时间管理与工作效率提升培训教材(PPT 58页)dpin.pptx
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1、时间管理与工作效率提升时间管理与工作效率提升 主讲:汤敏生主讲:汤敏生sunairwang20110725 时 间 管 理 策 略第一项:做好目标与计划管理第二项:分清工作的轻重缓急第三项:立即行动并设定完成期限第四项:及时进行工作报告反馈第五项:养成良好的工作习惯第六项:加强对业余时间管理 第三项:立即行动并设定完成期限第三项:立即行动并设定完成期限立即行动的原则v结果提前,自我退后结果提前,自我退后v认真第一,聪明第二认真第一,聪明第二v锁定目标,专注重复锁定目标,专注重复v绝心第一,成败第二绝心第一,成败第二v速度第一,完美第二速度第一,完美第二v结果第一,理由第二结果第一,理由第二立即
2、行动的要求立即行动的要求 不要把难事往后拖不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后推不要把不喜欢的事往后推不要把喜欢的事做过了头不要把喜欢的事做过了头提醒你注意:提醒你注意:有时候你最好能立刻着手解决问题,决不拖延半点时间;有时候你最好能立刻着手解决问题,决不拖延半点时间;但有时候,解决问题的时机并不成熟,如果这时候你就立即但有时候,解决问题的时机并不成熟,如果这时候你就立即行动,往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓,另外行动,往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓,另外选择一个适当的时机。选择一个适当的时机。专心致志专心致志 设定完成工作的期限设定完成工作的期限v专注原则专注原则集中精
3、力集中精力v日事日毕,日清日高日事日毕,日清日高v坚持做,努力做,精益求精坚持做,努力做,精益求精 第四项:及时进行工作报告反馈第四项:及时进行工作报告反馈出事了怎么办报u怕领导批评;u怕罚款;u怕承担责任、推诿不报所负责的工作出了严重错误没准侥幸过关上级很忙/上级不在/上级发火这部分应该这样做!你需要把加进去!修改!再修改!不好的报告:被催促的报告被催促的报告 单纯的事后报告单纯的事后报告 纯粹辩解的报告纯粹辩解的报告好的报告:时机恰当的报告时机恰当的报告 积极主动的报告积极主动的报告总结:不好的报告和好的报告 工作报告注意事项工作报告注意事项1.“1.“报忧报忧”要尽早要尽早 结果不好或出
4、现异常时,在初始阶段就向上级结果不好或出现异常时,在初始阶段就向上级报告,还能想办法应对,若是犹豫踌躇,延宕报告,报告,还能想办法应对,若是犹豫踌躇,延宕报告,最终将不可收拾。最终将不可收拾。越是经验丰富、权限范围大的人,越是具备挽越是经验丰富、权限范围大的人,越是具备挽回失败影响的力量。回失败影响的力量。如果情况令人担忧疑如果情况令人担忧疑虑,必须毫不犹豫地虑,必须毫不犹豫地如实报告如实报告如果一切正常顺利,如果一切正常顺利,必须毫不遗漏地及时必须毫不遗漏地及时向上级报告向上级报告领导既然下达了指示,领导既然下达了指示,就会关心其结果,进行就会关心其结果,进行汇报,可以使领导放下汇报,可以使
5、领导放下心来。心来。领导会敏锐地把握情况,领导会敏锐地把握情况,并采取措施,同时对你并采取措施,同时对你表示感谢。表示感谢。2.“2.“区区小事区区小事”也报告也报告3.3.过程阶段要报告过程阶段要报告工作中,常常发生这样的情况工作中,常常发生这样的情况无论上级或用户,被托付的事项即便没有完成,若无论上级或用户,被托付的事项即便没有完成,若是能在某个阶段提供一个中间报告,这样可以使其是能在某个阶段提供一个中间报告,这样可以使其放下心来。放下心来。并非所有上级都能一次性说明并非所有上级都能一次性说明工作目标工作目标或或自己意自己意图图,尤其是,尤其是工作工作比较棘手比较棘手时。时。下属在积极向上
6、级报告工作进展下属在积极向上级报告工作进展的同时,还需要对目前工作困境的同时,还需要对目前工作困境进行说明,向上级明确工作方向,进行说明,向上级明确工作方向,避免造成因为沟通不畅导致被动!避免造成因为沟通不畅导致被动!工作报告提醒工作报告提醒工作报告提醒工作报告提醒 工作报告反馈技巧工作报告反馈技巧1.1.事项整理要清楚事项整理要清楚1.1.事项整理要清楚事项整理要清楚2.2.对方情况要确认对方情况要确认上级平时总讲,上级平时总讲,下属:有件事想向您报告一下,可以吗?下属:有件事想向您报告一下,可以吗?领导:领导:(除非万不得已的场合,一般来说,)(除非万不得已的场合,一般来说,)3.3.开场
7、简洁说结论开场简洁说结论如实、详细的报告可以赢得对方的信任;反之则会如实、详细的报告可以赢得对方的信任;反之则会带来不信任和不满意,甚至会产生疑虑。带来不信任和不满意,甚至会产生疑虑。4.4.详细信息适时报详细信息适时报5.5.事实意见推测要分清事实意见推测要分清6.6.用提问消除疑虑用提问消除疑虑执行性工作时执行性工作时小王:配件销售额较小王:配件销售额较上月上月下降下降20%.20%.上级:为什么下降这上级:为什么下降这么多?么多?小王:小王:创新性工作时创新性工作时上级:上级:该方案的目标是什么?该方案的目标是什么?还有没有其他方案?还有没有其他方案?实施该方案会不会有问题?实施该方案会
8、不会有问题?小王:小王:总结:上司期待的报告 要向指示你的上司及时报告 要如实地报告 按5W2H的方法进行报告 (When,Where,Who,What,Why,How,How much)报告先从结论开始:结论 理由 经过 第五项:养成良好的工作习惯第五项:养成良好的工作习惯主动解决工作问题主动解决工作问题v优秀的员工,是擅长解决问题的员工;优秀的员工,是擅长解决问题的员工;v绩效的实现,是掌握解决问题的方法。绩效的实现,是掌握解决问题的方法。常见思维障碍常见思维障碍v1 1、习惯性思维障碍、习惯性思维障碍v2 2、直线型思维障碍、直线型思维障碍v3 3、权威性思维障碍、权威性思维障碍v4 4
9、、从众型思维障碍、从众型思维障碍v5 5、书本型思维障碍、书本型思维障碍v6 6、自我中心型思维障碍、自我中心型思维障碍v7 7、自卑型思维障碍、自卑型思维障碍v8 8、麻木型思维障碍、麻木型思维障碍问题解决的八大步骤问题解决的八大步骤问题解决的八大步骤问题解决的八大步骤30工工具方法具方法1:和田十二法和田十二法v和田十二思路法是我国上海的创造教育工作者许立言、张福奎提出和田十二思路法是我国上海的创造教育工作者许立言、张福奎提出的在世界流行检核表的基础上,结合我国青少年小发明、小改革的特的在世界流行检核表的基础上,结合我国青少年小发明、小改革的特点提炼出来的创造技法,原名叫点提炼出来的创造技
10、法,原名叫“十二个聪明的办法十二个聪明的办法”,是一种有效,是一种有效的发明用检核表。的发明用检核表。v有时也称为动词提示检核表法、思路提示法。有时也称为动词提示检核表法、思路提示法。v其中的动词分别是:其中的动词分别是:加一加,减一减,扩一扩,缩一缩,改一改,加一加,减一减,扩一扩,缩一缩,改一改,变一变,学一学,搬一搬,代一代,联一联,反一反,定一定。变一变,学一学,搬一搬,代一代,联一联,反一反,定一定。v和田十二法源于检核法的原理,同样也给发明创造提供了若干种考和田十二法源于检核法的原理,同样也给发明创造提供了若干种考虑的方向。虑的方向。v(1)(1)加一加加一加v从添加、增加、附加、
11、从添加、增加、附加、组合等角度考合等角度考虑。如将吊灯和。如将吊灯和电扇扇组合,形成的灯扇,合,形成的灯扇,既增加了美既增加了美观,又,又节省了空省了空间,一,一举两得。两得。v(2)(2)减一减减一减v从从删除、减少、减小、拆散、去掉等角度考除、减少、减小、拆散、去掉等角度考虑。例如。例如为使建筑管道安装工人使建筑管道安装工人省力、安全和高效率,省力、安全和高效率,现在广泛采用了合成在广泛采用了合成树脂制成的水管,脂制成的水管,这种水管的重种水管的重量比原来水管的重量大大减量比原来水管的重量大大减轻。v(3)(3)扩一一扩v从加大、从加大、扩充、延充、延长、放大等角度考、放大等角度考虑。例如
12、将彩色照片的版面。例如将彩色照片的版面扩大,大,这样可以更好的欣可以更好的欣赏人物和人物和风景。景。v(4)(4)缩一一缩v从改小、从改小、缩短、短、缩小等角度考小等角度考虑。例如将大型。例如将大型电子管子管变为小的晶体管,制成小的晶体管,制成丰富多彩的丰富多彩的电器元件。器元件。v(5)(5)变一一变v从改从改变形状、形状、颜色、音响、味道、色、音响、味道、顺序等角度考序等角度考虑。例如,最初的。例如,最初的电扇都是黑扇都是黑颜色的。一个色的。一个职员提出建提出建议,将,将电扇的黑色改扇的黑色改为浅色。公司采浅色。公司采纳了了这个建个建议。市。市场上掀起了一股上掀起了一股抢购热潮,潮,电扇从
13、此也一改扇从此也一改清一色的黑面孔,清一色的黑面孔,变为多姿多彩多姿多彩v(6)(6)改一改改一改v对原有的事物原有的事物进行修改,使它消除缺点,行修改,使它消除缺点,变得更方便、更合理、更新得更方便、更合理、更新颖。例如以。例如以前的前的饮料大多是玻璃瓶装,运料大多是玻璃瓶装,运输、保管和使用都不方便。改、保管和使用都不方便。改变一下它的一下它的结构,使构,使用塑料、用塑料、纸制制软包装极大的方便了人包装极大的方便了人们的生活。的生活。v(7)(7)联一一联v寻找某个事物找某个事物(事情事情)的的结果和它的起因的果和它的起因的联系,从事物的系,从事物的联系中找到解决系中找到解决办法或法或提出
14、新方案。提出新方案。v(8)(8)学一学学一学v学一学学一学别人的做法,模仿人的做法,模仿现有事物的形状、有事物的形状、结构、原理等。构、原理等。v例如模仿海豚皮肤的特殊例如模仿海豚皮肤的特殊结构制成构制成鱼雷的外壳,在航行中将阻力减到最小;模仿雷的外壳,在航行中将阻力减到最小;模仿蛇的嘴巴能蛇的嘴巴能张大到超大到超过它自己的它自己的头的特征,的特征,发明蛇口形晒衣明蛇口形晒衣夹。用。用这种衣种衣夹可从可从上往下将衣物上往下将衣物连竹竿一起竹竿一起夹住,更好的防止衣物被住,更好的防止衣物被风吹脱。吹脱。v(9)(9)代一代代一代v用一事物用一事物(材料、零件、方法等材料、零件、方法等)代替另一
15、事物。例如用激光代替另一事物。例如用激光这把把纤细的的“手手术刀刀”代替原来的金属手代替原来的金属手术刀,在刀,在电子子计算机的控制下算机的控制下对人眼的角膜作人眼的角膜作矫正正近近视的手的手术,获得了极大的成功。得了极大的成功。v(10)(10)搬一搬搬一搬v把一个事物搬到把一个事物搬到别的地方,将新事物移到的地方,将新事物移到别的的领域,域,寻找新用途等。找新用途等。v将医学的将医学的CTCT技技术移植运用到地下探移植运用到地下探矿中等。中等。v(11)(11)反一反反一反v把一种把一种东西或事物的正反、上下、左右、前后、横西或事物的正反、上下、左右、前后、横竖、里外等、里外等颠倒一下。例
16、倒一下。例如人如人们常用的泡茶方法是,把茶叶从袋子里取出来放到茶碗常用的泡茶方法是,把茶叶从袋子里取出来放到茶碗(茶杯或茶缸茶杯或茶缸)里,里,用开水泡开,茶叶在水中四散漂开,喝茶用开水泡开,茶叶在水中四散漂开,喝茶时不小心茶叶不小心茶叶还往嘴里往嘴里钻。有人反。有人反其道想,把茶叶留在袋内一其道想,把茶叶留在袋内一块儿泡儿泡!v(12)(12)定一定定一定v为了解决某一了解决某一问题或改造某件或改造某件东西,西,为了提高学了提高学习、工作效率和防止可能、工作效率和防止可能发生的事故或疏漏等,而需要做出一些生的事故或疏漏等,而需要做出一些规定。定。练习 用和田十二法创新自行车35工具方法工具方
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