时间管理培训课件(PPT 69页)dpda.pptx

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1、时间管理时间管理杜岗坡杜岗坡 第四代时间管理第四代时间管理第一代：备忘录第一代：备忘录第二代：时间进程表第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第三代：轻重缓急第四代：个人管理第四代：个人管理1、时间是企业最稀缺的资源之一；、时间是企业最稀缺的资源之一；2、有效的时间管理能够以最高的效率、有效的时间管理能够以最高的效率 完成重要的事情；完成重要的事情；3、有效的时间管理可以减少加班时间，、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质。提高个人生活品质。一年有一年有365天；天；其中双休日共其中双休日共_天；天；法定假日法定假日_天；天；公司带薪休假公司带薪休假_天；天；带薪病假带薪病假_天；天；

2、实际工作实际工作_天，共天，共_小时小时;假定有效工作时间为假定有效工作时间为_%；全年有效工作时间为全年有效工作时间为_小时小时时间计算练习时间计算练习一年有一年有365天；天；其中双休日共其中双休日共 104 天；（每年天；（每年52周）周）法定假日法定假日 11 天；（元旦天；（元旦1天、春节天、春节3天、五一天、五一1天天、国庆、国庆3天；清明、端午、中秋各天；清明、端午、中秋各1天）天）公司带薪休假公司带薪休假 10 天；天；带薪病假带薪病假 0 天；天；实际工作实际工作 241 天，共天，共 1928小时小时;假定有效工作时间为假定有效工作时间为 20%-30%；全年有效工作时间为

3、全年有效工作时间为 385-578 小时小时时间计算练习时间计算练习课程目标课程目标提升提升 与与 方面的效率与效能。方面的效率与效能。关注如何做，规则、程序比结果更重要目的是改善流程和提高产出目标是提升数量、提高质量希望任何事情运作得顺畅-没有变化、没有改变关注为什么，探求新主张目的是寻求正确的方向，最好的结果目标是增加价值询问：“我们的目的是什么？”“我们为何这样做？”RESULT:结果结果自然法则：自然法则：一种掌管人类行为一种掌管人类行为因果关系的基本准则。因果关系的基本准则。自然法则：自然法则：如果你不去控制如果你不去控制你生活中的事件，你生活中的事件，你将被这些事件所控制。你将被这

4、些事件所控制。时间：时间：是一种延续是一种延续在其中事件从过去在其中事件从过去经过现在流向将来。经过现在流向将来。时间管理的关键是控制如果你不去控制生活中的事件，如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。你将被这些事件所控制。No Control不能控制不能控制 Total Control 完全控制完全控制理解事件控制自问：自问：对于对于“适应适应”：“我可以做些什么使得这段时间更有价值？我可以做些什么使得这段时间更有价值？”对于对于“控制控制”：“如何如何？”对于对于“影响影响”“我可以在我可以在方面施以怎样的积极影响，方面施以怎样的积极影响，并且如何去影响？并且如何去影响？”控制可

5、控：控制可控：我不可决定生命的我不可决定生命的 长度长度 但可控制生命的但可控制生命的深度深度我不可以左右天气我不可以左右天气 但可以改变心情但可以改变心情我不可以改变容貌我不可以改变容貌 但可以展开笑容但可以展开笑容我不可控制他人我不可控制他人 但可以掌握自己但可以掌握自己我不可预知明天我不可预知明天 但可利用好今天但可利用好今天我不可百战必胜我不可百战必胜 但可以尽心尽力但可以尽心尽力1.有些有些 我们能控制我们能控制,但我们认为我们但我们认为我们2.有些有些 我们不能控制我们不能控制,但我们认为我们但我们认为我们 条件的影响条件的影响“It is not aptitude,but att

6、itude that will give you the altitude.”不是因为人们不同的才能、资质，不是因为人们不同的才能、资质，而是因为人们不同的态度导致而是因为人们不同的态度导致人们具有不同的高度、水准。人们具有不同的高度、水准。自然法则：自然法则：适当地控制事件可以提升较高的生产力适当地控制事件可以提升较高的生产力并获得内心宁静。并获得内心宁静。Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace.内心宁静是通过适当内心宁静是通过适当的事件控制，从而拥有的事件控制，从而拥有一份安祥、平衡、和

7、谐一份安祥、平衡、和谐的生活。的生活。哈伦哈伦.史密斯史密斯 The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management 习惯自然法则：自然法则：我们养成我们的我们养成我们的 ,我们的我们的 塑造我们。塑造我们。Planning:计划Predetermining a course of events in .事先将要发生的事件事先将要发生的事件 下来。下来。Tasks:Time-flexible任务：时间具有灵活性Appointment:Time-specific约会:时间具体而特定 月历月历 2009 年年 月月每日计划（待办单）每日

8、计划（待办单）会见会见备注备注 2009-/-/-每月任务每月任务BusinessPersonalMission Statement:使命陈述使命陈述Roles:角色角色Values:价值观价值观Goal Planning目标计划目标计划Intermediate Steps中期步骤中期步骤Weekly Planning每周计划每周计划合理进行时间规划；合理进行时间规划；重要工作项目的时间保证重要工作项目的时间保证1、将月历中事项填入；将月历中事项填入；2 2、将昨日未完工作项目列入；、将昨日未完工作项目列入；3 3、估计各项工作时间；、估计各项工作时间；4 4、确定工作事件紧迫性和重要性；、确

9、定工作事件紧迫性和重要性；5 5、排定时间；、排定时间；6 6、抓住正在做的每一项工作；、抓住正在做的每一项工作；7 7、完成后划掉，盯住下一个目标；、完成后划掉，盯住下一个目标；8 8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。1 1、每天在同一时间制定，、每天在同一时间制定，建议在下班前；建议在下班前；2 2、规划出干扰时间；、规划出干扰时间；3 3、要有弹性；、要有弹性；4 4、要长期坚持，养成习惯。、要长期坚持，养成习惯。有效制定每日计划的几点建议有效制定每日计划的几点建议:优先次序：优先次序：确认事件的确认事件的 及及 。优先次序：（Prior

10、itize）A:Vital 生死攸关的生死攸关的B:Important 重要的重要的C:Optional 选择的选择的确定重要度的参考因素确定重要度的参考因素不完成有什么后果？不完成有什么后果？每天只能做几个做哪几个？每天只能做几个做哪几个？哪些是和目标直接相关的？哪些是和目标直接相关的？哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经理，父亲，孩子）理，父亲，孩子）确定重要度的参考因素1、承诺事项；承诺事项；2 2、与团队有关事项；、与团队有关事项；3 3、目标考核中权重较大事项；、目标考核中权重

11、较大事项；4 4、其他事项。、其他事项。IIIIVIII紧紧 急急不不 紧紧 急急重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急时间矩阵图时间矩阵图准备工作准备工作预防工作预防工作计划计划建立关系建立关系更新更新澄清价值观澄清价值观 授权授权琐碎杂务琐碎杂务无关的电话、信函和邮件无关的电话、信函和邮件消磨时间的行为消磨时间的行为“逃避逃避”的行为的行为过分沉迷于电视、过分沉迷于电视、上网和放松状态上网和放松状态不必要的干扰不必要的干扰不必要的报告不必要的报告不重要的会议、电话、不重要的会议、电话、其他人的小事其他人的小事 危机危机紧迫的问题紧迫的问题有期限的项目、有期限的项目、信函和电子邮件信函和电

12、子邮件会议、报告会议、报告重要重要不重要不重要IIIIVIII紧紧 急急不不 紧紧 急急重重要要不不重重要要自然法则：自然法则：紧急紧急 优先级高；优先级高；紧急可能会紧急可能会 优先顺序。优先顺序。紧紧 急急不不 紧紧 急急重重要要不不重重要要态度态度“时间杀手”有形杀手：有形杀手：明明知道是浪费时间的事明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，又或情，但又不得不做，又或者迫于无奈地去做：者迫于无奈地去做：接听电话接听电话打电话打电话某些会议某些会议打扰打扰官僚作风官僚作风沟通不足沟通不足办公室政治办公室政治跟跟“有问题有问题”的人共事的人共事资源不足资源不足阅读文件及邮件阅读文件及邮件无形杀

13、手无形杀手在我们不自觉的情况下出在我们不自觉的情况下出现，许多时候，问题是源现，许多时候，问题是源于我们自己：于我们自己：欠缺周详计划欠缺周详计划不懂分辨轻重缓急不懂分辨轻重缓急过分专注细节过分专注细节犹豫不决犹豫不决不懂说不懂说“不不”拖延拖延善忘善忘不懂授权不懂授权欠缺组织欠缺组织健康欠佳健康欠佳会议时间的管理技能会议时间的管理技能会议准备的步骤会议准备的步骤会议容易出现的问题会议容易出现的问题-迟到迟到-跑题跑题-效率低下效率低下(会而不议会而不议,议而不决议而不决,决而不行决而不行,行而未果行而未果)会议进行中的主持技巧会议进行中的主持技巧-开始开始-进行中进行中-处理困难局面处理困难

14、局面宣布闭会的技巧宣布闭会的技巧有效会议准备有效会议准备12步步确认会议主题确认会议主题写下每一主题要达到的目标写下每一主题要达到的目标选择会议参加者选择会议参加者决定参加者是否要做必要的事先准备决定参加者是否要做必要的事先准备规划每一议题的时间规划每一议题的时间确定会议日期、时间确定会议日期、时间确定会议地点确定会议地点通知参加者通知参加者设定会议规则设定会议规则研究并决定就每一议题有效交换背景材料的研究并决定就每一议题有效交换背景材料的策略策略研究并决定就每一议题做出决定的策略研究并决定就每一议题做出决定的策略计划对每一议题做总结计划对每一议题做总结计计划划设设定定目目标标/就会就会议议守

15、守则则达达成共成共识识会会议议总总结结落落实实跟跟进进事事项项1交交换换背景信息背景信息 做决定做决定/确确认认行行动动 总结总结事事项项1事事项项2交交换换背景信息背景信息 做决定做决定/确确认认行行动动 总结总结事事项项2事事项项3交交换换背景信息背景信息 做决定做决定/确确认认行行动动 总结总结事事项项3会议容易出现的问题会议容易出现的问题-迟到迟到1.事先提醒事先提醒2.必要的惩罚必要的惩罚3.准时开始准时结束准时开始准时结束-跑题跑题1.程序性建议程序性建议2.重申目标重申目标-效率低下效率低下(参与者问题、场地问题、时参与者问题、场地问题、时间问题、决策方式与执行问题等）间问题、决

16、策方式与执行问题等）会议进行中的主持技巧会议进行中的主持技巧1.让每一位与会者都感到被尊重让每一位与会者都感到被尊重2.迅速引入会议主题并控制会议的进度迅速引入会议主题并控制会议的进度3.鼓励每位参会者发表自己的见解鼓励每位参会者发表自己的见解4.善于处理会议中的不同意见善于处理会议中的不同意见5.对发言进行适当的鼓励和小结对发言进行适当的鼓励和小结6.及时澄清发言中提出的问题及时澄清发言中提出的问题四把钥匙四把钥匙只用一个个人管理系统只用一个个人管理系统随身携带随身携带远离远离“废纸废纸”以最适合自己的方式使用工具以最适合自己的方式使用工具个人管理工具基本用法:优先次序优先次序 监督进度监督

17、进度/跟踪跟踪 记录记录 整合连接整合连接Time Management 当每天结束时，你的当每天结束时，你的“任务任务”应当是这几类状应当是这几类状况：况：Time Management 杂项信息杂项信息每日事件记录每日事件记录（承诺、意见与（承诺、意见与感想、议程、感想、议程、谈话内容、日志谈话内容、日志等）等）分类分类信息信息姓名姓名公司公司项目项目主题主题BCD1A234信息记录信息记录整合连接整合连接1.我需要什么我需要什么?2.我什么时候需要它我什么时候需要它?3.我在哪里能够找到它我在哪里能够找到它?Time Management 由于我们不知道什么对我们来讲最重要，由于我们不知

18、道什么对我们来讲最重要，每件事情都显得重要，每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，我们不得不做每件事情，我们不得不做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，就希望我们做每件事情，就希望我们做每件事情，做每件事情使得我们很忙，做每件事情使得我们很忙，我们就没有时间想什么对我们来讲是我们就没有时间想什么对我们来讲是至关重要的事情。至关重要的事情。探索具有支配地位的价值观：具有支配地位的价值观：角色：角色：使命：使命：Personal ValuesPersonal values incorporate past and present fe

19、elings,behavior,experiences,thoughts and intentions.个人的价值观个人的价值观个人的价值观是将我们过去和现在的个人的价值观是将我们过去和现在的情感、行为、经验、想法和意图加以情感、行为、经验、想法和意图加以融合后形成的价值取向。融合后形成的价值取向。Organizational ValuesOrganizational Values incorporate what the Organizational stands for and what its people believe in.组织的价值观组织的价值观组织的价值观是将组织的标准与其组织

20、的价值观是将组织的标准与其成员的信念结合在一起。成员的信念结合在一起。“When aligned around shared values and rooted in a common mission,ordinary people accomplish extraordinary results.”Kenneth Blanchard当人们具有共同的价值观，当人们具有共同的价值观，并立足于共同的使命时，并立足于共同的使命时，普通人也可以创造奇迹。普通人也可以创造奇迹。1.确认居于支配地位的价值观确认居于支配地位的价值观2.将这些价值观按优先顺序排序将这些价值观按优先顺序排序3.清楚界定这些价值

21、观的含义清楚界定这些价值观的含义 角色：最重要的关系及责任角色：最重要的关系及责任你工作中最重要的角色是什么？你工作中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？使命宣言使命宣言使命宣言描述你的独特的生活目的。使命宣言描述你的独特的生活目的。它包括你想发展什么方面的素质，它包括你想发展什么方面的素质，你想实现什么，你想作出怎样的你想实现什么，你想作出怎样的贡献。贡献。个人使命宣言是你生活的指南，个人使命宣言是你生活的指南，激励你作出对于实现目标最有帮助激励你作出对于实现目标最有帮助的决定并实现你的愿景。的决定并实现你的愿景。使命陈述使命陈述1.我在做什么事情时感

22、到我在做什么事情时感到最高兴和最充实最高兴和最充实?2.我在个人生活中从事哪些活动我在个人生活中从事哪些活动我觉得最值得我觉得最值得?3.我在职业生涯中从事哪些活动我在职业生涯中从事哪些活动我觉得最值得我觉得最值得?4.我具有怎样的天赋、才干、我具有怎样的天赋、才干、强项和能力强项和能力?5.做什么事情会使我感到被激励、做什么事情会使我感到被激励、着迷、动情着迷、动情?6.我怎样才能最好地为社会做贡献我怎样才能最好地为社会做贡献?每日每日 任务任务 中期步骤中期步骤 长期目标长期目标 价值观价值观 角色角色 使命使命 长期目标是有时间界限的规划。A Long-range Goal:A drea

23、m with a deadlineTime Management Sun Mon Tues Wed Thurs Fri Sat传统的周时间分配情况传统的周时间分配情况 Sun Mon Tues Wed Thurs Fri Sat更为有效的周时间计划更为有效的周时间计划1.Review yesterday.回顾昨天2.List todays events realistically.现实地列出今天的事件3.Value each task(A,B,C).排价值4.Order each task(1,2,3).排次序 每日计划每日计划 自然法则:1.我们倾向于呆在我们的舒适区。2.要实现目标,我们必

24、须扩展我们 的舒适区。改善的第一步改善的第一步“记录时间记录时间”要想使用好时间，必须知道自己的时间要想使用好时间，必须知道自己的时间实际上是怎样花掉的。确认你的时间用实际上是怎样花掉的。确认你的时间用在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。记录必须真实、确切，不可事后凭记忆记录必须真实、确切，不可事后凭记忆再来追记。再来追记。承诺：承诺：1.在今后在今后21天中选天中选7天记录自己天记录自己 的时间是怎样运用的的时间是怎样运用的;2.每周花费每周花费30分钟至分钟至1小时回顾上周小时回顾上周 及安排下周计划及安排下周计划 3.在今后在今后21天内天天做每日计划天内天天做每日计划 4.在在21天内写下一个长期目标天内写下一个长期目标 管理管理 管理管理 管理管理时间管理的核心时间管理的核心使命、价值观、角色使命、价值观、角色中期步骤中期步骤目标目标成功成功谢谢大家谢谢大家