Excel表格的基本知识与基本操作解析.pptx

《Excel表格的基本知识与基本操作解析.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel表格的基本知识与基本操作解析.pptx（42页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 参考书目1主教材：Excel2007公司管理表格设计范例精解机械工业出版社 张军翔2参考书：Excel商务应用全能手册 中国铁道出版社 启典文化 单英为 李宇娇3.参考资料：帮助菜单网上资源第1页/共42页 本章内容课时：2学时本章重点内容 单元格与单元格区域的表示方法 数据类型（数值型、文本型、逻辑型）及其 数据的输入方法 数据序列填充（等差序列、等比序列和日期序列）、自定义序列第2页/共42页Excel简介Excel是微软公司的Office系列办公软件中的一个组件。是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格。可以完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测。具有强大的制作图表功能。是管理和

2、维护电子表格的有效工具。第3页/共42页Excel的功能数值处理：创建预算、分析调查结果和实施用户能想到的任意类型的财务数据分析。创建图表：创建各种类型的图表。组织列表：使用行与列的形式高效地存储列表。访问其它数据：可以从多种数据源导入数据。自动化复杂任务：使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个复杂的任务。第4页/共42页系统需求所有2003版的Office产品具有相同的最低系统需求。处理器：Pentium 233MHz操作系统：Windows 2000或者Windows XP内存：64MB磁盘空间：245MB显示器：VGA(800600)，256色光盘驱动器：CD-ROM驱动器

3、指针设备：Microsoft Mouse或兼容指针设备。我们的课程的环境：Windows XP、Excel 2003第5页/共42页Excel的启动开始所有程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003双击表格文件（一般是.xls作为扩展名）的图标。双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003图标。快速启动栏Microsoft Office Excel 2003开始我最近的文档相应的Excel文件文件夹空白区域点鼠标右键新建Microsoft Excel 工作表双击新建的Excel工作表第6页/共42页Excel的退出菜单文件

4、退出单击窗口左上角的Excel图标，单击下拉菜单中的“关闭”双击窗口左上角的Excel的图标在Microsoft Excel是当前窗口时，按Alt+F4单击窗口右上角的形按钮当Excel没有响应时，Ctrl+Alt+Del弹出任务管理器应用程序选择Microsoft Excel 结束任务（结束没有响应的程序可能丢失数据）第7页/共42页Excel窗口中的各种元素菜单栏控制菜单图标工作表格区状态栏工作表标签水平滚动条垂直滚动条常用工具栏格式工具栏程序控制按钮工作簿控制按钮标题栏求助框编辑栏PDF工具栏第8页/共42页标题栏文件名最小化按钮最大化按钮关闭按钮程序名称下拉菜单第9页/共42页菜单栏菜

5、单控制按钮菜单按钮最小化工作簿还原工作簿关闭工作簿第10页/共42页菜单的操作用鼠标单击菜单将鼠标指针移到相应的菜单按钮上单击，此时会显示下拉菜单，再单击其中的命令即可。如果想清除下拉菜单，只要再单击菜单名称或工作表格区即可。单击下拉菜单最下面的双箭头来展开下拉菜单。用键盘选取菜单Alt+菜单后面的英文字母键，然后用命令后面的英文字母选择具体的命令。快捷键：例如Ctrl+F用于激活查找“查找”命令快捷菜单当右击时，在当前鼠标指针处弹出此快捷菜单不同位置右击弹出不同的快捷菜单第11页/共42页工具栏常用工具栏是Excel编辑过程中最常用的工具集。格式工具栏供用户设置字体、字号、字形、对齐方式、编

6、号、项目符号、增减字号、增减缩进量、字体颜色等等。工具栏的每个小图标对应一个命令，单击图标将执行相应的命令，使操作更加简捷。当鼠标指针指向某个图标达到3/4秒时，会自动显示按钮的名称。单击工具栏最右侧的倒三角形的按钮可以添加或删除按钮，还可以进行自定义。第12页/共42页编辑栏由名称框、命令按钮和编辑输入框三部分组成。名称框显示当前活动单元格的位置或者名称。命令按钮有3个红色“”按钮是取消按钮，用于取消编辑框键入的内容。绿色“”按钮是输入按钮，用于确认编辑框键入的内容。黑色“x”按钮插入函数按钮，用于插入函数。编辑栏是输入或编辑数据、公式的地方。第13页/共42页工作表标签栏此工作簿内有3个工

7、作表，名称默认为Sheet1，Sheet2和Sheet3。Sheet1处于选定状态，称为“当前工作表”，用户的各种操作都是对该工作表进行的。标签栏的4个箭头形状的按钮可以在工作表较多时左右移动工作簿中的工作表标签,称为标签滚动按钮。第14页/共42页保存数据当建立一个工作表或对工作表进行更新操作后，需要把新的数据或更新后的数据保存起来。保存的目的是将内存的数据存入硬盘（或优盘、移动硬盘等）。在进行输入过程中，为了避免意外事故（例如突然断电）造成数据丢失，也要经常进行数据的保存。第15页/共42页保存数据的方式使用常用工具栏上的“保存”按钮保存文件。使用“文件”菜单的“保存”命令保存文件。使用“

8、文件”菜单的“另存为”命令把当前工作簿保存到另外的文件。如果试图关闭未保存的工作簿，Excel会提示用户是否保存。加密保存文件菜单另存为工具按钮常规选项工具菜单选项安全性第16页/共42页打开文件双击要打开的工作簿文件单击常用工具栏上的“打开”按钮选择“文件”菜单的“打开”命令打开文件“文件”菜单下部列出了一些最近使用过的工作簿文件。第17页/共42页关闭文件使用“文件”菜单的“关闭”命令关闭文件使用工作簿控制按钮中的关闭按钮关闭文件使用标题栏上的关闭按钮关闭全部文件。第18页/共42页工作簿与工作表一个工作簿由多个工作表构成。工作簿的扩展名是.xls工作表一张二维表，256列，65536行两

9、种显示方式二维表中的每个方格称为一个单元格快捷键Ctrl+箭头，End+箭头工作表标签，即工作表的名字第19页/共42页单元格区域多个单元格构成单元格区域冒号一块连续的单元格区域，通过左上角坐标和右下角坐标标识；逗号两个单元格区域的“并集”，即包含两个单元格区域的所有单元格空格两个单元格区域的“交集”，即包含两个单元格区域的公共单元格。第20页/共42页文件的建立新建空白文档系统默认新建的Excel文档（工作簿）包含3格工作表；工具菜单选项常规新工作簿内工作表数新建方法：工具栏按钮、文件菜单根据模板创建Excel文档Excel提供了一些常用的模板模板的扩展名是.xlt用户可以建立自己的模板，另

10、存为模板即可第21页/共42页数据类型（1）数值型数据常规格式：100，3.14，-2.7818科学计数格式：2.1E-5，3.52E+10日期和时间格式：2011-2-23 3:00 PM文本任何字母、数字和符号的组合每个单元格最多可包含32000个字符第22页/共42页数据类型（2）逻辑值True（真）和False（假）逻辑值常用于书写条件公式一些公式也返回逻辑值出错值在使用公式时，单元格可显示出错的结果例如在公式中让一个数除以0，单元格中就会显示出错值#DIV/0!第23页/共42页数值型数据的输入默认情况下，数值型数据在单元格中右对齐，有效数字为15位；如果显示为“#”，说明单元格的宽

11、度不够，增加单元格的宽度即可；分数的输入：先输入零和空格，然后再输入分数（负的分数要先输入负号）；货币符号的输入：美元（$）、人民币（￥）、日元（）、欧元（）、英镑（）、分币字符（）设置单元格格式数字分类货币货币符号第24页/共42页日期和时间的输入当前日期：Ctrl+;（分号）当前时间：Ctrl+Shift+;（分号）12小时制输入时间：1:15 p设置单元格格式数字分类日期（时间）类型简捷输入6/10/9，可以输入2006年10月9日50/10/9，输入的是1950年10月9日1900年与1904年日期系统1900年1月1日的数字序列号是12006年10月9日的数字序列号是38999Exc

12、el默认是1900年日期系统，此外还支持1904年日期系统工具菜单选项重新计算1904年日期系统第25页/共42页文本型、逻辑型数据的输入文本型数据与输入汉字、字符串、数字串组成可以进行字符串运算，不能进行算术运算数字串的输入身份证号码、学号、职工号等只需在数字串前面加一个单引号“”（英文）。设置单元格格式为文本类型逻辑型数据与输入TURE（真）、FALSE（假）输入“=34”，显示的结果是TRUE第26页/共42页输入相关的操作输入方法双击单元格，直接在单元格中输入单击单元格，在编辑栏输入数据移动到下一个单元格向下：“Enter”或者“”向左：“Tab”或者“”工具菜单选项编辑按Enter键

13、后移动方向确认/放弃输入确认输入：编辑栏绿色“”按钮；放弃输入：编辑栏红色“”按钮；撤销操作：常用工具栏中的撤销按钮，或者快捷键Ctrl+Z。在一个单元格区域输入相同的内容选中单元格区域，输入内容，然后Ctrl+Enter第27页/共42页 单元格内输入/显示多行文本如果单元格内输入的内容过长，则如果相邻的右侧单元格没有数据，向右延伸；如果相邻的右侧单元格有数据，被隐藏。解决方法自动换行：单元格格式对齐自动换行强制换行：输入数据时，Alt+Enter合并单元格：单元格格式、或工具栏按钮加宽单元格：拖动或双击分隔线第28页/共42页选定行/列、单元格区域（1）选定一个单元格区域鼠标拖曳；Shif

14、t键配合鼠标选定；在名称框输入要选定的单元格区域；选定单元格后，区域左上角第一个单元格正常显示，其余反显。选定不相邻的多个单元格区域Ctrl键配合鼠标选定第29页/共42页选定行/列、单元格区域（2）选定行/列一行或一列：单击行号或列号选定相邻的多行/列：沿行/列拖曳，或者Shift选定不相邻的多行/列：Ctrl全选Ctrl+A单击行号列号交叉位置取消选定的区域单击任意单元格，或按任意光标键第30页/共42页修改/清除数据修改数据单击单元格，再单击编辑栏，在编辑栏修改数据双击单元格，直接在单元格修改数据清除数据Delete键编辑菜单清除内容鼠标右键清除内容清除单元格的内容、格式或批注编辑菜单清

15、除（全部、格式、内容、批注）第31页/共42页自动填充序列用填充柄填充数据序列等差数列：开始的两个单元格数据，然后拖曳用菜单命令填充等差或等比序列编辑菜单填充序列自动填充文字序列自定义序列工具菜单选项自定义序列第32页/共42页复制/移动数据用鼠标移动/复制数据移动数据：左键移动复制数据：Ctrl+左键用剪贴板移动/复制数据移动数据：剪切粘贴复制数据：复制粘贴编辑Office剪贴板用填充柄复制数据选择性复制数据编辑菜单选择性粘贴转置第33页/共42页移动插入/复制插入/交换数据移动插入Shift左键右键拖曳复制插入Ctrl+Shift+左键右键拖曳交换数据相邻的两行或两列做移动插入，即可实现数

16、据交换第34页/共42页插入行/列/单元格插入行/列选定行、列或单元格（选定的数量与将要插入的数量是等同的）插入菜单行（列），或者右键插入插入单元格选定单元格区域（选定的数量与将要插入的数量是等同的）插入菜单单元格，或者右键插入第35页/共42页命名行/列/单元格区域命名的好处通过名字引用单元格区域，要比用地址引用更加直观；通过名字可以快速选定单元格区域命名的方法单元格区域命名：插入菜单名称定义为选定区域的行/列命名：插入菜单名称指定首行（最左列）第36页/共42页批注批注是为单元格加注释一个单元格加批注后，右上角会出现一个三角标识当鼠标指向这个标识的时候，显示批注信息插入菜单批注，或者右键插

17、入批注工具选项试图批注第37页/共42页宏的应用宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就可以帮你完成任务，而不需要编程。如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有一定的VBA知识了。第38页/共42页宏的应用*设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；*将单元

18、格设置成一种有自己风格的形式；*每次打印都固定的页面设置；*频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等；*创建格式化表格；*插入工作表或工作薄等。第39页/共42页宏的应用需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要格外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句：ActiveCell.Offset(1,0).range(A1).select宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。第40页/共42页本章小结Excel简介数据类型与数据输入选定/修改/删除输入序列与自定义序列复制移动/插入删除命名行/列/单元格区域批注宏的应用第41页/共42页感谢您的欣赏！第42页/共42页