管理沟通之chapter 13.ppt

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1、CHAPTER 13书面沟通CONSISTCONSISTn写作写作n商务信函商务信函n其它文稿的写作其它文稿的写作准确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)写作原则写作原则(4C)(4C)1Gather information 收集资料收集资料files,articles,books,financial statements,interviewing by telephone,world wide web,CD-ROMs,intranet databases,brainstorming,free writing,etc.2Organize your

2、thoughts 组织观点组织观点(1)Batching 分组 (2)Concluding 筛选 (3)Headlining 归纳标题(4)Strategic ordering有策略地编排 3Focus the message 提炼材料提炼材料 Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览 “Nutshell”your ideas 概括你的观点 “Teach”your ideas 灌输你的观点 Use the“elevator”technique 使用“电梯间谈话”技巧 Use the“price per word”technique 使用“惜字如金”技巧写作过程写

3、作过程4Draft the document起草文章起草文章Compose in any order 不要在乎写作顺序 Avoid editing 不要边写边改 Get typed copy 使用打印件 Schedule a time gap 安排时间间隔 5Edit the document 修改文稿修改文稿 Edit for strategy 从策略上进行修改 Edit for macro issues 从宏观上进行修改 Edit for micro issues 从微观上进行修改 Edit for correctness 就正确性进行修改商务写作类型商务写作类型n备忘录备忘录n电子邮件电

4、子邮件n商务信函商务信函n工作报告工作报告n组织制度组织制度商务信函商务信函n何谓信何谓信/函函n信：函使报信迟早云尔 n函：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文 信函是商务文书的最主要形式 商务信函关系到形象问题 信函是商务沟通的重要工具信函的类型信函的类型n按性质按性质n公函/便函n按发文目的按发文目的n发函/复函n按具体用途按具体用途n商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等 信函的结构信函的结构（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。（一）首部。主要包括标题、主送机关两个

5、项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。成。1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括

6、交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：现将有关问题说明如下：”或或“现将有关事项函复如下：现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。据，以说明发文的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答

7、复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的

8、事（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）特此函询（商）”、“请即复函请即复函”、“特此函告特此函告”、“特此函复特此函复”等。有等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用一样，使用“此致此致”、“敬礼敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。盖公章。公司部经理先生：这次请您了解商品市场情况

9、，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致致礼 敬上 年月日致谢函实例致谢函实例信函实例信函实例公司经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。公司经理 年月日 查询函实例查询函实例公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公

10、司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。公司(盖单)年月日 结帐清单实例结帐清单实例总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。公司 年月日 通知提价函实例通知提价函实例先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中

11、，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。公司经理 年月日 求职答复函实例求职答复函实例信函书写技巧信函书写技巧n语气问题语气问题n针对性针对性n“正面的负面正面的负面”？n客观令人信服的理由客观令人信服的理由n迅速及时迅速及时其它文稿的写作其它文稿的写作n工作报告工作报告 特别报告特别报告 初始报告初始报告 例行报告例行报告 调研报告调研报告 中期报告中期报告 操作报告操作报告 计划报告计划报告 评估报告评估报告 设计报告设计报告 可行性报告可行性报告 检验报告检验报告 审查报告审查报告 建设报告建设报告 工作报告工作报告 进展报告进展报告 正式报告正式报告 目击报告目击报告 非正式报告非正式报告

12、n报告的基本结构报告的基本结构n标题n概要n目录n主体部分n结论和建议例：如何起草公司年度工作报告例：如何起草公司年度工作报告 常见年度报告的一般性框架：常见年度报告的一般性框架：n第一部分：过去一年的工作回顾。第一部分：过去一年的工作回顾。n第二部分：提出下年度工作总体思路。第二部分：提出下年度工作总体思路。n第第三三部部分分：确确定定本本年年度度的的工工作作目目标标和和工工作任务。作任务。n第第四四部部分分：明明确确完完成成上上述述目目标标和和任任务务的的措施。措施。n第五部分：简要总结，发出号召。第五部分：简要总结，发出号召。n管理制度管理制度1.标题标题 2.正文正文 宗旨宗旨 主体范

13、围主体范围 管理机构管理机构 主体的权利和义务主体的权利和义务 主体行为后果主体行为后果 制度实施时间制度实施时间3.时间时间例例 一份公务便函一份公务便函 便函 致：人力资源部 自：总裁 主题：饮水机 时间：255 现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。人力资源部给总裁的一份报告：126 关于饮水机的报告关于饮水机的报告 十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。