会计档案整理方法ekgi.pptx

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1、会计档案整理规则会计档案整理规则档案#电话#%$&*学习内容学习内容一、会计档案概念一、会计档案概念二、会计档案的内容与归档范围二、会计档案的内容与归档范围三、会计档案的归档时间、归档要求、保管期限三、会计档案的归档时间、归档要求、保管期限四、会计档案的整理要求四、会计档案的整理要求五、会计档案的鉴定与销毁五、会计档案的鉴定与销毁 一、会计档案概念一、会计档案概念 会计档案会计档案:是指会计凭证、会计帐是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。料和证据。（财政部和国家档案局财会字

2、（财政部和国家档案局财会字199832199832号号会计档案管理办法会计档案管理办法第第五条）五条）二、会计档案的内容与归档范围二、会计档案的内容与归档范围1 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其它会计凭证；总凭证，其它会计凭证；2 2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其它会计帐固定资产卡片，辅助帐簿，其它会计帐簿；簿；3 3、财务报告类：年度财务报告年度财务报告(包括会计包括会计报表、附表、附注及文字说明报表、附表、附注及文字说明)，其它财，其它财务报告。务报告。4 4、工资表：工资表：各单位工作人员工资表及

3、个人各单位工作人员工资表及个人所得税申报表。所得税申报表。5、其它类其它类：银行存款余额调节表，银行对银行存款余额调节表，银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。清册，会计档案销毁清册。实行会计电算化的单位，有关的电子实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。数据和相应软件资料也应归档。三、归档时间三、归档时间、要求、保管期限、要求、保管期限归档时间归档时间:当年形成的会计材料，在会计年当年形成的会计材料，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满

4、度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构整理后，编制移交清册，后，应当由会计机构整理后，编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构统一保管。归档要求归档要求:各单位每年形成的会计档案各单位每年形成的会计档案,由会由会计财务部门按照归档要求，负责整理立卷，计财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。要建立装订成册，编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、保管、销毁立卷归档、移交、复印、借阅、保管、销毁等制度。等制度。月度、季度报表不用按归档要求整理，月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至可由财务部门自行

5、保管至5 5年期满后编年期满后编制清册销毁。制清册销毁。银行存款余额调节表，银行对帐单等银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为按要求装订成册，保管期限为5 5年。年。已开具的发票（或收据）存根联，整已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为本的不用装订，保管期限为5 5年。年。保管期限：保管期限：会计档案保管期限分会计档案保管期限分为为永久、定期两类永久、定期两类。定期保管期限。定期保管期限分为分为3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年、年、2525年五类。年五类。各类会计档案的保管期限参照各类会计档案的保管期限参照（附表）所列期限执行。（附表

6、）所列期限执行。会计档案保管期限表（一）会计档案保管期限表（一）档案名称档案名称档案名称档案名称保管期限保管期限保管期限保管期限备备备备 注注注注会计会计会计会计凭证凭证凭证凭证类类类类原始凭证原始凭证原始凭证原始凭证15151515年年年年1 1、日记、日记、日记、日记账：现金账：现金账：现金账：现金日记帐和日记帐和日记帐和日记帐和银行存款银行存款银行存款银行存款日记账保日记账保日记账保日记账保管期限为管期限为管期限为管期限为25252525年。年。年。年。2 2 2 2、工资、工资、工资、工资表保管期表保管期表保管期表保管期限为限为限为限为25252525年。年。年。年。记账凭证记账凭证记

7、账凭证记账凭证15151515年年年年汇总凭证汇总凭证汇总凭证汇总凭证15151515年年年年会会会会计计计计帐帐帐帐簿簿簿簿类类类类总账总账总账总账15151515年年年年明细账明细账明细账明细账15151515年年年年日记账日记账日记账日记账25252525年年年年固定资产卡片固定资产卡片固定资产卡片固定资产卡片固定资产报废清理后固定资产报废清理后固定资产报废清理后固定资产报废清理后保管保管保管保管5 5 5 5年。年。年。年。辅助账辅助账辅助账辅助账15151515年年年年会计档案保管期限表（二）会计档案保管期限表（二）档案名称档案名称保管期限保管期限备备 注注财财财财 务务务务报告报告

8、报告报告 类类类类月、季度财务报告月、季度财务报告3 3年年包括文包括文字分析字分析年度财务报告（决年度财务报告（决算）算）永久永久其其其其它它它它类类类类会计移交清册会计移交清册1515年年会计档案保管期限会计档案保管期限永久永久会计档案销毁清册会计档案销毁清册永久永久银行余额调节表银行余额调节表5 5年年银行对账单银行对账单5 5年年四四、会计档案的整理要求、会计档案的整理要求1 1、立卷、立卷 （1 1）年度报表、工资表独立组卷。）年度报表、工资表独立组卷。对报表进行分析和说明的文字，如财务情况对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部说明、财务报告等

9、，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。报表前。工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。工资单的数量多少可一年一卷或数卷。（2 2）帐薄一册一卷，）帐薄一册一卷，（3 3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证、汇）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证四种总凭证、其他会计凭证四种。会计人员在完。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先原始凭证、原始凭证汇总表，

10、按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。2 2、编目、编目（1 1 1 1）编页码）编页码）编页码）编页码 会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”1”开始。开始。页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。在其左上角编写页号。订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内

11、容的页订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。面编顺序号。（2 2 2 2）卷内文件目录编制）卷内文件目录编制）卷内文件目录编制）卷内文件目录编制 年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。会计档案卷内目录会计档案卷内目录 （账簿）（账簿）顺顺顺顺序序序序号号号号责任者责任者责任者责任者文文文文号号号号题题题题 名名名名日期日期日期日期页号页号页号页号备备备备注注注注1 1 1 1吉木萨吉木萨吉木萨吉木萨尔县档尔县档尔县档尔县档案局案局案局案局零余额账户用款额度零余额账户用款额度零余额账户用款额度零余额账户用款额度2010123

12、12010123120101231201012311 1 1 12 2 2 2吉木萨吉木萨吉木萨吉木萨尔县档尔县档尔县档尔县档案局案局案局案局固定资产固定资产固定资产固定资产201012312010123120101231201012315 5 5 53 3 3 3吉木萨吉木萨吉木萨吉木萨尔县档尔县档尔县档尔县档案局案局案局案局事业基金事业基金事业基金事业基金2010123120101231201012312010123110-1510-1510-1510-15 会计档案卷内目录会计档案卷内目录（会计报告类（会计报告类）顺顺顺顺序序序序号号号号责任者责任者责任者责任者文文文文号号号号题题题题

13、名名名名日期日期日期日期页号页号页号页号备备备备注注注注1 1 1 1吉木萨吉木萨吉木萨吉木萨尔县档尔县档尔县档尔县档案局案局案局案局资产负债表资产负债表资产负债表资产负债表201012312010123120101231201012311 1 1 12 2 2 2吉木萨吉木萨吉木萨吉木萨尔县档尔县档尔县档尔县档案局案局案局案局收入支出总表收入支出总表收入支出总表收入支出总表201012312010123120101231201012315 5 5 53 3 3 3吉木萨吉木萨吉木萨吉木萨尔县档尔县档尔县档尔县档案局案局案局案局支出明细表支出明细表支出明细表支出明细表2010123120101

14、231201012312010123110-1510-1510-1510-153 3、案卷封面、卷内备考表编制、案卷封面、卷内备考表编制 会计凭证封面会计凭证封面 单位名称：单位名称：时时 间间 年年 月份月份册册 数数 本月共本月共 册册 本册第本册第本册第本册第 册册册册张张 数数 本册自第本册自第 号至第号至第 号号 共共 张张 附附 件共件共 张张单位领导：单位领导：会计主管：会计主管：全宗号全宗号全宗号全宗号目录号目录号目录号目录号案卷号案卷号案卷号案卷号282828285 5 5 552525252卷内备考表卷内备考表说明说明:如：此册中有如：此册中有20142014年年1 1月份

15、工资表月份工资表 立立 卷卷 人人 立卷时间立卷时间 年年 月月 日日 检检 查查 人人 检查时间检查时间 年年 月月 日日4、装订入盒（1 1）组好的案卷年度报表、工资表，依次按照）组好的案卷年度报表、工资表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。左，在案卷的左侧装订。（2 2）会计凭证必须使用国家统一标准的）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计会计档案凭证软封面档案凭证软封面”装订，封面要按项目填写。装订，封面要按项目填写。（3 3）各类会

16、计档案，按案卷号顺序装满一盒再）各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒。正装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒。正确填写盒面和盒脊背的内容。确填写盒面和盒脊背的内容。对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。盒的后面。对帐簿太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒对帐簿太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。的后面。会计档案凭证盒会计档案凭证盒 全宗号全宗号全宗号全宗号目录号目录号目录号目录号案卷号案卷号案卷号案卷号282828285 5 5 552525252单单 位位名名 称称凭凭凭凭 证证证证名名名名 称称称称时时

17、 间间年年 月共月共 册册 本盒装第本盒装第 册册记账凭证记账凭证 自自 号至号至 号号 附件附件 张张 本盒内共本盒内共 张张起止日期起止日期 自自 年年 月月 日起至日起至 年年 月月 日止日止归档时间归档时间立卷人立卷人保管期限保管期限会计档案凭证盒脊格式会计档案凭证盒脊格式全宗号全宗号全宗号全宗号28282828目录号目录号目录号目录号4 4 4 4案卷号案卷号案卷号案卷号85858585年年年年 代代代代2014201420142014 月月月月12121212共共共共 2 2 2 2 册册册册第第第第 2 2 2 2 册册册册保管期限保管期限保管期限保管期限15151515年年年年

18、会计档案盒会计档案盒(面面)会计档案会计档案会计档案会计档案 自自自自2011 2011 2011 2011 年年年年 1 1 1 1 月月月月 1 1 1 1日起至日起至日起至日起至 2013 2013 2013 2013 年年年年12121212月月月月 31 31 31 31 日止日止日止日止 本盒共本盒共本盒共本盒共 4 4 4 4 卷共卷共卷共卷共 450 450 450 450 张张张张 保管保管保管保管 期限期限期限期限 15 15 15 15年年年年 全宗号全宗号全宗号全宗号目录号目录号目录号目录号案卷号案卷号案卷号案卷号盒号盒号盒号盒号 28 28 4 4 82-85 82-

19、85 30 30会计档案盒脊格式会计档案盒脊格式会计会计会计会计档案档案档案档案年度年度年度年度2014201420142014全宗号全宗号全宗号全宗号28282828目录号目录号目录号目录号4 4 4 4案卷号案卷号案卷号案卷号82-8582-8582-8582-85盒号盒号盒号盒号30303030保管期限保管期限保管期限保管期限15151515年年年年 会会 计计 档档 案案 吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局 会会 计计 账账 簿簿 类类 吉木萨尔县档案局二吉木萨尔县档案局二0 0一四一四年总分类账年总分类账 自自2014年年 1月至月至12月月 保管期限：保管期限：15年年 本本卷共卷共

20、 12 件件 100 页页 归归 档档号：号：全宗号目录号案卷号28552案卷题名案卷题名要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容.例如：例如：吉木萨尔县吉木萨尔县局二局二0000一年会计决算报一年会计决算报告告 吉木萨尔县吉木萨尔县局二局二0000一年现金日记账一年现金日记账 吉木萨尔县吉木萨尔县局二局二0000一年一年职工职工工资表工资表 5 5、案卷目录及案卷号的编制、案卷目录及案卷号的编制（1 1）案卷目录按目录的格式照实抄录，用）案卷目录按目录的格式照实抄录，用昌祥文档管理软件进行著录管理，打印一昌祥文档管理软件进行著录管理，打印一式二份装订成检索目录

21、，一份由会计部门式二份装订成检索目录，一份由会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。保管，一份向本单位综合档案室移交。会计档案案卷目录会计档案案卷目录案案案案卷卷卷卷号号号号类类类类 别别别别案案案案 卷卷卷卷 名名名名 称称称称 起止日期起止日期起止日期起止日期保管保管保管保管期限期限期限期限卷内卷内卷内卷内张数张数张数张数存放存放存放存放地点地点地点地点备备备备注注注注15151515会计账会计账会计账会计账簿类簿类簿类簿类吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局2000200020002000年银行存款日记账年银行存款日记账年银行存款日记账年银行存款日记账自自自

22、自2000200020002000年年年年01010101月月月月至至至至2000200020002000年年年年12121212月月月月25252525100100100100综合综合综合综合档案室档案室档案室档案室16161616会计账会计账会计账会计账簿类簿类簿类簿类吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局2000200020002000年现金日记账年现金日记账年现金日记账年现金日记账自自自自2000200020002000年年年年01010101月月月月至至至至2000200020002000年年年年12121212月月月月2525252510010010010

23、0综合综合综合综合档案室档案室档案室档案室17171717会计账会计账会计账会计账簿类簿类簿类簿类吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局2000200020002000年总分类账年总分类账年总分类账年总分类账自自自自2000200020002000年年年年01010101月月月月至至至至2000200020002000年年年年12121212月月月月1515151535353535综合综合综合综合档案室档案室档案室档案室18181818会计账会计账会计账会计账簿类簿类簿类簿类吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局吉木萨尔县档案局200020002000200

24、0年收支年收支年收支年收支 、往来明细账、往来明细账、往来明细账、往来明细账自自自自2000200020002000年年年年01010101月月月月至至至至2000200020002000年年年年12121212月月月月1515151585858585综合综合综合综合档案室档案室档案室档案室 会计档案作为单位档案的一个主要组成部分，会计档案作为单位档案的一个主要组成部分，其档号应纳入单位档案的整个编号系统。其档号应纳入单位档案的整个编号系统。档号一般包括：全宗号、目录号、案卷号。档号一般包括：全宗号、目录号、案卷号。全宗号是立档单位的代号，一般是档案馆给是立档单位的代号，一般是档案馆给的。的。

25、目录号目录号是指案卷目录的代号。会计档案是指案卷目录的代号。会计档案按保管期限结合形式（名称）设置案卷目录。按保管期限结合形式（名称）设置案卷目录。便于查找和管理，案卷目录应按保管期限结便于查找和管理，案卷目录应按保管期限结合时间顺序排列，并编写目录号。合时间顺序排列，并编写目录号。同一保管同一保管期限的目录号不能重复。期限的目录号不能重复。n n案卷号案卷号是指案卷在其所在目录中的顺序号。报是指案卷在其所在目录中的顺序号。报表、帐簿、凭证应以本、册为单位，一本或一表、帐簿、凭证应以本、册为单位，一本或一册编一个案卷号。案卷号按录入案卷目录的先册编一个案卷号。案卷号按录入案卷目录的先后排定，与

26、目录内的顺序号一致，每个目录内后排定，与目录内的顺序号一致，每个目录内的案卷号不能重复。的案卷号不能重复。n n如：如：28412841（凭证）工资册一般排在当年（凭证）工资册一般排在当年凭证前，也可以单独排列，给一个目录号。凭证前，也可以单独排列，给一个目录号。n n如：如：28512851（账簿）（账簿）n n如：如：28612861（财务报告）（财务报告）会计档案移交清册会计档案移交清册 年年年年 度度度度会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证类（盒、类（盒、类（盒、类（盒、袋）袋）袋）袋）会计帐薄会计帐薄会计帐薄会计帐薄类类类类 （卷）（卷）（卷）（卷）财务报告类财务报告类财务报告类财务报告

27、类 （卷）（卷）（卷）（卷）其它类其它类其它类其它类（卷）（卷）（卷）（卷）光盘光盘光盘光盘（盘）（盘）（盘）（盘）备备备备 注注注注2014201420142014年年年年12123 31 1 移交部门：移交部门：移交部门：移交部门：结交部门：结交部门：结交部门：结交部门：监监监监 交交交交 人：人：人：人：移移移移 交交交交 人：人：人：人：接接接接 收收收收 人：人：人：人：移交时间：移交时间：移交时间：移交时间：五、会计档案的鉴定与销毁五、会计档案的鉴定与销毁1 1、鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有关、鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有关人员组成）；人员组成）；2 2、销毁程序按、销

28、毁程序按会计档案管理办法会计档案管理办法第十条第十条执行。执行。本单位档案机构会同会计机构提出本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见销毁意见，(1)(1)编制会计档案销毁清册编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。间等内容。(2)(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。(3)(3)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计档销毁会计档案时，应当由档案机构和会计档案机构共同派人员监销。案机构共同

29、派人员监销。国家机关销毁国家机关销毁 会计档会计档案时，应当由同级案时，应当由同级财政部门、审计部门财政部门、审计部门参加监参加监销。财政部门销毁会计档案时销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级应当由同级审计审计部门部门派员参加监销派员参加监销。(4)(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖应当在会计档案销毁清册上签名盖章，章，并将监销情况报告本单位负责人。并将监销情况报告本单位负责人。保管期满但保管期满但未结清未结

30、清的债权债务原始凭证和的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独应当单独抽出立卷抽出立卷，保管到未了事项完结时，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。满的会计档案不得销毁。3 3、销毁会计档案清册及审批表模式、销毁会计档案清册及审批表模式：会计档案销毁清册会计档案销毁清册类目类目类目类目名称名称名称名称案

31、卷号案卷号案卷号案卷号标标标标 题题题题起止起止起止起止日期日期日期日期卷内卷内卷内卷内张数张数张数张数规定规定规定规定保管保管保管保管期限期限期限期限已已已已 保保保保管期限管期限管期限管期限备备备备注注注注凭凭凭凭证证证证类类类类25252525吉木萨尔县档案吉木萨尔县档案吉木萨尔县档案吉木萨尔县档案局局局局1998199819981998年年年年1 1 1 1月份会月份会月份会月份会计凭证计凭证计凭证计凭证19980101-19980101-19980101-19980101-1998013119980131199801311998013113613613613615151515年年年年

32、15151515年年年年会计档案销毁清册（封面）会计档案销毁清册（封面）鉴鉴定定领导领导小小组负责组负责人：（人：（签签名）名）年年 月月 日日 主管主管负责负责人：（人：（签签名）名）年年 月月 日日 监监 销销 人：（人：（签签名）名）年年 月月 日日会计档案移交清单会计档案移交清单年年年年 度度度度会计凭证类会计凭证类会计凭证类会计凭证类（盒、袋）（盒、袋）（盒、袋）（盒、袋）会计账薄类会计账薄类会计账薄类会计账薄类（卷）（卷）（卷）（卷）财务报告财务报告财务报告财务报告（卷）（卷）（卷）（卷）其他类其他类其他类其他类光盘光盘光盘光盘（盘）（盘）（盘）（盘）备注备注备注备注2014201420142014年年年年121212123 3 3 31 1 1 1移交部门移交部门移交部门移交部门 ：接受部门接受部门接受部门接受部门 ：监监监监 交交交交 人：人：人：人：移移移移 交交交交 人：人：人：人：接接接接 收收收收 人：人：人：人：移交时移交时移交时移交时 间：间：间：间：谢谢 谢谢 大大 家！家！