第一章 电算化会计基础dbzw.pptx

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1、第一章 会计电算化概述会计电算化概述第一节 会计电算化的基本概念 一、会计电算化的定义 会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化，是指以电子计算机(以下简称计算机)为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用;广义的会计电算化，是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培训，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。（一）数据与信息的概念1、数据 是用来记录客观事物的性质、形态和持征的符号，除各种数值数据以外，还包括有字符、声音及图画、影像等非数值数据。2、信息 是经过加工处理后有用的数据，是数据按一定的

2、目的，采用一定的方法加工处理后的结果，可用符号、文字、数字、图表等形式来反映，以揭示事物的本质。第一节 会计电算化的基本概念二、数据(Data)(Data)和信息(Information)(Information)1、会计数据 是记录下来的经济事实，它是产生会计信息的源泉。在会计工作中。各种原始资料，原始凭证及记账凭证等都属于会计数据。2、会计信息 是通过一系列专门的会计核算方法，对会计数据加工或处理后提供给经济管理所需要的各项会计资料，包括资产、负债、所有者权益信息，收入、费用、利润信息，以及能以货币表现的其它各种信息及未来信息。（二）会计数据与会计信息 信息与数据的关系信息与数据的关系会计

3、数据与会计信息的关系 会计信息是通过对会计数据的处理而产生的，会计数据也只有按一定的要求或需要进行加工或处理，才能成为满足管理需要的会计信息。但是会计信息具有相对性，有的会计数据对某些管理者来说是会计信息，对另一些管理者来说则需要在此基础上进一步加工处理，才能变成会计信息的会计数据。加工处理会计数据会计信息会计数据加工处理会计数据会计信息8系统的概念系统的概念 是由一系列彼此联系的部分为实现某种特定的是由一系列彼此联系的部分为实现某种特定的目的而建立起来的一个整体。目的而建立起来的一个整体。8系统的特性系统的特性1、整体性、整体性 一个系统由两个或两个以上的要素组成，所有要素的集合构成了一个有

4、机的整体；2、目的性、目的性 任何一个系统的发生和发展都具有很强的目的性，这种目的性在某些系统中又体现出多重性；三、系 统3、关联性、关联性 即一个系统中各要素间存在着密切的联系，这种联系决定了整个系统的机制；4、层次性、层次性 一个系统必然地包含在一个更大的系统内，这个更大的系统一般称为“环境”，一个系统内部的要素本身也可能是一个个小的系统，这些小系统一般称为“子系统”。系系统统的分的分类类 根据自根据自动动化程度化程度 自动系统自动系统自动系统自动系统 系统中大部分工作都是由机器自动完成系统中大部分工作都是由机器自动完成 人工系统人工系统人工系统人工系统 系统中大部分工作都是由人工完成系统

5、中大部分工作都是由人工完成 基于计算机的系统基于计算机的系统基于计算机的系统基于计算机的系统 系统中大部分工作都是由计算机自动完成系统中大部分工作都是由计算机自动完成四、信四、信 息息 系系 统统信息系统信息系统信息系统信息系统 是指基于计算机和各种软件技术的，容各种关联理论和管理方法，以信息为处理对象，进行信息的收集、传递、存储、加工，并在必要时向使用者提供信息的人机相结合的系统。信息系统的基本功能：信息系统的基本功能：信息系统的基本功能：信息系统的基本功能：数据的收集和输入信息的存储信息的加工信息的输出 信息系统的分类“电子数据处理系统”(EDPS)“管理信息系统”(MIS)“决策支持系统

6、”(DSS)“总裁信息系统”(EIS)“专家系统”(ES)“国际电子商贸系统”(IEBPS)“办公自动化系统”(OA)五、会计信息系统五、会计信息系统 会计信息系统：是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务。收集、存储、传输和加工各种会计数据；输出会计信息，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助；为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。（一）会计信息系统的发展（一）会计信息系统的发展 手手工工会会计计信信息息系系统统阶阶段段是是指指财财会会人人员员以以纸纸、笔笔、算算盘盘等等为为工工具具，实实现现对对会会计计数数据据的的记记录录、计计算算，分分类类

7、、汇汇总总，并并编编制制会会计计报报表表，这这一一阶阶段段历历史史漫漫长长，直直至至今今天天，仍有很多企业停留在手工阶段。仍有很多企业停留在手工阶段。1、手工会计信息系统阶段 从数据处理技术上看，会计信息系统的发展可以分为三个阶段：手工会计信息系统阶段、机械会计信息系统阶段、计算机会计信息系统阶段。1919世世纪纪末末、2020世世纪纪初初，随随着着科科学学管管理理理理论论与与实实务务的的发发展展和和应应用用，会会计计更更加加受受到到重重视视，出出现现了了相相应应的的改改进进，对对会会计计数数据据处处理理提提出出了了更更高高的的要要求求，因因而而，不不得得不不用用机机械械化化核核算算代代替替手

8、手工工操操作作。财财会会人人员员借借助助穿穿孔孔机机、卡卡片片分分类类机机、机机械械式式计计算算机机、机机械械制制表表机机等等机机械械设设备备实实现现会会计计信信息息的的记记录录、计计算算、分分类类、汇汇总总和和编编表表工工作作。但但是是，在在计计算算机机出出现现后后很很快快消消失失，国国外外只只有有少少数数大大型型企企业业在在会会计计中运用过机械装置。我同几乎没有经历这一阶段。中运用过机械装置。我同几乎没有经历这一阶段。2、机械会计信息系统阶段 采采用用计计算算机机进进行行会会计计信信息息处处理理后后，会会计计数数据据的的主主要要处处理理过过程程全全部部由由计计算算机机系系统统自自动动完完成

9、成，如如数数据据检检验验、分分类类、记记账账、算算账账、编编制制会会计计报报表表等等，并并能能准准确确、高高效效地地完完成成任任务务。计计算算机机会会计计信信息息系系统统的的产产生生和和广广泛泛运运用用，使使广广大大的的会会计计人人员员从从繁繁琐琐的的劳劳动动中中解解脱脱出出来来，有有更更多多的的精精力力和和时时间间深深入入了了解解会会计计准准则则，利利用用会会计计数数据据来来进进行行事事前前预预测测、事事中中控控制制和和事事后后分分析，进一步强化分析和管理工作。析，进一步强化分析和管理工作。3、计算机会计信息系统阶段计算机会计信息系统又可分为以下几个阶段EDP（电子数据处理）阶段会计管理信息

10、系统阶段基于互联网会计信息系统阶段六、会计信息系统的基本组成六、会计信息系统的基本组成 以计算机为主要信息处理手段的会计信息系统，通常称之为计算机会计信息系统，是一个人机相结合的系统，该系统由人员、计算机硬件、计算机软件和会计规范等基本要素组成。1、计算机硬件组成 计算机的硬件是指计算机系统的所有物理部件，包括：主机及外部设备。主机包括：运算和指挥的中央处理器中央处理器（CPU）和负责存储信息的内部存储设备内部存储设备组成。外部设备主要包括：数据的输入设备输入设备（如键盘、鼠标、光电扫描仪、条码扫描仪等）,计算机的外部存储设备外部存储设备（硬盘、软盘、光盘等）,处理结果的输出设备输出设备（如显

11、示器、打印机等）。对于电算化网络系统网络系统还应包括：网络服务器、工作站、网卡和电缆线等。如果需要远程数据的转递远程数据的转递，还需要配备：电话线路及调制解调器（Modem）等专门的设备。2、计算机软件 计算机软件是指系统软件和应用软件。系统软件系统软件 保证会计信息系统能够正常运行的基础软件：操作系统保证会计信息系统能够正常运行的基础软件：操作系统MS-MS-DOS Window2000DOS Window2000等等 会计软件会计软件 是以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，是以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以

12、以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件提供会计信息为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。系统。会计软件的分类（1 1）按软件适用范围划分）按软件适用范围划分可分为通用会计软件和定点开发会计软件。可分为通用会计软件和定点开发会计软件。通用会计软件是指在某一范围内普遍适用的会计软件，通常又通用会计软件是指在某一范围内普遍适用的会计软件，通常又分为适用于各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行分为适用于各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行业通用会计软件。业通用会计软件。定点开发会计软件也叫专用会计软件，是指仅适用于

13、处理个别定点开发会计软件也叫专用会计软件，是指仅适用于处理个别单位会计业务的会计软件。单位会计业务的会计软件。（2 2）按软件提供方式划分）按软件提供方式划分可分为商品化会计软件和非商品化会计软件。可分为商品化会计软件和非商品化会计软件。商品化会计软件是指为销售而开发的会计软件；具有通用性强、商品化会计软件是指为销售而开发的会计软件；具有通用性强、初始化工作量大、系统庞大、对硬软件环境的要求高等特点。初始化工作量大、系统庞大、对硬软件环境的要求高等特点。非商品化会计软件则是用户为满足自己业务处理的需要而开发非商品化会计软件则是用户为满足自己业务处理的需要而开发的会计软件，或由业务主管部门开发后

14、提供给下属单位使用的的会计软件，或由业务主管部门开发后提供给下属单位使用的会计软件。会计软件。（3 3）按提供信息的层次划分）按提供信息的层次划分可分为核算型会计软件和管理型会计软件。可分为核算型会计软件和管理型会计软件。（4 4）按软件适用的规模或层次划分）按软件适用的规模或层次划分可分为部门级会计软件、企业级会计软件和集团级会计软件。可分为部门级会计软件、企业级会计软件和集团级会计软件。部门级会计软件。部门级会计软件。主要是指从会计部门单方面需求的角度开发形成的会计软件。主要是指从会计部门单方面需求的角度开发形成的会计软件。企业级会计软件。企业级会计软件。软件的开发设计面对企业全方位整合财

15、务会计信息的需要。软件的开发设计面对企业全方位整合财务会计信息的需要。集团级会计软件。集团级会计软件。在达到企业级会计软件系统目标的基础上，还特别强调帮助集团化企业在达到企业级会计软件系统目标的基础上，还特别强调帮助集团化企业建立完善的全面计划预算管理体系，对集团资金实施统一调配、管理以建立完善的全面计划预算管理体系，对集团资金实施统一调配、管理以及对资金运作进行集中监控，并建立集团内全面的成本费用管理体系和及对资金运作进行集中监控，并建立集团内全面的成本费用管理体系和全面、完整、及时、灵活的财务分析、财务评价和财务预测体系。全面、完整、及时、灵活的财务分析、财务评价和财务预测体系。商品化会计

16、软件的选择采用商品化会计软件的优点：是见效快、成本低、安全可靠、维护有采用商品化会计软件的优点：是见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。保障。缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求，二是对会缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求，二是对会计人员业务素质要求较高。计人员业务素质要求较高。用户单位在购买时应从以下各方面进行比较：用户单位在购买时应从以下各方面进行比较：（1 1）软件功能）软件功能 （2 2）本单位会计业务的特点）本单位会计业务的特点 （3 3）软件的技术性能）软件的技术性能 （4 4）售后服务质量）售后服务质量 （5 5）费用）费用电算化会计软件的取得方式：

17、电算化会计软件的取得方式：（1 1）在电算化会计系统建立初期，或会计业务比较简单的企）在电算化会计系统建立初期，或会计业务比较简单的企事业单位：可考虑选择商品化会计软件。事业单位：可考虑选择商品化会计软件。（2 2）大中型企事业单位：或业务核算与管理一般有其特殊要）大中型企事业单位：或业务核算与管理一般有其特殊要求的单位：可定点开发专用会计软件。求的单位：可定点开发专用会计软件。（3 3）一般大中型企事业单位：可结合通用会计软件来定点开）一般大中型企事业单位：可结合通用会计软件来定点开发部分配套的模块。发部分配套的模块。3、人员 人员是指计算机会计信息系统的使用人员和管理人员。包括：会计主管、

18、开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、凭证审核人员、会计档案保管人员等。电算化会计人员配置和准备 会计部门的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位 1基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管理等工作岗位。2.电算化会计岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。可设立以下一些专业岗位：（1）电算化系统主管（2）数据录入（3）凭证审核（4）电算化系统维护（5）数据分析 （6）会计档案保管 电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式 第一种是由财政部组织开展的初级、中级和高级电算第一种是由财政部

19、组织开展的初级、中级和高级电算化会计培训。培训对象是在职的会计人员。化会计培训。培训对象是在职的会计人员。第二种是由软件公司提供的针对所购买的会计软件的第二种是由软件公司提供的针对所购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般都会对培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般都会对用户进行义务培训用户进行义务培训第三种是根据开展电算化工作的需要，由单位自行组第三种是根据开展电算化工作的需要，由单位自行组织的电算化会计培训。织的电算化会计培训。4、会计规范 会计规范是指保证计算机会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序（1 1）岗位责任制）岗位责任制岗位职责是对各岗位工作职能和权限所做的

20、规定，一般岗位职责是对各岗位工作职能和权限所做的规定，一般包括两部分内容：一是所有岗位都应该遵守的一般性规包括两部分内容：一是所有岗位都应该遵守的一般性规定；二是每个岗位根据操作内容与操作权限而必须遵循定；二是每个岗位根据操作内容与操作权限而必须遵循的规定。的规定。对于对于系统管理员岗位职责；系统管理员岗位职责；软件操作（录入）员岗软件操作（录入）员岗位职责；位职责；数据审核员岗位职责；数据审核员岗位职责；系统维护员岗位职系统维护员岗位职责，教必须建立相应的岗位责任制度。责，教必须建立相应的岗位责任制度。（2)电算化会计操作管理制度“规程规程”条款如：条款如：未经电算化培训或培训考核不合格者不

21、能直接操作计算未经电算化培训或培训考核不合格者不能直接操作计算机软件。机软件。严格执行操作人员权限管理制度。操作员密码可以由系严格执行操作人员权限管理制度。操作员密码可以由系统管理员或者会计主管进行初始设定，但只能由操作员自统管理员或者会计主管进行初始设定，但只能由操作员自己修改。己修改。等等等等(3)(3)电算化会计硬件、软件和数据管理制度电算化会计硬件、软件和数据管理制度计算机硬件系统管理制度计算机硬件系统管理制度系统维护制度（软件管理制度）系统维护制度（软件管理制度）(4)(4)电算化会计档案管理制度电算化会计档案管理制度 计算机系统输出的各种书面形式的会计凭证、账簿、计算机系统输出的各

22、种书面形式的会计凭证、账簿、报表等。报表等。外存储器等磁性介质上存储的会计数据。外存储器等磁性介质上存储的会计数据。会计信息系统开发和使用的全部文档资料及软件会计信息系统开发和使用的全部文档资料及软件 作为会计档案保存，其保存期限应同会计档案管理办作为会计档案保存，其保存期限应同会计档案管理办法中规定的相应会计数据保管期限一致。法中规定的相应会计数据保管期限一致。七、电算化会计信息系统总体结构决策支持系统会计管理系统会计核算系统 从会计电算化的发展过程来看，可理解为会计电算化工作开展的三个基本的阶段，即：会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化三个阶段。1、会计核算电算化 主要包括：设置

23、会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。2、会计管理电算化 主要包括：进行会计预测、编制财务计划、进行会计控制、开展会计分析。3、会计决策电算化 会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果，对产品销售和定价、生产、成本、资金和企业经营方向等内容进行决策，并输出决策结果。计算机会计信息系统的划分 会计信息系统的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统组成，每个子系统完成哪些功能，以及各子系统之间的相互关系等。一个会计电算化信息系统通常由多个子系统一个会计电算化信息系统通常由多个子系统组成，每个子系

24、统各自处理特定部分的会计信息，组成，每个子系统各自处理特定部分的会计信息，同时各子系统间又通过信息传递和核对相互作用、同时各子系统间又通过信息传递和核对相互作用、相互依赖，形成一个完整的会计信息系统。相互依赖，形成一个完整的会计信息系统。会计电算化信息系统的划分带有明显的行业会计电算化信息系统的划分带有明显的行业特点，行业不同子系统的划分亦不完全相同。特点，行业不同子系统的划分亦不完全相同。电算化会计核算系统电算化会计核算系统账务处理系统销售核算系统报表汇总系统财务分析系统往来核算系统成本核算系统存货核算系统固定资产系统工资核算系统工业企业模块的划分方法：每一系统的主要功能 （1 1）账务处理

25、系统。账务处理系统是核算系统的核心与）账务处理系统。账务处理系统是核算系统的核心与基础，主要包括凭证数据输入、凭证登账、转账、结账等基础，主要包括凭证数据输入、凭证登账、转账、结账等工作。工作。（2 2）往来核算系统。主要用来核算企业单位发生的应收、）往来核算系统。主要用来核算企业单位发生的应收、应付款项及其归还情况。应付款项及其归还情况。（3 3）工资核算系统。主要是正确计算每个职工的工资，）工资核算系统。主要是正确计算每个职工的工资，计提职工福利费，并正确地将工资费用进行分类汇总，以计提职工福利费，并正确地将工资费用进行分类汇总，以便计入到有关产成品成本中去。便计入到有关产成品成本中去。（

26、4 4）固定资产核算系统。是完成固定资产的卡片管理、）固定资产核算系统。是完成固定资产的卡片管理、增减变动管理、折旧的计提、以及自动转账等。增减变动管理、折旧的计提、以及自动转账等。（5 5）存货核算系统。是完成材料、包装物、低值易耗品）存货核算系统。是完成材料、包装物、低值易耗品等的收、发、存和材料采购成本明细分类核算。等的收、发、存和材料采购成本明细分类核算。每一系统的主要功能 （6 6）成本核算系统。是正确核算各项费用的支出和产成）成本核算系统。是正确核算各项费用的支出和产成品成本的计算。品成本的计算。（7 7）销售核算系统。是负责产成品入库、发出和结存的）销售核算系统。是负责产成品入库

27、、发出和结存的核算，以及营业收入、应交税金、利润、营业外收入、营核算，以及营业收入、应交税金、利润、营业外收入、营业外支出和利润分配等核算。业外支出和利润分配等核算。（8 8）报表汇总系统。是完成系统内的各种内外部会计报表汇总系统。是完成系统内的各种内外部会计报表的打印输出。报表的打印输出。（9 9）财务分析系统。它将会计信息系统产生的数据通过）财务分析系统。它将会计信息系统产生的数据通过各种指标的方式表达出来，更加全面清楚地反映企业单位各种指标的方式表达出来，更加全面清楚地反映企业单位的有关财务状况、盈利能力与营运能力等。的有关财务状况、盈利能力与营运能力等。八、电算化会计信息系统与手工会计

28、信息系统的比较手工会计信息系统手工会计信息系统 手工会计信息系统就是利用人的手、眼、耳等当做输入器，用纸和笔把观察到的经济事项做记录，存储下来，以算盘、计算器作为计算工具，按照本书前述各种会计处理程序，在大脑的指挥下，进行分类、计算、记录、分析、检查和编表等一系列数据处理工作。电算化会计信息系统电算化会计信息系统 电算化会计信息系统就是以电子计算机作为操作手段，来进行会计数据处理。1、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的相同点CAIS与HAIS比较，两者有下列相同之处:1.两者目标一致2.两者都要遵循基本的会计理论和会计方法3.两者都要遵守会计法规和会计准则4.基本工作要求相同2、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的不同点 CAIS与HAIS比较，两者有下列不同之处:1.处理工具的不同2.信息载体的不同3.系统初始化不同4.簿记规则不同5.账务处理程序不同6.会计工作组织体制和人员不同7.内部控制方式不同8.能否使会计发展为管理型万面存在根本性的不同上一页2、电算化会计信息系统与手工会计信息系统账务处理流程的差别(1)数据处理的起点和终点不同。(2)数据处理顺序不同。(3)数据存储介质不同。(4)对账的方式不同。