物业管理优质服务与礼仪教材77684.pptx
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1、物业管理优质服务与礼仪物业管理优质服务与礼仪 策划机构:陕西溢海嘉业顾问管理有限公司策划机构:陕西溢海嘉业顾问管理有限公司主主 讲:讲:张双喜老师张双喜老师日日 期:期:20122012年年7 7月月2828日日目目 录录一、从物业管理概念看物业服务企业的机构设置一、从物业管理概念看物业服务企业的机构设置二、从物业管理三大职能看员工岗位职能划分二、从物业管理三大职能看员工岗位职能划分三、从业主的六大心理看物业服务三、从业主的六大心理看物业服务四、从业主投诉看物业服务人员应具备的素质四、从业主投诉看物业服务人员应具备的素质五、如何规范业主投诉处理程序五、如何规范业主投诉处理程序六、业主投诉处理原
2、则的灵活性运用六、业主投诉处理原则的灵活性运用七、业主投诉处理过程的技巧七、业主投诉处理过程的技巧一、从物业管理概念看物业服务企业的机一、从物业管理概念看物业服务企业的机构设置构设置物业管理:物业管理:是指业主通过选聘物业服务企是指业主通过选聘物业服务企业,由业主和物业服务企业按照物业服务合同业,由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定,对房屋及配套的设施设备和相关场地进约定,对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护物业管理区域内的行维修、养护、管理,维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。环境卫生和相关秩序的活动。国务院令第国务院令第379379号,于号,于20032
3、003年年6 6月月8 8日颁布,日颁布,自自20032003年年9 9月月1 1日起实施。日起实施。物业管理概念反映的信息一物业管理概念反映的信息一信息物业管理关系主体业主、企业服务基础合同确立方式选聘而非委托职能管理 服务 经营服务对象业主经营对象项目资源管理对象一房屋及配套管理对象二区域环境 秩序物业管理概念反映的信息二物业管理概念反映的信息二提供了物业服务企业机构设置依据提供了物业服务企业机构设置依据环境事务部秩序维护部工程运行部工程运行部客户服务中心物业服务项目物业管理概念反映的信息三物业管理概念反映的信息三看到并感觉到了我国物业管理的发展历程看到并感觉到了我国物业管理的发展历程一)
4、、从委托向选聘的转变,实现了计划经济向完全市一)、从委托向选聘的转变,实现了计划经济向完全市场经济的变革场经济的变革二)、从完全借鉴到与物业实际相结合的转变,实现了二)、从完全借鉴到与物业实际相结合的转变,实现了各具特色的、不同类型物业管理服务标准各具特色的、不同类型物业管理服务标准三)、从法律法规及企业内部规章制度的的不断完善,三)、从法律法规及企业内部规章制度的的不断完善,物业管理实现了无序向有序发展物业管理实现了无序向有序发展四)、从业主消费、维权意识的不断提高,管理、服务、四)、从业主消费、维权意识的不断提高,管理、服务、经营三大职能实现了均衡发展经营三大职能实现了均衡发展二、从物业管
5、理三大职能看员工岗位职能划分二、从物业管理三大职能看员工岗位职能划分管 理工程运行部对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修养护管理完好安全经济运行秩序维护部消防、车辆、人员、装修管理安全 方便快捷环境事务部管理区域内环境卫生、绿化管理树绿花红水清环境整洁二、从物业管理三大职能看员工岗位职能划分二、从物业管理三大职能看员工岗位职能划分服 务客户服务中心业主档案管理、需求、满意度调查统计分析、投诉、报修、咨询、物业租售服务、各部门服务过程监督考核省心、舒心、放心工程运行部完好安全经济运行环境事务部秩序维护部安全 方便快捷 树绿 花红 水清环境整洁二、从物业管理三大职能看员工岗位职能划分二、从物业
6、管理三大职能看员工岗位职能划分经 营项目业主、设施设备资源整合项目业主、设施设备资源整合任务分配任务分配客户服务中心房屋租售代理业主资源整合商业业态调整老人、小孩、妇女针对性服务秩序维护部环境事务部工程运行部车辆美容保养保姆、保洁类家政服务、树木认养,家电维修。特别是整合性设施设备服务案例分析案例分析楼管员岗位职责楼管员岗位职责1、负责业主入住手续的办理,住户的日常管理。、负责业主入住手续的办理,住户的日常管理。2、负责物业管理工作中所需资料、文件、表格的收集、编制、负责物业管理工作中所需资料、文件、表格的收集、编制和保存。和保存。3、负责住户投诉报修的处理和回访工作。、负责住户投诉报修的处理
7、和回访工作。4、熟悉小区公共设施、楼宇结构及住户的基本情况。定期统、熟悉小区公共设施、楼宇结构及住户的基本情况。定期统计小区入住情况及装修情况报表。计小区入住情况及装修情况报表。5、巡查园区内的设施维护、安全、绿化、卫生及其它服务工、巡查园区内的设施维护、安全、绿化、卫生及其它服务工作开展情况,及时向部门主管汇报。作开展情况,及时向部门主管汇报。6、配合财务部门做好各项费用收取工作。、配合财务部门做好各项费用收取工作。7、执行公司制定的各项管理规章和制度。、执行公司制定的各项管理规章和制度。8、完成主管交办的其它工作。、完成主管交办的其它工作。1、必须为职责履行奠定的基础工作为(1、2、4)2
8、、服务的主顾职责为(1、3、)3、提供服务的保证职责(2、4、5)4、完成企业经营目标(6)1 1、父债子还心理父债子还心理与与建管分离要求建管分离要求交织交织2 2、免费午餐心理免费午餐心理与与公开合理收费要求公开合理收费要求同存同存3 3、招手停心理招手停心理与与优质高效服务期望优质高效服务期望同在同在4 4、包治百病心理包治百病心理与与希望全方位服务希望全方位服务相向相向5 5、无政府主义无政府主义与与权益最大化欲望权益最大化欲望相混相混6 6、求权免责心理求权免责心理与与理性维权趋势理性维权趋势相融相融三、从业主的六大心理看物业服务三、从业主的六大心理看物业服务营销行业的服务定理营销行
9、业的服务定理 科科 氏氏 定定 理理 顾客是最大的财富。没有顾客,企业不顾客是最大的财富。没有顾客,企业不可能生存,建立和保有这种财富,是市场营可能生存,建立和保有这种财富,是市场营销的主要任务。销的主要任务。你必须比竞争对手更理解顾客的需求,你必须比竞争对手更理解顾客的需求,还必须比竞争对手更好地运用这种理解来满还必须比竞争对手更好地运用这种理解来满足顾客的需求。你要竭力做好日常管理工作,足顾客的需求。你要竭力做好日常管理工作,以向顾客提供更好的服务。以向顾客提供更好的服务。顾客不是因为你高明而是因为你艰苦的,顾客不是因为你高明而是因为你艰苦的,以顾客为导向的工作而属于你。以顾客为导向的工作
10、而属于你。四、从业主投诉看物业员工应具备的素质四、从业主投诉看物业员工应具备的素质各岗位员工的反思各岗位员工的反思?1、公用设施设备维修、公用设施设备维修保养计划实施了没有保养计划实施了没有2、工程设备维修人员、工程设备维修人员巡视了没有巡视了没有3、其它部门岗位员工、其它部门岗位员工巡视中发现了没有,巡视中发现了没有,4、业主有没有投诉、业主有没有投诉公共设施设备维保不当引起的投诉公共设施设备维保不当引起的投诉房屋漏水房屋漏水漏水的原因和责任是什么?物业公司在这事上责任有没?漏水与物业费有关联么??暖气管漏水暖气管漏水1、有没有报修,物业员工上业主家来过没有?如何查,查什么记录2、漏水的原因
11、?在不在保修期?开发商建设质量开发商建设质量2009年07月23日华商报以“房屋建设质量”为题进行了报道“在房屋投诉方面,消费者的意见集中在质量问题上。上半年,房屋投诉的质量问题占房屋投诉量的比重由上年同期的37.1上升到52.5,房屋质量问题已经成为投诉热点和解决难点”。业主入伙时出现的投诉业主入伙时出现的投诉 从统计的数据可以从统计的数据可以看出,苏州市历年来看出,苏州市历年来关于房屋质量方面的关于房屋质量方面的纠纷一直是房产类投纠纷一直是房产类投诉的重点和热点,比诉的重点和热点,比如如20092009年苏州房产类年苏州房产类投诉的投诉的9191件案例中,件案例中,有有4444件是关于房屋
12、工件是关于房屋工程质量的投诉,问题程质量的投诉,问题涉及房屋墙壁开裂、涉及房屋墙壁开裂、渗水、发霉;屋顶空渗水、发霉;屋顶空鼓、裂缝、下沉等。鼓、裂缝、下沉等。业主投诉垃圾邮件塞满邮箱业主投诉垃圾邮件塞满邮箱小小信报箱能给我们每个物业服务员工引发出来什么样的思考,谁投放的,谁同意的,到物业公司报批了没有?保安管理了没有,业主同意了没有,对业主有没有用?五、如何规范业主投诉处理程序五、如何规范业主投诉处理程序投诉业主的三大心态投诉业主的三大心态求发泄求尊重求尊重求补偿求补偿从心理学角度讲,业主及物业从心理学角度讲,业主及物业使用人在抱怨时想得到什么?使用人在抱怨时想得到什么?1 1真心希望得到物
13、业公司真心希望得到物业公司 认真的对待;认真的对待;2 2希望对方有人听取自己的希望对方有人听取自己的 诉求;诉求;3 3希望对方有反应、有行动希望对方有反应、有行动4 4希望得到相关补偿;希望得到相关补偿;5 5希望被对方认同,得到一希望被对方认同,得到一 定的尊重。定的尊重。业业主主投投诉诉处处理理流流程程业主投诉处理流程业主投诉处理流程一、接到投诉(电话、现场、前台投诉)的首问人一、接到投诉(电话、现场、前台投诉)的首问人一、接到投诉(电话、现场、前台投诉)的首问人一、接到投诉(电话、现场、前台投诉)的首问人员若为一般人员,能给予解释的当场解释,若不能员若为一般人员,能给予解释的当场解释
14、,若不能员若为一般人员,能给予解释的当场解释,若不能员若为一般人员,能给予解释的当场解释,若不能处理的应将投诉业主领至专门的投诉受理人员处处理的应将投诉业主领至专门的投诉受理人员处处理的应将投诉业主领至专门的投诉受理人员处处理的应将投诉业主领至专门的投诉受理人员处(客服部)。(客服部)。(客服部)。(客服部)。二、投诉受理人员在接到投诉后,首先安抚好业主二、投诉受理人员在接到投诉后,首先安抚好业主二、投诉受理人员在接到投诉后,首先安抚好业主二、投诉受理人员在接到投诉后,首先安抚好业主的情绪,的情绪,的情绪,的情绪,运用先处理心情,后处理事情的处理原则,运用先处理心情,后处理事情的处理原则,运用
15、先处理心情,后处理事情的处理原则,运用先处理心情,后处理事情的处理原则,在态度上给业主一种亲切感,以积极的态度对待业在态度上给业主一种亲切感,以积极的态度对待业在态度上给业主一种亲切感,以积极的态度对待业在态度上给业主一种亲切感,以积极的态度对待业主的投诉。主的投诉。主的投诉。主的投诉。业主投诉处理流程业主投诉处理流程三、当投诉业主在陈述事由时,投诉受理人应将业三、当投诉业主在陈述事由时,投诉受理人应将业三、当投诉业主在陈述事由时,投诉受理人应将业三、当投诉业主在陈述事由时,投诉受理人应将业主所陈述的事由作详细记录,以备查询,同时要求主所陈述的事由作详细记录,以备查询,同时要求主所陈述的事由作
16、详细记录,以备查询,同时要求主所陈述的事由作详细记录,以备查询,同时要求业主出示相关证明作为凭证。业主出示相关证明作为凭证。业主出示相关证明作为凭证。业主出示相关证明作为凭证。四、根据业主所投诉事项作业务分类,并立即核查四、根据业主所投诉事项作业务分类,并立即核查四、根据业主所投诉事项作业务分类,并立即核查四、根据业主所投诉事项作业务分类,并立即核查投诉事项是否真实、有效。若无效,能现场处理的投诉事项是否真实、有效。若无效,能现场处理的投诉事项是否真实、有效。若无效,能现场处理的投诉事项是否真实、有效。若无效,能现场处理的立即处理;若不能当场处理的,可跟业主协商另约立即处理;若不能当场处理的,
17、可跟业主协商另约立即处理;若不能当场处理的,可跟业主协商另约立即处理;若不能当场处理的,可跟业主协商另约处理时间,请示上级后,给予限时进行电话回复。处理时间,请示上级后,给予限时进行电话回复。处理时间,请示上级后,给予限时进行电话回复。处理时间,请示上级后,给予限时进行电话回复。业主投诉处理流程业主投诉处理流程五、如若投诉需要其他部门配合方能解决的问题时,五、如若投诉需要其他部门配合方能解决的问题时,五、如若投诉需要其他部门配合方能解决的问题时,五、如若投诉需要其他部门配合方能解决的问题时,应尽快与该部门联系,取得解决方案后再向业主做应尽快与该部门联系,取得解决方案后再向业主做应尽快与该部门联
18、系,取得解决方案后再向业主做应尽快与该部门联系,取得解决方案后再向业主做处解释。处解释。处解释。处解释。六、业主不满意处理结果时,投诉受理人员可提交六、业主不满意处理结果时,投诉受理人员可提交六、业主不满意处理结果时,投诉受理人员可提交六、业主不满意处理结果时,投诉受理人员可提交上级处理,当上级人员无法现场解决时,可跟业主上级处理,当上级人员无法现场解决时,可跟业主上级处理,当上级人员无法现场解决时,可跟业主上级处理,当上级人员无法现场解决时,可跟业主协商另约时间进行电话跟踪服务,并限时给予回复。协商另约时间进行电话跟踪服务,并限时给予回复。协商另约时间进行电话跟踪服务,并限时给予回复。协商另
19、约时间进行电话跟踪服务,并限时给予回复。业主投诉处理流程业主投诉处理流程七、当业主不同意更换时间时,简要地将投诉处理七、当业主不同意更换时间时,简要地将投诉处理七、当业主不同意更换时间时,简要地将投诉处理七、当业主不同意更换时间时,简要地将投诉处理经过总结,上报和转交上级部门处理。经过总结,上报和转交上级部门处理。经过总结,上报和转交上级部门处理。经过总结,上报和转交上级部门处理。八、当投诉处理完毕时,投诉受理人员在目送业主八、当投诉处理完毕时,投诉受理人员在目送业主八、当投诉处理完毕时,投诉受理人员在目送业主八、当投诉处理完毕时,投诉受理人员在目送业主走出办公室门后,及时做好投诉处理结果记录
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