项目四 数据管理电子课件 高教版 中职 计算机应用基础Windows 7+Office2010.pptx

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1、项目四 数据管理电子课件 高教版 中职 计算机应用基础Windows 7+Office2010项目四 数据管理【项目指引】本项目包含对数据表进行排序、筛选、分类汇总和在数据表中插入数据透视表，以便用户更好地组织、管理数据，以便用户更加方便的查看。知识目标知识目标掌握单关键字排序和多关键字排序，理解分类汇总的概念，筛选中条件区域“与”和“或”条件的表达方式，了解数据透视表的作用以及“行标签”、“列标签”和“数据项”等概念。技能目标技能目标根据实际需要对数据表进行排序、筛选、分类汇总，并能建立用户所需的透视表，能利用这些操作解决实际中的数据管理与分析的问题。任务一排序【任务说明】排序是数据组织的一

2、种手段。通过排序操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小、姓氏笔划、单元格颜色、字体颜色等进行排序。排序分为降序和升序。通过排序可使用户更直观地分析数据，更准确地掌握数据。小张老师因为工作需要，需要对如下考试成绩表进行排序，总分由高到低排序，如果同分，则依照姓氏拼音升序排序，如下图为待处理数据。排序、关键字排序排序是指按照某个字段的值的大小顺序重新排列数据表中的记录。关键字主要关键字：按照某个字段的值的大小顺序重新排列数据，这个字段称为主关键字。次要关键字：按主要关键字排序后，出现排序结果相同时，为进一步精确排序，第二个考虑的排序字段称为次要关键字。排序操作排序操作选择需要排序的数据区域A

3、2：G14（或将鼠标定位在此区域中的任意单元格），选择“数据”选项卡“排序和筛选”命令组“排序”命令按钮，或者选择或选择“开始”选项卡“编辑”命令组“排序和筛选”下拉菜单项中的“自定义排序”，将弹出“排序”对话框。在“排序”对话框中，设置“主要关键字”、“排序依据”和排序方式。一般来说关键字都是Excel数据表的列表题，但是如果未定义列表题，可以选择列A、列B来作为关键字；排序依据有“数值”、“单元格颜色”、“字体颜色”等；根据选择排序依据不同次序也会有所不同，如果依据数值来排，次序就“升序”、“降序”两种选择。任务二筛选【任务说明】筛选就是从Excel工作表中将满足条件的数据记录筛选出来，把

4、不满足条件的记录隐藏。通过本任务，熟练掌握筛选条件区域的建立，能够根据实际需求对数据进行筛选。小张老师要对如下数据进行筛选，显示“语文不及格的女生”、将“1998年出生的所有女生”复制出来。筛选筛选是将工作表中满足条件的数据显示出来，而不满足条件的数据隐藏。筛选分为自动筛选和高级筛选，自动筛选用于筛选条件简单的数据，高级筛选用于筛选条件复杂的数据。与在高级筛选时，当多个条件必须同时满足，称为“与”关系，多个条件必须写在同一行。或在高级筛选时，当多个条件只要满足其中一个，称为“或”关系，多个条件必须写在不同行。自动筛选自动筛选非常简单，选择“数据”选项卡“排序和筛选”命令组“筛选”命令按钮，或者

5、选择或选择“开始”选项卡“编辑”命令组“排序和筛选”下拉菜单项中的“筛选”项，此时列表题右侧会自动出现下拉菜单按钮，下拉菜单按钮根据具体数据表会有所差别，但基本相同。如果需要设定条件，比如本任务中条件为“语文不及格”，可以选择“数字筛选”“小于”项，弹出“自定义自动筛选方式”，设置小于“60”，如果有多个条件，还可在对话框里选择“与”、“或”等设置多个条件，即可筛选出符合要求的数据。如果想取消自动筛选，显示所有数据，再次单击“筛选”命令按钮 就能显示所有的数据。高级筛选相对自动筛选，高级筛选既可在原数据表格中显示结果，也可在新的位置显示结果，还可以使用更加复杂的筛选条件。高级筛选关键要设置条件

6、区域，而且条件区域与数据区域间至少保留一行或一列空白单元格，条件区域由标题行和条件行组成。由于条件区域的列标题必须和待筛选数据区域一致，所以最好从原数据区域复制列标题，另外注意条件的关系即可。选择“数据”选项卡“排序和筛选”命令组“高级”命令按钮，弹出“高级筛选”对话框。在对话框内可以设定，筛选结果显示方式，可以通过 按钮选择“列表区域”、“条件区域”以及“复制到”区域的左上角单元格。【任务实战】操作要求使用自动筛选，筛选出语文不及格的所有女生。操作步骤将光标定位在数据清单中的任意单元格，“数据”选项卡“排序和筛选”命令组“筛选”命令按钮，数据表中的每个标题将会出现下拉按钮。单击“性别”下拉按

7、钮，在弹出的下拉菜单中去掉“男”前面的“”。单击“语文”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数字筛选”中的“小于”命令，在弹出的“自定义自动筛选方式”中输入条件“60”，单击“确定”按钮。操作要求使用高级筛选，将“1998年出生的所有女生”复制到A24为左上角的单元格。操作步骤建立条件区域，因为有两个条件且两个条件必须同时满足，所以两个条件必须写在同一行将光标定位在数据清单中的任意单元格，选择“数据”选项卡“排序和筛选”组中的 项，弹出“高级筛选”对话框。在“方式”项中选择“将筛选结果复制到其他位置”。选择“列表区域”右侧的按钮，然后选择数据区域A1:H19，再次单击右侧按钮，返回对话框。选择“

8、条件区域”右侧的按钮，然后选择条件区域J1:L2再返回对话框。选择“复制到”右侧的按钮，然后选择单元格A24再返回对话框，设定完成的“高级筛选”对话框。单击“确定”。任务三 分类汇总有时候对明细数据并不那么感兴趣，特别是数据量很大的时候，如果能够分类汇总显示感兴趣的数据，将大大提高工作效率。分类汇总是Excel强有力地数据分析工具，可以给数据清单按分类字段分类，对分类的字段进行各种统计计算，如求和、求平均值、计数等。通过此任务，使学生了解分类汇总的作用以及操作。小张老师需要比较男、女同学的语文、数学、英语成绩有何差别，好找出对策，共同提高成绩，因此要以性别来分类汇总这三科成绩的平均分。分类字段

9、分类汇总一定要按照题目要求确定好分类字段，在分类汇总之前对分类字段进行排序，排序方式可以选择默认的“升序”，排序的目的是按照分类字段对数据进行重新排列。汇总方式汇总方式是指统计的方法，有求和、求平均值、求最大值、计数等。汇总项汇总项指需要计算的字段（列标题）。操作方法操作方法（1）按照分类字段排序，分类汇总首先必须按照分类字段进行排序，排序的意义就在于让相同类别的数据集中。（2）将鼠标定位到需要汇总的数据区域中的任意单元格，选择“数据”选项卡“分级显示”命令组“分类汇总”命令按钮，（3）此时弹出“分类汇总”对话框。在对话框首先设定“分类字段”，分类字段一定是刚才排序的字段，否则分类汇总将无法达

10、到目的；“汇总方式”指的是汇总的数据是求和、计数、平均值等等；“选定汇总项”列表框内可以通过复选框勾选需要汇总的数据项。（4）如果数据进行了多次分类汇总，还可以选择是否“替换当前分类汇总”，通过“汇总结果显示在数据下方”复选框，选择汇总数据显示的位置，然后单击“确定”按钮，完成分类汇总。（5）如果想要恢复数据区域正常显示，可以在对话框中选择“全部删除”按钮，删除汇总结果。（6）如果数据表被分类汇总，“分级显示”命令组上的“显示明细数据”、“隐藏明细数据”按钮会变得可用，通过这两个按钮可以设置是否显示明细数据。还可以通过选择分类汇总结果左上角的数字1、2或3来对分类汇总结果进行分级查看。操作要求

11、分类汇总男女同学语文、数学、英语的平均分并隐藏明细数据操作步骤对数据清单按照“性别”进行排序（分类汇总之前一定要对分类字段进行排序，根据题目要求可以判断分类字段为“性别”）将鼠标定位到需要汇总的数据区域中的任意单元格，选择“数据”选项卡“分级显示”命令组“分类汇总”命令按钮，弹出“分类汇总”对话框。单击“分类字段”下的下拉列表框右侧的按钮，选择“性别”。单击“汇总方式”下的下拉列表框右侧的按钮，选择“平均值”。在“选定汇总项”中选择“语文”、“英语”、“数学”，设定好的对话框选择分类汇总各项单击“确定”按钮，单击“数据”选项卡“分级显示”命令组“隐藏明细数据”按钮。明细数据的汇总结果任务四 数

12、据透视表数据透视表是一种对复杂数据进行快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。分类汇总一般只对一个字段分类汇总，但是如果想要对多个字段进行分类汇总，就必须要用到数据透视表了。除此功能外，数据透视表还可以有多种组合方式，不同的组合方式反映不同的内容，从而帮助我们从不同角度分析解决问题。小明的哥哥在工厂上班，需要统计各车间、各季度产品生产情况。这种情况，分类汇总已无法完成要求，需要借助数据透视表来解决问题。报表筛选利用报表筛选可以筛选出用户需要的数据。值对数据进行汇总的方式，如求平均值、计数、求和等。源数据源数据为数据透视表提供数据的基础行或数据库记录操作方法操作方法将鼠标定位到需要汇总的数据区域中的

13、任意单元格，选择“插入”选项卡“表格”命令组“数据透视表”下拉菜单按钮，选择“数据透视表”项。弹出“创建数据透视表”对话框。此时“选择一个表或区域”会自动扩展选择，包含列标题和数据的整个数据区域。如果需要重新选择请单击 按钮，使用鼠标选择数据区域。然后设定“选择放置数据透视表的位置”，单击 按钮，选择一个单元格作为数据透视表的左上角单元格区域，单击“确定”按钮。此时工作簿的整个外观会有较大变化，首先在功能区会出现“数据透视表工具”选项卡，该选项卡包含“选项”和“设计”两个子选项卡，可以对数据透视表的外观、位置等进行设置。其次在工作表的右侧会出现“数据透视表字段列表”任务窗格。在该任务窗格中可以

14、设定“列标签”、“行标签”以及需要统计的“数值”。任务实战：以“产品规格”为报表筛选项（只统计G-05产品），以“季度”为行标签，以“车间”为列标签，以“不合格产品（个）”、“合格产品（个）”、“总数（个）”为求和项，从I3单元格起建立数据透视表。操作步骤如下：选择数据区域任一单元格，“插入”选项卡“表格”命令组“数据透视表”下拉菜单按钮，选择“数据透视表”项话框。选择单选按钮项“选择一个表或区域”，单击“选择放置数据透视表的位置”右侧按钮，选择单元格I3，然后返回对话框。单击“确定”按钮，接下来主要在“数据透视表字段列表”任务窗格中进行设置。拖动“产品规格”字段至“报表筛选”，拖动“季度”字

15、段至“行标签”，拖动“车间”至“列标签”，拖动“不合格产品（个）”、“合格产品（个）”、“总数（个）”三个字段至“数值”。拖动“列标签”区域的 至“行标签”。选择所创建的数据透视表“产品规格”右侧的下拉按钮，选择“G-05”并单击确定。创建数据透视表。【技能练习】打开ex4-1-1.xlsx，完成如下操作，并以原文件名保存。对sheet1工作表内数据清单的内容按主要关键字“系别”的升序次序和次要关键字“总成绩”的降序次序进行排序。对sheet2工作表内数据清单的内容按主要关键字“经销部门”的降序次序和次要关键字“季度”的升序次序进行排序。先保存，再另存为“ex4-2-1.xlsx”。【技能练习

16、】打开“ex4-2-1.xlsx”，完成如下操作：对sheet1工作表内数据清单的内容进行自动筛选，条件是：实验成绩15分及以上，总成绩在80分到100分之间（含80分和100分）的数据对sheet2工作表内数据进行高级筛选（在数据表格前插入三行，条件区域设在A1:F2单元格区域，将筛选条件写入条件区域的对应列上。），条件为社科类图书且销售量排名在前三十名。【技能练习】打开ex4-3-1.xlsx，完成如下操作，以原文件名保存。对sheet1工作表内数据清单的内容进行分类汇总（分类汇总前请先按主要关键字“系别”升序排序），分类字段为“系别”，汇总方式为“平均值”，汇总项为“考试成绩”，“实验成绩”，“总成绩”（汇总数据设为数值型，保留小数点后两位），汇总结果显示在数据下方。打开ex4-3-1.xlsx，完成如下操作，以原文件名保存。对sheet2工作表内数据清单的内容建立数据透视表，按行为“经销部门”，列为“图书类别”，数据为“数量(册)”求和布局，并置于现工作表的H2:L7单元格区域。