高效时间管理培训教材(PPT 79页)jjx.pptx

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1、高效时间管理高效时间管理Time Management问问你自己问问你自己你每天的时间够用吗？你对时间的安排合理吗？你每天的工作效率高吗？你每天过得充实吗？你有危机感吗？你的生活紧张吗？你遇到的时间难题有哪些？假如今天是你生命中的最后一天？你的一天是怎么过的？版权所有 北京春风训练课程内容时间的特性时间的特性时间管理的法则时间管理的法则时间管理和工作安排时间管理和工作安排的系统方法及工具的系统方法及工具浪费时间的陷阱浪费时间的陷阱 时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。鲁迅 明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日

2、累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。文嘉明日歌不可增减不可缺少不可储存不可替代可以管理时间的特性要预先设定目标、规划时间要预先设定目标、规划时间（每年、每月、每周、每日）1.头一天晚上明确明日目标2.上周末前明确下周目标3.上月30日前明确下月目标4.上年度11前明确明年目标人生规划六大主要领域人生规划六大主要领域健康、家庭、事业、财务、心理、社交制定规划的五大原则制定规划的五大原则明确、量化、挑战、长短、时限第一法第一法则:预先先规划划时间管理的法则分清优先顺序，重要级别时间管理ABC法则(A：最重要 B:重要 C：不重要)A级优先必须做的事B级优先应

3、该做的事C级优先可以去做的事1.用大块时间聚焦、优先解决A类事件2.压缩B类事件3.不做C类事件我们要经常问自己：假如今天只做一件事我做什么？20：80法则第二法第二法则:要事第一要事第一1.每天的时间管理2.任务清单3.追踪检查系统4.当日事当日毕5.杜绝拖延6.凡事设定时限第三法第三法则:行行动日志日志(时间管理工具管理工具)帕金森定律：你给他多少时间，他就会用掉多少时间。你是如何规划一天时间的？我们能给我们的时间打几折？我们如何让早上上班前40分钟时间变成10分钟？时间是像海绵，我们需要不断压缩时间。我们不能改变时间的长度，但可以改变时间宽度。第四法第四法则:一天当三天一天当三天过决策失

4、误是重大失误，我们通常会犯如下错误：1.个人决策2.匆忙草率3.不懂放弃4.不切实际第五法第五法则:做做对决策决策授权的本质：授权的本质：复制自己，用别人的时间好处：好处：1.增强信任2.培养下属3.做更重要的事方法：方法：1.找对人（用人所长，顺势而为）2.由简至繁（分阶段授权）3.明确结果（请重复一遍）4.责权利一致，做出承诺5.检查帮助6.承担责任（授权不等于弃权）第六法第六法则:授授权时间管理和工作安排的系统方法关于时间管理时间能管理吗时间能管理吗?你真的没时间吗你真的没时间吗?你有多少时间用在工作上你有多少时间用在工作上?效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiven

5、ess)效率：把事情做对（效率：把事情做对（Do the things rightDo the things right）效果：做对的事情（效果：做对的事情（Do the right thingsDo the right things）效能：把对的事情做对（效能：把对的事情做对（Do the right things Do the right things rightright）输入输入输出输出一般工作者输出输出输入输入聪明工作者自己做自己做别人做别人做排入工作行程排入工作行程Scheduling授权授权Delegation如何节省时间时间管理的基本认识知道该做什么事知道该做什么事,并把时间花

6、在重要的事情上并把时间花在重要的事情上时间无法管理时间无法管理,事情事情/任务才是管理的对象任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利用的时间多浪费的时间远比有效利用的时间多善用管理工具提升时间利用效率善用管理工具提升时间利用效率确立目标（确立目标（GoalGoal）/愿景（愿景（VisionVision）设立短期目标（设立短期目标（ObjectiveObjective）制定工作计划（制定工作计划（PlanningPlanning）区分轻重缓急（区分轻重缓急（PrioritizingPrioritizing）管理时间的四大任务个人管理的四步骤确定角色确定角色选择目标选择目标安排进度安排进度逐日调整

7、逐日调整PDCA循环循环戴明环戴明环P（Plan）计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定；D（DO）执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容；C（Check）检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题；A（Act）行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作时遵循；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决。制定目标时应该遵循法则 目标设定的课题 成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。可衡量的可衡量的(Measur

8、able)(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的合乎需求的(Desirable)(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。可控制的可控制的(Controllable)(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。可想象的可想象的(Conceivable)(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可信的可信的(Believable)(Believable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可达到的可达到的(Achievable)(Achievable)I 危机 紧迫的问题 已到期的项目 会议 II 准备事项 预

9、防措施 价值整合 计划 关系建立 真正的休闲 授权 III 不预期的打扰如电话 某些信件、某些报告 某些会议 某些触手可及的事情 你喜欢做的事情 IV 过于简单的事 垃圾信件 某些电话 一些会浪费时间的事 紧急紧急不紧急不紧急重重要要不重要不重要时间管理矩阵工作日志时间时间工作内容工作内容工作分类工作分类实际花费时间实际花费时间ABCABC完成完成每日时间规划法1.1.列出任务列出任务2.2.估计工作需要时间估计工作需要时间3.3.预留机动时间给意外事件预留机动时间给意外事件4.4.决定优先决定优先,删减和委派删减和委派5.5.事后检查事后检查日程计划日程计划-举例 时间日志定时将您使用时间的

10、方定时将您使用时间的方式忠实记录起来式忠实记录起来是帮助您开始时间管理是帮助您开始时间管理的最佳方式的最佳方式时间时间工作安排工作安排工作优先度工作优先度备注备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00 1.按照自己的需求修改每日时间日志按照自己的需求修改每日时间日志 为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。2.填写时间日志填写时间日志 随身带着每日时间日志，以每15 分钟为一单位，忠实正确的将你在这15 分

11、钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天等。如何填写每日时间日志如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期 计划时间运用的指导方针1.总是把你的计划写下来。总是把你的计划写下来。2.保持集中力在你将预定完成的目标上。保持集中力在你将预定完成的目标上。3.总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。4.先将主要的事项及活动计划好。先将主要的事项及活动计划

12、好。5.多花心思在计划每天的一开始。多花心思在计划每天的一开始。6.尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。7.多留一些时间给重要的工作。多留一些时间给重要的工作。8.确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。9.建立一些弹性在突如其来的事件上。建立一些弹性在突如其来的事件上。10.每一天拨出一些供思考的时间给自己。每一天拨出一些供思考的时间给自己。11.考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。12.如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。如果可行

13、，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。13.学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.每日下班前先将明日的行程排好。每日下班前先将明日的行程排好。15.请你的秘书来协助你安排行程。请你的秘书来协助你安排行程。16.将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。何更实际及有效地安排你的时间。1.描述要获得的结果描述要获得的结果要完成什么任务要完成什么任务2.评估现状评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3.界定目标界定

14、目标4.制定行动计划和具体步骤制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限列表、排序、设定期限)5.计算预算费用计算预算费用,包括金钱、人力、时间包括金钱、人力、时间6.制定时间表制定时间表7.执行计划执行计划8.跟踪计划的执行情况跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤工作计划工作计划Why What WhoWhen Where How to How much?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上市?扩大市场占有率列表任务名称任务名称:日期日期:工

15、作项目 重要性 开始 结束 负责人 成果 评价制作工作计划管理者的时间计划善用时间排程善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间学会善用大段时间与零散时间预留可弹性运用的时间以应对突发状况预留可弹性运用的时间以应对突发状况将琐碎的工作交由部属处理将琐碎的工作交由部属处理将时间运用于改善组织将时间运用于改善组织,改善工作方法改善工作方法,创新创新,提高客提高客户满意度户满意度,降低成本降低成本,减少错误及瑕疵的工作减少错误及瑕疵的工作谁偷了你的时间谁偷了你的时间?浪费时间的陷阱缺乏轻重缓急之分缺乏轻重缓急之分缺少计划缺少计划随意授权随意授权无效的会议无效的会议缺乏组织缺乏组织个人间的冲突个人间的冲

16、突对时间估计的不足对时间估计的不足试图根据记忆来做事试图根据记忆来做事没有能力说没有能力说“不不”拖延拖延时间浪费的陷阱 未事先约定的访客未事先约定的访客 电话电话 给自己一段安静给自己一段安静 的时间的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益才能创造时间的最大效益避免干扰避免干扰电话电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话访客访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话邮件邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象会议会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接

17、电话结束前清楚说明会议结论与要求1 1、计划欠妥、计划欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不当、用人不当2 2、贪求过多、贪求过多8 8、无力拒绝、无力拒绝1414、社交闲谈、社交闲谈3 3、不速之客、不速之客9 9、做事绝延、做事绝延1515、权贵混淆、权贵混淆4 4、条理不清、条理不清1010、无效会议、无效会议1616、沟通不良、沟通不良5 5、事必躬亲、事必躬亲1111、文件繁杂、文件繁杂1717、进度失控、进度失控6 6、电话干扰、电话干扰1212、工作搁置、工作搁置1818、应付危机、应付危机跳脱时间陷阱经理人应经常问的问题我的工作如何对公司的策略产生贡献？我的工作如何对公

18、司的策略产生贡献？我的主要角色与职责是什么？我的主要角色与职责是什么？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些是公司期望未来去做的事？有哪些是公司期望未来去做的事？如何进行时间管理1.确立自己的角色确立自己的角色2.选择重要的事选择重要的事,排定优先顺序排定优先顺序3.了解自己的时间到哪去了了解自己的时间到哪去了4.设立目标设立目标5.计划和安排日程计划和安排日程6.避免干扰避免

19、干扰7.井然有序井然有序,逃离时间的陷阱逃离时间的陷阱时间时间管理就是管理就是管理就是管理就是对对生命的管理生命的管理生命的管理生命的管理 每个人的每个人的每个人的每个人的时间时间都是有限的都是有限的都是有限的都是有限的 每个人的每个人的每个人的每个人的时间时间都是有价都是有价都是有价都是有价值值的的的的 假如今天是我生命中最后一天假如今天是我生命中最后一天假如今天是我生命中最后一天假如今天是我生命中最后一天 我我我我该该如何面如何面如何面如何面对这对这最后、最宝最后、最宝最后、最宝最后、最宝贵贵的一天呢的一天呢的一天呢的一天呢 推荐一本影响我人生的一本推荐一本影响我人生的一本推荐一本影响我人生的一本推荐一本影响我人生的一本书书羊皮卷羊皮卷羊皮卷羊皮卷 你将在其中找到成功的答案你将在其中找到成功的答案你将在其中找到成功的答案你将在其中找到成功的答案花点时间花点时间,什么都不做什么都不做,这是放松的开始这是放松的开始花点时间花点时间,去思考去思考,这是进步的开始这是进步的开始花点时间花点时间,去阅读去阅读,这是智慧的开始这是智慧的开始花点时间花点时间,去运动去运动,这是健康的开始这是健康的开始花点时间花点时间,去旅行去旅行,这是增长见闻的开始这是增长见闻的开始花点时间花点时间,去关怀社会去关怀社会,这是服务的开始这是服务的开始Thank You！