他资金源各单位自行办理付款手续。系统流程图示例系统流程图示例 工作活动流程图示例（工作活动流程图示例（P69P69图图4-24-2）4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 工作活动流程图示例工作活动流程图示例 程序流程图（P70图4-3）4.6 政府流程图的绘制政府流程图

27、的绘制 程序流程图事务流程图（P71图4-4)4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 事务流程图 文件流程图(P71图4-5)4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 文件流程图4.6.2流程图绘制步骤流程图绘制步骤第第一一阶阶段段：准准备备阶阶段段。这个阶段包括选择绘制对象、组织准备、数据采集、分列步骤四个具体步骤.第第二二阶阶段段：识识别别阶阶段段。这个阶段包括确认目标、确认部门、确认起止点、确认输入输出四个具体步骤。第第三三阶阶段段：绘绘制制阶阶段段。这个阶段包括形成草图、修改核实、加以说明、正式定稿四个具体步骤。4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 4.6.3流程图绘制要点流程图

28、绘制要点（1 1）作作为为新新流流程程设设计计成成果果的的流流程程图图应应从从系系统统流流程程图图的的绘绘制制开开始始，并并首首先先从从主主要要子子系系统统（流流程程中中的的主主要要步步骤骤）着着手手规规划划，这这些些主主要要子子系系统统或或主主要要步步骤骤即即指指必必然然出出现现的的，起起关关键键性性作作用用的组成部分。的组成部分。（2 2）各各种种流流程程图图的的流流程程方方向向应应在在页页面面上上呈呈现现由由高高至至低低，由由左至右的一致性。左至右的一致性。（3 3）使使用用在在一一定定范范围围内内通通用用、统统一一的的符符号号标标记记，图图形形尽尽可可能能简简单单，图图形形中中的的文文

29、字字务务必必简简要要明明确确。一一般般情情况况下下，一一个个处处理框应当是一件独立的工作或者事件。理框应当是一件独立的工作或者事件。（4 4）流流程程图图的的结结构构应应完完整整，除除表表格格图图形形外外，还还应应完完整整准准确确地地标标明明：标标题题（即即图图名名）、作作者者、日日期期、文文字字说说明明、页页数数、编号等。编号等。4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 4.6.3流程图的常用符号标记流程图的常用符号标记(P74(P74 图图4-6)4-6)4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 图4-6常用的流程图符号 4.6.3流程图绘制要点流程图绘制要点（5 5）关注流程起始点与终结

30、点。）关注流程起始点与终结点。（6 6）尽量避免出现交叉的流动线路。）尽量避免出现交叉的流动线路。（7 7）以联结线等形式减少线路的数量。）以联结线等形式减少线路的数量。（8 8）尽最大的可能便于读者阅读。）尽最大的可能便于读者阅读。4.6 政府流程图的绘制政府流程图的绘制 4.7.1Visio2003软软件系件系统统介介绍绍Visio2003Visio2003软软件件启启动动界界面面如如图图所所示示(P74图图4-7)。Visio Visio 2003 2003 包包含含了了十十四四种种图图表表类类型型，分分别别是是：Web Web 图图表表、地地图图、电电气气工工程程、工工艺艺工工程程、机

31、机械械工工程程、建建筑筑设设计计图图、框框图图、灵灵感感触触发、流程图、软件、数据库、图表和图形、网站、项目工程、业务进程、组织结构图。发、流程图、软件、数据库、图表和图形、网站、项目工程、业务进程、组织结构图。4.7 Microsoft Visio 2003 的使用的使用4.7.2 Visio 2003绘图绘图基本步基本步骤骤4.7 Microsoft Visio 2003 的使用的使用用用Visio 2003Visio 2003制作流程图，包括以下几个基本步骤：制作流程图，包括以下几个基本步骤：（1 1）创建流程图；）创建流程图；（2 2）移动形状和调整形状的大小；）移动形状和调整形状的大

32、小；（3 3）添加文本；）添加文本；（4 4）连接形状；）连接形状；（5 5）设置形状格式；）设置形状格式；（6）保存和打印流程图）保存和打印流程图。某政府发文流程图示例某政府发文流程图示例 4.7 Microsoft Visio 2003 的使用的使用该该图图是是利利用用Visio提提供供的的跨跨职职能能流流程程图图模模板板和和基本绘图工具完成基本绘图工具完成 。某政府收文流程图示例某政府收文流程图示例 4.7 Microsoft Visio 2003 的使用的使用该该图图是是利利用用Visio提提供供的的跨跨职职能能流流程程图图模模板板和和基本绘图工具完成基本绘图工具完成 。作业作业 1 1政政府府业业务务流流程程再再造造的的背背景景、特特征征及及意意义义是是什么？什么？2 2政务业务流程优化的基本方法有哪些？政务业务流程优化的基本方法有哪些？3利用利用Visio软件绘制本章软件绘制本章4-4的事务流程图和的事务流程图和4-5的文件流程图。的文件流程图。