WPS Office 高级应用与设计第4章教学课件.pptx

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1、WPS Office 高级应用与设计第4章4.1 样式的创建和使用 样式是指以一定名称保存的字符格式和段落格式的集合。在编排重复格式时，先创建一个该格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作。4.1.1 在文档中应用样式 样式是指以一定名称保存的字符格式和段落格式的集合。在编排重复格式时，先创建一个该格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作。1使用内置样式WPS内置了很多样式供用户使用。选定需要使用样式的文本，打开“开始”选项卡，单击“样式”列表框中的“其他”按钮，弹出的列表框中单击某一样式，如图所示，该样式所包

2、含的格式被应用到所选定的文本上。4.1.1 在文档中应用样式 2使用“样式和格式”任务窗格步骤1：选定要套用样式的文本，或者将鼠标指针定位在该段中。步骤2：打开“开始”选项卡，单击“样式和格式”选项组右下角的对话框启动按钮，打开“样式和格式”任务窗格，如图所示。步骤3：单击任务窗格列表框中的某一种样式，即将该样式应用到选定文本或当前段落中。步骤4：设置结束后，单击任务窗格右上角的“关闭”按钮，关闭“样式”任务窗格。4.1.2 创建新样式 当WPS内置的样式不能满足用户需求时，可创建新样式，使用新样式进行格式编辑。创建新样式的步骤如下。步骤1：打开“开始”选项卡，单击“新样式”按钮，如图所示，打

3、开“新建样式”对话框，进行如图所示的设置。4.1.3 修改样式 根据需要可对样式进行修改，修改后的样式将会应用到所有使用该样式的文本段落中。修改样式的方法如下。步骤1：选定要修改样式的文本，或者将鼠标指针定位在该段中。打开“开始”选项卡，单击“样式和格式”选项组右下角的对话框启动按钮，打开“样式和格式”任务窗格。步骤2：在要修改的样式名称上右键单击，或者单击要修改样式名称右侧的下拉按钮，弹出的列表中选择“修改”命令，如图所示，打开“修改样式”对话框，按需求进行修改即可。步骤3：修改完毕，单击“确定”按钮，修改后的样式即可应用到使用该样式的文本段落。4.2.1 插入脚注和尾注 脚注和尾注是对文档

4、内容进行注释说明的。脚注一般位于当前页面的底部，尾注一般位于文档的结尾。脚注和尾注由两个关联的部分组成，即引用标记和注释文本。步骤1：选定要插入脚注或尾注的文本。步骤2：打开“引用”选项卡，单击“插入脚注”按钮或“插入尾注”按钮，脚注的引用标记将自动插入当前页面的底部，尾注的引用标记将自动插入文档的结尾。步骤3：在标记的插入点输入脚注或尾注的注释内容即可。插入脚注或尾注的文本右上方将出现脚注或尾注引用标记，当光标指向这些标记时，会自动弹出注释内容。删除此标记，将删除对应的脚注或尾注内容。4.2.1 插入脚注和尾注 若要更改脚注或尾注的位置若要更改脚注或尾注的位置，单击“脚注和尾注”选项组右下角

5、的对话框启动按钮，打开如图所示的“脚注和尾注”对话框。在“位置”栏中选中“脚注”或“尾注”单选按钮，在其后的列表框中改变插入的位置。在“格式”栏中可设置编号格式、起始编号、编号方式等。设置结束后单击“应用”按钮。4.2.2 插入题注题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。例如，在本书的图片下方标注的“图4-1”、“图4-2”等带有编号的说明段落就是题注，简单来说，题注就是插图的编号，题注可以方便读者查找和阅读。使用题注功能可以图片、表格或图表等项目能够按照顺序自动编号。如果移动、插入或删除带题注的项目，WPS可以自动更新题注的编号，提高工作效率。通常，表格的题注位于表格的上方，

6、图片的题注位于图片的下方。下面以图片添加题注为例，说明在文档中插入题注的方法。4.2.2 插入题注步骤1：在要添加题注的图片上右键单击，弹出的快捷菜单中单击“题注”命令，或者打开“引用”选项卡，单击“题注”按钮，打开“题注”对话框，如图所示。步骤2：在“标签”下拉列表框中选择需要的标签形式。若默认的标签中没有我们需要的形式，则新建标签。步骤3：单击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，进行如图所示的设置。4.2.2 插入题注步骤4：单击“题注”对话框中的“编号”按钮，设置标签的编号样式。单击“位置”下拉列表框，设置标签的位置，本例选择“所选项目下方”。步骤5：设置结束，单击“确定”按钮，自

7、动为当前图片添加了题注。步骤6：再添加本章其他图片的题注时，只需在添加的图片上右键单击，弹出的快捷菜单中单击“题注”命令，打开“题注”对话框，单击“标签”下拉列表框，选择“图4-”标签类型，系统自动插入“图4-2、图4-3”等题注，如图所示。4.2.3 插入交叉引用交叉引用是指在文档的一个位置上引用文档中另一个位置的内容。在文档中我们经常看到“如图X-Y所示”，就是为图片创建的交叉引用。交叉引用可以使读者尽快地找到所需的内容，也可以使整个文档的内容更有条理。交叉引用随引用的图、表格等对象的顺序的变化而变化，并自动进行更新。例如对“图4-5 修改样式”设置交叉引用，操作方法如下。步骤1：将光标定

8、位在需要插入交叉引用的位置，打开“引用”选项卡，单击“交叉引用”按钮。4.2.3 插入交叉引用步骤2：打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表框中选择“图4-”；在“引用内容”下拉列表框中选择“只有标签和编号”；在“引用哪一个题注”列表框中选择引用的对象，本例选择“图4-5修改样式”，然后单击“插入”按钮，如图所示。4.2.3 插入交叉引用步骤3：引用的内容自动插入当前光标的位置。按住Ctrl键并单击该引用，即跳转到引用的目标位置，如图4-13所示，为快速浏览内容提供了方便。当文档中的图片、表格等对象因插入、删除等操作，造成题注的序号发生变化时，WPS中的题注序号并不会自动重新编号。若要

9、自动更改题注的序号，选定整个文档并右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“更新域”命令，题注自动重新编号。同时，引用的内容也会随着题注的变化而变化。4.3 创建文档目录目录作为一个导读，通常位于文档的前面，为用户阅读和查阅文档提供方便。使用WPS内置目录功能，可以快速为文档添加目录，也可以自定义目录样式，以彰显个性。4.3.1 利用内置目录样式创建目录步骤1：将光标定位到文档的前面，打开“引用”选项卡，单击“目录”按钮，打开“目录”下拉列表，WPS文字内置了“智能目录”和“自动目录”，如图所示。步骤2：如果文档的标题已经设置了内置的标题样式（标题1、标题2），则使用下拉列表中“自动目录”样式，WPS

10、文字根据内置的标题样式自动在指定位置创建目录。4.3.1 利用内置目录样式创建目录步骤3：如果文档的标题未设置内置的标题样式，则单击下拉列表中“智能目录”中的某一种样式，即可将该样式应用到文档中，单击目录所在的标题，输入标题内容即可。步骤4：插入目录后，单击目录中的任意位置，在目录的上方出现两个快捷设置按钮，“目录设置”和“更新目录”。单击“目录设置”按钮，打开的下拉列表中可以更改目录样式、删除目录；单击“更新目录”按钮，打开的对话框中设置目录的更新范围“只更新页码”或“更新整个目录”。4.3.2 更新目录在创建目录后，若因源文档标题或其他目录项而要更改目录，只需在目录上右键单击，弹出的快捷菜

11、单中选择“更新域”选项，打开“更新目录”对话框，选中“更新整个目录”单选按钮，即可更新目录，或者打开“引用”选项卡，单击“目录”组中的“更新目录”按钮，也可以更新整个目录。4.3.3 自定义目录样式创建目录【例4-1】创建如图所示的2级目录。要创建如图所示的目录，需分三步进行。第一步，对各级目录进行格式化设置，即利用“目录级别”中的“1级目录”、“2级目录”分别设置对应各级目录的格式。第二步，利用“引用”选项卡“目录”按钮创建目录。第三步，插入页码，正文页码从第1页开始。操作步骤见教材。4.4 文档的审阅和共享WPS文字中的审阅可帮助创建者及时了解文档中的需要修订内容或其他协作者对文档的修订，

12、并且可对修订前后的文档进行比较、查阅以及合并多个修订版本。审阅后的文档可以共享给他人进行传阅或其他操作。4.4.1 拼写检查在WPS文字文档中经常会看到在某些字符下方标有红色的波浪线，这是由WPS提供的“拼写检查”工具根据其内置字典标示出的含有拼写错误的字句。1 1使用使用“拼写检查拼写检查”功能功能步骤1：打开WPS文字文档，在“审阅”选项卡中单击“拼写检查”下拉按钮，打开的下拉列表中单击“设置拼写检查语言”，弹出的对话框中选择所使用的语言进行拼写检查，单击“设为默认”按钮。4.4.1 拼写检查步骤2：选定需要进行检查的文本，若对全文进行检查，将光标定在文档的任意位置。打开“审阅”选项卡，单

13、击“拼写检查”按钮，弹出“拼写检查”对话框，如果存在拼写错误，将光标定位在文档的错误处，在“更改为”文本框中进行更改，如图所示。如果标示出的字符没有错误，单击“忽略”按钮或“全部忽略”按钮。4.4.1 拼写检查步骤3：继续查找下一处错误，根据需要单击“更改”、“忽略”等按钮，直至检查结束，弹出如图所示的提示对话框，提示拼写检查完成。4.4.1 拼写检查 2 2关闭关闭“拼写检查拼写检查”功能功能步骤1：单击“文件”|“选项”，打开“选项”对话框，如图所示。步骤2：单击“拼写检查”选项，在“拼写检查”区域中，取消选中“输入时拼写检查”复选框和“总提出更改建议”复选框，再单击“确定”按钮。关闭“拼

14、写检查”功能后，文档中含有拼写错误的内容不再显示红色波浪线。4.4.2 使用批注当审阅者要对文档提出修改意见，而不直接对文档内容进行修改，可使用批注功能进行注解或说明。1 1插入批注插入批注选定建议修改的文本，打开“审阅”选项卡，单击“插入批注”按钮，选定的内容将以红色的底纹加方括号的形式突出显示，同时在右侧显示批注框，在批注框中输入建议和修改意见即可，如图所示。4.4.2 使用批注 2 2删除批注删除批注单击要删除的批注框，打开“审阅”选项卡，单击“删除”按钮，删除当前选定的批注。或者在选定的批注框上右键单击，弹出的快捷菜单中单击“删除批注”命令，删除当前选定的批注。若要删除文档中的所有批注

15、，单击“删除”下拉按钮，打开的下拉列表中单击“删除文档中的所有批注”命令即可，如图所示。4.4.3 修订内容WPS提供了修订功能，利用修订功能可记录用户对原文进行的移动、删除或插入等修改操作，并以不同的颜色标识出来，便于后期审阅，并确定接受或拒绝这些修订。1 1插入修订标记插入修订标记打开“审阅”选项卡，单击“修订”按钮，文档进入修订状态，可对文档进行修改。此时，用户所进行的各种编辑操作都以修订的形式显示。再次单击“修订”按钮，退出修订状态。例如修订“大学生科技创新与就业竞争力提升”文档，操作步骤见教材。4.4.3 修订内容 2 2设置修订标记选项设置修订标记选项默认情况下，WPS用单下画线标

16、记添加的部分，删除的部分以黑色字体显示在页面右侧修订窗格中。用户可根据需要自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅同一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分。自定义修订标记方法如下：步骤1：单击“修订”下拉按钮，打开的下拉列表中单击“修订选项”，如图所示，打开“选项”对话框。步骤2：在“修订”选项卡中根据使用习惯和修订要求在“标记”、“批注框”、“打印”3个区域内对修订状态的标记进行设置，4.4.3 修订内容 3.3.设置修订的标记和显示状态设置修订的标记和显示状态 设置修订显示状态设置修订显示状态：打开“审阅”选项卡，单击“修订状态”列表框，打开的下拉列表中包含了四种显示状态，分别是“显示

17、标记的最终状态”、“最终状态”、“显示标记的原始状态”、“原始状态”，如图所示，根据需要选择所需的显示状态。设置显示标记：设置显示标记：用户可根据修订需要添加或减少显示的标记项目。在“审阅”选项卡中单击“显示标记”按钮，打开如图所示的下拉列表，设置显示修订标记的类型及显示方式。4.4.3 修订内容 查看审阅人：查看审阅人：如果文档被多个人修订或审阅后，若要查看某个审阅人所做的修订，单击“审阅”选项卡中的“显示标记”按钮，打开的下拉列表中将鼠标指向“审阅人”，在展开的下一级列表中选择审阅人，如图所示，即可查看该审阅者所做的修订。4.4.3 修订内容 4 4接受或拒绝修订接受或拒绝修订 文档进行了

18、修订后，可以在审阅窗格中浏览文档中修订的内容，以决定是否接受这些修改。例如在“大学生科技创新与就业竞争力提升”文档中进行接受或拒绝修订，操作步骤见教材。4.4.3 修订内容 5 5比较审阅后的文档比较审阅后的文档如果审阅者直接修改了文档，而没有让文档加上修订标记，此时可以用原来的文档与修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改。操作步骤如下。步骤1：打开“审阅”选项卡，单击“比较”按钮，打开的下拉列表中单击“比较”命令，弹出“比较文档”对话框，选择比较的原文档和修订的文档，单击“确定”按钮，在文档的右侧自动显示两个文档比对结果并突出显示不同之处。步骤2：单击“审阅”按钮，打开的下拉列表中单

19、击“审阅窗格”|“垂直窗格”命令，自动显示两个文档被修订的痕迹，根据需要接受或拒绝这些修订。4.4.4 文档保护在文档的编辑过程中，如果不希望文档被其他用户查看或随意修改，则需要对文档进行保护。1 1文档加密文档加密步骤1：打开需要加密的文档，单击“文件”|“文档加密”命令，打开的下一级列表中单击“密码加密”，如图所示。4.4.4 文档保护步骤2：在对话框中，设置“打开权限”或“编辑权限”密码和确认密码，单击“确定”按钮。步骤3：返回文档中，单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，则为该文档用密码进行了加密。再次打开或编辑该文档时，需要输入密码才能打开或编辑文档，保障文档在查阅或流转中的安全性。4.4.4 文档保护 2.2.限制编辑限制编辑限制人员对文档的特定部分编辑或设置格式的方式防止格式更改，强制跟踪所有更改或仅启用备注。步骤1：打开“审阅”选项卡，单击“限制编辑”按钮，打开“限制编辑”任务窗格。步骤2：在任务窗格中选择要限制的选项，例如，选中“设置文档的保护方式”复选框，如图所示。4.4.5 文档安全步骤3：单击“启动保护”按钮，弹出的对话框中输入新密码和确认密码，单击“确定”按钮，该文档只能读不能进行修改。步骤4：若取消限制编辑，在“限制编辑”任务窗格中，单击“停止保护”按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，单击“确定”按钮，如图所示。4.5 实例练习