商务英语邮件写作幻灯片.ppt

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1、商务英语邮件写作第1页，共16页，编辑于2022年，星期五商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式Subject-主题主题Salutation-称呼称呼Opening-开头、开头、Body-正文、正文、Ending-结尾句结尾句Complimentary Close-礼貌结束语礼貌结束语Signature-写信人写信人商务电子邮件的书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是商务电子邮件的书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始指正文中各部分都从每行的左边开始,没有空格。没有空格。第2页，共16页，编辑于2022年，星期五Example Dear David and S

2、teve,-（Salutation）Good afternoon.On May 10,2010,a raid action against the target was conducted.On site,totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized.Please provide us with verification report and price certificate.Samples would be sent to you next week.Should you have any comments or sugge

3、stions,please contact us at any time.Best Regards,-（Complimentary Close）(Sincerely yours,Yours truly,Best wishes)Peter-（Signature）第3页，共16页，编辑于2022年，星期五Subject 主题主题 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如Greetings,Inquiry;长的可以是一个名词性短语，如：“Your Meeting in California”主题框的内容切忌含糊不清。NO:News about the meeting

4、 YES:Tomorrows meeting canceled。一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT等第4页，共16页，编辑于2022年，星期五Salutation-称呼称呼 1、商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title，如Dear M

5、anager作为称呼或Dear Sir,Dear Madam,Dear Sir or Madam，Dear Customer 2、若知对方姓名，则用Dear+对方的姓氏 或者Dear Mr./Mrs./Ms./Miss+对方姓氏Tom HanksJennifer Austin第5页，共16页，编辑于2022年，星期五Opening 开头开头1、如果你主动给别人写邮件，表明意图、如果你主动给别人写邮件，表明意图 I am writing to2、如果对方已经回复或联系过你了，感谢回复或联系、如果对方已经回复或联系过你了，感谢回复或联系 Thank you for your reply./Than

6、k you for contacting us.3、如果对方回复了你所咨询的问题、如果对方回复了你所咨询的问题 Thank you for providing the requested information.4、提到之前客人发你的邮件内容、提到之前客人发你的邮件内容 Regarding your letter of/As for第6页，共16页，编辑于2022年，星期五Body 正文正文核心和主要内容，应结构清楚，便于阅读重要或强调的事情都放在段落的开头大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段每段一般只有一两句话正文由两三个或三四个简短的段落构成。第7页，共16页，编辑于2022年，星期五

7、在邮件结束之前，可以再次感谢收信人在邮件结束之前，可以再次感谢收信人 Thankyouforyourpatienceand cooperation.或或Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionorconcern,dont hesitate to contact us.或或 We look forward to hearing from you.your reply.Pls.kindly check&advice.Ending 结尾结尾第8页，共16页，编辑于2022年，星期五Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语&

8、Signature 签名签名 Yours trulySincerely yours,Yours sincerely,SincerelyBest regards.签名（签名（signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名 第9页，共16页，编辑于2022年，星期五商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作应遵循的五商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则原则uCorrectness 准确准确uConciseness 简洁简洁uComplete&Clarity 完整清楚完整清楚uCourtesy 礼貌礼貌

9、第10页，共16页，编辑于2022年，星期五Conciseness 简洁简洁简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用的前提下，尽量使用简单句子简单句子和和简短词语简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以务英语电子邮件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征句法

10、特征是是句子结构简单句子结构简单明了明了，舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属有大量，舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属有大量省省略句略句和和不完整句不完整句。其。其词汇特征词汇特征是是用语简洁用语简洁，语言简明扼要语言简明扼要。第11页，共16页，编辑于2022年，星期五Conciseness 简洁简洁oPls.Please 请oQty.Quantity 数量oPC Piece 个 oU You 你 oIOW In other words 换句话说oPS Postscript 附言oInfo.Information 信息oBTW By the way 顺便提一下第12页

11、，共16页，编辑于2022年，星期五Complete&Clarity 完整清楚完整清楚邮件文本信息需具体完整，层次清楚，用词准确。oThe figures show a significant increase.oWe will deliver your goods soon.oThe figures show a year-on-year increase of 15%.oWe will deliver your goods on Dec.10th.第13页，共16页，编辑于2022年，星期五Courtesy 礼貌礼貌商务英语电子邮件应遵循措词商务英语电子邮件应遵循措词婉转婉转、礼貌礼貌的原

12、则。可以通过的原则。可以通过使用使用虚拟语气虚拟语气、委婉语气委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。等方法迂回地表达观点，提出要求。“We want to之类的词能避免则避免出现，相比之下，之类的词能避免则避免出现，相比之下，“We would like to显得更尊重对方。显得更尊重对方。If,we could not We would appreciate it if you could第14页，共16页，编辑于2022年，星期五Courtesy 礼貌礼貌表示建议、要求时用被动语态可以避免直接触及施动者表示建议、要求时用被动语态可以避免直接触及施动者(自己或对方自己或对方)，使，使口气更

13、加婉转。口气更加婉转。We have to stress that you mustIt has to be stressed that sth.must be如果是写一些坏消息或是道歉如果是写一些坏消息或是道歉UnfortunatelyWere afraid thatWere so sorry thatSorry for第15页，共16页，编辑于2022年，星期五Hi,Im sorry about this.Now,we have been clear about the problem about our system.There is a new colleague joining ou

14、r team,and he will arrange for checking the system.Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.Regards!整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范语句不完整，语句不完整，this指什么？指什么？同一个句子中连续出现同一个句子中连续出现2个个about，重复。，重复。后一个应该为后一个应该为of，表示从属关系。，表示从属关系。语句表达不合理，在发信方对于出语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。不能用责任人不在或没有时间来推脱。第16页，共16页，编辑于2022年，星期五