Excel数据透视表从入门到精通.pptx

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1、Excel 2007 数据透视表精讲第1页/共459页本节主要讲述以下内容：数据透视表功能解析透视表的功能透视表的概念使用透视表的步骤透视表的相关编辑数据透视图第2页/共459页由于本人水平有限，在讲解过程中难免有误，希望广大网友抱着批判的态度阅读，更希望能及时的指正第3页/共459页引言我们在工作当中经常会碰到：将目标数据从大到小的排序显示我们想要的结果，并且隐藏不需要的结果汇总出我们需要的数据举例如下举例如下第4页/共459页你的要求可能如下所示（一）：将销售额从大到小或从小到大的排序找到所有已经付款或未付款的数据将所有的相同的省份或城市集中在一起将名字相同的销售员工集中在一起排序可以得出

2、某种趋势排序可以得出某种趋势将相同、相似的数据集中在一起将相同、相似的数据集中在一起第5页/共459页你的要求可能如下所示（二）：只显示河北省的数据其它数据隐藏只显示09年的销售记录其它数据隐藏只显示春兰空调的销售记录其它数据隐藏只显示于宝富的销售记录其它数据隐藏只显示河北邯郸的春兰品牌的销售记录筛选就是显示想要的隐藏不想要的筛选就是显示想要的隐藏不想要的第6页/共459页你的要求可能如下所示（三）：统计2年中的总销售额只统计2010年的总销售额统计辽宁的两年之中的总销售额统计不同省份的两年之中的总销售额统计每个员工的两年之中的总销售额统计付款和未付款的个数分类汇总就是按类别统计计算分类汇总就

3、是按类别统计计算第7页/共459页你的要求可能如下所示（四）：同时处理不同工作表或不同工作簿中的数据同时统计08、09、10年的三年的销售额同时统计不在同一个工作表四个季度的最大值稍后在讲这些操作稍后在讲这些操作第8页/共459页以上方法的小总结你的要求总是在不断的变化之中总是结合excel提供的不同的功能实现运算总是需要反复的撤销恢复源数据最终被你整理的“面目全非”工作效率低下第9页/共459页如何在处理数据时不破坏源数据方法如下：u备份源数据u设置明显的数据还原辅助列（比如有序的编号列）u关闭不保存第10页/共459页如何在不破坏源数据的情况下又能实时的比较随意的获取某些结果？数据透视表本

4、节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第11页/共459页初识透视表数据透视表是excel的一个重点、难点是衡量Excel掌握熟练程度的一个指标数据透视表是集排序、筛选、组合、汇总等多个功能于一体的集合体它是一种交互式报表它有强大、灵活的处理数据的功能熟练掌握该项功能能给你的工作效率显著的提高第12页/共459页透视表概念的由来一说到透视，我们经常会联想到医生通过仪器给不管穿着什么样的衣服的求医者透视病理，总能看到人的五脏六腑，从而得出某些症状；如果说衣服是假象，那得出的症状则是真相同样透视表功能可以将看似随意组合的数据得出某些结果出来，这些随意组合的数据我们可以看

5、做是假象，得出的结果可以看做为本质。第13页/共459页透视表功能就是可以透过放置在特定表（特定区域）上的数据，拨开它们看似无关的组合得到某些内在的联系，从而得到某些可供研究的结果，这就是透视表概念的由来。第14页/共459页一般刚接触这个功能的对它的概念理解起来比较困难，这个就像office中的“宏”概念一样，“宏”概念不明确、不直观、难理解，不适合中国人称呼习惯同样透视表的概念不很直观、不形象、不明确举例：快速的简单实例制作举例：快速的简单实例制作第15页/共459页采用透视表汇总以下数据要求汇总出2年内的总销售额、最大、最小、平均销售额总共卖出空调的数量（总台数）单价空调卖出最高值第16

6、页/共459页汇总出：每个省份的总销售额并进行相关的排序、显示和隐藏操作每个城市的总销售额并进行相关的排序、显示和隐藏每个人的2年内的总销售额、销售数量（销售的台数）、销售数量+销售额第17页/共459页只显示2009年的每笔销售额显示明细数据：每个省+每个人的销售额每个省+每个城市+每个人的销售额每个省+每个城市+不同日期+每个人的销售额第18页/共459页总结：透视表的主要特性保护源数据上的安全性操作上的灵活性（随意组合不同的字段）处理不同源数据上的强大性（暂时不讲）功能上的综合性第19页/共459页透视表概念的另种称呼虽然透视表集“万千宠爱”于一身，但是它更多的功能侧重于分类汇总不严格来

7、说：数据透视表就是一个不破坏源数据的、操作灵活的、功能强大的分类汇总，透视表就是分类汇总功能的进一步的延伸如果让我给透视表再起另一个概念的话我会称呼它为：自由汇总表自由：突出了它的灵活汇总：突出了它的功能第20页/共459页初学者会感觉该功能高深莫测、学起来时无从下手如何快速的驾驭该项功能如何快速的驾驭该项功能需要具备以下条件需要具备以下条件第21页/共459页快速驾驭透视表功能的前提条件要想快速的掌握好数据透视表的功能需要首先掌握以下方面的知识：排序的知识筛选的知识组合的知识分类汇总的知识如果没有这些知识基础则很难如果没有这些知识基础则很难快速的掌握透视表功能快速的掌握透视表功能第22页/共

8、459页透视表适用的场合不能破坏源数据（维持数据的原貌）你的要求总是处于不断的改变之中对数据的处理结果要求并不精细数据量很大的情况下数据跨表、跨簿 第23页/共459页使用透视表功能的必要性探究透视表不是万能的并不是任何时候都必须使用透视表数据量很少的情况下对数据处理要求很简单的情况下u只进行简单的排序、简单的筛选这个时候就没必要用该功能大材小用杀鸡焉用牛刀用它反而使问题复杂化第24页/共459页数据透视表功能的局限性虽然该功能可以随意的、实时的、不破坏源数据的汇总出我们想要的某些数据，但是这些汇总出来的结果往往仅限于：最值、均值、计数对数据的要求进一步的多样化上：数据名次的精确排位上数据的智

9、能化判断上数据的频率分布上 这些需要借用Excel函数才能来完成第25页/共459页本节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第26页/共459页数据的来源及规范性探究要想使用透视表功能，必须要有数据，我们首先应掌握如下：确定数据的来源数据源的规范性探究第27页/共459页确定数据的来源数据表中数据的来源内部外部第28页/共459页内部同表同一个工作表异表同簿但不同表第29页/共459页外部AccessSql server记事本（文本文件）其它的工作簿第30页/共459页数据源标准化要求虽然excel中可作为透视表的数据来源多样，理论上来说excel中的数据均可用透视

10、表功能加以分析处理，但是excel对数据源也有一定的要求，这些要求主要体现在数据的：规范性多样性单纯性重复性第31页/共459页数据源的规范性有明确的字段（数据列标题、列标）尽量不要缺少、多余、重复必要的字段解释如下解释如下第32页/共459页有明确的字段（数据列标题）一个规范、完整的数据区域是由字段+（一条或多条）记录构成的这个时候我们可以将该数据区域称之为数据清单第33页/共459页字段每一列的最顶端一般都有一个标题，称之为列标或列标题，专业术语称之为字段通过在该列设置字段表明了该列数据的大致内容（明确的列名）每个字段反映目标对象的某个属性，字段设置的越多则描述对象越完整举例缺少字段举例缺

11、少字段生成的透视表的缺点生成的透视表的缺点第34页/共459页数据源的多样性（数据列的多样性）一个数据源可能是有多列多行构成的，但所有的数据列尽量不要使用格式上相同的数据比如说：全部使用数字列、全部使用文本列，如果是那样虽然也能汇总出结果出来，但汇总方式的种类有限，不能很好的体现出透视表的功能数据列的格式最好使用文本列（日期列）+数字列举例数据列的单调性举例数据列的单调性出现的问题出现的问题第35页/共459页数据源的单纯性同列中的数据格式要尽量统一比如：文本列中尽量不要包含数字、日期数字列中尽量不要包含文本、日期第36页/共459页数据源的重复性n作为数据源的数据列（某列、某些列）中的数据要

12、有必要的重复性n比如：文本列中含有多个重复的数据日期列中含有多个重复的日期尽量避免列中的数据全部相同或全部不相同的情况（尤其在文本、日期列中的数据）解释如下解释如下第37页/共459页数据透视表其实就是分类汇总功能的延伸，不严格来说它就是高级的分类汇总分类汇总功能就是将重复的数据汇总在一起，如果你的数据全部相同或全部不相同则不能很好体现出它的意义，一般：文本列、日期列是主管分类的列数字列是主管汇总的列举例如下举例如下第38页/共459页总结：没有重复就没有分类，没有恰当合适的分类就无法生成想要的汇总结果第39页/共459页本节讲述完毕本节讲述完毕请接着下一节的讲解请接着下一节的讲解第40页/共

13、459页数据透视表讲解之（四）选定数据源生成透视表界面概述第41页/共459页数据源的来源我们已经掌握，数据源的规范性已经熟悉，接下来使用透视表功能使用透视表功能先期一般分两大步骤选定数据源生成透视表第42页/共459页选定数据源先选中需要的全部或部分数据源单击定位某点（Excel会自动识别和该点相邻的区域则全被选中）第43页/共459页选定数据源时注意以下情况：尽量包含字段名称尽量不要包含合并单元格区域不能全部使用空白区域选中的行数不能太少（2行以上）可以选中任意一列（2行以上）不能选中不相邻的列（不能挑选）选中多个相邻的且行数相同的列可以选中区域内的连续的区域（两行以上）第44页/共459

14、页不能使用空白单元格第45页/共459页选中的信息必须超过2行以上第46页/共459页生成透视表透视表位置上的选择同表（源数据和透视表处在同一个工作表内）异表（源数据和透视表不在同一个工作表内）生成透视表数量上的设置相同的数据源区域可以生成多个透视表同一个数据源的不同区域也可以生成多个透视表第47页/共459页透视表状态下的界面认识界面总览透视区的认识选项卡的认识字段浮动窗口的认识第48页/共459页界面总览一旦生成透视表，则默认会自动的进入透视表编辑状态（模式），在这种状态或这说模式下会出现如下“症状”：数据透视表区域选项卡数据透视表字段列表第49页/共459页数据透视表区域（透视区）的认识

15、（一）默认：会出现一个矩形的区域（透视区）该区域是建立在普通工作表上的一个带有特殊功能的区域（类似中国的经济特区）它是个占位符（或者说是个占位界面）默认该界面无法打印出来u只能打印一个空白矩形框第50页/共459页小提示：如何更改透视表名称n区域顶端自动出现透视表的名称+编号它会随着新建透视表数量的变化而变化n可以用以下方法更改透视表的名称透视表选项对话框第51页/共459页数据透视表区域（透视区）的认识（二）n该区域是用来存放数据、处理数据的无法直接输入信息，只能将字段列表中的数据置入其中一旦置入字段，则透视表默认界面消失，删除数据则界面恢复第52页/共459页数据透视表区域（透视区）的认识

16、（三）位置：默认左侧紧贴工作表行标签，顶部和上方列标签空出两行空白区域框选住所有的透视区可移动该区域的位置在透视区的最左端或顶端插入适当的空列或空行，迫使其改变位置不能只移动部分区域第53页/共459页透视区认识认识（四）选中该透视区，通过剪切、复制等方法，可以将选中的透视区粘贴一个或多个名称不同的透视区可以在同一个工作表内粘贴多个也可以跨表粘贴多个还可以跨簿粘贴第54页/共459页数据透视表区域（透视区）的认识（五）大小：默认界面不能强行拖动改变表区域的大小，但是它的大小会随着行高、列宽的变化而变化拖入到其中的字段的数量、种类、位置的不同而随之变化第55页/共459页有的人说透视区的形状是个

17、：变形金刚橡皮泥万花筒魔方第56页/共459页小技巧：推迟布局更新的使用默认情况下，透视区会实时的随着字段置入的位置和数量变化而变化第57页/共459页如何删除该项区域（一）？如何删除该项区域？刚生成的时候按撤销键即可清除（ctrl+z）拖拉选中全部区域（可多选其它非透视区域），然后按del键删除，u会留下空白矩形框u此时该区域为普通区域，可以直接输入信息u字段列表框会消失第58页/共459页如何删除该项区域（二）？通过全部清除按钮可以全部清除不能只删除部分区域（不管使用键删除）删除透视表所在的工作表亦可第59页/共459页选项卡的认识主要用来编辑、修饰、美化透视表稍后讲解该方面的用途稍后讲解

18、该方面的用途第60页/共459页字段浮动窗口的认识窗口概览窗口的相关编辑字段列表框的认识控制窗口的认识双击窗口第61页/共459页窗口概览上方为字段列表下方为字段控制窗口第62页/共459页窗口中字段多少和位置的设置字段列表框中所显示的字段的数量和位置源数据的字段的多少、位置有关选中的生成的透视表的字段有关不能手动更改默认字段的有无和顺序第63页/共459页字段位置的调整第64页/共459页窗口的相关编辑窗口的外观改变大小位置显示和隐藏第65页/共459页窗口的外观改变第66页/共459页窗口大小的改变手工拖拉边框不能无限制的变大和变小第67页/共459页窗口位置的改变拖拉窗口的顶端小提示：双

19、击窗口的顶端拖拉窗口的顶端到工作表编辑区右侧时会将字段列表框嵌入到工作表内第68页/共459页窗口的显示和隐藏临时（暂时、自动）隐藏单击非透视区时会自动隐藏，反之会自动显示永久（彻底）隐藏第69页/共459页本节讲述完毕本节讲述完毕请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第70页/共459页数据透视表解析之（五）上一节我们讲到选定数据源生成透视表的基本操作我们知道所谓的透视表只不过是建立在一个普通工作表上的一块含有特殊功能的（表）区域要想使用该区域提供的特殊功能处理数据，必须先将数据置入其中，这就需要掌握以下几方面的内容：第71页/共459页必须使用字段列表框中的数据不接受手工直接输入的数据给

20、谁添加？当含有多个透视表区域时目标要明确如何添加？有必要先熟悉一下字段窗口第72页/共459页字段窗口的认识（07版本的称呼）行标签列标签报表筛选数值第73页/共459页四个字段窗口的特点共性异性第74页/共459页窗口的共性数据控制功能附加第75页/共459页数据控制数据传送数据删除数据调控第76页/共459页如何传送？有三种方法复选框添加法拖拉法右键选择法第77页/共459页复选框添加法单击选中一个或多个需要的数据即可将选中的数据置入到透视区的相应位置字段窗口也会自动出现相应的字段一般文本型、日期型的数据自动会出现行标签窗口，数字型数据自动出现在数值窗口一般字段默认不会出现在报表筛选窗口第

21、78页/共459页拖拉法直接用鼠标拖拉需要的一个或多个字段拖到目标字段窗口处松开鼠标即可Excel不允许将字段拖拉到其它位置拖拉到目的窗口时鼠标会有相应的小提示（类似鼠标跟随）可以将所有的字段拖拉到一个窗口中，也可以随意的分布它们到不同的窗口第79页/共459页右键选择法在需要的字段上右击鼠标，选择相应的目标窗口即可第80页/共459页接下来我们用动画演示接下来我们用动画演示数据是如何传送的数据是如何传送的第81页/共459页数据传送演示数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据实际上该动画演示是实际上该动画演示是不规范不规范第82页/共459页数据删除如

22、何删除？字段列表框中取消复选框的选中状态字段小窗口上相应字段的下拉菜单删除直接拖拉字段到空白区域即可（建议使用该法）第83页/共459页小总结关于字段的相关调整还有其它的方法，我们在后面会进一步的讲解不严格上来说我们可以这样认为：透视区内字段的基本操作都是通过相应的字段窗口进行的，所以有的网上和书上说：字段窗口就是中继站邮递员指挥家调度枢纽第84页/共459页数据调控同一个窗口中的不同字段之间的位置调整不同窗口之间的字段的跳跃第85页/共459页同一个窗口中的不同字段之间的位置调整直接拖拉下拉菜单调整第86页/共459页不同窗口之间的字段的跳跃直接拖拉下拉菜单调整第87页/共459页字段窗口的

23、共性之二：功能附加字段不但可以放置在其中任意一个窗口中，而且还自动的附加了改窗口相关的功能窗口不一样，则窗口自身的所能实现的功能也就不一样透视区之所以有特殊的数据处理功能，不严格来说就是因为字段放置在窗口内，而窗口本身含有特殊的功能，窗口将其对应的功能附加给放置在其中的字段上所以字段窗口从某一个角度上来说又是功能附加窗口第88页/共459页字段窗口的异性如下字段窗口的异性如下第89页/共459页字段窗口的异性传送数据的位置不同功能附加的不同我们用下面的动画演示如下我们用下面的动画演示如下第90页/共459页传送数据的位置不同虽然字段可以通过窗口将数据传送到透视区，但不同的窗口传递到透视区的位置

24、不同筛选区区分分类区区分分类区区汇总区区我们用下面的动画演示如下我们用下面的动画演示如下第91页/共459页简单数据传送动画演示筛选区区分分类区区分分类区区汇总区区数据数据数据数据数据数据数据数据第92页/共459页功能附加的不同关于窗口的功能上的不同我们放到下一节讲解。本节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第93页/共459页数据透视表功能解析之（六）上一节我们讲到字段窗口的共性：数据控制和功能附加这一节我们主要讲解字段窗口功能的不同之处透视表之所以有比较强大的功能，就是因为excel赋予了透视区域内不同区域处理数据时的功能不同第94页/共459页数据放置和区域

25、选择同样的数据放置在不同的区域（位置）则会表现出不同外观，得出不同的结果同样的区域（位置）放置不同的数据也会得出不同的外观，得出不同的结果这些得出的结果有时并不是我们想要的或者是错误的只有将合适的数据放置在合适的区域（位置）才能发挥透视表的功能，得出我们想要的结果第95页/共459页要想学好透视表，必须掌握字段列表中数据的特点，主要是数据的格式透视区自身包含（能实现）的功能透视表之所以是Excel的难点，主要是因为初学者没有真正的理解透视表的主要功能对透视表功能的汇总方式没有掌握住没有真正的理解字段窗口功能及不同之处第96页/共459页一、初学者没有真正的理解透视表的主要功能它的主要功能不是用

26、来排序、筛选、组合等，它是主要用来将数据汇总的如果你对Excel中的分类汇总理解不到位的话，那么理解透视表的功能也会比较吃力第97页/共459页二、对透视表功能的汇总方式没有掌握住普通的分类汇总是一般是先对某列排序，然后在源数据内进行分类汇总的而透视表不用事先排序即可在它的专用的透视区内进行汇总第98页/共459页三、没有真正的理解字段窗口功能及不同之处主要体现在，针对字段列表框中的数据不知选谁拖向何处我们用下面的方法彻底理解我们用下面的方法彻底理解透视表窗口的不同功能透视表窗口的不同功能第99页/共459页化繁为简：逐一测试窗口的功能打个比方我们可以将四个窗口中的三个窗口忽略不计（看成没有，

27、不加理会）尝试每次将一个或多个不同的字段拖入到其中需要验证的窗口内，查看透视表区域的变化然后再单独的尝试其它的窗口，依次类推即可总结出每个窗口的不同功能第100页/共459页尝试数值窗口拖拉一个或多个字段置入数值窗口内查看透视区内的变换第101页/共459页特征如下：外观表现：出现带有汇总方式的字段标签，而且会出现汇总出的具体结果主要作用用来将数据进行汇总统计的相当于分类汇总中的给选定的汇总项汇总默认给文本型的数据是计数、数字型的数据是求和n何种类型的数据适合放置其中一般把数字型的字段放置其中第102页/共459页相关编辑改变汇总方式不同数据格式会出现不同的结果有的结果是无意义或错误的第103

28、页/共459页缺点：虽然能汇总出我们需要的结果，但是该结果是比较笼统的，不明细，不能确切的得出我们需要的明细数据。比如得出每个省的销售额第104页/共459页所以我们可以将数值窗口称之为：汇总窗口汇总窗口计算窗口计算窗口第105页/共459页尝试行标签窗口拖拉一个或多个字段（强行）置入行标签窗口内查看透视区内的变换第106页/共459页特征如下：外观表现：出现带有筛选按钮的行标签主要作用用来将相同的数据分类合并的相当于分类汇总中分类字段n何种类型的数据适合放置其中一般把文本型、日期型的字段放置其中第107页/共459页缺点：虽然可以将相同类型的数据合并在一起，但是没有多大的意义，因为分类汇总的

29、意义不仅仅是将相同数据合并在一起主要是用来将相同数据所对应的其它数据（主要是数字型数据）进行汇总运算的该窗口主要是起到将（相同的）数据分类合并的第108页/共459页我们以前说过如果置入到此区域内的数据尽量不要：全部相同（所有的数据合并在一起）全部不相同（不能合并）该区域适合含有部分相同的文本或日期型数据第109页/共459页所以我们可以将行标签窗口称之为：分类窗口分类窗口分类压缩窗口分类压缩窗口分类并合并重复数据窗口分类并合并重复数据窗口第110页/共459页既然说数值窗口是主管将数据汇总的，行标签窗口是主管分类的，我们可以将两个窗口联合（组合）起来实现分类汇总的功能第111页/共459页尝

30、试以下分类汇总运算（一）每个省的销售额每个市的销售额每个人的销售额不同日期的销售额每个省的每个市的销售额每个省的每个市的每个人的销售额每个省的每个市的每个人的相应日期的销售额第112页/共459页尝试以下分类汇总运算（二）每个省的销售数量每个市的销售数量每个人的销售数量不同日期的销售数量每个省的每个市的销售数量每个省的每个市的每个人的销售数量每个省的每个市的每个人的相应日期的销售数量第113页/共459页尝试以下分类汇总运算（三）每个省的销售额及销售数量每个市的销售额及销售数量每个人的销售额及销售数量不同日期的销售额及销售数量每个省的每个市的销售额及销售数量每个省的每个市的每个人的销售额及销售

31、数量每个省的每个市的每个人的相应日期的销售额及销售数量第114页/共459页尝试了以上操作后你是否对透视表的汇总方式有所理解了吗？将合适、需要的字段拖入到合适的窗口不同字段之间进行不同的组合可得出不同的汇总结果字段拖入的越多则汇总出的结果越多，也能体现出明细数据来第115页/共459页这一节我们主要讲述了透视表中的数值窗口和行标签窗口的认识，下一节我们讲述列标签窗口和筛选窗口的认识。本节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第116页/共459页数据透视表功能解析之（七）上一节我们讲述了字段窗口中的数值窗口和行标签窗口这一节我们主要讲解字段窗口中的列标签窗口和报表筛选

32、窗口第117页/共459页将一个或多个字段置入到列标签窗口中，查看透视表区域的变化第118页/共459页列标签窗口实际上列标签窗口跟行标签窗口几乎是一样的相同点：都是用来分类并合并相同数据的适合将文本型和日期型的数据置入其中第119页/共459页主要不同点行标签默认是在同一列上进行分类的列标签默认是在同一行上进行分类的它们之间的位置互换它们之间的位置互换和将数据进行转置效果类似和将数据进行转置效果类似第120页/共459页列标签窗口分类窗口分类窗口分类压缩窗口分类压缩窗口分类并合并重复数据窗口分类并合并重复数据窗口第121页/共459页列标签和数值区字段的结合n单独的只是分类是没有多大意义的n

33、需要跟数值区字段搭配才能显示出透视表的功能尝试以下操作尝试以下操作第122页/共459页尝试以下操作以列标签为分类窗口按省份显示每个省的销售额按城市显示每个市的销售额按日期显示每个日期的销售额按省份和城市显示销售额按省份显示销售额和销售数量 将数据进行转置效果类似将数据进行转置效果类似第123页/共459页在分类汇总的时候我们可以只用行标签分类，也可以只用列标签进行分类那么Excel为何要开发两个分类窗口？看起来显得有些重复第124页/共459页优点如下：可以将不同的分类字段放置在不同的分类窗口内，这样可以形成交叉列表式的分类汇总这是Excel普通的分类汇总所无法实现的尝试以下操作尝试以下操作

34、第125页/共459页尝试如下操作将省份置入行标签窗口，将城市置入列标签窗口，将销售额置入数值区将城市置入行标签窗口，将省份置入列标签窗口，将销售额置入数值区将省份和城市置入行标签窗口，将日期置入列标签窗口，将销售额置入数值区将省份和城市置入行标签窗口，将日期置入列标签窗口，将销售额和销量置入数值区第126页/共459页从以上操作你是否已经得出了透视表所能实现的自由灵活的交叉列表式的汇总布局？不同字段之间在数量上和位置上进行合适的自由组合可得出不同的结果第127页/共459页掌握了以上行、列标签及数值区窗口后，我们接下来看最后一个窗口第128页/共459页尝试报表筛选窗口拖拉一个或多个字段（强

35、行）置入报表筛选窗口内查看透视区内的变换第129页/共459页特征如下：外观表现：出现带有筛选按钮的选项n何种类型的数据适合放置其中？一般把文本型、日期型的字段放置其中第130页/共459页单独的只使用分页字段是没有任何意义的必须配合其它透视区内的数据才有意义它主要起附加功能的作用，很多透视表可以不使用该项设置第131页/共459页主要作用从另一个角度显示和隐藏透视区内的数据将透视区内的数据按筛选的设置分页显示，产生多个工作表（主要用途）第132页/共459页主要用途如下：第133页/共459页方便按不同页查看不同的明细数据第134页/共459页所以我们可以将报表筛选窗口称之为：分页窗口分页窗

36、口第135页/共459页尝试如下操作按省份筛选（分页），在行、列标签处分别按城市和日期进行分类，在数值区内给销售额求和，形成一个交叉列表式的透视表布局。按销售人员筛选（分页），在行、列标签处分别按省份和城市进行分类，在数值区内给销售额、销量汇总求和，形成一个交叉列表式的透视表布局第136页/共459页我们学习了四个窗口的主要用途和功能了并不是每次使用的时候这四个窗口必须同时使用，根据需求而定总结窗口对比如下总结窗口对比如下第137页/共459页窗口对比区分一览表别名别名适合的数据类型适合的数据类型主要用途主要用途数值窗口汇总窗口 数字型汇总计算行标签窗口分类窗口 文本、日期型分类，按列分类列标

37、签窗口分类窗口 文本、日期型分类，按行分类报表筛选窗口分页窗口 文本、日期型筛选和分页第138页/共459页形象比喻透视表功能特点采用透视表进行汇总运算就像美术家进行绘画一样，美术家绘画需要不同的色彩进行搭配同样透视表需要不同的字段进行搭配组合合适的色彩搭配才能使绘出的画面优美同样合适的字段组合才能正确的汇总出我们需要的数据结果来第139页/共459页透视表使用时的简单考虑如下：分析你的数据的特点根据你的要求（你想得到的数据处理结果）是否有必要能否实现你的要求选中合适的字段置入合适的窗口是否需要形成交叉列表是否需要分页？看下面的实例操作看下面的实例操作第140页/共459页实例操作第141页/

38、共459页尝试如下（一）想得到：每种产品的销售额相同日期的销售额每个人的销售额想实现交叉列表形式的分类汇总以销售员为行标签分类、以日期为列标签分类，数值区内汇总销售额第142页/共459页尝试如下（二）想实现带有分页效果的分类汇总以日期为分页字段，行标签按销售人员分类，列标签按产品分类，数值区域内对销售额汇总通过不同的筛选页，查看不同日期的销售情况，按日期分页，生成不同日期的多个工作表第143页/共459页这一节我们主要讲述了透视表窗口中的列标签窗口和筛选窗口的认识本节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第144页/共459页数据透视表功能解析之（八）这一节主要讲述

39、透视表的：基本布局具体包括以下内容具体包括以下内容第145页/共459页基本布局主要讲述以下几个相关设置报表布局的相关设置空行的相关设置分类汇总的相关设置总计的相关设置第146页/共459页报表布局的相关设置当参与分类的字段在2个以上的时候，默认在同列中进行分类的，实际上微软提供了三种可供分类布局的方式：压缩形式显示（默认显示方式）大纲形式显示表格形式显示第147页/共459页在使用布局方式时我们要考虑多字段在以下方面上的差异：级别上的差异缩进位置上的差异是否允许重复性上的差异第148页/共459页以压缩形式显示大致特征如下：字段上下之间产生一定的级别，字段窗口中位于上方的级别越高，位于下方的

40、级别越低第一级别默认左对齐，其它级别默认左缩进，级别越低缩进位置越明显，形成一个阶梯型的数据布局-错落有致第一级别不能有重复，其它级别根据字段数据的不同可能会有重复现象第149页/共459页具体特征如下在分类窗口中的多个字段级不同但同列同级缩进同出现行标签出现一个筛选按钮第150页/共459页小提示：手工更改缩进字符数第151页/共459页如何调整级别的高低字段窗口调整字段上右键菜单调整第152页/共459页小提示n只有当同一个窗口内的字段数超过2个时才出现字段错位现象n并不是任意窗口内的字段都是错落有致的显示，比如：数值窗口、筛选窗口，他们有位置上的变化，但一般不会出现错位现象n列标签窗口也

41、有错位现象，但不像行标签窗口明显第153页/共459页以大纲形式显示同级则同列，级不同则列异字段分占列（不会拥挤在一起）级别之间有错行相同的级别放置在相同的列中，不同的级别放置在不同的列中标签具体化多个筛选按钮第154页/共459页以报表形式显示特征如下：在分类窗口中的多个字段同级则同列，级不同则列异字段分占列（不会拥挤在一起）级别无错行（级别无之间无错行）标签具体化多个筛选按钮第155页/共459页报表形式另一个显著特点采用报表布局，透视区域内布满网格线而大纲和压缩形式或许没有或许仅有部分网格线第156页/共459页我们总共讲解了分类窗口中当同时出现多个字段时，字段之间的布局情况那在工作当中

42、到底使用哪种布局根据需求而定根据个人喜（爱）好而定实际上还有别的布局方式实际上还有别的布局方式第157页/共459页空行的相关设置主要针对分类窗口的并且同时存在2分类字段时目的是：便于区分不同的字段第158页/共459页小提示不能用手工的方式强行插入空行第159页/共459页分类汇总的相关设置当满足以下条件时：分类字段存在2个的时候数值区含有汇总项第160页/共459页小提示当只存在一个分类字段时不管有无汇总项，使用该项设置是没有意义的注意报表布局会影响选项多少的设置，比如表格布局不能实现在组的顶部显示汇总第161页/共459页总计的相关设置Excel默认将置入的汇总数字自动的在底端汇总出相应

43、的结果出来使用时应注意以下情况第162页/共459页如果只存在汇总项或只存在分类项n使用该项设置是没有意义的只有同时存在分类项+汇总项时如果列标签没有分类字段则仅对行启用无意义如果行标签没有分类字段则仅对列启用无意义第163页/共459页这一节我们主要讲述了透视表的基本布局本节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第164页/共459页数据透视表功能解析之（九）上一节主要讲述了透视表的基本布局，这一节我们主要讲述透视表的基本操作第165页/共459页透视表的基本操作名称更改选择移动复制删除第166页/共459页有的时候在透视表区域中出现的并不是我想要的，比如说：标签名

44、字这就需要根据爱好和要求可以适当的更改在更改的时候我们需要掌握以下情况：第167页/共459页名称的更改更改谁？给谁更改如何更改？用什么办法更改名字如何恢复？怎样恢复到默认名称第168页/共459页更改谁？（给谁更改）Excel透视表区域中的信息根据需求和爱好可以适当的更改它的名称，但是：并不是所有区域内的数据均能更改数值区内的数据不允许更改字段名称虽然可以更改但更改它无意义透视表名称可以更改但意义不大最好只给相应的标签名更改第169页/共459页如何更改根据更改的对象不同则方法略有不同:针对值字段的修改通过双击值字段，通过对话框更改通过编辑栏修改通过活动字段模块修改第170页/共459页其它

45、标签、字段的修改方法几乎一样但是不要轻易给字段改名更改的名称要有意义第171页/共459页如何恢复原来的名称最快的办法是从数值框内删掉相应的字段然后再从新的置入即可。其它字段的恢复则比较棘手其它字段的恢复则比较棘手第172页/共459页不管如何更改不管如何更改都不会破坏源数据都不会破坏源数据第173页/共459页选中透视表因为透视表可以划分为不同的区域，比如：行标签区、值区域，这个时候我们要考虑选择的时候：选中全部选中部分第174页/共459页选择全部选择方法如下：光标拖拉框选光标定位到透视区域内按Ctrl+A通过选择按钮选择第175页/共459页注意：当存在页字段时当光标定位到透视区的空白区

46、域时可能出现多选或漏选现象第176页/共459页选中部分选择方法如下：鼠标拖拉选中即可，按住ctrl键可以挑选通过选择按钮实现第177页/共459页小技巧：启用选定内容当启用选定内容时光标处在透视区内的不同位置时有时会出现箭头：处在左上角处在分类字段再次单击即可退出该选择模式再次单击即可退出该选择模式第178页/共459页移动透视表当前工作表内位置的更改移动到其它工作表不能移动部分透视表第179页/共459页复制并粘贴透视表通过复制透视表后粘贴位置的选择粘贴格式上的设置可以只复制其中的部分透视表可以只复制其中的部分透视表第180页/共459页粘贴位置上的选择可以同表粘贴异表粘贴异簿粘贴异序粘贴

47、（粘贴到不同程序内）第181页/共459页粘贴格式上的设置根据粘贴到不同程序上的不同它所能实现的粘贴结果是有所不同的在Excel内部进行粘贴时默认粘贴为透视表模式，通过相关的设置（粘贴按钮选项或选择性粘贴）可以实现以下粘贴情况：第182页/共459页Excel程序内部粘贴粘贴为普通文本粘贴为图片第183页/共459页粘贴到word内第184页/共459页粘贴到记事本（文本文档）内第185页/共459页粘贴到ppt内注意粘贴时光标定位点的位置省份 黑龙江 河北 辽宁 内蒙古 总计 省份省份黑龙江河北辽宁内蒙古总计总计第186页/共459页小技巧通过复制粘贴的方式可以在同一个工作表内粘贴多个可自由

48、组合的工作表，以便同时从不同的角度分析我们汇总出现的数据第187页/共459页第188页/共459页删除透视表为何删除？如何删除？删除时注意事项第189页/共459页如何删除？我们分两种情况：删数据不删透视表既删数据又删透视表第190页/共459页删数据不删透视表删除了放置在透视区域上的数据，但保留该透视表功能（字段列表框还存在）光标定位到透视表区域内的任意位置第191页/共459页既删数据又删透视表鼠标拖拉框选所有的透视表区域，delete清除不要多选和少选透视区域鼠标拖拉框选所有的透视表区域不能清除部分区域删除透视表所在的工作表亦可注意字段列表框的有无注意字段列表框的有无第192页/共45

49、9页删除时注意事项不能只删除透视表的一部分第193页/共459页这一节我们主要讲述了透视表的基本操作本节讲述完毕，本节讲述完毕，请接着看下一节的讲解请接着看下一节的讲解第194页/共459页数据透视表功能解析之（十）这节主要讲述透视表相关功能的使用展开和折叠第195页/共459页展开和折叠当我们操作透视表区内的数据时有时需要显示或隐藏明细数据，尤其在碰到多个字段大量的数据时Excel透视表为我们提供了展开和折叠功能这个时候我们需要考虑以下几个方面的内容：第196页/共459页为何要展开和折叠数据？如何实现展开和折叠数据？展开和折叠时的注意事项第197页/共459页为何折叠和展开数据？为了得到我

50、们想要的某种结果、某种状态展开就是显示想要看的明细数据折叠就是暂时隐藏不想看的明细数据第198页/共459页如何实现展开和折叠数据？当需要展开和折叠数据时我们可以通过以下方法实现展开和折叠直接操作相应字段通过专用按钮实现第199页/共459页直接操作相应字段通过该方法可以实现有针对性的比较灵活的部分展开和部分折叠第200页/共459页通过专用按钮操作通过该方法可以一次性的全部展开和全部折叠第201页/共459页形象比喻如何区别展开和折叠按钮：加开减叠加号的“身高”比较高，仿佛被拉长了，所以为展开减号的“身高”比较矮，仿佛被压缩了，所以为折叠第202页/共459页展开和折叠时注意的事项展开和折叠