表格基础知识培训.pptx

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1、课程大纲课程大纲1认识键盘认识键盘2快捷键快捷键3WPS表格的基本操作表格的基本操作4用图表分析数据用图表分析数据5数据透视表数据透视表6常用公式函数常用公式函数第1页/共36页认识键盘认识键盘空格键滚动锁定结束键第2页/共36页快捷键快捷键CtrlCtrlA A 选取整篇文档（选取整篇文档（选取整篇文档（选取整篇文档（CtrlCtrlNum5Num5）CtrlCtrlBB加粗文本（加粗文本（加粗文本（加粗文本（CtrlCtrlShiftShiftBB）CtrlCtrlCC复制所选内容复制所选内容复制所选内容复制所选内容CtrlCtrlDD修改选定字符格式修改选定字符格式修改选定字符格式修改选

2、定字符格式CtrlCtrlE E段落居中段落居中段落居中段落居中CtrlCtrlF F查找查找查找查找CtrlCtrlGG定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置CtrlCtrlHH查找并修改指定文字或格式查找并修改指定文字或格式查找并修改指定文字或格式查找并修改指定文字或格式CtrlCtrlI I倾斜所选文字（切换方式）倾斜所选文字（切换方式）倾斜所选文字（切换方式）倾斜所选文字（切换方式）CtrlCtrlJ J两端对齐两端对齐两端对齐两端对

3、齐Ctrl+KCtrl+K插入超级链接插入超级链接插入超级链接插入超级链接Ctrl+LCtrl+L可使段落左对齐可使段落左对齐可使段落左对齐可使段落左对齐CtrlCtrlMM调整整段缩进调整整段缩进调整整段缩进调整整段缩进CtrlCtrlNN创建新文档或模板创建新文档或模板创建新文档或模板创建新文档或模板CtrlCtrlOO打开已有的文档或模板打开已有的文档或模板打开已有的文档或模板打开已有的文档或模板CtrlCtrlP P打印文档（打印文档（打印文档（打印文档（=Ctrl=CtrlShiftShiftF12F12）Ctrl+QCtrl+Q删除段落格式删除段落格式删除段落格式删除段落格式Ctr

4、l+RCtrl+R可使段落右对齐可使段落右对齐可使段落右对齐可使段落右对齐CtrlCtrlS S保存当前活动文档保存当前活动文档保存当前活动文档保存当前活动文档CtrlCtrlT T设置悬挂式缩进设置悬挂式缩进设置悬挂式缩进设置悬挂式缩进CtrlCtrlUU给所选内容添加下划线给所选内容添加下划线给所选内容添加下划线给所选内容添加下划线CtrlCtrlVV在插入点插入剪贴板内容在插入点插入剪贴板内容在插入点插入剪贴板内容在插入点插入剪贴板内容Ctrl+WCtrl+W关闭文档关闭文档关闭文档关闭文档CtrlCtrlXX剪切所选内容并将其放入剪贴板剪切所选内容并将其放入剪贴板剪切所选内容并将其放入

5、剪贴板剪切所选内容并将其放入剪贴板CtrlCtrlYY重复上一步操作（重复上一步操作（重复上一步操作（重复上一步操作（=F4=Alt=F4=AltEnterEnter）CtrlCtrlZ Z取消上一步操作（取消上一步操作（取消上一步操作（取消上一步操作（=Alt=AltBackspaceBackspace）第3页/共36页快捷键快捷键第4页/共36页WPS表格的基本操作表格的基本操作工作表窗口的认识工作表窗口的认识工作薄、工资表和单元格的关系工作薄、工资表和单元格的关系创建与管理工作薄创建与管理工作薄保护表格数据保护表格数据工作表基础操作工作表基础操作第5页/共36页工作表窗口的认识工作表窗口

6、的认识菜单栏菜单栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏工具栏工具栏名称框名称框名称框名称框活动单元格活动单元格活动单元格活动单元格输入框输入框输入框输入框行号行号行号行号工作薄名称工作薄名称工作薄名称工作薄名称工作表名称工作表名称工作表名称工作表名称第6页/共36页工作薄、工作表和单元格的关系工作薄、工作表和单元格的关系 工作簿：指在工作簿：指在WPS表格工作环境中用来存储并处理工作数据的文件。类似于表格工作环境中用来存储并处理工作数据的文件。类似于WORD文档。默认情况下，每个工作簿由三个工作表组成。用户可以根据需要添文档。默认情况下，每个工作簿由三个工作表组成。用户可以根据需要添加更多的工作表，但一个

7、工作簿最多可以存放加更多的工作表，但一个工作簿最多可以存放255个工作表。个工作表。工作表：在启动工作表：在启动WPSG表格程序时，首先看到画面就是工作表，其名称出现表格程序时，首先看到画面就是工作表，其名称出现在屏幕底部的工作表标签上。工作表是用于存储和处理数据的主要文档，也称电在屏幕底部的工作表标签上。工作表是用于存储和处理数据的主要文档，也称电子表格。每张工作表由子表格。每张工作表由256列和列和65526行组成（行组成（WPS2013表格最高行数为表格最高行数为1048576，列数列数为为16384。）。），并且工作表总是存储在工作簿中。，并且工作表总是存储在工作簿中。单元格：指工作表

8、中由纵横交错的线组成的一个个小格子。每个单元格都有单元格：指工作表中由纵横交错的线组成的一个个小格子。每个单元格都有一个由一个由“列号列号+行号行号”组成的地址。和单元格区域等（活动单元格、单元格区域组成的地址。和单元格区域等（活动单元格、单元格区域等概念）等概念）第7页/共36页创建与管理工作薄创建与管理工作薄1.新建工作簿新建工作簿2.保存工作薄保存工作薄3.修订（编辑）工作薄修订（编辑）工作薄4.共享工作薄共享工作薄5.保护表格数据保护表格数据5.工作薄窗口管理工作薄窗口管理 5.1 排列窗口排列窗口 5.2 隐藏隐藏 5.3 冻结冻结 5.4 打印标题打印标题第8页/共36页保护表格数

9、据保护表格数据 通过保护工作表命令，可以禁止他人修改、删除工作表通过保护工作表命令，可以禁止他人修改、删除工作表 中的数据，中的数据，或是设置数据格式等操作。或是设置数据格式等操作。第9页/共36页保护表格数据保护表格数据 虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于可编辑的状态，为此，还需要对工作簿进行保护。可编辑的状态，为此，还需要对工作簿进行保护。第10页/共36页工作表基础操作工作表基础操作1.1.选取工作表选取工作表2.2.插入工作表插入工作表3.3.删除工作表删除工作表4.4.重命名工作表重命名工作表5.5

10、.移动工作表移动工作表6.6.隐藏和取消隐藏工作表隐藏和取消隐藏工作表第11页/共36页工作表基础操作工作表基础操作7.选中单元格选中单元格a.选中单个单元格选中单个单元格b.选中连续单元格区域选中连续单元格区域c.选中不连续的单元格区域选中不连续的单元格区域d.选中行列选中行列e.选中特定类型的单元格选中特定类型的单元格第12页/共36页工作表基础操作工作表基础操作第13页/共36页工作表基础操作工作表基础操作 8.8.自定义格式自定义格式a.a.设置数字格式设置数字格式b.b.设置对齐格式设置对齐格式c.c.设置字体设置字体d.d.设置边框线设置边框线e.e.设置单元格或单元格区域图案和颜

11、色设置单元格或单元格区域图案和颜色 第14页/共36页工作表基础操作工作表基础操作9.9.自定义格式自定义格式a.a.设置数字格式设置数字格式b.b.设置对齐格式设置对齐格式c.c.设置字体设置字体d.d.设置边框线设置边框线e.e.设置单元格或单元格区域图案和颜色设置单元格或单元格区域图案和颜色 第15页/共36页工作表基础操作工作表基础操作10.10.其它其它a.a.数据排序数据排序b.b.数据自动筛选数据自动筛选c.c.分类汇总分类汇总d.d.设置下拉列表设置下拉列表e.e.软键盘软键盘 第16页/共36页用图表分析数据用图表分析数据图表类型、组成图表类型、组成如何创建图表如何创建图表修

12、改及编辑图表修改及编辑图表基础操作基础操作第17页/共36页用图表分析数据用图表分析数据图表的类型图表的类型1.WPS为用户提供了为用户提供了9类类图表，每种图表类型图表，每种图表类型又包含若干个子图表又包含若干个子图表类型，并且用户还可类型，并且用户还可以自定义图表的模版。以自定义图表的模版。2.9类图表分别为：柱形类图表分别为：柱形图、折线图、饼图、图、折线图、饼图、条形图、面积图、散条形图、面积图、散点图、股价图、雷达点图、股价图、雷达图、组合图图、组合图第18页/共36页用图表分析数据用图表分析数据图表的组成图表的组成 绘图区：存放数据系列图形的矩形区域。绘图区：存放数据系列图形的矩形

13、区域。图表标题区：用于存放图表的标题。图表标题区：用于存放图表的标题。图例区：用来解释不同数据系列代表的意义。图例区：用来解释不同数据系列代表的意义。坐标轴：用来定义坐标系的一组直线。一般分坐标轴：用来定义坐标系的一组直线。一般分 为垂直轴（值轴）和水为垂直轴（值轴）和水 平轴（类别轴）。平轴（类别轴）。第19页/共36页数据透视表数据透视表数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。12第20页/共36页数据透视表数据透视表1.数据表几个区域的设定方法数据表几个区域的设定方法 （1）“请将行字段拖至此处请将行字段拖

14、至此处”（相当于（相当于“左端标题行左端标题行”），将作为横向分），将作为横向分类依据的字段。类依据的字段。（2）“请将列字段拖至此处请将列字段拖至此处”（相当于（相当于“顶端标题行顶端标题行”），将作为纵向分），将作为纵向分类依据的字段。类依据的字段。（3）“请将数据项拖至此处请将数据项拖至此处”（相当于（相当于“普通数据区普通数据区”），将作为统计依），将作为统计依据的字段。拖入该区域的字段，据的字段。拖入该区域的字段，EXCEL将用某种算法，对其进行计算，然后将用某种算法，对其进行计算，然后将计算结果（汇总数值）显示出来。将计算结果（汇总数值）显示出来。（4）“请将页字段拖至此处请将页字

15、段拖至此处”，将作为分类显示（筛选）依据的字。，将作为分类显示（筛选）依据的字。第21页/共36页数据透视表数据透视表2.透视分析数据透视分析数据 改变透视表内部的透视关系，从不同的角度改变透视表内部的透视关系，从不同的角度查看数据之间的内在关系。主要包括：改变透视查看数据之间的内在关系。主要包括：改变透视关系、添加或删除项目以及数据更新。关系、添加或删除项目以及数据更新。（1）改变透视关系，更改各区域中的放置字）改变透视关系，更改各区域中的放置字段，或改变字段的分组条件即可以改变透视关系。段，或改变字段的分组条件即可以改变透视关系。添加字段的方法上面已经介绍过了，删除方法，添加字段的方法上面

16、已经介绍过了，删除方法，是将需删除字段拖出数据表区域即可。是将需删除字段拖出数据表区域即可。第22页/共36页数据透视表数据透视表 （2）改变字段分组条件的方法：单击字）改变字段分组条件的方法：单击字段名右侧的三角形按钮，然后单击下拉式列段名右侧的三角形按钮，然后单击下拉式列表菜单上的相应条件表菜单上的相应条件 第23页/共36页数据透视表数据透视表（3）改变统计字段的算法，双击透视）改变统计字段的算法，双击透视表左上角要改的统计字段名，在表左上角要改的统计字段名，在“汇汇总方式总方式”框内，选定所需的算法，然框内，选定所需的算法，然后单击后单击“确定确定”。第24页/共36页数据透视表数据透

17、视表（4）透视表的更新）透视表的更新若原工作表中的数据（含标题行字段名）更改后，透视表作相应更新的方法：默认情况下，若原工作表中的数据（含标题行字段名）更改后，透视表作相应更新的方法：默认情况下，当重新打开工作薄时，透视表数据将自动更新。在不重新打开工作薄的情况下，在原工作表的数当重新打开工作薄时，透视表数据将自动更新。在不重新打开工作薄的情况下，在原工作表的数据更改后，在透视表中单击据更改后，在透视表中单击“数据透视表数据透视表”工具栏上的工具栏上的“全部刷新全部刷新”按钮即可。按钮即可。第25页/共36页常用公式函数常用公式函数函数是指预定义的内置公式函数是指预定义的内置公式,可以进行数学

18、、文本和逻辑的运算或者查找可以进行数学、文本和逻辑的运算或者查找工作表的信息。工作表的信息。函数是一个已经提供给用户的公式函数是一个已经提供给用户的公式,并且有一个描述性的名称。并且有一个描述性的名称。函数结构函数结构1.函数名称：如果要查看可用函数的列表函数名称：如果要查看可用函数的列表,可以单击一个单元格并按可以单击一个单元格并按Shift+F2键；键；2.参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（TRUE或或FALSE）、数值、错误值（如）、数值、错误值（如#N/A）或单元格引用。）或单元格引用。3.参数工具提示：在输入函数时参数工具提示：在输入函数时,会出

19、现一个带有语法和参数的工具提示。会出现一个带有语法和参数的工具提示。4.输入公式：输入公式：“插入函数插入函数”对话框。对话框。函数的参数函数的参数函数的参数是一个函数体中括号内的部分函数的参数是一个函数体中括号内的部分第26页/共36页常用公式函数常用公式函数函数的类型函数的类型 1.常用函数（常用函数（SUM，AVERAGE,IF,COUNT等）等）2.财务函数财务函数（PMT等）等）2.时间和日期函数（时间和日期函数（DATE,DAY，HOUR，TIME等）等）4.数学和三角函数（数学和三角函数（ABS，PI，SIN等）等）5.统计函数统计函数第27页/共36页常用公式函数常用公式函数S

20、UMSUM函数函数 函数名称：函数名称：SUMSUM主要功能：计算所有参数数值的和。主要功能：计算所有参数数值的和。使用格式：使用格式：SUMSUM（Number1,Number2Number1,Number2）参数说明：参数说明：Number1Number1、Number2Number2代表需要计算的值代表需要计算的值,可以是具体的可以是具体的 数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。特别提醒：如果参数为数组或引用特别提醒：如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如

21、果将上述公式引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：修改为：=SUM(LARGE(D2:D62,1,2,3,4,5),=SUM(LARGE(D2:D62,1,2,3,4,5),则可以求出前则可以求出前5 5名成绩的和。名成绩的和。第28页/共36页常用公式函数常用公式函数函数名称：函数名称：AVERAGEAVERAGE主要功能：求出所有参数的算术平均值。主要功能：求出所有参数的算术平均值。使用格式：使用格式：AVERAGE(number1,number2,)AVERAGE(number1,number2,)参数说明：参数说明：number1,number2,nu

22、mber1,number2,：需要求平均值的数值或引用单元格（区：需要求平均值的数值或引用单元格（区域）域）,参数不超过参数不超过2020个。个。特别提醒：如果引用区域中包含特别提醒：如果引用区域中包含“0”“0”值单元格值单元格,则计算在内；如果引用区域则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格中包含空白或字符单元格,则不计算在内则不计算在内。第29页/共36页常用公式函数常用公式函数IFIF函数函数函数名称：函数名称：IFIF主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。返回相对应的内容。使用格式：使用格式：=IF(Logi

23、cal,Value_if_true,Value_if_false)=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)=IF(=IF(逻辑判断表达式，逻辑真时显示内容，逻辑假时显示内容）逻辑判断表达式，逻辑真时显示内容，逻辑假时显示内容）参数说明：参数说明：LogicalLogical代表逻辑判断表达式；代表逻辑判断表达式；Value_if_trueValue_if_true表示当判断条件为逻辑表示当判断条件为逻辑“真真（TRUETRUE）”时的显示内容时的显示内容,如果忽略返回如果忽略返回“TRUE”TRUE”；Value_if_falseValue_if_fa

24、lse表示当判断条件为逻辑表示当判断条件为逻辑“假（假（FALSEFALSE）”时的显示内容时的显示内容,如果忽略返回如果忽略返回“FALSE”FALSE”。说明说明:函数函数 IF 可以嵌套七层可以嵌套七层,用用 value_if_false 及及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。参数可以构造复杂的检测条件。在计算参数在计算参数 value_if_true 和和 value_if_false 后，函数后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。返回相应语句执行后的返回值。如果函数如果函数 IF 的参数包含的参数包含数组数组，则在执行，则在执行 IF 语句时，数组中的每

25、一个元素都将计算。语句时，数组中的每一个元素都将计算。第30页/共36页常用公式函数常用公式函数MID函数 主要功能：用于从中间取值 使用格式：MID(text,start_num,num_chars)MID(text,start_num,num_chars)MID(字符串表达式,被提取的字符部分的开始位置,要返回的字符数)LEFT函数 主要功能：用于从左边取值 使用格式：LEFT(string,n)LEFT(string,n)LEFT(指定要提取子串的字符串，字串长度)RIGHT函数 主要功能：用于从右边取值 使用格式：RIGHT(string,n)RIGHT(string,n)RIGHT(

26、指定要提取子串的字符串，字串长度)第31页/共36页常用公式函数常用公式函数SUMIFSUMIF函数函数 函数名称：函数名称：SUMIFSUMIF主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。使用格式：使用格式：SUMIFSUMIF（Range,Criteria,Sum_RangeRange,Criteria,Sum_Range）即即 SUMIF(SUMIF(条件判断的单元格区域，条件，需要求和的实际单元格）条件判断的单元格区域，条件，需要求和的实际单元格）参数说明：参数说明：RangeRange代表条件判断的单元格区域；代表条件判断的单元

27、格区域；CriteriaCriteria为指定条件表达为指定条件表达式；式；Sum_RangeSum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。代表需要计算的数值所在的单元格区域。第32页/共36页常用公式函数常用公式函数VLOOKUPVLOOKUP函数函数函数名称：函数名称：VLOOKUPVLOOKUP主要功能主要功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。的数值。使用格式使用格式:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_nu

28、m,range_lookup)VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)即即VLOOKUP(VLOOKUP(查找值，被查找数据表，返回匹配值的序号，逻辑值）查找值，被查找数据表，返回匹配值的序号，逻辑值）参数说明：参数说明：Lookup_value Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value Lookup_value 可以为数值、引用或文本可以为数值、引用或文本字符串。字符串。Table_array Table_array 为需要在其中查找数据的

29、数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。据库或列表。第33页/共36页常用公式函数常用公式函数DATEDATE函数函数 函数名称：函数名称：DATEDATE主要功能：给出指定数值的日期。主要功能：给出指定数值的日期。使用格式：使用格式：DATE(year,month,day)DATE(year,month,day)参数说明：参数说明：yearyear为指定的年份数值（小于为指定的年份数值（小于99999999）；）；monthmonth为指定的月份数值为指定的月份数值（可以大于（可以大于1212）；）；day

30、day为指定的天数。为指定的天数。应用举例：在单元格中输入公式：应用举例：在单元格中输入公式：=DATE(2002,13,35),=DATE(2002,13,35),确认后确认后,显示出显示出2003-2-42003-2-4。特别提醒：由于上述公式中特别提醒：由于上述公式中,月份为月份为12,12,多了一个月多了一个月,顺延至顺延至20032003年年1 1月；天月；天数为数为35,35,比比20032003年年1 1月的实际天数又多了月的实际天数又多了4 4天天,故又顺延至故又顺延至20032003年年2 2月月4 4日。日。第34页/共36页.课程结束课程结束课程结束课程结束!谢谢谢谢谢谢谢谢!第35页/共36页感谢您的观看。第36页/共36页