如何进行有效的时间管理dbxx.pptx

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1、自我管理自我管理有效时间管理有效时间管理 有有 效效 时时 间间 管管 理理2许多的电话在响许多的电话在响许多的电话在响许多的电话在响许多的事要备忘许多的事要备忘许多的事要备忘许多的事要备忘许多的门与抽屉许多的门与抽屉许多的门与抽屉许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向忙忙忙忙忙忙忙忙忙忙忙忙 盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经

2、没有主张盲的已经没有主张盲的已经没有主张盲的已经失去方向盲的已经失去方向盲的已经失去方向盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场 有有 效效 时时 间间 管管 理理3确定确定事件事件你的时间流向到你的时间流向到哪里去了？哪里去了？有有 效效 时时 间间 管管 理理4确定确定事件事件突发突发事件事件 有有 效效 时时 间间 管管 理理5确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事件事件 有有 效效 时时 间间 管管 理理6确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事

3、件事件浪浪费费 有有 效效 时时 间间 管管 理理7学习目标学习目标学会正确的时间分配并充分有效地利学会正确的时间分配并充分有效地利用时间用时间 学会制定学会制定SMART的工作目标的工作目标 掌握制定有效工作计划的方法和过程掌握制定有效工作计划的方法和过程 有有 效效 时时 间间 管管 理理8学习内容学习内容124时间管理的技巧时间管理的技巧5 时间管理上的误区时间管理上的误区时间管理基本原则时间管理基本原则时间管理的概念时间管理的概念 解决时间管理误区方法解决时间管理误区方法3 有有 效效 时时 间间 管管 理理9案例分析案例分析假设今天是星期一的晚上，你要计划未来的五天的日程，假设今天是

4、星期一的晚上，你要计划未来的五天的日程，面前是这五天要做的事情：面前是这五天要做的事情：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3、你有好几个星期没有回家，也没有打电话或写信。、你有好几个星期没有回家，也没有打电话或写信。4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试（、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试（19点以前）点以前），估计要花，估计要花1小时。小时。5、明晚、明晚8点有个点有个1小时电视节目，与你的工作有密切的联系。小时电

5、视节目，与你的工作有密切的联系。6、明晚有一场演唱会。、明晚有一场演唱会。7、你在图书馆借的书明天到期。、你在图书馆借的书明天到期。8、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份。、你要在星期五交计划书之前把它复印一份。10、明天下午、明天下午2点到点到4点有一个会议。点有一个会议。11、你欠某人、你欠某人200元钱他明天也要参加那个会议。元钱他明天也要参加那个会议。12、你明天早上、你明天早上9点到点到11点要听一场讲座。点要听一场讲座。13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。、你的上级留下一张便条，要你尽

6、快与他见面。有有 效效 时时 间间 管管 理理1014、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。15、你想好好洗个澡。、你想好好洗个澡。16、你负责的项目小组将在明天下午、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计点钟开会，预计1个小时。个小时。17、你身上只有、你身上只有5元钱，需要取钱。元钱，需要取钱。18、大家明天晚上聚餐。、大家明天晚上聚餐。19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。20、这个星期有些材料没整理完，要在下星期一之前整理好，约需、这个星期有些材料没整理完，

7、要在下星期一之前整理好，约需2小时。小时。21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话。、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话。22、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花15个小时，而且只能业余个小时，而且只能业余时间。时间。23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。24、下个星期二，你要参加一次业务考试。、下个星期二，你要参加一次业务考试。请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排

8、序，然后根据这些事先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制定一个周末的时间安排表。件，制定一个周末的时间安排表。有有 效效 时时 间间 管管 理理11分析：分析：在这些项目中，有些是相互冲突的，有在这些项目中，有些是相互冲突的，有些是富有弹性的。如何制定一份合理些是富有弹性的。如何制定一份合理实用的计划表呢？在制定时间表以前实用的计划表呢？在制定时间表以前请：请：1、把要做的事情全部看一便。、把要做的事情全部看一便。2、确定每件事情的重要等级。、确定每件事情的重要等级。3、根据重要程度把把事情重新排序。、根据重要程度把把事情重新排序。有有 效效 时时 间间 管管 理理12一、一、时间

9、管理的概念管理的概念任何有效的时间管理系统均包括以下五任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤：个步骤：1、明确你的价值观、明确你的价值观2、确定你的目标、确定你的目标3、对你的目标按优先级排序、对你的目标按优先级排序4、明确你的任务、明确你的任务5、对你的任务按优先级排序、对你的任务按优先级排序价值观价值观是我们想和做的基本原则，是是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本因素。进行时间安排的最基本因素。有有 效效 时时 间间 管管 理理13案例中的事件可分案例中的事件可分为的的类别健康看牙医、洗澡等等健康看牙医、洗澡等等家庭给家里打电话等等家庭给家里打电话等等友谊买礼物、回信、参加聚会

10、、拜访朋友，等等友谊买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友，等等爱情准备烛光晚餐等等爱情准备烛光晚餐等等工作简报、电视节目、整理资料、考试，等等工作简报、电视节目、整理资料、考试，等等金钱夜间兼职的面试，等等金钱夜间兼职的面试，等等兴趣看演唱会，等等兴趣看演唱会，等等目标目标是我们的需求和愿望我们想是我们的需求和愿望我们想得到什么，它们直接源于我们的价值观。得到什么，它们直接源于我们的价值观。有有 效效 时时 间间 管管 理理14 小案例小案例如果银行每天早晨向你的帐号拨如果银行每天早晨向你的帐号拨款款8.648.64万元。你在这一天可以随心所万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没

11、有欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有文不花也好，第二天你又有8.648.64万元。万元。请问：你如何用这笔钱？请问：你如何用这笔钱？有有 效效 时时 间间 管管 理理15什么是什么是“时间管理管理”？“时间管理时间管理”所探索的是如何减所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是时间管理的对象不是“时间时间”，是指面，是指

12、面对时间而进行的对时间而进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。有有 效效 时时 间间 管管 理理16“银行行拨款款”案例分析案例分析人生宝鉴公布了一个很有意思的调查数据：一个人人生宝鉴公布了一个很有意思的调查数据：一个人活到活到72岁，他的一生是这样度过的：岁，他的一生是这样度过的：睡觉：睡觉：21年年 工作：工作：14年年 个人卫生：个人卫生：7年年 吃饭：吃饭：6年年 旅行：旅行：6年年 排队：排队：6年年 学习：学习：4年年 开会：开会：3年年 打电话：打电话：2年年 找东西：找东西：1年年 其它：其它：3年年以上是个平均数，通过这些数据可以看到许多问题，以上是个平均数，通过这些数据可

13、以看到许多问题，想到许多问题。该在哪儿节省，该在哪儿下功夫？想到许多问题。该在哪儿节省，该在哪儿下功夫？有有 效效 时时 间间 管管 理理17 时 间 管管 理理 三三 要要 素素 管管 理理 时时 间间 管管 理理 个个 人人 管管 理理 团团 队队 有有 效效 时时 间间 管管 理理18 管管 理理 时 间 的的 三三 大大 任任 务 设设 立立 目目 标标 制制 定定 计计 划划 区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急 有有 效效 时时 间间 管管 理理19二二.时间管理的管理的误区区 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3.“反

14、正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.不速之客不速之客 5.会议病会议病 6.文件满桌病文件满桌病 7.事必躬亲事必躬亲 有有 效效 时时 间间 管管 理理201、猪八戒、猪八戒踩西瓜皮西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里没时间做计划没时间做计划工工作作是是程程序序化化，规规律律化化，根根本本没没必必要要做做计划计划计划常常被打断计划常常被打断 不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直船到桥头自然直”有有 效效 时时 间间 管管 理理212.不好意思拒不好意思拒绝别人人 接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易拒拒绝绝请请托托会会触触怒怒请请托托从从而而导导致致请请托托者报复者报复我想做

15、一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝 有有 效效 时时 间间 管管 理理223、“反正反正时间还早早”拖延拖延 帕金森定律帕金森定律工工作作会会自自动动地地膨膨胀胀占占满满所所有有可可用用的的时间。时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。你的节奏以使用掉所有分配的时间。有有 效效 时时 间间 管管 理理234、不速之客、不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往没有预约的

16、客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。往会使你难以专心致志的工作。有有 效效 时时 间间 管管 理理245、会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为符合传统为推卸责任为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工之错误没有勇气，逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复无效的会议不断重复 有有 效效 时时 间间 管管 理理256文件文件满桌病桌病 安全感安全感犹豫的个性犹豫的个性半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯个人的喜好个人的喜好 有有 效效 时时 间间 管管 理理267事必躬事必躬亲 担心部属做错担心部属做错安全感安全感不愿放弃得心应手的工作不愿放弃得心应手的工

17、作找不到可授权的下属找不到可授权的下属 有有 效效 时时 间间 管管 理理27时间大盗有：时间大盗有：打扰打扰 （电话或没有预约）（电话或没有预约）重要性次序无所调整重要性次序无所调整没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却不叫人同一时间完成多项工作却不 懂得拒绝懂得拒绝个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力 有有 效效 时时 间间 管管 理理28走出走出误区区1积极积极2通通盘盘考虑考虑3按按顺顺序序做事做事4提前提前准备准备 有有 效效 时

18、时 间间 管管 理理29三、时间管理误区的解决方法三、时间管理误区的解决方法 1.要事第一要事第一 2.以最终的结果来开始行动（以终为始）以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说学会说“NO！”4.如何对付不速之客如何对付不速之客5.如何减少冗长会议如何减少冗长会议 6.办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 有有 效效 时时 间间 管管 理理301 1、要事第一要事第一“二八二八”定律定律 ABC法则法则 办事的优先次序办事的优先次序 有有 效效 时时 间间 管管 理理312.以以终为始始 是必须要做的吗？是必须要做的吗？不完成会怎样？不完成会怎样？是自己想要的吗？是自己想要的吗？和目标

19、直接相关吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？回报及收益高吗？有有 效效 时时 间间 管管 理理323.学会学会说“NO！”1.耐心倾听耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长多长3显示慎重显示慎重.4.表情应和颜悦色表情应和颜悦色5.态度坚定态度坚定6.指出拒绝的理由指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝切忌透过第三者来拒绝 有有 效效 时时 间间 管管 理理334.4.如何对付不速之客如何对付不速之客 1.1.不要采行无条件的不要采行无条件的门户开

20、放政策门户开放政策2.2.授权秘书对约会事宜作初步之安排授权秘书对约会事宜作初步之安排3.3.授权秘书甄别并拦截来客。授权秘书甄别并拦截来客。4.4.规定接见部属之时间。规定接见部属之时间。5.在办公室外接见外界不速之客。在办公室外接见外界不速之客。6.站立会客。站立会客。7.让秘书控制会谈时间。让秘书控制会谈时间。8、限时面谈。、限时面谈。9、宁可提早上班，但不要延迟下班。宁可提早上班，但不要延迟下班。10、定期与部属会面。定期与部属会面。有有 效效 时时 间间 管管 理理345如何减少冗如何减少冗长会会议 会议前会议前 会议中会议中 会议后会议后 有有 效效 时时 间间 管管 理理356办

21、公桌上的公桌上的“5 S”运运动 整理废纸篓的作用整理废纸篓的作用文件存档系统文件存档系统“各就各位各就各位”的摆置的摆置集中精力做一件事集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理下班前的清理整理整理 整顿整顿 清扫清扫 清洁清洁 修养修养 有有 效效 时时 间间 管管 理理36四、四、时间管理的原管理的原则原则一：明确目标原则一：明确目标原则二：有计划、有组织地进行工作原则二：有计划、有组织地进行工作原则三：分清工作的轻重缓急原则三：分清工作的轻重缓急原则四：合理地分配时间原则四：合理地分配时间原则之五

22、：与别人的时间取得协作原则之五：与别人的时间取得协作 原则之六：制定规则、遵守纪律原则之六：制定规则、遵守纪律 有有 效效 时时 间间 管管 理理37四、四、时间管理的原管理的原则原则一：明确目标原则一：明确目标如何制定目标如何制定目标 具体的具体的可衡量的可衡量的达到的达到的相关的相关的基于时间的基于时间的 有有 效效 时时 间间 管管 理理38四、四、时间管理的原管理的原则原则二：有计划、有组织地进行工作原则二：有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，确地分解成工作计划，通过采

23、取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。有

24、有 效效 时时 间间 管管 理理39四、四、时间管理的原管理的原则原则三：分清工作的轻重缓急原则三：分清工作的轻重缓急把每天要做的事列一份清单把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做每天都这么做世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲公司管理顾问李爱菲优先矩阵优先矩阵 有有 效效 时时 间间 管管 理理40五、时间管理技巧五、时间管理技巧优先矩阵优先矩阵紧急紧急任务任务指指：如果不能：如果不能按按期完成，它对你期完成，它对你或别或别人的价值会减人的价值会减少甚至消少甚至消失。失。重要任务重

25、要任务指指：如果它成：如果它成功功地完成，你地完成，你或别或别人将取人将取得得很大的很大的收收益益。带带来的来的收收益越益越高，高，这这项任务的重要程度项任务的重要程度越越高。高。有有 效效 时时 间间 管管 理理41重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急优先矩阵优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德哥德哥德哥德哥德哥德 有有 效效 时时 间间 管管 理理42优先矩阵分类表：优先

26、矩阵分类表：优先矩阵分类表：优先矩阵分类表：有有 效效 时时 间间 管管 理理43偏重各类事务的结果：偏重各类事务的结果：偏重各类事务的结果：偏重各类事务的结果：有有 效效 时时 间间 管管 理理44重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免扩大扩大扩大扩大尽量减少尽量减少尽量减少尽量减少事情事情事情事情多投资时多投资时多投资时多投资时间在间在间在间在尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免事情事情事情事情优先矩阵优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝

27、末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德哥德哥德哥德哥德哥德 有有 效效 时时 间间 管管 理理45 准备准备 预防预防 理清价值观理清价值观 计划计划 建立人际关系建立人际关系 能力充实能力充实 投资你的第二象限投资你的第二象限 有有 效效 时时 间间 管管 理理46优先先级排序排序第二种分类第二种分类发展发展任务任务指指：如果成：如果成功功完成此项任务，你完成此项任务，你现现在的情在的情况况会会得到改得到改善。善。例例如，你如，你搬搬进一进一套套更更好好的的住住房房。维持维持任务任务指指：完成：完成这些这些任务任务可可维持维持你你现现在

28、在的情的情况况。例例如，你每个如，你每个月月缴纳房租缴纳房租和水和水电电费。费。有有 效效 时时 间间 管管 理理47你的角色应你的角色应是平衡的是平衡的个人个人个人个人丈夫（妻子）丈夫（妻子）丈夫（妻子）丈夫（妻子）/父亲（母亲）父亲（母亲）父亲（母亲）父亲（母亲）网络安全工程师网络安全工程师网络安全工程师网络安全工程师软件工程师软件工程师软件工程师软件工程师网页设计师网页设计师网页设计师网页设计师有任何角色是自有任何角色是自己觉得花时间太己觉得花时间太多或太少的？多或太少的？有任何角色是自有任何角色是自己感到不舒服的己感到不舒服的？有哪些未来的角有哪些未来的角色是我现在可以色是我现在可以开

29、始努力的？开始努力的？有有 效效 时时 间间 管管 理理48 高高 效效 能能 组组 织织 非紧急紧非紧急紧 急急重重要要不重要I 20-25%20-25%20-25%20-25%65-80%65-80%65-80%65-80%15%15%15%15%1%1%1%1%有有 效效 时时 间间 管管 理理49四四 代代 时时 间间 管管 理理 理理 论论第一代时间管理第一代时间管理 -备忘录型备忘录型第二代时间管理第二代时间管理-事先规划安排行程事先规划安排行程第三代时间管理第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我规划、定优先顺序、操之在我第四代时间管理第四代时间管理-以原则为中心，以良知以原则

30、为中心，以良知 为导为导向，创造高品质生活向，创造高品质生活 有有 效效 时时 间间 管管 理理50四代四代时间管理的着眼点管理的着眼点第一代：易有成就感，但没有第一代：易有成就感，但没有“优先优先”观念观念第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事同角色，并且全盘规划日常生

31、活，着重第二类事务的完成。务的完成。有有 效效 时时 间间 管管 理理51时间管理学的演变时间管理学的演变第一代第一代第二代第二代第三代第三代第四代第四代优点：优点：重要事情发生时应变能力重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能强，有顺应时势的变通能力；力；人际关系较佳人际关系较佳 时间安排不会太紧凑或太时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事复杂，会逐步完成待办事项项缺点：缺点：没有严格的组织架构；没有严格的组织架构；因忽略组织规划而疲于应因忽略组织规划而疲于应付；付；最重要的事就是眼前的事最重要的事就是眼前的事优点：优点：准时赴约做答应做准时赴约做答应做的事的事 通过制定目标与规通

32、过制定目标与规划，能完成较多事划，能完成较多事 因事先准备充分，因事先准备充分，会议或行事较能发挥会议或行事较能发挥实效实效缺点：缺点：实现更多目标，却实现更多目标，却未必满足真正的需求未必满足真正的需求 最重要的事就是时最重要的事就是时间表上的事间表上的事优点：优点：能将价值观化为目能将价值观化为目标与行动标与行动 能发挥短、中、长能发挥短、中、长期目标的效果期目标的效果 效率提高，时间与效率提高，时间与自我更具管理技巧自我更具管理技巧缺点：缺点：价值观未必符合自价值观未必符合自然法则然法则 最重要的事因急迫最重要的事因急迫性与价值观而定性与价值观而定优点：优点：集前三代时间管集前三代时间管

33、理学于大成的时间理学于大成的时间管理理论，侧重于管理理论，侧重于先做重要的事，而先做重要的事，而非急迫的事非急迫的事 讲求多方面平衡讲求多方面平衡 改变思想而非改改变思想而非改变行为变行为 有有 效效 时时 间间 管管 理理52如何如何处理高价理高价值活活动让高价值活动充实每一天，剩余的时间让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段

34、高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度奖励自己，始终保持积极进取的态度。有有 效效 时时 间间 管管 理理53如何如何处理低价理低价值的活的活动授权或分派出这些活动，节约自己的时间。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要 有有 效效 时时 间间 管管 理理54时间管理通则时间管理通则把每天要做的事列一份清单把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情确定优先顺序

35、，从最重要的事情做起做起每天都这么做每天都这么做 有有 效效 时时 间间 管管 理理55看看你的工作日志看看你的工作日志,然后问自己然后问自己:几点开始目标几点开始目标?能不能早点开始能不能早点开始?有没有任何让你分心有没有任何让你分心,以以致无法完成目标的事情致无法完成目标的事情?,?,能不能早点开始能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久?(?(不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候?你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优

36、先次序的书面计划做事吗?你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效,更为简化更为简化,并减少细节并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称?有有 效效 时时 间间 管管 理理56以行以行动配合配合计划划将目标写下来将目标写下来-是什么目标是什么目标?要达致什么的成果要达致什么的成果行动行动 要做些什么要做些什么次序次序-哪些应该先做哪些应该先做/哪些为后哪些为后?订下完订下完成日期及排列优先次序成日期及排列优先次序时间

37、估计时间估计 每项的行动需要多长时间每项的行动需要多长时间?灵活性灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发有没有预留时间给不可估计的突发事情事情时间表时间表 甚么时候处理甚么事项？甚么时候处理甚么事项？有有 效效 时时 间间 管管 理理57订立计划以掌握时间订立计划以掌握时间 运用企划的概念运用企划的概念-拟定计划拟定计划 订好长期目标订好长期目标,以及的短期目标以及的短期目标 根据目标的轻重根据目标的轻重,安排优先次序安排优先次序 搞清楚个人活力周期表搞清楚个人活力周期表,再根据最有效再根据最有效 的工作时间的工作时间,勾勒出勾勒出“理想工作时间表理想工作时间表”以目标以目标,优先次序优先次序

38、,理想工作时间表表理想工作时间表表示这三块积木为基础示这三块积木为基础,想好一天的计划想好一天的计划 有有 效效 时时 间间 管管 理理58你属于哪种行为模式？你属于哪种行为模式？狮子型狮子型考拉型考拉型紧迫感紧迫感紧迫感紧迫感喜竞争喜竞争喜竞争喜竞争走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快进餐迅速进餐迅速进餐迅速进餐迅速讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁不耐心不耐心不耐心不耐心放松放松放松放松作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓若有所思若有所思若有所思若有所思乐于倾听乐于倾听乐于倾听乐于

39、倾听耐心耐心耐心耐心 有有 效效 时时 间间 管管 理理59要管理好自己要管理好自己吗?抛弃恶习抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯引进新的工作方式和生活习惯 订立目标订立目标妥善计划妥善计划分配时间分配时间权衡轻重权衡轻重权力下放权力下放自我约束自我约束持之以恒持之以恒 有有 效效 时时 间间 管管 理理60管理好书桌才管理好书桌才能管理好时间能管理好时间 有有 效效 时时 间间 管管 理理611 1、办公桌、办公桌打孔文件夹打孔文件夹打孔文件夹打孔文件夹强力文件夹强力文件夹强力文件夹强力文件夹双页文件夹双页文件夹双页文件夹双页文件夹插袋文件夹插袋文件夹插袋文件夹插袋文件夹插边文件夹插边文件

40、夹插边文件夹插边文件夹公文袋公文袋公文袋公文袋文件架文件架文件架文件架文件筐文件筐文件筐文件筐笔盒笔盒笔盒笔盒笔筒笔筒笔筒笔筒便签纸便签纸便签纸便签纸告示贴告示贴告示贴告示贴空名片盒空名片盒空名片盒空名片盒请说出它们的用途请说出它们的用途 有有 效效 时时 间间 管管 理理623/24/2023废纸篓废纸篓计算机计算机日历日历文件架文件架电话电话文具盒文具盒便签纸便签纸文件筐文件筐计算计算机机文具盒文具盒电电话话文件架文件架文文件件筐筐便便签签纸纸日历日历常用电话常用电话周计划周计划周计划周计划常用电话常用电话废纸篓废纸篓剪刀、尺子剪刀、尺子计算器计算器曲别针等曲别针等名片夹名片夹工作台工作台

41、储藏地储藏地想一想：想一想：你每年、你每年、你每年、你每年、每周、每每周、每每周、每每周、每日都要用日都要用日都要用日都要用什么东西什么东西什么东西什么东西？容易取得容易取得容易取得容易取得去除造成去除造成去除造成去除造成分心的因分心的因分心的因分心的因素素素素 有有 效效 时时 间间 管管 理理63建立有效的办公环境建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取

42、得每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉 有有 效效 时时 间间 管管 理理643/24/2023活动活动文件的处理文件的处理信息信息资料存档资料存档待送出文件待送出文件待办文件待办文件备忘档案夹备忘档案夹分级分级处理处理ABC 有有 效效 时时 间间 管管 理理653/24/2023文件处理原则文件处理原则每次只处理一份文

43、件，一份文件只每次只处理一份文件，一份文件只处理一次处理一次每天排出固定的时间批量、集中处每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件坚决扔掉不必要的文件 有有 效效 时时 间间 管管 理理663/24/2023/时间没有具体确定的时间没有具体确定的时间没有具体确定的时间没有具体确定的待处理事项待处理事项待处理事项待处理事项/时间已具体确定的事时间已具体确定的事时间已具体确定的事时间已具体确定的事件件件件/电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信

44、息电话、记录等信息每日计划表每日计划表提前一天提前一天客户访谈客户访谈整理资料 2设计调查表格 1部门例会部门例会部门例会部门例会整理资料整理资料 客户访谈部门例会设计调查表格设计调查表格设计调查表格设计调查表格 有有 效效 时时 间间 管管 理理67改善工作环境改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面将你每天必须用的文具放在上面(电电话话,时间表时间表,笔记本笔记本,日历日历,笔座笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到

45、的地方你抬头可以看到的地方 有有 效效 时时 间间 管管 理理68将一些你知道不会作出反应的信件抛弃将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档利用文件夹来将不同的文件归档改善工作改善工作环境境 有有 效效 时时 间间 管管 理理692.2.归档归档所有的文件和书信应只分成三类所有的文件和书信应只分成三类:马上处理马上处理只作参考只作参考归档归档 有有 效效 时时 间间 管管 理理70归档系统归档系统一些你需要今天马上完成的事情一些你需要今天马上完成的事情-DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作一些你需要这个星期完成的工作-FILE 一些你需要归档的文件一些你需要归档的

46、文件-FILE 有空才阅读的书本有空才阅读的书本-READ 需要传阅的文件需要传阅的文件-PASS ON 一些文件需要等待资料完成一些文件需要等待资料完成-PROGRESS 有有 效效 时时 间间 管管 理理713.3.如何处理电话如何处理电话/电邮电邮如果找不道要通话的对方如果找不道要通话的对方-切记要留言切记要留言,并说明并说明事情的严重性事情的严重性,以确保对方回电以确保对方回电打电话之前打电话之前,要把事情重点写下来要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对可以先将文件传真给对方先看方先看,减少详细解释的时间减少详细解释的时间备有有关文件备有有关文件

47、 自设时限自设时限 有有 效效 时时 间间 管管 理理724.4.处理会议处理会议每次召开任何会议前每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程会议之前应派发议程 说明开会的目的说明开会的目的 如果你是主席如果你是主席,你应你应 鼓励发言和要求言之有鼓励发言和要求言之有物物,要避免发言同事偏离主题要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限最好设定一个时限,以方便各人安排工作以方便各人安排工作 有有 效效 时时 间间 管管 理理735.5.授权授权授权的定义和原因授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程委派

48、授权是一个向下级分配工作的过程,它它通常与一个经理的责任以及决策权利有关通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智委派授权可以增强一个经理的聪明才智 有有 效效 时时 间间 管管 理理74知知 识识(做什么做什么,为何做为何做)习习 惯惯 的的 建建 立立 知识知识（做什么、为何做）（做什么、为何做）意意 愿愿(想要去做想要去做)技技 能能(怎么做怎么做)习习 惯惯 有有 效效 时时 间间 管管 理理75总结 希望你能够希望你能够:看到自己的问题在那里看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和

49、工作方式要改变生活的习惯和工作方式 订立目标订立目标,策略策略,行动去应付每一个挑战行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下在自己所能控制的情况下,把握每分钟把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下在不能完全自己控制的情况下,把负面的把负面的影响减到最低影响减到最低 有有 效效 时时 间间 管管 理理76 有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再建一座房子，老木

50、匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼物物物物”老木匠