机关公文写作讲座.ppt

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1、 机关公文写作讲座机关公文写作讲座林区党校袁幼民 公文写作与处理是党政机关、企事业单公文写作与处理是党政机关、企事业单位从事文秘及其他管理工作人中的基本功，位从事文秘及其他管理工作人中的基本功，从文种的选用、格式标准、行文规则到语从文种的选用、格式标准、行文规则到语言的组织、标点符号、数字表述等方面都言的组织、标点符号、数字表述等方面都有一系列规范化的要求，涉及的学科知识有一系列规范化的要求，涉及的学科知识内容非常广泛。需要我们去认真、全面了内容非常广泛。需要我们去认真、全面了解和掌握，仔细钻研与琢磨，正确地理解解和掌握，仔细钻研与琢磨，正确地理解与运用，只有这样，才能有利于个人综合与运用，只

2、有这样，才能有利于个人综合素质的提高，有利于工作的开展，有利于素质的提高，有利于工作的开展，有利于组织目标的实现。组织目标的实现。机关公文写作与处理的主要法律法规依据1中国共产党机关公文处理条例2人大机关公文处理办法3国家行政机关公文处理办法4关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见5国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）6中国人民解放军机关公文处理条例7中共中央办公厅公文主题词表8国务院公文主题词表9中华人民共和国国家通用语言文字法10标点符号用法（GB/T158341995）11出版物上数字用法的规定（GB/T158351995）主要内容一、公文写作基础知识

3、二、常用行政公文写作三、常用事务文书写作一、公文写作基础知识一、公文写作基础知识（一）公文的含义与分类1、含义公文是公务文书的简称，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文字材料，是传达贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布国家法律、法规及行政规章，颁布行政措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验，联系工作的重要工具。2、分类 按公文的形成与使用范围划分：(1)通用文书 A、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、意见等13种或14种；B、事务文书：如计划、总结、调查报告、大事记、简报、开幕词、闭幕词、倡议书、介绍信等等

4、。党的机关公文与国家行政机关公文比较党的机关公文国家行政机关公文处理依据 中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法用纸规格16开型或A4型A4型种类14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要紧急程度文件：特急、加急，电报：特急、加急、平急文件：特急、急件，电报：特提、特急、加急、平急，标右上角。信函标在武文线下一行左边。密级位置 份号下方（首页左上角）右上角，信函在武文线下左边。成文日期 无规定，多用阿拉伯数字汉字(2)专用文书 财经文书：经济

5、合同、协议书、意向书等 司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判 决书、辩护词等 科技文书：科技合同书、科技项目鉴定等 军事文书：命令、通令、通告等 外交文书：公报、声明、条约、协定等按公文的作用和行文关系划分:上行文、下行文、平行文。按公文涉及国家秘密程度划分：绝密件、机密件、秘密件、内部无秘密件、公开发布件。按公文处理时限划分:平件、急件、特急件(电报:特提件)。按公文处理方式划分:阅件：即阅知性公文（知道即可）；办件：交有关部门或人员即时办理的公文。（二）公文的主要特点 1法定性：公文的制作者具有法定性，是根 据有关法律、法规成立，能以自己的名义 行使法定权力，并承担一定义务的组织和 特定的

6、法人，按照公务管理的需要，在各 自的职责和权力范围内制作并发布公文。2政策性：公文是党政机关进行政治及其他 公务活动的工具和载体，是公文制作者意 志、意图的体现；公文往往是一种公权力 、公信力的象征，代表了发文机关的权威。因而具有政治性或政策性。3实用性：在实际工作中发挥作用，指导实 践，推动工作；是实施规范管理，完成公 务活动，实现组织目标的工具。4时效性：公文具有时限性的要求，尤其是 重要的办件都规定了办理完结后汇报结果 的时间。5规范性：公文有着严格、特定的规范化格 式，并以此体现出制发文机关的权威性和 严肃性。（三）公文的功能1法规与准则作用2领导与指导作用3宣传与教育作用4信息沟通作

7、用5依据与凭证作用法规与准则作用法规与准则作用 党政管理需要有各种法规规章来调节各党政主党政管理需要有各种法规规章来调节各党政主体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制发体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制发的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。领导与指导作用领导与指导作用 公文是传达政令政策的工具，各级党政机关通公文是传达政令政策的工具，各级党政机关通过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，贯过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，贯彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的问彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的问题。题。宣传教育作用宣传教育作用

8、党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥性党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥性公文，重点是阐明党和国家的方针、政策和措施，公文，重点是阐明党和国家的方针、政策和措施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表彰奖以作为下级机关和个人规范；有的还直接表彰奖励先进，批评惩处错误。励先进，批评惩处错误。信息沟通作用信息沟通作用 机关与机关之间、部门与部门之间、上下级之机关与机关之间、部门与部门之间、上下级之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要交间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，这流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，这些联系沟通主要依靠公文来实现。

9、些联系沟通主要依靠公文来实现。依据与凭证作用依据与凭证作用 机关公文反映制发机关的意图，具有法定的效机关公文反映制发机关的意图，具有法定的效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工作、力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工作、解决问题的依据。解决问题的依据。（四）公文的格式国家行政机关公文处理办法规定，公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。国家质量技术监督局1999年12月27日发布的国家行政机关公文格式规定，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

10、1、眉首部分：置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首。主要标识：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新办法规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1

11、字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm

12、处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处。国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX15mm。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“政发199982号”，“政发”指发文机关代字，“1999”指年份，“82号”指发文序号。整个意思就是省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用

13、全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。2、主体部分：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体主要标识：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关

14、印章、附注等要素。公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定、省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关

15、，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当标明其中文含义。正文写作的要求：第一，符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。第二，要有针对性

16、，即以事实为根据，分析问题，做到有的放矢。第三，一般应一文一事，事由要集中、明确、重点突出。第四，行文逻辑缜密，层次清晰，条理清楚。第五，具体措施或意见要符合实际，明确具体，可操作性强。第六，语言要准确、简洁、规范。公文中的数字：公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字正文层次标识方法：第一层用“一、”“二、”“三、”第二层用“(一)”“(二)”“(三)”第三层用“1”“2”“3”第四层用“(1)”“(2)”“(3)”附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒

17、号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“”）。成文时间标识时，右边要空4字。发文机关印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即

18、可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一

19、排印章之下右空2字标识成文时间。注意：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。3、版记部分：置于主题词以下的各要素统称版记主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题

20、词在前，反映公文形式的主题词在后。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。下行、平行公文首页版式 宣城市工商行政管理局文件宣城市工商行政管理局文件 工商办200721号 关于

21、关于xxxxxxxxxxxxxx的通知的通知各县市区局、直属局、各分局：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx机密一年特 急 发文机关标识下发文机关标识下 空空2行，行，用用3号仿宋体字，居中排布；号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称。用六角中括号年份应标全称。用六角中括号“”括入；序号不编虚位括入；序号不编虚位（即（即1不编为不编为001），不加），不加“第第”字。字。标题在红色反线下空标题在红色

22、反线下空2 2行，用行，用2 2号小标宋体字，号小标宋体字，由由“发文机关发文机关+发文事发文事由由+文种文种”组成组成 主送机关是负有办文主送机关是负有办文责任的单位，标题下责任的单位，标题下1 1行，行，左侧顶格用左侧顶格用3 3号仿宋体字号仿宋体字标识，回行时仍顶格；标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称最后一个主送机关名称后标全角冒号。后标全角冒号。用用3号黑体，号黑体，居页面右上角居页面右上角正文用正文用3号仿宋体，号仿宋体，每页每页22行，每行行，每行28个字。个字。A4型公文用纸页边及版心尺寸下行、平行公文首页格式上报公文首页版式公文末页版式联合行文末页公文版式版记示意图4、格

23、式中的几个用线。在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。5用纸。公文用纸一般采用GBA4型，成品幅面尺寸为210mm297mm，纸张定量为60gm280gm2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85，PH值为7.59.5。6排版规格与印制装订要求。（1）排版规格。正文用3

24、号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BI100，红色油墨应达到色谱所标Y80M80。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。7页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页

25、与空白页以后的页不标识页码。（五）公文写作常见错误例析1、发文字号编写不当。机关代字混淆。机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外

26、还有“河北大学”。年份不全，乱用括号。如：川计生(96)第15号。年份不全，应写为“1996”，使用圆括号也不正确，根据国家行政机关公文格式GB/T97041988(以下简称“原国标”)规定，应用六角括号“”，“第”字多余，应删去。机关代字、年份、序号次序颠倒。如：成保96劳人字第51号2、标题拟写不当。文种错用。文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象。请示与报告错用、并用。请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示

27、、批准”，上级对于请示必须有答复，必须事前行文;而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如：县人民政府关于请求将风景区列为省级自然保护区的请示报告函与请示错用。办法明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”,“请示，适用于向上级机关请求批准、指示”。从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关请求批准，而请示是向有隶属关系的直接上级请求批准，这是选择

28、这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为市司法局关于拨付法制教育经费的请示，主送机关是“市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。通告与公告错用。通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。从二者概念来看，二者都

29、有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛“向国内外宣布”，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如：商场有奖销售开奖公告 事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，

30、以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如：公司关于申请增加超计划出口指标的请示 县人民政府关于表扬营业员同志的通报 县税务局重建税务所办公楼的请示报告 市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知 分析：例的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为县人民政府关于表扬营业员同志先进事迹的通报；例属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示；例属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环

31、节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知。乱用标点符号。办法明确规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们不循此规，常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知 中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知 XX县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知 分析：例被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书

32、名号；例被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例发布对象“X X县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。3、主送机关标注不当。办法规定“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”如国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知一文的主送机关“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误，严重影响了公文效应的发挥。例如：县人民政府批转县乡镇企业局关于加速发展乡

33、镇企业的报告的通知的主送机关是“各有关单位”。县税务局关于重建税务所办公楼的请示的主送机关是“地区税务局、城建局、国土局、物资局”。大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示的主送机关是“尊敬的书记”。分析：例错误是主送机关不明确，难以办理；例属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则；例违反了“请示不得直接送领导者个人”的原则。4、引用公文不当。在公文写作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节。办法规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如：你行关于调整货币政策委

34、员会及任免的请示(银发200013号)收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是，例如：你公司关于成立通洲集团中心拍卖行的请示悉 7月20日通告停止了省交通厅交计字20001号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取你院月X日请示收悉在粤府199638号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中 分析：例只引标题而没引发文字号；例只引了发文字号而没引标题；例既没引标题也没引发文字号；例虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。5、结构层次序数标注不当。对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，

35、易于阅读、理解和执行。办法规定：“结构层次序数，第一层为一，第二层为(一)，第三层为1，第四层为(1)。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。二、常用行政公文写作（一）（一）决定决定1、决定的适用范决定的适用范围决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约、规范、指导作用的下行文，对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力，是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布，以国家行政机关为例，按照有关法律，决定的发布机关是国务院，国务院各部委，以及县级以上（含县级）地方各级人民政府；乡、民族乡、镇人民政府也可以发布决定。决定适用于对重要事项或者重大行动做出

36、安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、决定的写法决定的写法决定的格式主要由标题、正文、签署和日期组成。标题：决定的标题应当精炼地反映决定的主要内容，通常要求写全项标题，即发文机关、事由和文种。正文：决定的正文，应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容。具体写法有两种：宣告性决定，因其内容相对简单、篇幅又较短小，所以，常按“决定原由”、“决定内容”的顺序作篇段合一的方法来进行表述。指挥性和表彰性决定，因其内容相对复杂，所以，常采用二部式结构表述：第一部分是开头，阐明决定的原由；第二部分是主体，阐明对有关事项或行动的意见、要求、方法、措施等内

37、容，可按一定逻辑顺序分条列项进行表述；有时也可采用小标题的方式来表述。签署及日期：决定的签署与其他行政公文一样，在正文的右下方签上发文机关及成文日期，其中，如果是需要明确通过决定的时间及会议，则可将二者写在标题的下方。3、撰写决定的注意事、撰写决定的注意事项：第一，要注意决定的必要性。第二，要注意决定的正确性。（二（二）通知）通知 1、通知的适用范、通知的适用范围在机关、团体和企事业中，作为通用公文的“通知”是应用范围广，使用频率高的一个文种。通知适用于批转下级机关相关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的适用范围广，从

38、公布国家的政策法令，到基层单位的事务告知，无论是党、政、军机关，群众团体，还是企事业单位，上至中央，下至地方，单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小，机动性、灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。通知均以机关名义发布。2、通知的写法。、通知的写法。通知的写作格式由标题、受文单位、正文、签署和日期几部分组成。标题常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素，受文单位即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容

39、置疑。签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。3、撰写通知的注意事项：第一，要认真仔细。第二，被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用“省政府有关部门”一类略称，所附发文单位则应写明“有关部门”的名称，以避免发文不全，贻误工作。（三）（三）报告告1、报告的适用范告的适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告从性质上看是一种陈述性的公文；从行文关系上看，是一种典型的上行文。2、报告的特点告的特点第一，已然性。第二，总结性。第三，陈述性。3、

40、报告的种告的种类。报告，按其呈报要求可分为呈报性报告、呈转性和呈复性报告。报告，按其内容可分为综合报告和专题报告，工作报告和情况报告，以及调查报告。4、报告的写法报告由标题、主送机关、正文、落款及日期四部分组成。标题：一般由规范化的“三要素”的写法即发文机关、报告内容和报告组成，也可以由事由和文种组成，省略其发文单位。主送单位：主送机关写在正文前第一行。正文：报告的正文一般也分为开头、主体和结尾三部分组成。开头，一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。采用的方式常用说明式或概括式。主体，应集中反映报告的核心内容。其具体写法，因报告种类不同而略有差异。综合性报告及呈报性

41、报告、专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上是采用顺叙法。呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内容安排亦采取顺叙法，结尾，一般的报告多无特殊的结尾，汇报完毕，即告结束。结尾常用语是“以上报告，如有不妥，请指正。”呈转性报告，其结尾比较固定，常用语是“以上报告，如无不妥，请批转、贯彻执行。”落款及日期：如果标题是“两要素”的写法，或者即使标题是“三要素”写法，为了郑重起见，则先落款即发文单位全称，再写成文的日期。5、撰写报告应注意的事项：第一，要注意明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容。第二，报告的材料应确实、可靠。第三，报告里的观点

42、要正确。第四，文字要简练。（四）（四）请示示1、请示的适用范示的适用范围 请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示从行文关系看，它是一种典型的上行文，从性质上看是期复性公文。上级机关收到请示后，应当及时给予指示、批复。请示一般以机关的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区、一个方面工作的方针、政策、计划和重大行政措施等事项的请示，也可以由机关的正职行政领导签署发出。2、请示的特点：示的特点：第一，行文关系具有固定性。请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一般是逐级行文。第二，行文的内容具有单一性。凡较规范的请示，都是具有这种单一性的，即一篇

43、请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的“一文一事”，“一事一请示”。这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的。第三，行文目的鲜明性。这主要表现在两个方面：一是对请示事项或问题所持的意见是非常明确的；二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的。在这里，一切的含糊其辞都是不允许的。3、请示与报告的异同点、请示与报告的异同点 相同点：两者都属上行文。为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。相异点：性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级

44、机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。篇幅容量不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请，篇幅相对较短小。行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文；而请示必须事前行文。4、请示的写法示的写法请示由标题、主送单位、正文、签署及日期组成。标题：请示的标题由请示单位的法定名称、事由（请示事项）和文种（请示）组成。标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括，一般为请示事项或问题的名目。主送单位：即请

45、示单位的直接上级机关。如有双重隶属关系时，则应主送能够直接批复的隶属上级，另者则以“抄报”处理，即主送单位只能是一个。不要轻易越级行文，如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属上级机关的同时，抄报被越过的直接隶属的上级机关。正文：请示的正文包括请示缘由、请示事项及请示批准的希望或要求。请示缘由部分应简明扼要地写出导致提出请示事项或问题的主要情况，也是构成原因的主要理由。第二部分的请示事项是全文的重点，明确提出请示的事项或问题以及相应的具体意见。最后一部分是向上级机关提出请求批准的希望或要求，常用语有“妥否，请批准”“以上请示，可妥，请指示”等，如果是呈转性请示，结尾时常写“以上请示，如

46、同意，请批转地执行”等。以上内容，视繁简程度，可分别作一段或若干段安排。签署及时间：请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间，完整的年、月、日。5、请示示撰写的注意事项撰写的注意事项第一，必须做到“一文一事一请示”。第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，决不能含混不清，不知可否。第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明；不能在主送的同时抄给下级机关。第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成“请示报告”。（五）批复（五）批复1、批复的适用范、批复的适用范围批复，是上级机关根据有关的方针、政策和法律法规，依据自身的职权，针对下级机

47、关的请示事项所作书面形式的答复。批复表达了领导机关对下级机关要开展某项工作或者处置某种事项所持的态度，或指示性意见。因此，批复具有强制约束力和严肃郑重性，并有很强的针对性和结论性，受文者必须贯彻执行。批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是“一请示一批复”，不涉及请示以外的其他事项。它属于指示性下行文。2、批复的用途主要是通过对请示事项的具体答复或指示，实行对下级单位的具体指导，对全局工作及时协调。3、批复与批示同属于上级机关发往下级机关的指导性公文，但它们有明显的区别：批复是专门答复下级机关请示事项的，内容具有明显的指导性，属于被动发文；批示是上级机关对某

48、些问题或某项工作发表的指导性意见，其内容常常有较强的针对性和参考作用，属主动发文。4、批复的写法、批复的写法标题：批复的标题一般都是规范的“三要素”的写法，即由发文单位的全称、事由和文种构成，也有的批复的标题由事由和文种构成主送单位：批复的主送单位即原请示单位，换言之即答复是谁的请示，主送单位就应该是谁，若带有普遍指导意义的，需要发给下级机关，则用“抄送”的形式。另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位。正文：批复的正文一般都很简短，因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样充分说明理由，而是答复问题。正文一般由“引语”和“答复意见”两部分组成。落款及时间：批复因具有通

49、知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具体时间；如果标题中已有发文机关名称，正文后也不再落款而只写成文日期。但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性。5、撰写批复的注意事项：第一，针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针、政策，针对所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复。第二，明确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利下级机关执行。第三，及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其他部门或地区的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级

50、机关的实施。第四，正确使用“批复”与“答复函”两个文种。批复是一种针对“请示”而发的下行文，作者必须是受文机关的上级领导或指导机关，否则不能使用这一文种。（六）函（六）函1、函的适用范、函的适用范围 函，也称公函，是商洽性公文。各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项，这种联系常用“函”进行。函，国家机关、企事业单位都可以使用。它是公文中运用最为灵活的一个文种。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2、函与批复的区函与批复的区别：首先，可以从概念上加以界定。函是用来相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求