英文书信写法.ppt

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1、关于英文书信写法现在学习的是第1页，共38页1.信封的格式注意：收信人及写信人信息的位置与我们的位置与我们的相反。相反。可用齐头式也可用右缩式可用齐头式也可用右缩式现在学习的是第2页，共38页英文信封(Envelope)的写法（Block Format 齐头式）Zhao MinSichun UniversityChengdu,610041P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址现在学习的是第3页，共38页英文英文信封信封(Envelope)(En

2、velope)的的写写法法（右缩式 Indented Format）Zhao Min Sichun University Chengdu,610041 P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址现在学习的是第4页，共38页英文地址的英文地址的写写法和中文相反法和中文相反，口，口诀诀：由小到大由小到大(ex:(ex:号号弄弄巷巷路路/街街城市城市州州邮编邮编国国家家）号No.(Number)楼F(Floor)室Rm.(Room)弄，胡同，小巷li A

3、ly(Alley)巷Ln.(Lane)路Rd.(Road)街St.(Street)段Sec.(Section)区Dist.(District)县County市City大道Ave.(Avenue)省Province国家名现在学习的是第5页，共38页地址的书写顺序是由小到大地址的书写顺序是由小到大:第一行第一行写寄出信人的写寄出信人的门牌号码，写街道名称门牌号码，写街道名称;第二行第二行先写县市、城镇名先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编再写上邮编。如果是寄往国外的信件，。如果是寄往国外的信件，第三行第三行写出写出寄信人所在

4、国家的名称。寄信人所在国家的名称。现在学习的是第6页，共38页如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空航空 By Air Mail挂号挂号 Registered印刷品印刷品 Printed Matter快件快件 Express内有照片内有照片 Photo Enclosed现在学习的是第7页，共38页如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明给李明，信封格式为：Song LiSong LiNo.1 Middle SchoolNo.1 Middle SchoolNantong,

5、226000Nantong,226000Jiangsu Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing,100871现在学习的是第8页，共38页如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用再用By courtesy of,Through courtesy of,By By courtesy of,Through courtesy of,By favor offavor of引出所托之人的姓名。如：引出所托之人的姓名。如：Li Ming By courtesy of Li Na面交信面交信(

6、宋力本人当面交给收信人的信宋力本人当面交给收信人的信)：Song Li Present 现在学习的是第9页，共38页练习练习：填写信封填写信封GeorgeWangwillwritealettertohispenpal(笔友),MikeClinton.Mikesaddress(住址)is:1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101,U.S.A.AndGeorgesaddressis:23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Pleasewriteanenvelopeforhim.现在学习的是第1

7、0页，共38页GeorgeWang寄信人信息寄信人信息23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan104R.O.C.MikeClinton收信人信息收信人信息1025LongStreet,San Francisco,CA 94101 U.S.A 现在学习的是第11页，共38页2.信的格式英语信件通常包含7个部分What are they?现在学习的是第12页，共38页Modified FormatModified Format xxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)De

8、ar xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely(Complimentary Closing)，XX(signature)Joe (printed name)现在学习的是第13页，共38页The Elements of English Letter Writing 1.信头（寄信人的）Heading/Letterhead2.写信日期 Date3.信内地址(收信人的)Inside Address4.称呼 Salutation 5.正文 Body of Letter6.客套结束语 Complimentary Closing7.

9、署名 Signature现在学习的是第14页，共38页2.1Heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。电子信箱地址或网址等。现在学习的是第15页，共38页信头写在信的右上角，离开信纸的顶头约信头写在信的右上角，离开信纸的顶头约1 1英英寸，占二三行或四行均可，格式如下：寸，占二三行或四行均可，格式如下：齐头齐头式式 缩进式缩进式注意：写地址的次序与中文不同，如写给经常往注意：写地址的次序与中文不同，如写给经常往来的亲友，这项地

10、址也可以省略来的亲友，这项地址也可以省略。现在学习的是第16页，共38页2.2Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日通常英式按日/月月/年的顺序，而美式按月日年的年的顺序，而美式按月日年的顺序。顺序。注意：注意：年份写全，不可省略年份写全，不可省略；月份用英文单词表示月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May 7,2006;23 September,2005，按月日年

11、（美）或月日年（美）或者日月年（英）者日月年（英）现在学习的是第17页，共38页特别注意：英文书信日期应紧接着写信人地址特别注意：英文书信日期应紧接着写信人地址下一行，下一行，不能像写中文书信那样写在书信签名之不能像写中文书信那样写在书信签名之后后，这是很多学生的常见错误。，这是很多学生的常见错误。现在学习的是第18页，共38页Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28,06Jan.13.2006现在学习的是第19页，共38页2.3 Inside name and Addres

12、s信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。地址应确切完整。现在学习的是第20页，共38页一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件要写，而在给极熟的朋友的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角日期下一行的左上角。收信人姓名姓名写一行写一行，收信人地址可分两行或三行写地址可分两行或三行写，和写信人的地址一样，上下可取齐，也可以向右缩进。在姓名前一般要加上称号，称号因人而异。现在学

13、习的是第21页，共38页Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress:China/Beijing 100021/Beijing China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/Lin Fang/East lane/234Metal/President/Lin Fang/East lane/234Lin FangLin Fang（收件人姓名）（收件人姓名）President of Beijing Metal President of Beijing Metal 234 East l

14、ane,Beijing 100021 234 East lane,Beijing 100021 China China现在学习的是第22页，共38页2.4 Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以对齐。英文书信的称呼一般都是以DearDear 或或My My deardear开头的。开头的。1.1.亲近熟悉的人亲近熟悉的人:Dear/My dear+:Dear/My dear+称呼或名字。称呼或名字。2 2 长辈、关系一般、不相识：长辈、关系一般、不相识：Dear+Dear+“先生先生/女士女

15、士/教授教授”3 3 机关、团体、公司、工厂或学校：机关、团体、公司、工厂或学校：Dear Sir or Dear Sir or Madam,To Whom It May concern.Madam,To Whom It May concern.有时直接用有时直接用 Gentlemen(Gentlemen(复数复数)。现在学习的是第23页，共38页对普通男子用Mr；对未婚女子用Miss；对已婚女子用Mrs，对婚姻状况不明确的通常用Ms(后跟本人姓)；对男子用Master；对教授或博士(医生)用Prof或Dr现在学习的是第24页，共38页在称呼后面一般是用逗号。现归纳如下：对父母、兄弟、姐妹等；

16、aFather,bMy dear Mother,c.Dear Sister,d.Dear Tom,对亲戚：aMy dear Auntie,bDear Cousin,cMy dear Cousin,对朋友、同学aMy dear friend,bDear Mr Jackson,cMy dear Mr Jackson,dDear Sir,现在学习的是第25页，共38页对未婚女子：aDear Miss Luce,bMy dear Miss Luce,对一般女子，不论是否结婚：aMadame,bDear Madame,对已婚女子：aDear Mrs Helen Jackson,bMy dear Mrs

17、Helen Jackson,对公司、工厂、学校等：aDear Sirs,bSirs,cGentlemen,Dear Manager,etc.现在学习的是第26页，共38页2.5 Body语言要得体，简单明了，措词措词礼貌。称呼下面隔一两行隔一两行开始写正文。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。主体的三步骤主体的三步骤：一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。现在学习的是第27页，共38页书信写作的五点要求：书信写作的五点要求：1、开门见山说意图2、咨询/建议1、2、3、3、不同内容可分段4、感谢客气不可少5、期待回信成老套

18、现在学习的是第28页，共38页信主体部分的结尾语结尾语通常采用三种方法：采用分词短语：句末用逗号，不用句号。例如：aWaiting for your good news,bLooking forward to your early reply,cHoping to hear from you soon,等等现在学习的是第29页，共38页采用介词短语，例如：aWith best regards,bWith kind regards to your family,cWith best wishes to you and yours,dWith best wishes for your succes

19、s and happiness,现在学习的是第30页，共38页采用完整句子：aWe are waiting for your good news.bI hope to receive your early reply.cWe look forward to your reply at your earliest convenience.D.Happy new year.E.Best wishes.F.Happy birthday./Take care.等等现在学习的是第31页，共38页2.6 Complimentary Closing即署名上方的话开头字母要大写，末尾用逗号开头字母要大写，末尾

20、用逗号。结束语也称敬语，使用时也。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。1.1.家人亲戚家人亲戚:Y Your loving mother/son/brother;Yours our loving mother/son/brother;Yours lovingly,With love,All my love etc.lovingly,With love,All my love etc.2.2.长辈或一般朋友：长辈或一般朋友：Y Yours respectfully/Sincerely,ours res

21、pectfully/Sincerely,Yours truly etc.Yours truly etc.3.3.机关、团体、学校等：机关、团体、学校等：Y Yours ours faithfully/Sincerely,Yours truly,etc.faithfully/Sincerely,Yours truly,etc.现在学习的是第32页，共38页2.7 Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。部内容负责。签名最好是写信人的亲笔签名最好是写信人的亲笔，手写后可，手写后可附打印的全名。附打印的全名。汉语姓名写法：

22、汉语姓名写法：W Wang ang X Xiaoya/iaoya/W Wang ang Y Yanan（姓及（姓及名的第一个字母分别大写）名的第一个字母分别大写）现在学习的是第33页，共38页附言附言(Postscript)(Postscript)发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说，可以在信末署名下面几行写上，P.S.(Postscript的缩写)，然后将要补充的话写上。不过要注意写信时最好将事情一次讲清楚，尽量少用或不用P.S.。现在学习的是第34页，共38页总结最容易出错的地方：最容易出错的地方：地址：顺序及写法称呼：不同身份日期：标点，如什么时候必须用逗号现在学习的是第35

23、页，共38页练习1.给给John BrownJohn Brown先生写一封短信内容：已收到先生写一封短信内容：已收到他月日的来信请他于本月来我公司，他月日的来信请他于本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李小姐将去机场接他小姐将去机场接他现在学习的是第36页，共38页Blockformatxxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)Yourssincerely(complimentaryclose)XX(signature)Joe(printedname)现在学习的是第37页，共38页感感谢谢大大家家观观看看现在学习的是第38页，共38页