时间管理培训讲义(PPT 46页)dozm.pptx

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1、3/25/20231张守亮 时间管理时间的概念时间的概念l“时间就是效率”l“时间就是金钱”l“时间就是生命”l“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。3/25/20232张守亮 时间管理哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”3/25/20233张守亮 时间管理时间的四项独特性时间的四项独特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 3/25/20234张守亮 时间管理要懂得管理自己，要懂得管理自己，首先要认识自己首先要认识自己3/25/20235张守亮 时

2、间管理什么是时间杀手什么是时间杀手?3/25/20236张守亮 时间管理时间杀手的分类时间杀手的分类3/25/20237张守亮 时间管理时间杀手的分类时间杀手的分类3/25/20238张守亮 时间管理人最容易掉进的时间陷阱l工作欠目标，优先次序不明确l危机管理能力薄弱l多项工作须同时进行l自我组织问题l外界骚扰l无力拒绝要求l不能有效授权l拖延工作3/25/20239张守亮 时间管理l减少时间的浪费 l有效地完成既定目标时间管理概念3/25/202310张守亮 时间管理时间管理的错误观念l时间管理只是常识，只要我把工作做好，时间管理只是常识，只要我把工作做好，我我的时间管理应该还不错的时间管理

3、应该还不错l我在压力下表现较好，我在压力下表现较好，时间管理会令我失去时间管理会令我失去我的优势我的优势l我有使用计事本和行事历，这还不够吗？我有使用计事本和行事历，这还不够吗？3/25/202311张守亮 时间管理时间管理的基本原则时间管理的基本原则 l1、明确目标明确目标 l2 2、有计划、有组织地进行工作、有计划、有组织地进行工作 l3 3、分清工作的轻重缓急、分清工作的轻重缓急 l4 4、合理地分配时间、合理地分配时间 l5 5、与别人的时间取得协作、与别人的时间取得协作 l6 6、立即行动、持之以恒、立即行动、持之以恒3/25/202312张守亮 时间管理3/25/202313张守亮

4、 时间管理 目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯!为什么需要目标？3/25/202314张守亮 时间管理成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标？为什么需要目标？3/25/202315张守亮 时间管理哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？3/25/202316张守亮 时间管理25年后调查发现：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的

5、目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士3/25/202317张守亮 时间管理长期目标:l个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?l事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!3/25/202318张守亮 时间管理短期目标项目计划(例如推行 新系统)日常运作计划每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的!3/25/202319张守亮 时间管理lS Specific-pecific-明确的明确的lM Measur

6、able-easurable-可以量度的可以量度的lA Achievable-chievable-可以达成的可以达成的lR Realistic-ealistic-实际可行的实际可行的lT Time Bound-ime Bound-有时间性的有时间性的确定目标确定目标3/25/202320张守亮 时间管理l命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如如 果果 没没 有有 目目 标标3/25/202321张守亮 时间管理3/25/202322张守亮 时间管理订立计划以掌握时间 运用企划的概念运用企划的概念-拟定计划拟定计划 订好长期目标,以及的短期目标 根据目标的轻重,安排优先次

7、序 搞清楚个人活力周期表,再根据最有效 的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划3/25/202323张守亮 时间管理TO DO LIST-执行事项清单l每天做每天做l每天同一时间做每天同一时间做l将优先次序写下将优先次序写下l将最重要的事情写下将最重要的事情写下3/25/202324张守亮 时间管理四象限原则四象限原则 重要、紧急重要、不紧急不重要、紧急不重要、不紧急重要重要紧急紧急3/25/202325张守亮 时间管理区分优先工作区分优先工作3/25/202326张守亮 时间管理理想的工作时间表1/要有正面的工作态度2/留意自

8、己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志3/25/202327张守亮 时间管理 时间的时间的“20/80”定理定理(效率原则效率原则)3/25/202328张守亮 时间管理以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动 要做些什么?次序-哪些应该先做/哪些为后?订下 完成日期及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间?灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 什么时候处理什么事项？3/25/202329张守亮 时间管理立立 即即 行行 动动!1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都

9、是习惯性的。江山易改，本性难移!性格决定命运!3/25/202330张守亮 时间管理立立 即即 行行 动动!2/修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。3/25/202331张守亮 时间管理怎样可以增加你的生产力?3/25/202332张守亮 时间管理1.你的工作环境你的工作环境l你的工作环境是怎么样你的工作环境是怎么样?l有什么方法令你的工作环境可以令你感到愉有什么方法令你的工作环境可以令你感到愉快和增加效率快和增加效率?3/25/202333张守亮 时间管理改善工作环境改善工作环境l将所有可以吸引你视线的东西全挪开l将你每天必须用的文具放在上面(电话,

10、时间表,笔记本,日历,笔座.)l将你要用的器材放在容易找到的地方l把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方3/25/202334张守亮 时间管理l将一些你知道不会作出反应的信件抛弃l 利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境改善工作环境3/25/202335张守亮 时间管理2.归档归档l所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档3/25/202336张守亮 时间管理归档系统归档系统l一些你需要今天马上完成的事情-DO NOWl 一些你需要这个星期完成的工作-FILEl 一些你需要归档的文件-FILEl 有空才阅读的书本-READl 需要传阅的文件-PASS ONl 一些文件

11、需要等待资料完成-PROGRESS3/25/202337张守亮 时间管理3.3.如何处理电话如何处理电话/电邮电邮l如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电l打电话之前,要把事情重点写下来l 要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间l备有有关文件l 自设时限3/25/202338张守亮 时间管理4.处理会议处理会议l每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:l 我是否一定要出席这个会议l 会议之前应派发议程l 说明开会的目的l 如果你是主持,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题l 最好设定一个时限,以方便各人安排工作3/25/

12、202339张守亮 时间管理5.授权授权(善用他人的时间善用他人的时间)授权的定义和原因l委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关l 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器l 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 3/25/202340张守亮 时间管理6.要懂得说不要懂得说不l 说不应该是有礼貌l 要给对方的清晰的解释l 给对方另外的选择和建议 3/25/202341张守亮 时间管理7.处理拖延心态处理拖延心态l为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做?不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后3/25/202342张

13、守亮 时间管理改善拖延方法改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱3/25/202343张守亮 时间管理我们可以怎样赢得每一分秒我们可以怎样赢得每一分秒?l利用交通时间l 与运动同行l 避开繁忙时间l 车上观察构思l 车上看书l出差外游l 收集情报l 计划构想l 寓工作于娱乐3/25/202344张守亮 时间管理总结总结 l时间管理应当是抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立目标订立目标妥善计划妥善计划分配时间分配时间权衡轻重权衡轻重学会借力学会借力自我约束自我约束持之以恒持之以恒3/25/202345张守亮 时间管理3/25/202346张守亮 时间管理