工作效率与时间管理_kkp.pptx

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1、1工作效率与时间管理工作效率与时间管理 一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间 2一、管理者常见的时间陷阱一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步二、时间管理六步 三、高效能的九条守则三、高效能的九条守则31.由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。2.文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。3.交办工作时，没有明确最后期限。4.不速之客的干扰；常被电话打断工作。5.花较多时间替下属拿主意。6.长时间面谈。7.繁

2、多、冗长、低效的会议。8.缺乏细致的实施计划。9.过多文书记录。10.过于注重细节；追求完美4 一、管理者常见的时间陷阱一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步二、时间管理六步 三、高效能的九条守则三、高效能的九条守则5 一、做好计划和统筹一、做好计划和统筹 二、要事第一二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说四、学会说“NONO”五、明确期限五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯6l一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，较忙的是什么时间段？l有哪些工作可以提前做？7做好计划和统筹做好计划和统筹做好计划和统筹做好计划和统筹 一、做好计划和统筹一、做好计划和统筹 二、要

3、事第一二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说四、学会说“NONO”五、明确期限五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯8 因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所以每件事好像都很重要；因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做；有些人看到我们每件事都做,所以，他们期望我们什么都做；每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑：究竟什么对我们最重要？9忙人的告白忙人的告白 10 1 1、既重要既重要既重要既重要 又紧急又紧急又紧急又紧急 2 2、重要但、重要但、重要但、重要但 不紧急不紧急不紧急不紧急3 3、不重要不重要不重要不重要 但紧急但紧急但紧急但紧急4 4、

4、不重要不重要不重要不重要 不紧急不紧急不紧急不紧急p 定义定义 重要重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。对你的职责或目标具有贡献的活动。紧急紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。你或别人认为需要立刻处理的活动。1112 紧急紧急 不紧急不紧急重要重要u限时完成的重要会面或限时完成的重要会面或 工作工作u影响深远的事情影响深远的事情uu做计划、中长期规划做计划、中长期规划u工作沟通与协调工作沟通与协调u思考工作方法和流程的改进思考工作方法和流程的改进u向上司或公司提建议向上司或公司提建议u不重要不重要u有些电话有些电话u有些信函、报告有些信函、报告u有些无谓之请托、邀约有些无谓之请托、邀约u大

5、部分会议大部分会议u许多迫在眉睫的小事许多迫在眉睫的小事u符合别人期望的事符合别人期望的事u忙碌琐碎的小事忙碌琐碎的小事u有些文件资料之处理有些文件资料之处理u有些交际应酬有些交际应酬uA AB BC CD D一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。80%的销售额来自20%的销售人员。每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了约80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。13分析：正确的日程排序分析：正确的日程排序分析：正确的日程排序分析：正确的日程排序高效时间管理高效时间管理高效时间管理高效时间管理=在最短的时间内做最多的事在最短的时间内做最多的事在

6、最短的时间内做最多的事在最短的时间内做最多的事14为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？15案例：一个采购部经理案例：一个采购部经理 问题：问题：问题：问题：“弹钢琴弹钢琴弹钢琴弹钢琴”跟跟跟跟“要事第一要事第一要事第一要事第一”有冲突吗？有冲突吗？有冲突吗？有冲突吗？故事：桶、石块、碎石、沙子、水故事：桶、石块、碎石、沙子、水故事：桶、石块、碎石、沙子、水故事：桶、石块、碎石、沙子、水故事：两个捡破烂的人故事：两个捡破烂的人故事：两个捡破烂的人故事：两个捡破烂的人个案分析：失败的经历个案分析：失败的经历个案分析：失败的经历个案分析：失败的经历/成功的经历成功的经历成功的经历成功的经历16 要

7、追求要追求要追求要追求“利益最大化利益最大化利益最大化利益最大化”，但是对于不重要，但是对于不重要，但是对于不重要，但是对于不重要的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？17 一、做好计划和统筹一、做好计划和统筹 二、要事第一二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说四、学会说“NONO”五、明确期限五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯1819 问题问题1：黄经理正在处理三件：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来类事情，林总又过来安排一件安排一件C类工作，王经

8、理该怎么说？类工作，王经理该怎么说？问题问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？问题问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这些打扰？些打扰？20 你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题

9、的来龙去脉，一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我考虑一下，回头再找你谈。”猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你：“那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去做这件原本他该做的事。这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。21 摘自摘自摘自摘自别让猴子跳回背上别让猴子跳回背上别让猴子跳回背

10、上别让猴子跳回背上 规则猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿规则猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。他们复活上。规则要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范规则要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次围内。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-155-15分钟。分钟。规则猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处规则猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的猴子，抓到一只喂一只。寻找饥饿的猴子，抓到一只喂一

11、只。规则应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动规则应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不性级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理要模糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的背上。者的背上。22 一、做好计划和统筹一、做好计划和统筹 二、要事第一二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说四、学会说“NONO”五、明确期限五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯23 英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位

12、关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问该丢下哪一位科学家？24 法法国国一一家家报报社社进进行行了了一一个个有有奖奖智智力力竞竞赛赛，其其中中有有这这样样一一道道题题目目：如如果果法法国国最最大大的的博博物物馆馆卢卢浮浮宫宫失失火火了了，在在只只能能抢抢救救一一幅幅画画的的情情况况下下，你你会会

13、救救哪哪一一幅幅画画？在在该该报报收收到到的的成成千千上上万万的的答答案案中中，答答案案最最多多的的是是蒙蒙娜娜丽丽莎莎，而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。25 在工作中，有哪些东西应该化繁为简？在工作中，有哪些东西应该化繁为简？26 简化工作是所有优秀管理者的共同特简化工作是所有优秀管理者的共同特简化工作是所有优秀管理者的共同特简化工作是所有优秀管理者的共同特质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。所以要善于将复杂的问题简单化。

14、题。所以要善于将复杂的问题简单化。题。所以要善于将复杂的问题简单化。题。所以要善于将复杂的问题简单化。27 一、做好计划和统筹一、做好计划和统筹 二、要事第一二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说四、学会说“NONO”五、明确期限五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯28292 2、与别人约定期限、与别人约定期限3 3、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。的时间。一、做好计划

15、和统筹一、做好计划和统筹 二、要事第一二、要事第一 三、化繁为简三、化繁为简 四、学会说四、学会说“NONO”五、明确期限五、明确期限 六、改进方法和习惯六、改进方法和习惯30这几个故事可以给我们什么启发？这几个故事可以给我们什么启发？这几个故事可以给我们什么启发？这几个故事可以给我们什么启发？31 一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许

16、多的叶子。董事长停下来问：董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换一把？一把？”“我只有这一把了。我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。保洁员头也不抬地忙乎着他的活。“你为什么不去仓库领一把呢？你为什么不去仓库领一把呢？”“仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。禁有些不知所措。“噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一噢，董

17、事长，我不知道是您，我这就去仓库领一把。把。”看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在工作吗？真这是在工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。”32 犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他让宾犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他让宾馆分别评选出馆分别评选出1010名最勤快和名最勤快和1010最最“懒惰懒惰”的员工。汉弗特叫人把的员工。汉弗特叫人把1010名名“懒懒惰惰”的员工叫到他的办公室。这些员工心里七上八下，心想老板肯定会要的员工叫

18、到他的办公室。这些员工心里七上八下，心想老板肯定会要我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就说道：我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就说道：“恭喜各位被恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。评为本宾馆最优秀的员工。”看着他们一个个目瞪口呆的表情，汉弗特接看着他们一个个目瞪口呆的表情，汉弗特接着解释道：着解释道：“据我观察，你们的据我观察，你们的懒懒表现在总是一次就把餐具送到餐桌表现在总是一次就把餐具送到餐桌上，习惯于一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，讨厌多走上，习惯于一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，讨厌多走半步路，讨厌做第二次（返工）。因而在别人眼里你们整

19、天闲着，在偷懒。半步路，讨厌做第二次（返工）。因而在别人眼里你们整天闲着，在偷懒。但依我看，最优秀的员工全无例外的都是但依我看，最优秀的员工全无例外的都是懒汉懒汉，因为你们，因为你们懒懒得连得连一个多余的动作都懒得去做。而勤快员工的一个多余的动作都懒得去做。而勤快员工的勤勤，大多表现在他们整天，大多表现在他们整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，花多少时间，而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效率吗？花多少时间，而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效率吗？”33 甲和乙两个学生，毕

20、业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。还有一个农民在卖土豆。”老板问：老板问：“多少钱一斤？多少钱一斤？”乙又赶去市场，乙又赶去市场，回来回答老板：回来回答老板：“8“8毛钱一斤。毛钱一斤。”老板又问：老板又问：“总共有多少斤？如果全部总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少

21、钱？要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。老板说：乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？你去市场看看，看还有什么东西卖？”不不一会甲回来说：一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，还有一个卖土豆的，8 8毛钱一斤，共有毛钱一斤，共有125125斤，如果全斤，如果全部要了可以部要了可以6 6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了

22、，你们当面谈谈吧。吧。”老板对乙说：老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！这其中的原因你该明白了吧！”乙羞愧地回到厨乙羞愧地回到厨房干杂活去了。房干杂活去了。3435 有一次，我要在客厅里挂一副画，请邻居来帮忙。画已经在墙上扶好，有一次，我要在客厅里挂一副画，请邻居来帮忙。画已经在墙上扶好，正准备砸钉子，他说：正准备砸钉子，他说：“这样不好，最好钉两个木块，把画挂上面。这样不好，最好钉两个木块，把画挂上面。”我我遵从他的意见，让他帮着去找木块。遵从他的意见，让他帮着去找木块。木块很快找来了，正要钉，他说：木块很快找来了，正要钉，他说：“等一等，木块有点大，最好能锯等一等，木块有点大，最好能锯

23、掉点。掉点。”于是便四处去找锯子。找来锯子，还没有锯两下，于是便四处去找锯子。找来锯子，还没有锯两下，“不行，这锯不行，这锯子太钝了，子太钝了，”他说，他说，“得磨一磨。得磨一磨。”他家有一把锉刀，锉刀拿来了，他又发现锉刀没有把柄。为了给锉刀他家有一把锉刀，锉刀拿来了，他又发现锉刀没有把柄。为了给锉刀安把柄，他又去校园边上的一个灌木丛里寻找小树。要砍下小树，他又发安把柄，他又去校园边上的一个灌木丛里寻找小树。要砍下小树，他又发现我那把生满老锈的斧头实在是不能用。他又找来磨刀石，可为了固定住现我那把生满老锈的斧头实在是不能用。他又找来磨刀石，可为了固定住磨刀石，必须得制作几根固定磨刀石的木条。为

24、此他又到校外去找一位木磨刀石，必须得制作几根固定磨刀石的木条。为此他又到校外去找一位木匠，说木匠家有一现成的。然而，这一走，就再也没见他回来。当然，那匠，说木匠家有一现成的。然而，这一走，就再也没见他回来。当然，那幅画，我还是一边一个钉子把它钉在墙上。下午再见到他的时候，是在街幅画，我还是一边一个钉子把它钉在墙上。下午再见到他的时候，是在街上，他正在帮木匠从五交化商店里往外架一台笨重的电锯。上，他正在帮木匠从五交化商店里往外架一台笨重的电锯。“你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。”西方谚语西方谚语36第一次就把资料或物品放在正确位置。将各类资料物品归类摆

25、放，清晰标示。这样做可避免费时间去找东西，更不会再有在别人面前翻箱倒柜的尴尬。下班前进行清理。37 在写规划时，为了使工作更加直观，除了阿拉伯数字（1、2、3、4），还可以用其他符号表示重要程度：紧急？待重新规划的工作 ！重要 完成任务 工作往后推移 放弃的工作38 ABCD ABCD ABCD ABCD分类法：分类法：分类法：分类法：A A A A：必须要当天完成的工作必须要当天完成的工作必须要当天完成的工作必须要当天完成的工作 B B B B：可稍后处理的工作可稍后处理的工作可稍后处理的工作可稍后处理的工作C C C C：可以请别人代劳的工作可以请别人代劳的工作可以请别人代劳的工作可以请别

26、人代劳的工作 D D D D：做与不做都无所谓的工作做与不做都无所谓的工作做与不做都无所谓的工作做与不做都无所谓的工作 一、管理者常见的时间陷阱一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步二、时间管理六步三、高效能的九条守则三、高效能的九条守则39n追求事半功倍，而不是事倍功半追求事半功倍，而不是事倍功半n不要凡事追求完美不要凡事追求完美n学会学会“弃卒保帅弃卒保帅”n简单的就是最好的简单的就是最好的n明确期限，少说明确期限，少说“尽快尽快”n经常进行整理和分类（经常进行整理和分类（5S5S）n把工作做在前面把工作做在前面n不断优化工作方法不断优化工作方法n好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头40 考试前，老师常常教我们，先做容易的、简单的考试前，老师常常教我们，先做容易的、简单的题目，将复杂的、难度大的题目留到最后做，以免浪题目，将复杂的、难度大的题目留到最后做，以免浪费时间。费时间。请问：这个方法在工作中也可行吗？为什么？请问：这个方法在工作中也可行吗？为什么？41421 1、做好计划和统筹、做好计划和统筹 2 2、要事第一、要事第一 3 3、化被动为主动、化被动为主动 4 4、化繁为简、化繁为简5 5、明确期限、明确期限 6 6、改进方法和习惯、改进方法和习惯 谢谢聆听谢谢聆听谢谢聆听