财务共享服务中心业务交流.pptx

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1、共享服务中心的定义共享服务中心的定义共享共享服务策略指通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的有效整合，实现组织内服务策略指通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的有效整合，实现组织内公共流程的标准化和精简化的一种创新手段，通常具备如下特点：公共流程的标准化和精简化的一种创新手段，通常具备如下特点：将组织内非核心职能合并由一个独立部门完成将组织内非核心职能合并由一个独立部门完成 共享服务中心的最重要的使命是提供有效和高质量的服务共享服务中心的最重要的使命是提供有效和高质量的服务 要求对企业的组织架构、人员分布和业务流程进行重新的变革要求对企业的组织架构、人员分布和业务流程进行重新的变革 共享服

2、务中心将原有的中后端服务的职能归并到一个部门，像前端业务一样进共享服务中心将原有的中后端服务的职能归并到一个部门，像前端业务一样进行运作行运作 强调卓越服务的文化，其员工具有高技能和高效率，并具备服务意识强调卓越服务的文化，其员工具有高技能和高效率，并具备服务意识 通常设立在低成本、高技能的地区通常设立在低成本、高技能的地区第1页/共28页财务共享中心模型财务共享中心模型3 总体设计规划总体设计规划 组织组织 流程流程第2页/共28页提升后端职能，提升后端职能，最终支持集团整最终支持集团整体发展体发展建立专业的财务服建立专业的财务服务组织提升服务水务组织提升服务水平平通过共享服务实现数通过共享

3、服务实现数据集中，为管理层提据集中，为管理层提供准确、及时和完整供准确、及时和完整的会计信息，加强财的会计信息，加强财务管控务管控核算体核算体系共享系共享集中数集中数据平台据平台财务共财务共享组织享组织集中资集中资金管理金管理财务管控加强财务服务质量提升支持业务快速发展财务运行成本降低前瞻性前瞻性统一性统一性适应性适应性共享财务职共享财务职能，降低成能，降低成本本中英推行财务共享服务的目标中英推行财务共享服务的目标第3页/共28页财务共享中心的总体职能定位财务共享中心的总体职能定位“核算、报账、资金一体化核算、报账、资金一体化”，这是对未来财务共享中心的职能定位。，这是对未来财务共享中心的职能

4、定位。集中报账集中报账报账是集中核算报账是集中核算的主要实现手段的主要实现手段集中收支集中收支在收支双轨基础在收支双轨基础上实现集中支付上实现集中支付集中核算集中核算以集中数据平台以集中数据平台为基础集中操作为基础集中操作核算核算工厂工厂内部内部银行银行财务共享渐进过程财务共享渐进过程第4页/共28页财务共享中心规划的总体原则财务共享中心规划的总体原则公司应首先落实那些有望显著提高财务流程效率、提高资产及资金安全性的转变措施 收益性与安全性收益性与安全性显著提高原则显著提高原则数据集中与标准数据集中与标准集中原则集中原则外延固化与内涵外延固化与内涵灵活原则灵活原则 循序渐进原则循序渐进原则12

5、34通过共享项目的推行，自然地带动公司内所有数据集中共享、以及公司所有标准集中管理 公司有必要区分财务管理框架转变的外延调整和内涵调整两类模式，对职能及组织的外延先行固化并尽量一次到位、对其内涵则可以循序渐进的实施 按照循序渐进的原则分阶段推进整体项目的实施。第5页/共28页财务共享中心模型财务共享中心模型3 总体设计规划总体设计规划 组织组织 流程流程第6页/共28页财务共享中心组织设计原则财务共享中心组织设计原则财务共享中心组织在人员、服务、所有权归属等方面有别于传统的业务部门组织，财务共享中心组织在人员、服务、所有权归属等方面有别于传统的业务部门组织，是一个专业的服务提供部门。是一个专业

6、的服务提供部门。执行和监督执行和监督专业分工专业分工扁平化管理扁平化管理 共享服务中心通常设立为独立的执行单位共享服务中心通常设立为独立的执行单位 其服务的对象是公司内的全体机构其服务的对象是公司内的全体机构比起传统组织，共享财务中心更强调专业化技能与服务的比起传统组织，共享财务中心更强调专业化技能与服务的提供，在岗位设置上通常按照职能进行专业分工，以增强各提供，在岗位设置上通常按照职能进行专业分工，以增强各岗位的专业性与有效性岗位的专业性与有效性通常采用扁平化的管理方式，降低管理成本，同时提高面通常采用扁平化的管理方式，降低管理成本，同时提高面对客户服务的效率对客户服务的效率第7页/共28页

7、财务共享中心四川分公司四川分公司中英人寿总部中英人寿总部北京分公司北京分公司广东分公司广东分公司福建分公司福建分公司财务共享服务中心在整体组织架构中的位置共享服务中心建立后，中英人寿的财务组织架构仍可保持目前现状不变共享服务中心作为中英人寿总公司财务部下属的独立运作业务单元共享服务中心作为服务提供单元，面向中英人寿的所有机构提供服务。中支公司支公司中支公司支公司中支公司支公司中支公司支公司行政管理线行政管理线服务提供线服务提供线第8页/共28页总部财务部门的组织架构总部财务部（总部财务部（1 1）制度管理报表管理运营管理税务管理会计税务部会计税务部(1)财务管理财务分析财务分析成本管理成本管理

8、分公司管理预算及财务管理部预算及财务管理部(1)预算管理预算预算计划计划资产管理财务共享中心财务共享中心(1)资金管理单证管理收付核算组总帐核算组结算组支持维护分公司筹分公司筹备支持备支持内部控制内部控制会计规则与核算要求会计规则与核算要求会计基础数据会计基础数据8534_=财务共享中心所需人力现有人力人力缺口21129人力人力测算测算1120.50.50.50.5121第9页/共28页财务共享服务中心内部组织结构：模式一财务共享服务中心内部组织结构：模式一业务小组按专业分工，根据各自业业务小组按专业分工，根据各自业务流程提供专业服务：务流程提供专业服务：各小组的人员直接面向其客户，即本小组对

9、应的业务单位的员工各业务小组设有1个负责人，对所处理业务负责另有另有1个小组支持业务小组的运行个小组支持业务小组的运行共享服务中心经理的工作直接面向共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各小组。中心内部各小组。财务共享服务中心财务共享服务中心行政支持行政支持资金调拨付款管理银行账户管理费用报销固定资产投资核算业务凭证总帐/税务/报表模式一表示仅有财务共享服务中心时的组织结构，它具备扁平化的特点：由若干业模式一表示仅有财务共享服务中心时的组织结构，它具备扁平化的特点：由若干业务小组和务小组和1 1个支持小组构成个支持小组构成系统支持维护第10页/共28页共享服务中心内部组织结构：模式二结算组结算

10、组收付核算收付核算资金出纳费用会计总帐核算总帐核算应付会计投资会计税金会计财务共享服务中心财务共享服务中心行政支持行政支持根据业务流程性质划分四个业务团队：结算组负责资金调拨、付款及银行对帐等资金操作活动核算一组提供费用报销与应付核算方面的会计核算服务核算二组提供投资核算、固定资产、税金和报表等方面的服务支持维护组提供财务系统机构、部门、人员等财务系统维护，同时进行知识管理和Call-center的基本运营。另有一个行政小组支持业务单元的运行共享服务中心经理的工作面向中心内部各业务团队负责人。模式二表示仅有财务共享服务中心时的组织结构，它由四个业务团队和一个支持小模式二表示仅有财务共享服务中心

11、时的组织结构，它由四个业务团队和一个支持小组构成组构成支持维护组支持维护组知识管理系统维护Call-center档案管理总帐会计资产会计付款会计内部稽核第11页/共28页共享服务团队中：财务共享服务团队为业务单位提供结算、核算和报表服务，其组织结构同模式二信息技术共享服务团队则为整个公司提供IT服务一个支持小组中：业务支持组负责整个共享服务中心的行政工作共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各团队和小组。共享服务中心内部组织结构：模式三共享服务中心经理共享服务中心经理结算组资金调拨资金调拨应付帐款应付帐款银行帐户银行帐户核算组费用报销费用报销固定资产固定资产投资核算投资核算报表组总帐总帐/报表

12、报表税务税务行政支持行政支持财务共享服务经理财务共享服务经理系统开发应用系统开应用系统开发与实施发与实施基础架构设计基础架构设计与开发与开发网络设计与开网络设计与开发发网络维护网络维护热线支持热线热线支持支持IT共享共享服务经理服务经理系统维护基础架构基础架构维护维护应用系统应用系统维护维护系统管理员系统管理员模式三的共享服务中心包括财务共享服务团队和信息技术共享服务团队。模式三的共享服务中心包括财务共享服务团队和信息技术共享服务团队。支持维护组系统维护系统维护知识管理知识管理Call-center第12页/共28页共享服务中心内部组织结构：模式四共享服务中心经理共享服务中心经理业务支持组业务

13、支持组财务共享服务财务共享服务其他共享服务其他共享服务信息技术共享服务信息技术共享服务采购共享服务采购共享服务模式四适用于建立多元化的共享服务中心，它包括财务共享服务、信息技术共享服模式四适用于建立多元化的共享服务中心，它包括财务共享服务、信息技术共享服务、采购共享服务和其他共享服务务、采购共享服务和其他共享服务根据提供服务性质的不同，在共享服务中心内部成立多个共享服务团队业务支持组作为独立的支持小组，承担共享服务中心的一些行政职能共享服务中心经理的工作直接面对中心内部各共享服务团队的负责人第13页/共28页因素因素模式模式评价评价一一二二三三四四可控性可控性1455向共享服务中心主管进行汇报

14、的单元的数量决定了可控性：模式一中直接主管多个业务单元削弱了整个结构管理质量模式二较优，主管负责监管四个主要团队扩充共享扩充共享服务中心服务中心功能的可功能的可能性能性1345共享服务中心功能可能从建立财务共享服务中心扩充到提供全方位共享服务中心，包括人力资源管理、信息技术等：模式一主要功能是提供会计类服务，最不适宜功能扩充模式三已包括财务共享服务和信息技术共享服务，可进一步考虑建成多方位服务实体人力成本人力成本5333薪酬费用包括了员工薪资、福利、培训等费用：模式一成本最低，因为其层次简单，功能单一，人数最少模式二和模式三的薪酬费用可被视为一项战略投资，未来能从共享服务中心的收益中获得补偿执

15、行难易执行难易程度程度5521建立全方位多功能的共享服务中心任重道远，耗时数年目前实施专业提供会计核算服务的共享中心更为可行11151414综合以上的评估结果，目前在中英人寿我们建议采用第二种组织结构模式模式评分范围：；代表最佳水平 共享服务中心四种组织结构模式的对比第14页/共28页共享服务中心经理方案一：共享服务中心经理直接向本领域的负责人汇报方案一：共享服务中心经理直接向本领域的负责人汇报筹划指导委员会首席执行官优点优点缺点缺点共享服务中心直接向本功能领域的专家汇报易于执行 如果共享服务中心集中了数项功能，则该中心需要同时向数位高层汇报 方案二：共享服务中心经理直接向筹划指导委员会汇报方

16、案二：共享服务中心经理直接向筹划指导委员会汇报 共享服务中心经理财务经理优点优点缺点缺点如果共享服务中心集中了数项功能，委员会则代表了所有的利益相关者 。它们之间的汇报关系避免共享服务中心被认为只代表某一利益相关群体 设计和实施耗时长 共享服务中心汇报流设计方案第15页/共28页共享服务中心关键绩效考评指标工作效率工作效率服务质量服务质量处理差错率财务系统操作熟练度KPIKPI工作能力工作能力执行能力沟通能力系统操作能力团队合作精神财务基础知识学习能力处理速度响应速度反馈速度服务态度服务态度 上班考勤电话接通率对客户反馈时间对客户服务态度共享服务中心作为一个服务提供机构，以下方面为设计其岗位绩

17、效考核指标的主要共享服务中心作为一个服务提供机构，以下方面为设计其岗位绩效考核指标的主要考虑方面：考虑方面：第16页/共28页整体财务的组织管理模式总公司分公司支公司会会计计税税务务部部财财务务管管理理部部财务共享中心财务共享中心总公司财务部总公司财务部预算及财务管理预算及财务管理分公司财务部分公司财务部核算会计核算会计核算会计核算会计支公司财务部支公司财务部财务共享中心对下属公司的会财务共享中心对下属公司的会计操作活动行使业务指导职能计操作活动行使业务指导职能对每个财务人员而言，评价和对每个财务人员而言，评价和考核来自行政管理和业务指导考核来自行政管理和业务指导双线，两者的权重由其工作内双线

18、，两者的权重由其工作内容决定，不存在绝对的行政管容决定，不存在绝对的行政管理主线理主线行政管理线行政管理线业务指导线业务指导线业务支持业务支持支公司作为一种销售单元，未支公司作为一种销售单元，未来财务部门主要行使出纳的职来财务部门主要行使出纳的职责，其财务管理活动将集中由责，其财务管理活动将集中由分公司财务部门完成分公司财务部门完成出纳出纳出纳出纳第17页/共28页财务共享中心模型财务共享中心模型3 总体设计规划总体设计规划 组织组织 流程流程第18页/共28页财务共享的总体运行模式财务共享的总体运行模式公司报帐点报帐点报帐中心报帐中心核算中心核算中心结算中心结算中心系统维护中心系统维护中心总

19、总分分中中支支/支支报帐报帐报帐审核系统性审核凭证生成与过账凭证归档会计档案保管集中收付总部报账资金调拨出纳银行对帐系统维护操作系统变更申请分级审核账户管理信息录入资金上划资金申请第19页/共28页外部报帐关系分析外部报帐关系分析报帐中心报帐点总公司分公司支公司报帐信息客户银行营销员员工供应商税务局Life-Asia业务业务凭证凭证HR系统工资工资及福及福利费利费费用费用报销报销采购采购税务税务业务业务收付收付佣金佣金手续费手续费小手续费小手续费发票发票/申请单申请单发票发票/验收单验收单完税完税凭证凭证团险系统第20页/共28页财务共享内部运行模式分析财务共享内部运行模式分析报帐中心核算中心

20、报帐审核信息录入系统审核凭证生成凭证归档会计档案保管2报账审核要求 系统上线初期，对单据进行严格的系统上线初期，对单据进行严格的审核，未来预算和内审制度完善后，审核，未来预算和内审制度完善后，部分报帐审核将转移至事后的稽核。部分报帐审核将转移至事后的稽核。完善的全面预算管理3会计档案保管在总公司 与当地税务局保持良好关系与当地税务局保持良好关系良好的税务关系严格的内审制度内外部条件内外部条件4报帐中心与核算中心的关系 报账审核、信息录入与会计凭证保报账审核、信息录入与会计凭证保管通常为同一地点管通常为同一地点单单据据传传递递1单据传递方式 通过快递方式传递原始单据通过快递方式传递原始单据快递公

21、司的质量第21页/共28页对外结算关系分析对外结算关系分析核算中心共享服务的网银平台分公司支公司银行1支票/现金客户银行1营销员员工供应商税务局银行银行转账转账支票支票/现金现金银行2银行3银行2手续费手续费工资报销工资报销佣金佣金业务收付业务收付采购采购税金税金1银行账户管理银行账户管理2员工及营销员员工及营销员帐户管理帐户管理3支票管理支票管理第22页/共28页财务共享中心涉及流程的原则财务共享中心涉及流程的原则基于控制要求，执行业务管理职能?决策支持或业务竞争相关？第三方能提供更便宜或更好的服务？多个分支机构需要该项服务集团总部财务部分支机构外包共享服务分支机构是是否否是是否否否否否否是

22、是是是财务共享中心涉及的流程通常包括标准化的交易过帐或报告，而高附加值的财务活财务共享中心涉及的流程通常包括标准化的交易过帐或报告，而高附加值的财务活动通常不能共享。动通常不能共享。第23页/共28页财务共享的职能范围财务共享的职能范围n业务凭证生成n费用报销n固定资产n税金n准备金与再保n工资及福利费n费用预提n费用摊销n库存管理n投资核算职能核算职能n资金调拨n行政付款n银行对帐n业务收付（第四阶段）结算职能结算职能n凭证归档n报表n月结/年结帐薄管理职能帐薄管理职能nOracle财务系统维护系统维护职能系统维护职能以下流程未来将纳入财务共享的服务范围：以下流程未来将纳入财务共享的服务范围

23、：第24页/共28页各项职能在共享中心与下属公司的分配各项职能在共享中心与下属公司的分配投资核算投资核算摊销计算、财务入账信息提供预提计算、财务入账信息提供财务入账财务入账税务信息维护、计算税务信息收集、申报、缴纳新增、调拨、折旧、清理、盘点盘点、财务帐与实物帐核对单据复核、费用入账单据初核、付款控制业务系统调帐、业务日结核对、业务凭证生成SSCSSC总分支机构财务部总分支机构财务部核算职能分配核算职能分配第25页/共28页各项各项职能在共享中心与下属公司的分配（续）职能在共享中心与下属公司的分配（续）部门、人员等财务系统部门、人员等财务系统维护维护信息收集与反馈系统月结、年结月结/年结支持（

24、如：业务收付方面）标准报表的制作非标准报表的制作凭证打印、清分、保管原始单据传送总公司开设银行的对帐各公司开设银行的对帐业务收付款项支付票据初核业务系统调帐、业务日结核对、业务凭证生成资金归集、资金余额周报报送、资金需求SSCSSC总分支机构财务部总分支机构财务部资资金金结结算算帐帐簿簿管管理理系系统统维维护护第26页/共28页下属公司财务部门的职能定位下属公司财务部门的职能定位现状财务共享实施初期财务共享实施全面推广交易处理报表与控制决策支持n业绩评价n单据审核n审批流程复核n税务申报n财务核算n会计凭证制作n行政收付n业务收付n银行对帐n资金调拨n会计报表n付款控制n预算编制n业绩评价n绩效考核n财务计划n现金流预测n单据审核与传递n税务申报n行政收付n业务收付n银行对帐n资金调拨n付款控制n非标准报表n预算编制n预算控制n预算分析n单据审核与传递n税务申报n付款控制n非标准报表n预算编制n预算控制n预算分析n业绩评价n盈利分析n成本分析n绩效考核n差异分析n财务计划n现金流预测n项目价值分析 共享实施后，下属公司财务部门将从目前集中于交易处理，向财务控制与决策共享实施后，下属公司财务部门将从目前集中于交易处理，向财务控制与决策支持方向转化。支持方向转化。第27页/共28页感谢您的观看！第28页/共28页