92第十一章__采购与付款循环审计nnh.pptx
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1、审计学审计学(第五版)中国人民大学商学院中国人民大学商学院 宋宋 常常第第1111章章 采购与付款循环采购与付款循环n11.111.1概述概述n11.211.2采购与付款循环的采购与付款循环的内部控制内部控制n11.311.3采购与付款循环的采购与付款循环的控制测试控制测试n11.411.4采购与付款循环的采购与付款循环的实质性程序实质性程序采采购购与付款循与付款循环环预预付付账账款款管理管理费费用用固定固定资产资产在建工程在建工程工程物工程物资资固定固定资产资产清理清理无形无形资产资产研研发发支出支出商誉商誉长长期待期待摊费摊费用用应应付票据付票据应应付付账账款款长长期期应应付款付款业务业务
2、循循环环资产负债资产负债表表项项目目利利润润表表项项目目11.1 概述概述11.1.1采购与付款循环采购与付款循环涉及的凭证与记录涉及的凭证与记录11.1.2采购与付款循环涉及的采购与付款循环涉及的主要业务活动主要业务活动请购单、订购单、请购单、订购单、订货合同、验收单、订货合同、验收单、卖方发票、退货(或折让)通知单、付款凭卖方发票、退货(或折让)通知单、付款凭单、支票、采购日记账、现金和银行存款日单、支票、采购日记账、现金和银行存款日记账、材料采购明细账和总账等。记账、材料采购明细账和总账等。采购与付款循环采购与付款循环涉及的涉及的凭证与记录凭证与记录:应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细
3、账明细账购买甲材料购买甲材料归还货款归还货款银付银付100005000n采购与付款循环的主要过程:采购与付款采购与付款循环涉及的循环涉及的主要业务活动主要业务活动填写请购单,并编制订购单。验收商品和劳务,并确认债务。处理和记录价款的支付。q(1)请购商品和劳务请购商品和劳务q(2)编制订购单编制订购单q(3)验收商品验收商品q(4)存储已验收的商品存储已验收的商品q(5)编制付款凭单编制付款凭单q(6)确认并记录应付款项确认并记录应付款项q(7)付款付款q(8)记录现金、银行存款支出记录现金、银行存款支出采购与付款循环采购与付款循环涉及的涉及的主要业务活动主要业务活动n涉及的主要业务活动涉及的
4、主要业务活动-购买商品或劳务(1)请购商品或劳务)请购商品或劳务n企业仓库管理部门和商品企业仓库管理部门和商品或劳务的使用部门均可以或劳务的使用部门均可以提出购买商品或劳务的申提出购买商品或劳务的申请。请购须填写请。请购须填写请购单请购单。(2)订购商品)订购商品n采购部门根据审批后的请采购部门根据审批后的请购单编制购单编制订购单订购单,订购单,订购单必须经授权审批人员审批必须经授权审批人员审批之后才能发出。之后才能发出。(3)验收商品)验收商品n订购的商品到达之后,应由订购的商品到达之后,应由验收部门进行验收。验收部门进行验收。n验收完毕之后,验收部门应验收完毕之后,验收部门应按规定编制按规
5、定编制验收单或验收报验收单或验收报告告,作为会计记录的依据。,作为会计记录的依据。(4)储存商品)储存商品n经过验收合格的商品交仓库经过验收合格的商品交仓库管理部门储存,是保证资产管理部门储存,是保证资产安全、完整的重要措施。商安全、完整的重要措施。商品验收后入库时,仓库保管品验收后入库时,仓库保管人员应编制人员应编制入库单入库单。n(5)编制付款凭单)编制付款凭单n货物验收入库或交付使货物验收入库或交付使用之后,用之后,应付凭单部门应付凭单部门应在核对订购单、验收应在核对订购单、验收单和购货发票基础上,单和购货发票基础上,确认负债,确认负债,编制付款凭编制付款凭单单,并将经审核后付款,并将经
6、审核后付款凭单,连同每日的凭单凭单,连同每日的凭单汇总表一起,汇总表一起,送交会计送交会计部门,部门,作为会计部门编作为会计部门编制记账凭证和登记有关制记账凭证和登记有关明细账和总账的依据。明细账和总账的依据。储存商品。储存商品。(6)记录资产和负债)记录资产和负债n会计部门会计部门首先首先检查购货检查购货发票的内容与订购单、发票的内容与订购单、验收单以及运货单是否验收单以及运货单是否一致,并验算购货发票一致,并验算购货发票金额的计算是否正确。金额的计算是否正确。n然后然后根据已审批的付款根据已审批的付款凭单及时地编制凭单及时地编制记账凭记账凭证证,登记有关资产和负,登记有关资产和负债债明细账
7、和总账明细账和总账,并由,并由稽核人员定期进行账证、稽核人员定期进行账证、账账核对。账账核对。记录购货业务记录购货业务支付货款和记录支出支付货款和记录支出(7)支付货款)支付货款n会计人员会计人员应根据审批后应根据审批后的付款凭单、供应商的的付款凭单、供应商的付款条件以及本企业的付款条件以及本企业的资金状况,采用适当的资金状况,采用适当的结算方式合理地安排付结算方式合理地安排付款。款。n凭证:凭证:现金支票、转账现金支票、转账支票等支票等。(8)记录现金、银行存款支出)记录现金、银行存款支出n会计部门会计部门应根据付款原始凭证应根据付款原始凭证编制付款记账凭证,并据以登编制付款记账凭证,并据以
8、登记现金或记现金或银行存款日记账和应银行存款日记账和应付账款付账款等账簿,并由稽核人员等账簿,并由稽核人员独立检查现金、银行存款明细独立检查现金、银行存款明细账和应付账款明细账的金额一账和应付账款明细账的金额一致性。致性。主要主要业务活活动对应的凭的凭证及会及会计记录相关的被相关的被审计单位管理位管理层的的认定定1.请购商品商品和和劳务请购单发生生2.编制制订购单订购单完整性完整性3.验收商品收商品验收收单、卖方方发票票完整性、完整性、发生生4.储存已存已验收商品收商品入入库单发生生5.编制付款制付款凭凭单付款凭付款凭单发生、准确性、生、准确性、计价和分价和分摊、完整性完整性6.确确认与与记录
9、负债应付付账款明款明细账、卖方方对账单、转账凭凭证发生、完整性、生、完整性、准确性、准确性、计价价和分和分摊7.付款付款付款凭付款凭证、付款、付款凭凭单发生、完整性、生、完整性、准确性、准确性、计价价和分和分摊8.记录现金、金、银行存款支行存款支出出现金日金日记账、银行存款日行存款日记账发生、完整性、生、完整性、准确性、准确性、计价价和分和分摊11.2 采购与付款循环的内部控制11.2.1采购采购循环的内部控制循环的内部控制11.2.2付款付款循环的内部控制循环的内部控制11.2.3固定资产固定资产的内部控制的内部控制n1.适当的适当的职责分离职责分离n2.信息传递程序控制信息传递程序控制q(
10、1)授权授权程序程序q(2)文件和记录的使用文件和记录的使用q(3)独立检查独立检查n3.实物实物控制控制采购循环采购循环的内部控制的内部控制n内部会计控制规范内部会计控制规范-购货与付款购货与付款n(1)企业应按照有关货币资金内部控制的企业应按照有关货币资金内部控制的规定办理规定办理采购的付款业务。采购的付款业务。n(2)企业财会部门应企业财会部门应严格审核严格审核相关凭证的真实性、相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性。完整性、合法性及合规性。n(3)企业应建立企业应建立预付账款及定金的授权批准预付账款及定金的授权批准制度。制度。n(4)企业应加强企业应加强应付款项应付款项的管理。的管理
11、。n(5)企业应建立采购商品的企业应建立采购商品的退货管理退货管理制度。制度。n(6)企业应企业应定期与卖方(供应商)核对定期与卖方(供应商)核对应付款项、应付款项、预付款项等。预付款项等。付款循环付款循环的内部控制的内部控制在企业的业务循环划分中,固定资产业在企业的业务循环划分中,固定资产业务可以归属于采购与付款循环。务可以归属于采购与付款循环。在内部控制方面,它与一般商品采购有在内部控制方面,它与一般商品采购有其共性,但因其共性,但因不经常发生且往往金额较大不经常发生且往往金额较大而有其特性,因此有必要进行单独讨论。而有其特性,因此有必要进行单独讨论。1、固定资产、固定资产2、在建工程、在
12、建工程固定资产固定资产的内部控制的内部控制q(1)固定资产预算固定资产预算q(2)授权批准授权批准q(3)账簿记录账簿记录q(4)职责分工职责分工q(5)区分资本性支出和收益性支出区分资本性支出和收益性支出q(6)固定资产的处置固定资产的处置q(7)固定资产的定期盘点固定资产的定期盘点q(8)固定资产的维护保养及定期检修固定资产的维护保养及定期检修固定资产内部控制固定资产内部控制的有关制度的有关制度q(1)岗位分工与授权批准)岗位分工与授权批准q(2)工程项目决策控制)工程项目决策控制q(3)工程项目概预算控制)工程项目概预算控制q(4)工程项目价款支付控制)工程项目价款支付控制q(5)工程项
13、目竣工决算控制)工程项目竣工决算控制q(6)工程项目监督检查)工程项目监督检查在建工程的内在建工程的内部控制部控制11.3 采购与付款循环的控制测试采购与付款循环的控制测试11.3.1采购采购循环的控制测试循环的控制测试11.3.2付款付款循环的控制测试循环的控制测试11.3.3固定资产固定资产的控制测试的控制测试通常,通常,根据内部控制的性质,审计人根据内部控制的性质,审计人员比较容易地确定控制测试的类型。员比较容易地确定控制测试的类型。审计人员审计人员索取采购业务的各种文件资索取采购业务的各种文件资料,料,依照采购业务的正常程序追踪,进依照采购业务的正常程序追踪,进行相关的检查与验证。行相
14、关的检查与验证。检查、观察、询问相结合。检查、观察、询问相结合。采购循环采购循环的控制测试的控制测试审计人员需检查与验证的内容审计人员需检查与验证的内容(1)核对请购单与订购单是否一致,请购单是否经过适当的授权人批)核对请购单与订购单是否一致,请购单是否经过适当的授权人批准,订购单是否连续编号。准,订购单是否连续编号。(2)核对采购合同上确定的价格、付款日期与财会部门核准的支付条)核对采购合同上确定的价格、付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致。件是否一致。(3)检查合同是否经过有关部门审查,核对卖方发票上所购物品的数)检查合同是否经过有关部门审查,核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与
15、合同是否一致。量、规格、品种与合同是否一致。(4)抽验部分付款凭单,检查是否附有请购单、订购单、验收单,付)抽验部分付款凭单,检查是否附有请购单、订购单、验收单,付款凭单和验收单是否连续编号,验证验收环节的有效性和计算的正确性。款凭单和验收单是否连续编号,验证验收环节的有效性和计算的正确性。(5)核对采购合同、卖方发票、验收单与入库单是否一致。)核对采购合同、卖方发票、验收单与入库单是否一致。(6)检查购入材料的计价是否正确,当被审计单位采用永)检查购入材料的计价是否正确,当被审计单位采用永续盘存制核算时,则应复核计价的正确性。续盘存制核算时,则应复核计价的正确性。审计人员审计人员在了解付款循
16、环的基础上,可以抽在了解付款循环的基础上,可以抽查部分付款业务,以测试查部分付款业务,以测试付款循环的内部控制,付款循环的内部控制,检查付款循环控制环节的设置与执行情况。检查付款循环控制环节的设置与执行情况。通过抽查应付款项偿付业务,审计人员可以通过抽查应付款项偿付业务,审计人员可以查明其查明其付款的依据付款的依据是否正确无误,付款及记录、是否正确无误,付款及记录、过账是否及时,对应账户是否正确,有关现金折过账是否及时,对应账户是否正确,有关现金折扣的处理是否符合规定。扣的处理是否符合规定。付款循环付款循环的控制测试的控制测试n付款循环付款循环控制测试的主要内容:控制测试的主要内容:n(1)了
17、解应付款项记录、付款业务是否分开,了解有关凭证的传递过程)了解应付款项记录、付款业务是否分开,了解有关凭证的传递过程等;等;n(2)抽查应付款项明细账,检查应付款项各明细账向银行存款)抽查应付款项明细账,检查应付款项各明细账向银行存款(或现金或现金)日记账和向总分类账的过账情况;检查原始凭证的合法性、正确性以及日记账和向总分类账的过账情况;检查原始凭证的合法性、正确性以及一致性。一致性。n(3)审核货款结算手续,检查应付款项明细账上金额与订购单、验收单、)审核货款结算手续,检查应付款项明细账上金额与订购单、验收单、卖方发票是否完全一致。卖方发票是否完全一致。n(4)检查签发的支票是否有被授权人
18、的签字,支票中各个项目与卖方发)检查签发的支票是否有被授权人的签字,支票中各个项目与卖方发票是否一致。票是否一致。n(5)追查材料采购账簿、原材料账簿与银行存款日记账或应付款项账户)追查材料采购账簿、原材料账簿与银行存款日记账或应付款项账户的过账是否正确。的过账是否正确。n(6)审查现金折扣的合理性。)审查现金折扣的合理性。nCPA教材:以内部控制目标地为起点的控制测试教材:以内部控制目标地为起点的控制测试(1)请购、订购、验收请购、订购、验收:应抽取请购单、订购单、:应抽取请购单、订购单、验收单。验收单。(2)编制付款凭单编制付款凭单、确认与记录负债、确认与记录负债:应抽取订:应抽取订购单、
19、验收单、和采购发票。购单、验收单、和采购发票。(3)付款付款:应抽取付款凭证。:应抽取付款凭证。n审计人员在实施审计人员在实施固定资产固定资产控制测试时的注意事控制测试时的注意事项:(项:(1)-(8)n审计人员在实施审计人员在实施在建工程在建工程控制测试时的工作内控制测试时的工作内容:(容:(1)-(6)在固定资产控制测试的基础上,在固定资产控制测试的基础上,审计人员应审计人员应明明确确本业务循环的审计目标,并围绕审计目标收集本业务循环的审计目标,并围绕审计目标收集充分、适当的审计证据,从而充分、适当的审计证据,从而需要实施采购与付需要实施采购与付款循环的实质性程序。款循环的实质性程序。固定
20、资产固定资产的控制测试的控制测试采购与付款循环控制测试案例n【基本案情基本案情】ABC公司产品销售以仓库为交货地点。注册公司产品销售以仓库为交货地点。注册会计师于会计师于207年年10月月25日至日至11月月10日对日对ABC公司采购与付公司采购与付款循环的内部控制进行了解、测试,在审计工作底稿吕进行款循环的内部控制进行了解、测试,在审计工作底稿吕进行如下记录:如下记录:2005n(1)对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填)对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单,对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。写请购单,对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。每张请购
21、单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准。准。n(2)采购部收到经批准的请购单后,由其职员)采购部收到经批准的请购单后,由其职员E进行询价进行询价并确定供应商并确定供应商,再由其职员,再由其职员F负责编制和发出预先连续编号负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联,经被授权的采购人员签字后,的订购单。订购单一式四联,经被授权的采购人员签字后,分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。责采购业务结算的应付凭单部门。n(3)验收部门根据订购单
22、上的要求对所采购的材料)验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收,完成验收后,将原材料交由仓库人员存入进行验收,完成验收后,将原材料交由仓库人员存入库房,并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字库房,并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联,其中两联分送应付凭单部门确认。验收单一式三联,其中两联分送应付凭单部门和仓库,一联留存验收部门。和仓库,一联留存验收部门。n(4)应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购)应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单,并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经单,并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后,应付凭单
23、部门将付款凭单连同供被授权人员批准后,应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门,并将未付款凭单副联保应商发票及时送交会计部门,并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到存在未付款凭单档案中。会计部门收到附有供应商发附有供应商发票的付款凭单票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证,并登后即应及时编制有关的记账凭证,并登记原材料和应付账款账簿。记原材料和应付账款账簿。【案例分析案例分析】n第(第(1)项:)项:第(第(1)项没有缺陷)项没有缺陷。理由:仓库负责对列。理由:仓库负责对列入清单的货物填写请购单,同时如果没有列入存货清单,入清单的货物填写请购单,同时如果没有列入存
24、货清单,则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准。过该类支出负责预算的主管人员签字批准。n第(第(2)项:)项:第(第(2)项)项有缺陷有缺陷:由采购部的职员:由采购部的职员E进行询进行询价并确定供应商。理由:询价与确定供应商是不相容的岗价并确定供应商。理由:询价与确定供应商是不相容的岗位。位。n第(第(3)项:)项:第(第(3)项没有缺陷)项没有缺陷。理由:对于验收单应。理由:对于验收单应当是一式多联,而该单位根据实际情况制定三联是正确的。当是一式多联,而该单位根据实际情况制定三联是正确的。n第(
25、第(4)项:)项:第(第(4)项)项有缺陷有缺陷:会计部门根据只附有供:会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理。理由:如果会计部门应商发票的付款凭单进行账务处理。理由:如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款,而不仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款,而不需同时核对验收单和订购单,会计部门将无法核查材料采需同时核对验收单和订购单,会计部门将无法核查材料采购的真实性。从而可能记录错误的存货数量和金额。购的真实性。从而可能记录错误的存货数量和金额。n【改进建议改进建议】n第(第(2)项建议:询价与确定供应商应该由不同岗位的人)项建议:询价与确定供应商应该由不同岗
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