业务流程和相关系统需求-采购物流42524.pptx

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1、中国免税品集团总公司2003年年6月月中免集团管理流程系统需求中免集团管理流程系统需求-采购物流采购物流中国免税品集团总公司目录目录整体业务商品订货与补货分类批发业务和相关单据流程采购管理采购计划长期协议/合同生成采购订单配送中心收货应付/付款流程（参见财务应付/付款流程）供应商返利配送中心管理仓库平面布局仓库日常操作流程配送中心补货计划配送中心收货配送中心发货（参见销售发货）退货管理报废/索赔配送中心盘点采购和物流对系统的要求总结附录：配送中心现有单据和报表2中国免税品集团总公司商品订货商品订货/补货分类补货分类1.推式分配商品2.按单采购商品3.按DC库存采购商品A.直送门店B.DC直接转

2、库到门店XXXX商品订货商品订货/补货补货方式方式确定了系统中采用那种订单方式来处理，分类的原则按照供应及需求特性如下：1.少数属于紧俏有配额或需要总部严格控制分配的商品 流程：商品计划分配表采购销售2.供可应求但批量小，不易大量采购，无能力在DC存储的商品 流程：销售需求采购发货3.供可应求，批量较大，销售稳定，有能力在DC存储的商品 流程：DC补货计划采购销售商品物流方式商品物流方式确定了商品的物流走向：A.门店直接收货B.先到DC然后直接转到门店C.先到DC存储后配送到门店C.DC存储配送到门店XXX3中国免税品集团总公司商品订货商品订货/补货分类补货分类门店角度来区分商品物流的方式：门

3、店角度来区分商品物流的方式：（理论上可以有的模式）（理论上可以有的模式）DC覆盖门店？1 配额商品？N：DC不覆盖的门店DC覆盖的门店1A商品YN2A商品DC存储商品？1ABC商品NY2ABC商品3C商品1.推式分配商品2.按单采购商品3.按DC库存采购商品A.直送门店B.DC直接转库到门店XXXXC.DC存储配送到门店XXXDC不覆盖的门店DC覆盖的门店4中国免税品集团总公司商品订货商品订货/补货分类补货分类1.推式分配商品2.按单采购商品3.按DC库存采购商品A.直送门店B.DC直接转库到门店XXXXC.DC存储配送到门店XXX需要说明的问题：需要说明的问题：物流区别：A类型的物流不由DC

4、负责，因此确认到门店需要门店反馈。BC类型物流需要通过DC中转货存储。预包装区别：B类型的商品发出采购订单时需要供应商按照不同门店预包装，DC收货时直接由收货区转发货区。C类型(1C，2C)的商品发出采购订单时是总数量，需要到DC时按照预分配安排来重新分配到门店。计划区别：此类商品是唯一需要在DC运行商品计划的商品，是唯一需要系统产生建议订单的商品。注意：每个门店需要有建议补货的计划运行。5中国免税品集团总公司商品订货商品订货/补货分类补货分类-问题及建议问题及建议问题：目前中免经营的商品种类比较繁杂，各类商品物流特性不一，公司对各类商品的物流特性没有做深入的分析和研究，例如：对采购提前期没有

5、同供应商严格明确；对需求的周期性和稳定性没有全面的了解和把握。目前销售部、采购部每天都在处理大量的订单，工作被动且效率低。改进建议：营运部对于商品根据其物流特性（例如供货周期、销售量、库存周转率、需求的周期性和稳定性等等）进行分类，并利用系统来管理。根据基于物流特性对商品进行的分类采用相应的配送方式。通过系统自动实现对相应商品订货/补货模式的选择。与供应商和门店确定订货/补货节拍，从而增强计划性。预期效果：通过改进，最大限度的提高物流配送效率，及时满足门店的需求。提高免税店的计划性。提高中免、供应商之间处理订单的效率。6中国免税品集团总公司商品订货商品订货/补货分类补货分类-对系统的主要要求对

6、系统的主要要求能够提供对以下几种商品订货/补货分类的支持：推式分配按单采购面向DC库存采购能够提供对以下三种物流配送方式的支持：直送门店DC直接转库到门店DC库存配送到门店能够建立商品、订货/补货方式、物流配送方式三者之间的联系，并在补货需求产生的时候，基于这种联系来自动选择应该采用的订货/补货方式和物流配送方式。7中国免税品集团总公司批发业务整体流程批发业务整体流程-目标流程（目标流程（2004-2006）向供应商询价催款应收/收款处理编制销售订单由营运部提供分配总量和分配建议开具销售发票单据捏对，交财务确定订货数量，收货日期配送中心发货确认发货到货时间整理询价结果信用库存询价门店收货配送中

7、心收货应付/付款流程配送中心补货通知门店免税店销售部采购部按供应商编制采购订单门店订单发货通知销售订单出库单采购单8中国免税品集团总公司批发业务整体流程批发业务整体流程-订单流订单流 1/3免税店销售部营运部供应商免税店订单确认发货信息 销售订单中免采购订单发票最终订单提货入库财务部应收款处理应付款处理入库单税务发票付款付款主要单据流程（直接采购至店）9中国免税品集团总公司免税店销售部配送中心订 单 销售订单出库单最终订单提货入库财务部应收款处理入库单税务发票付款主要单据流程（配送中心发货）批发业务整体流程批发业务整体流程-订单流订单流2/310中国免税品集团总公司中免物流部免税店中免财务部报

8、关单存根联 报关单 使用报关单并录入原始信息交银行审核报关单存根联/结汇联 登记拆分报关单结汇联接财务部 登记中免报关单号空白报关单报关单结汇联打印空白报关单是退回物流、免税店重新确认信息否与外商发票捏对对外付款报关单流程批发业务整体流程批发业务整体流程-订单流订单流3/311中国免税品集团总公司批发业务整体流程批发业务整体流程-流程改进关键点流程改进关键点1/2问题：关于库拉索、中权、中免营运部采购的采购职能：库拉索的采购范围：东航、南航机上店的商品（国产品除外）中权的采购范围：香水化妆品市内店商品（国产品除外）部分新开店的部分商品（国产品除外）中免营运部采购范围：东航、南航、市内店、部分新

9、开免税店以外免税店的非香水化妆品产品从以上三个采购单位的职能看，一种商品有多个采购渠道，采购职能重复或界限模糊。另一方面，香水化妆品的采购是从去年5月份转移至中权，精品何时转移还没有最终确定，我们以前所做的各香水化妆品、精品的供应商管理今后是否还需继续维护？关于港中免的职能范围：1、运输代理：90%的进口烟草约40%的进口酒水中权采购的所有商品2、国产烟酒实现出口退（免）税的中间环节3、少量精品的代理，如：派克笔、高仕笔、万宝隆笔由于港中免最低起运量的限制，在不足起运量时，经常会拖延发货或让免税店承担部分运用，导致采购提前期延长或无法确定。目前单据流程非常复杂，涉及到营运、销售、财务等多个部门

10、，占用了大量的时间和精力，导致工作效率低下，部门之间不能有效衔接，影响了公司对外商和免税店的服务质量。物流配送能力不强，同时缺乏一套完善的电脑系统的支持。（问题细节参见配送中心补货计划）报关单管理上存在漏洞，一方面，存在免税店利用中免报关单进行非法操作的风险；另一方面，多年来，由于报关单的管理一直未进入电脑系统管理，对免税店报关单的使用情况、到货情况的查询、付款单据的配对等完全采用手工登记，查询起来非常不便。12中国免税品集团总公司批发业务整体流程批发业务整体流程-流程改进关键点流程改进关键点2/2改进建议:理顺港中免的角色和运作,提高供货期的准确度增加配送中心的数量和覆盖范围。推动集中采购，

11、为免税店提供更多的增值服务。做好商品分类，对于不同种类商品使用的采购和补货方式进行区分。例如：将商品分为配送中心商品或者门店商品。对于配送中心商品，采用计划采购和面向库存采购，用分配和补货的方式。门店商品则按订单采购。对于计划采购和针对库存采购的商品，提前和供应商沟通，以确保采购的到货及时率。报关单的管理力度必须加强，通过严格管理流程，引入系统来对报关单号进行纪录，并与相关的采购、入库、付汇单据捏对。预期效果能够增加物流的顺畅流通通过提供物流配送以及相关的服务，能够增强集团对门店的控制。提高经常性采购商品的计划性。13中国免税品集团总公司批发业务整体流程批发业务整体流程-对系统的主要要求对系统

12、的主要要求能够提供对商品记录分配计划，并在实际补货中依据计划进行分配的功能能针对销售订单直接生成相应的采购申请，并在系统中建立销售订单和采购订单的联系。能针对商品确定面向库存采购的数量，并生成相应的采购申请。能够支持对需求的合并，进行集中采购，并在采购到货后，系统能根据合并前的需求对货物进行分配。今后，应该将报关单从发出、免税店使用、回收、付汇等一整套流程在系统中加以管理，实现相关部门对报关单信息的共享。14中国免税品集团总公司采购管理采购管理WS3采购管理WS3.2长期协议/合同WS3.3生成采购订单WS3.4配送中心收货WS3.1采购计划WS3 采购管理WS3.5应付/付款流程WS3.6供

13、应商返利管理参见WH1.4配送中心收货参见财务应付/付款流程新增流程15中国免税品集团总公司采购计划采购计划-目标流程（目标流程（2004-2006）从销售部获取年度销售计划从配送中心获取计划的期初库存余额从配送中心获取计划的期末库存余额获取已订货未到货的订货数量测算年度损耗计划计算年度采购计划年度采购计划初稿审核调整库存余额或损耗计划年度采购计划终稿重复上述步骤制定季度采购计划季度采购计划采购员采购经理采购员是否WS3.1 采购计划16中国免税品集团总公司采购计划采购计划-流程改进关键点流程改进关键点当前问题：采购计划与销售计划分离，没有进行反复的沟通和联系，缺乏总体的规划与协调。制定采购计

14、划时，没有考虑到采购提前期、采购总金额。采购计划没有与供应商的供货计划、生产计划相结合，尤其是一些紧俏商品，总是不能及时满足订货，甚至出现较长时间的断货，影响了免税店的正常销售，降低了中免的服务水平。改进建议：销售计划应作为制定采购计划的基础，同时采购计划应作为与供应商签订合同的指导。根据具体情况，综合以下方式制定计划：时段计划：根据供应商的供货周期，为不同的供应商和商品创建不同的计划周期。再订购点计划：在已有存货和定义的再订购点间进行比较，如果存货低于再订购点，通过系统产生一个采购请求。再订购点在补货提前期期间，由安全库存和估计的平均销售量组成。基于预测的计划：基于对将来的销售预测，优点是系

15、统的需求预测是基于精确的当前消耗水平。基于现有订单和库存的计划：基于已存在的销售订单和库存作计划预期效果：基于销售计划制定采购计划，可以确保供销的平衡，也是公司全年经营计划落实的一个必要过程。当销售正常的时候，合同有利于保障采购计划的实现。17中国免税品集团总公司采购计划采购计划-对系统的主要要求对系统的主要要求系统能够提供制定采购计划必需的业务数据以支持采购计划的制定系统能够支持“推”式补货方式以支持采购计划的执行能够提供多种方式制定采购计划：时间段计划再订货点计划基于预测的计划基于现有订单和库存的计划采购到货后能按照分配计划分配商品到门店18中国免税品集团总公司长期协议长期协议/合同合同-

16、目标流程（目标流程（2004-2006）采购员采购经理与候选供应商洽谈筛选合格的供应商中免的年度采购计划供应商评估报告市场信息与供应商签订供货协议书确定商品种类及年度采购数量按协议书进行分批采购分析供货协议的执行情况终止协议续签否是审批是否采购员采购经理系统维护长期协议采购助理WS3.2 采购长期协议/合同19中国免税品集团总公司长期协议长期协议/合同合同-流程改进关键点流程改进关键点当前问题：现有合同沿用了多年的协议文本，许多条款不规范，约束力不强，缺少法律部门的支持。大品牌产品供应商多采用自己的协议文本，因此很多条款受制于供应商。由于中免经营的产品多为高档消费品，供应商对自己的产品生产日期

17、有统一的全球策略，尤其是香水化妆品，一般不直接打印日期，而是用相应的编码来代替，拒绝提供解码，因此，我们无法了解产品的保质期，只能根据进口日期推算保质期，这一点今后在协议中应加以规定；另外关于退货、换货的程序、供应商需要提供的文件等，也应该在协议中规范。对协议的执行情况没有进行跟踪和监督，没有做定期的整理分析报告，作为今后续签协议的依据。对于采购提前期、年度采购金额和数量没有在协议中规定。改进建议：采购部根据以往合同暴露的问题，在法律人员的帮助下重新审议合同范本。对于供货及时性、满足率、产品质量等指标记录在案，作为对供应商合同执行的考核。对于能够确定全年采购计划的商品，将采购金额和数量纳入合同

18、，不能确定的应该尽可能与供应商确定采购提前期。预期效果：严谨规范的合同有助于减少未来在处理问题时的纠纷。对合同执行情况的记录可以作为与供应商谈判的有力素材。合同的制定与采购计划的结合，有助于采购计划的执行。20中国免税品集团总公司长期协议长期协议/合同合同-对系统的主要要求对系统的主要要求能够提供合同的管理功能。对于数量和金额合同，能够提供根据合同进行采购的功能。对于采购价格与采购量分级有关联的合同，能够在累计采购量达到新的级别时，执行新的采购价格。21中国免税品集团总公司生成采购订单生成采购订单-目标流程（目标流程（2004-2006）1/2收集/整理供应商的询价结果将询价单打印并送给潜在供

19、应商依据请购单上的数量和选择的供货商产生询价单确定订货数量和收货日期，生成采购单采购部门供应商根据采购数量确定产品价格将报价送回请购部门同意是否配送中心补货计划未满足的门店请购采购单批准否是终止采购WS3.3 生成采购订单询价A是否22中国免税品集团总公司采购部门采购申请生成并审批正式采购订单采购订单存档管理，打印有关报告订单状况报告过期订单报告未结订单报告与供应商联系，促使过期/未结订单尽快到货办理海关预核准手续发给供应商与供应商联系，分析原因，尽快组织发货进入供应商评估流程发给配送中心发给销售人员，由他通知门店办理海关预核准手续供应商、配送中心、门店生成采购订单生成采购订单-目标流程（目标

20、流程（2004-2006）2/2A23中国免税品集团总公司生成采购订单生成采购订单-流程改进关键点流程改进关键点问题：目前没有对订单的金额进行限制，今后可根据信用额度加以限制目前采购订单发出后，只能靠采购人员电话跟踪供应商何时发货、是否满足订货等，门店、DC、销售部、财务部等有关部门不能随时查询订单的处理情况，今后系统应能及时提供采购订单的状态及信息报告。由于烟酒产品基本由港中免代理运输，采购提前期不能确定，导致免税店订货周期长。对于供应商不能一次满足发货的采购订单，未发货商品是取消？还是继续等货？以及等货的时限，目前没有统一明确的规定。应根据不同免税店的需求和供应商的供货规律明确未发货品是否

21、取消。特殊情况：精品、香水化妆品供应商的建议订单(PI,Proposal Order），如何处理改进建议:通过有效的采购订单管理，将订单执行信息开放给门店及批发客户对审批的流程和额度限制通过系统进行固化，并修改相关的考核指标以确保流程的有效执行。通过运输代理协议，针对商品品类要求港中免确定相应的运输周期。供应商的建议订单采用针对订单采购的方式予以解决。预期效果提高销售信息反馈的效率，增强采购订单的管理和采购流程的控制。有助于提高采购到货及时率和客户满意度。24中国免税品集团总公司生成采购订单生成采购订单-对系统的主要要求对系统的主要要求能够提供对商品记录分配计划，并在实际补货中依据计划进行分配

22、的功能能针对销售订单直接生成相应的采购申请，并在系统中建立销售订单和采购订单的联系。能针对商品确定面向库存采购的数量，并生成相应的采购申请。目前采购订单发出后，只能靠采购人员电话跟踪供应商何时发货、是否满足订货等，门店、DC、销售部、财务部等有关部门不能随时查询订单的处理情况，今后系统应能及时提供采购订单的处理状态及信息报告，如是否发给供应商、全部满足、部分满足、预计发、到货日期、实际发货信息等。特殊情况：免税店提交的精品、香水化妆品订单，经常只有品牌名称、总数量，让供应商建议具体性号，即提供建议订单，待免税店确认后，中免再向供应商确认发货，希望在系统中有能处理只有总金额、总数量的订单。在系统

23、商品管理中标识为停产或超过供货期的产品，做订单录入时应予以提示，避免无效订货。订单应能根据免值样品率，自动带出免值样品数量，并提供累计结算功能（参见供应商返利）。25中国免税品集团总公司配送中心收货配送中心收货参见WH1.4配送中心收货26中国免税品集团总公司应付应付/付款流程付款流程参见财务应付/付款流程27中国免税品集团总公司供应商返利供应商返利-目标流程（目标流程（2004-2006）与供应商确定折扣条件向供应商采购将相应条件纳入合同 WS3.6 供应商返利将业务量与合同中的条件进行比较按相应折扣条件结算累计对相应供应商的采购业务量周期结算？是否28中国免税品集团总公司问题：当前系统只能

24、支持对供应商返利一单一结的方式，周期结算只能靠手工统计。目前主要模式：计算方法：佣金和促销奖一单一结或者按周期结算免值样品的结算：、同外商结算：一单一结，或者年底累计结算。、同免税店的结算：未满足发货返点数量的，年底统一结算（扣帐或者返样品）批发商给零售商的返利：佣金、广告费等DC向免税店配发免值样品与定期结算改进建议：用系统支持周期结算，每次完成一笔采购业务的时候自动累计对该供应商的业务量，结算时根据累计的业务量与合同中的条件进行比较，按照相应的条件等级与供应商进行结算。预期效果：减少周期结算时手工统计的工作量，提高效率。供应商返利供应商返利-流程改进关键点流程改进关键点29中国免税品集团总

25、公司供应商返利供应商返利-对系统的主要要求对系统的主要要求提供佣金的管理功能。支持基于折扣条件的一单一结和周期结算。提供折扣条件的管理，对于周期结算，系统自动记录相关业务量，结算的时候自动按照累计业务量和当初设定的条件采用相应等级的折扣。30中国免税品集团总公司配送中心管理配送中心管理WH1配送中心库存管理WH1.3配送中心补货计划WH1.4配送中心收货WH1.5配送中心发货WH1.1仓库的平面布局WH1.7报废/索赔WH1.2仓库日常操作流程WH1.6退货管理WH1.8配送中心盘点WH1 配送中心管理31中国免税品集团总公司WH1.1 仓库的平面布局-收货/发货在两侧仓库的平面布局仓库的平面

26、布局1/232中国免税品集团总公司WH1.1 仓库的平面布局-收货/发货在同侧仓库的平面布局仓库的平面布局2/233中国免税品集团总公司WH1.2 仓库日常操作流程 仓库收货上架移货下架提货发货仓库盘点仓库库存调整收货区副货区暂挂暂放区退货主货区配货区发货区仓库日常操作流程仓库日常操作流程-目标流程（目标流程（2004-2006）34中国免税品集团总公司仓库日常操作流程仓库日常操作流程-流程改进关键点流程改进关键点问题：由于目前中免的三个仓库规模不大、面积有限、商品单一，且基础设施比较落后，因此没有象大型配送中心那样有明确的收货区、主货区、副货区、配货区、发货区、暂放区等，另外，由于受海关的监

27、管，仓库只有一个门，出入仓库必须有海关关员在场，海关关员撤离时，将仓库门加铅封。因此，仓库的日常操作完全在海关的监管之下，难以实现高效的运转。改进建议：预期效果 35中国免税品集团总公司仓库日常操作流程仓库日常操作流程-对系统的主要要求对系统的主要要求由于缺乏系统的支持，仓库的日常出、入库、盘点等，主要依靠手工记账，各类单据的打印也主要是靠文档套打，今后应能在系统中自动生成、打印。与其他行业不同，中免仓库配送时，货物所有权发生了转移，实现的是批发销售，原来，销售单是由总公司销售部打印销售单，今后是否可以在配送中心打印，商业发票也在配送中心开具。特殊要求：由于海关的限制，仓库内不允许出现盘点盈亏

28、，建议在系统中做特殊处理。复币记账36中国免税品集团总公司配送中心补货计划配送中心补货计划-目标流程（目标流程（AC）计算季度补货计划季度补货计划初稿审批重估门店直接收货数量季度补货计划终稿季度采购计划季度内不经配送中心，门店直接收货数量配送中心是否仓库管理员配送中心经理WH1.3 配送中心补货计划 37中国免税品集团总公司配送中心补货计划配送中心补货计划-日常运作目标流程日常运作目标流程综合考虑相关因素制定补货计划供应商采购订单审批流程季度补货计划商品主文件订货/补货周期配送中心库存门店采购需求采购订单38中国免税品集团总公司配送中心补货计划配送中心补货计划-流程改进关键点流程改进关键点1/

29、2当前问题：店面覆盖有限：目前只有3家配送中心，只覆盖了30%的免税店。商品覆盖有限：目前配送中心覆盖的商品只有烟酒和积压的供船物料，食品、香水化妆品、精品等未入库，原因：1，供应商要求必须直接送货至店，2，仓库存放条件限制。目前配送中心还没有设置安全库存模式，不能够实现自动补货，现在销售部的华东区根据自己对免税店的分析与预测，做一些定期补货的工作。由于缺乏电脑系统的支持，未实现库存信息的共享，目前三个配送中心与总公司物流部门之间仅靠一套EXCEL文件，每天以邮件的方式交换库存信息。应让中免其他相关部门、免税店能够随时查询库存情况，并随时能够向海关提供库存情况。特殊需求：针对供应商的对某些商品

30、销售门店的限制，不同的免税店查询权限应该不同。配送中心最低起运量，有时会限制免税店的订货，且最低起运量的标准有待进一步规范。目前配送中心没有对商品库龄进行分析，积压库存较大，主要是供船物料，占压了大量的支金，降低了库存周转率，同时也降低了仓库面积的使用率。配送中心覆盖的免税店，如有大批量进货的，供应商直发免税店，今后会导致补货计划不准确。海关监管的限制：入库，出库，运输、盘点都在海关的监管之下，在一定程度上降低了配送中心的周转效率。缺乏先进的电脑系统的支持，没有实现库存信息的共享，39中国免税品集团总公司配送中心补货计划配送中心补货计划-流程改进关键点流程改进关键点2/2改进建议：增加配送中心

31、覆盖的门店。对于确定为配送商品的进货，一律经过配送中心，这类商品应有补货计划或者安全库存的管理。如果要扩大商品配送范围，应该改善仓库的存放条件，并有效处理一些积压库存。通过引入信息系统的支持，实现库存等业务信息的共享，并提供补货计划和自动补货功能。预期效果降低库存资金的积压，提高库存周转率和仓库使用效率。提高配送商品的订单满足率和免税店的对中免服务的满意度。避免同一商品多种补货方式带来的混乱，例如按照订单采购带来的补货计划不准等等，同时增强物流配送的计划性。通过引进系统，实现大量业务单据的电子化，从而能够优化单据流程各个部门在权限允许的前提下，可以及时得到库存信息。40中国免税品集团总公司配送

32、中心补货计划配送中心补货计划-对系统的主要要求对系统的主要要求查询权限可以根据用户、门店、商品、供应商来设置。能够根据商品的特点、季度补货计划、配送中心库存、门店采购需求、订货补货周期等等因素生成补货计划能根据补货计划生成后续的采购申请、采购定单41中国免税品集团总公司配送中心收货配送中心收货1/3-目标流程（目标流程（AC）WH1.4 配送中心收货办理海关手续查询相对应的采购订单货物到达配送中心建立入库单空白入库单收货/验货（粗收）A配送中心接到发货通知42中国免税品集团总公司同采购单是否匹配通知中免采购员A入库单填写入库单、入库提交配送中心管理助理少收/多收按实际的收货数量填写入库单、入库

33、入库单提交配送中心管理助理是否接受多收通知采购员进入WH1.6退货流程少收报告B少收多收是否是否配送中心货品破损/抽检报告进入WH1.7索赔流程是否需要细收按件细收是否WH1.4 配送中心收货配送中心收货配送中心收货2/3-目标流程（目标流程（AC）43中国免税品集团总公司按实际的收货数量填写入库单、入库入库单提交配送中心管理助理多收报告B数量/SKU多通知采购助理维护新商品准入WS1.2维护商品主文件流程将货物放置暂放区入库单提交配送中心管理助理新商品主文件数量SKU通知中免采购员按实际情况填写入库单、入库WH1.4 配送中心收货配送中心配送中心收货配送中心收货3/3-目标流程（目标流程（A

34、C）44中国免税品集团总公司配送中心收货配送中心收货-目标流程（目标流程（2004-2006）办理海关手续货物到达配送中心验货接到发货通知货品破损/抽检报告进入索赔流程破损通知中免采购员与供应商协商处理根据采购订单收货收货否是否同发票匹配否是与采购单匹配是是否海关证明45中国免税品集团总公司配送中心收货配送中心收货-流程改进关键点流程改进关键点1/2当前问题：免税店、配送中心收货时，需要营运部、销售部及时提供的单据：发票、箱单、订单、合同、提单、运单、标签审核证书、非木包装证明等一般零售行业按采购订单收货，而中免系统的免税店、配送中心由于受海关限制，都是按发票收货，采购订单是根据各地海关要求不

35、同，仅提供作为报关参考。各种到货情况的处理：免税店、配送中心在收货时，如发现以下情况，应及时通知中免相关部门，以便在免税店、外商之间获得快速的协调与沟通。1、实际到货发票：如免税店接受，要求外商更改发票后再报关。如免税店不接受，则通知外商拒收货物，不办理报关手续。2、实际到货发票：A、外商确实是少发货时，要求外商更改发票后报关；B、外包装破损，货物丢失，按发票报关，同时向运输公司索取货运记录，并填写破损报表，让海关签字盖章，如丢失金额大于600美元，联系保险公司出具证明。C、如外包装完好，海关拒绝出具证明，则等供应商到现场验货，再协商具体解决办法，仍按发票报关。3、外商将A店货错发给B店货：如

36、果A、B店都接受错发货物，则让外商修改发票后报关，如果免税店不接受，则拒收。收货时如发现破损，原短等需要办理索赔的，免税店、配送中心应在系统中进行破损报表原始数据的录入如：发票号、采购订单号、索赔商品型号、数量、金额等，其他证明文件可随后邮寄到总公司。另外，关于抽检的商品，也应尽快将抽样证明邮寄到总公司。免税店、配送中心进行到货的原始信息录入如：到货日期、报关单号、中免报关单号、提运单号、外商名称、发票号、采购订单号、到货内容摘要、发票金额、报关金额、监管费号、监管费金额、到货，实现总公司物流部门的监控。46中国免税品集团总公司配送中心收货配送中心收货-流程改进关键点流程改进关键点2/2改进建

37、议：根据采购订单的数量进行收货，如果收货数量和发票数量一致，则根据采购订单部分收货。由于海关的限制，因此，对于收货时各种意外情况的处理，建议在系统外处理，处理完毕再录入系统。在得到报关单信息时，修改相应采购订单，录入报关单编号，建立采购订单和报关单的联系，便于将来查询。预期效果：按采购订单收货有助于保证采购计划的有效性，并防止收错商品和供应商发货方面的错误。系统外处理例外情况可以保证相应处理的灵活性。47中国免税品集团总公司配送中心收货配送中心收货-对系统的主要要求对系统的主要要求能够提供根据采购订单部分收货的功能。能够提供到货信息的录入功能后续财务处理功能48中国免税品集团总公司配送中心发货

38、配送中心发货参见销售发货流程49中国免税品集团总公司配送中心退货配送中心退货-目标流程（目标流程（2004-2006）WH1.6 配送中心退货与供应商联系退货事宜采购员向海关申请退货的核销手续报关员维护退货单，确定退货商品及数量退货单安排退货的工作仓库经理按照退货单进行提货发货出库单海关现场监管退货全过程仓库管理员将票据捏对交财务退货结算流程采购员财务人员50中国免税品集团总公司退货请求商讨促销方式向供应商提出退货要求退回配送中心符合退货要求退货报告否 销售部、营运部供应商触发退货流程是否同意退货触发新销售触发促销流程是是否入库处理红字发票退给供应商是否配送中心退货配送中心退货-目标流程（目标

39、流程（2004-2006）门店退货流程51中国免税品集团总公司配送中心退货配送中心退货-流程改进关键点流程改进关键点当前问题：由于受外管局的限制，退货手续非常繁杂退货商品经常是很久以前的商品，在现有系统中很难找到历史价格，希望在今后的系统中对历史价格的查询更方便。改进建议：通过系统记录每一笔采购和出入库操作，并建立彼此之间的关联，从而可以直接根据销售订单查找到相应的销售价格和采购价格。预期效果：单据捏对工作将大大减少。52中国免税品集团总公司配送中心退货配送中心退货-对系统的主要要求对系统的主要要求系统记录每一笔采购、销售、出入库相关操作的业务信息。系统记录采购、采购入库、销售、销售出库以及相

40、关财务单据之间的关联关系。提供针对订单部分或者全部冲销的功能。53中国免税品集团总公司配送中心报废配送中心报废/索赔索赔 1/2-目标流程（目标流程（2004-2006）是否需要销毁处理由采购部向供应商提出索赔要求办理海关销毁手续交采购员货物变质/破损/抽检报告交仓库财务人员调整库存进入采购流程是否同意赔付销毁报告交财务部备案交财务部处理否是供应商出具的同意赔付文件交财务部处理配送中心WH1.7 配送中心报废/索赔出库单对外索赔单54中国免税品集团总公司破损报告通知免税店、配送中心同意赔偿文件交财务进行帐务处理制作对外索赔文件符合索赔规定赔付通知免税店拒绝赔偿要求进入采购流程是是否否配送中心营

41、运部、财务部供应商免税店索赔申请红字发票配送中心报废配送中心报废/索赔索赔 2/2-目标流程（目标流程（2004-2006）门店报废/索赔55中国免税品集团总公司配送中心报废配送中心报废/索赔索赔-流程改进关键点流程改进关键点 1/2当前问题：目前关于索赔的规定是：20美元以下免税店自己承担20200美元以内需提供海关盖章的破损报表200美元以上的需提供破损报表、货运记录、保险证明等一般来说，我们同供应商在合同中所签的索赔期限是一个月，但是目前处理周期过长，一方面是由于内部工作效率低，另一方面是由于免税店的破损报表填写信息不全或 不能及时提供相关证明文件，导致供应商理赔不及时，或超过索赔期限，

42、供应商不予理赔，从而导致对免税店冲帐不及时，降低了服务质量。现有系统中的索赔管理只是为了打印对外索赔通知单，没有同原始采购订单、供应商发票等信息相关联。目前检验检疫局对进口商品的抽检越来越多，大部分供应商同意承担此项费用，我们一般按索赔的形式向特殊要求：由门店、配送中心收货时在系统中先做好索赔商品的原始数据录入，自动生成破损表，可以让免税店将正式的海关文件随后寄到公司。56中国免税品集团总公司配送中心报废配送中心报废/索赔索赔-流程改进关键点流程改进关键点 1/2改进建议：采购收货的索赔建议在系统外部进行处理，处理完毕才进入系统。规范破损报表的填写，明确免税店索赔时应该提供的文件。预期效果：系

43、统外处理采购收货的索赔可以保证处理的灵活性。57中国免税品集团总公司能够记录采购定单、入库单、财务凭证、出库单、销售单之间的关联关系。配送中心报废配送中心报废/索赔索赔-对系统的主要要求对系统的主要要求58中国免税品集团总公司仓库盘点仓库盘点-目标流程（目标流程（2004-2006）WH1.8 仓库盘点 建立盘点批次，确定盘点范围完成未结业务，并冻结库存进行差异分析打印空白盘点表实地盘点并填写盘点表差异报告盘点是否准确通知配送中心及海关进行盘点进行盘点库存更新是否是否接受差异最终差异报告库存更新报告海关现场监管报海关核销配送中心配送中心的财务部门是否59中国免税品集团总公司仓库盘点仓库盘点-流

44、程改进关键点流程改进关键点当前问题：由于海关监管的原因，出现了库存差异常常不能够调整库存价值，只能够通过其他方式解决。改进建议：预期效果：60中国免税品集团总公司仓库盘点仓库盘点-对系统的主要要求对系统的主要要求盘点凭证打印记录盘点结果盘点差异分析库存差异调整61中国免税品集团总公司采购和物流对采购和物流对ERP的需求总结的需求总结采购计划采购计划系统提供计划所需业务数据支持“推”式补货支持时间段计划、再订货点计划、基于预测的计划、基于现有订单和库存的计划提供按采购计划分配商品的功能采购协议采购协议/合同合同协议/合同的管理协议/合同与采购订单的集成采购订单采购订单订单审批控制与采购计划集成按

45、合同采购按销售订单采购面向库存采购订单跟踪报告针对品类的采购订单超过生命周期的商品控制供应商返利供应商返利佣金管理一单一结周期结算折扣条件管理自动累计业务量自动匹配业务量和折扣等级。商品订货商品订货/补货补货推式分配、按单采购和面向DC库存采购直送门店、DC直接转库到门店和DC库存配送到门店建立商品、补货方式、物流配送方式三者的联系，并基于联系自动选择补货方式和物流配送方式。配送中心收货配送中心收货根据采购订单收货部分收货到货信息的录入后续财务处理退货管理退货管理业务单据信息记录业务单据匹配针对订单部分或者全部冲销报废报废/索赔索赔采购定单、入库单、财务凭证、出库单、销售单之间的匹配仓库盘点仓库盘点盘点凭证打印记录盘点结果盘点差异分析库存差异调整配送中心补货配送中心补货灵活的查询权限全面考虑各种因素生成补货计划根据补货计划生成后续的采购申请、采购定单62中国免税品集团总公司附录：配送中心现有业务单据及报表附录：配送中心现有业务单据及报表蓝色的为将来系统应该能够提供的单据和报表入库单、出库单进货登记表配送通知书月入库单据汇总表，月出库单据汇总表月出入库情况报表库存结构分析表库存报表（自用、海关用）总账科目余额表费用明细表代垫费用表库存情况调查表调货情况报表转关运输货物申报单63