（中职）数据库应用（Access 2010）第2章 教学课件（）.pptx

《（中职）数据库应用（Access 2010）第2章 教学课件（）.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（中职）数据库应用（Access 2010）第2章 教学课件（）.pptx（71页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、（中职）数据库应用（Access 2010）第2章 教学课件（工信版）第2章数据库和表的创建数据库和表的创建 使用“空数据库”创建数据库学会数据库的基础操作使用“通过数据表视图创建表”创建表使用“表设计器”创建表设置表中字段的各种属性任务1 创建“龙兴商城管理”数据库要建立“商城数据管理”系统，首先应该创建一个数据库，用来对该系统所需要的数据表进行集中管理，该数据库取名为“龙兴商城数据管理”。通过对商城管理工作的调研，了解到龙兴商城管理的日常工作主要有：商城内部管理人员的管理 招商的企业店铺日常管理 商城中各商铺人员流动性管理 商城会员管理 根据各店铺的管理需要输出各种报表。任务1 创建“龙兴

2、商城管理”数据库步骤1：启动Access 2010数据库管理系统。步骤2：在Backstage视图中选择“新建”命令下的“空数据库”选项。任务1 创建“龙兴商城管理”数据库步骤3：在Backstage视图右侧的“文件名”文本框中输入能表明主题的数据库名称或保持默认设置，在此以输入“龙兴商城数据管理”为例。步骤4：单击数据库名称文本框后面的“浏览到某个位置来存放数据库”按钮，弹出“文件新建数据库”对话框。在打开的对话框中选择数据库文件要保存的位置，这里保存为“D：龙兴商城数据管理.accdb”，然后单击“确定”按钮。步骤5：返回Backstage视图，单击“创建”命令即可创建空数据库。任务1 创

3、建“龙兴商城管理”数据库1打开数据库（1）打开数据库的步骤启动Access 2010，在Backstage视图中单击“打开”命令，弹出“打开”对话框。在对话框的“查找范围”中选择要打开的数据库文件的存放位置（如D:龙兴商城管理系统），在主窗口内选择数据库文件名（如“龙兴商城管理”），然后单击“打开”按钮。任务1 创建“龙兴商城管理”数据库1打开数据库（2）选择打开数据库的方式“以只读方式打开”打开的数据库只能查看但不能编辑，也就是说限制数据库为只读方式。“以独占方式打开”以独占方式打开数据库。独占方式是对网络共享数据库中数据的一种访问方式。当以独占方式打开数据库时，也就禁止了他人打开该数据库。

4、“以独占只读方式打开”这时打开的数据库既要只读（只能查看，不能编辑），又要独占（他人无权打开数据库）。若没有以上几种情况的限制，则可直接单击“打开”按钮。任务1 创建“龙兴商城管理”数据库2同时打开多个数据库启动一次Access 2010，只能打开一个数据库，若再打开第二个数据库，则第一个数据库就要关闭。如果要打开多个数据库，可以在不退出Access 2010的基础上再启动一次Access 2010，打开第二个数据库。以此类推可以打开多个数据库。3关闭数据库完成数据库的操作后，需要将它关闭。关闭数据库的方法有：直接单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。单击菜单“文件”“关闭数据库”命令。任务1

5、创建“龙兴商城管理”数据库4查看或更改Access文件属性。文档属性也称为元数据（元数据是指用于说明其他数据的数据。例如，文档中的文字是数据，而字数便是元数据），是有关描述或标识文档的详细信息。文档属性包括标识文档主题或内容的详细信息，如标题、作者姓名、主题和关键字等。可以通过文档的属性轻松地组织和标识文档。还可以基于文档属性搜索文档。文档属性有以下5种类型：标准属性：设置文档作者、标题、主题和查询关键字相关的信息，便于搜索及标识。自动更新属性：这些属性包括文件系统属性和Office程序为操作者维护的统计信息，如文件大小、创建日期、文档中的字数等。任务1 创建“龙兴商城管理”数据库4查看或更改

6、Access文件属性。标准属性 自动更新属性 自定义属性：可以自定义向文档分配如文本、时间或数值等信息属性。组织属性：如果用户所在的组织自定义了“文档信息面板”，则这些与用户的文档相关的文档属性可能是特定于用户的组织。文档库属性：这些属性与网站或公共文件夹的文档库中的文档相关。当创建一个新文档库时，可以定义一个或多个文档库属性并对这些属性值设置规则。任务1 创建“龙兴商城管理”数据库4查看或更改Access文件属性。步骤1：单击“文件”按钮，打开Backstage视图，选择“信息”命令.任务1 创建“龙兴商城管理”数据库4查看或更改Access文件属性步骤2：在图2-6中，单击“查看和编辑数据

7、库属性”命令，即可弹出属性对话框，在对话框中切换到“常规”可以看到文档大小和字符数。步骤3：切换到“摘要”选项卡可以输入文档的新属性；切换到“统计”可以看到创建的时间等信息；切换到“自定义”可以自定义属性及修改属性值。任务2 使用创建“表”命令创建表创建了“龙兴商城管理”数据库后，下一步的任务就是按照“龙兴商城管理”工作的需求在该数据库中添加相应的表了。根据前面的分析，“龙兴商城管理”数据库应包含“店铺策划活动登记表”、“店铺数据档案表”、“非商超工作人员登记表”、“费用清缴情况表”、“合同情况表”、“会员档案管理表”和“商超工作人员登记表”、“销售数据表”8张表，根据系统功能需要还会增加如“

8、工资表”、“固定资产统计表”等表，本任务将首先创建“商超工作人员登记表”。在Access 2010中，创建表有3种方法：“使用数据表视图创建表”、“使用设计视图创建表”和“通过外部数据创建表”。其中，“使用数据表视图创建表”在创建表之前无需对表进行设计，只需根据字段及记录内容输入即可。默认状态下所有字段均为文本型，因此“使用数据表视图创建表”的方法十分简单，多数情况下不能满足用户的要求。还需要到设计视图中修改字段类型，不过此方法适合较简单的数据体系，本任务就先介绍使用“数据表视图”来创建“商超工作人员登记表”的方法。任务2 使用创建“表”命令创建表任务2 使用创建“表”命令创建表 打开已经创建

9、好的“龙兴商城管理”数据库，在数据库功能区菜单中选择“创建”功能菜单对象，单击功能区上的“表”按钮，即打开并创建了一个新表。此时也激活了表格工具选项卡。任务2 使用创建“表”命令创建表 在图2-11中，单击黄色区域“单击以添加”可为新表添加字段，自动弹出的快捷菜单，在其中为该字段选择字段类型，如文本型，输入“员工编号”并在字段功能区中设置文本型字段的长度6。任务2 使用创建“表”命令创建表 重复上一步，依次添加员工姓名、性别字段，添加“年龄”字段时，选择右键菜单中的数字类型，然后可在功能区中修改数字格式。任务2 使用创建“表”命令创建表 重复上一步，依次添加学历、身份证号码、联系方式、职务、籍

10、贯、政治面貌、字段，添加“入职日期”字段时，选择右键菜单中的日期时间类型，也可在功能区中修改，还可以在功能区中修改日期格式，可选择长日期还是短日期格式。任务2 使用创建“表”命令创建表 重复上一步骤，添加“是否在职”字段，可在功能区选项中设置是否在职字段的显示格式。重复上一步骤，添加“照片”字段，设置格式为OLE类型，添加“备注”字段，设置为备注类型。任务2 使用创建“表”命令创建表 字段设定创建完毕即可输入记录了，光标停留在每个字段下方的单元格中，即可输入字段数值，即为输入好的数据表内容。当一条输入完成后，单击“下一步”按钮，Access会自动添加一条新的记录。任务2 使用创建“表”命令创建

11、表1数据表的结构和内容数据表由表的结构与表的内容两部分组成。表结构是指组成数据表的字段及其字段属性（包括字段名、字段类型和字段宽度等），而数据表的内容是指表中的具体数据。建立数据表时，首先要建立表的结构，然后才能向表中输入具体的数据内容。2主键的概念主键是数据表中其值能唯一标识一条记录的一个字段或多个字段的组合。如“商超工作人员登记表”表中的“员工编号”字段，由于每个员工都要有一个编号且不能相同，因此“员工编号”字段可以唯一标识表中的一条记录，可将“员工编号”字段设为该表中的主键。任务2 使用创建“表”命令创建表2主键的概念一个表中只能有一个主键。如果表中有其值可以唯一标识一条记录的字段，就可

12、以将该字段指定为主键。如果表中没有一个字段的值可以唯一标识一条记录，那么就要选择多个字段组合在一起作为主键。使用主键可以避免同一记录的重复录入，还能加快表中数据的查找速度。3自动编号在使用数据表视图创建表时，如果在“表”数据中自动产生一个ID，Access 2010会自动将表的第一个字段设置为主键，并在输入窗口该字段处显示“ID”字样。当输入数据内容时，该字段自动填入阿拉伯序列数字。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”使用表设计器创建表任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”打开已经创建好的“龙兴商城管理”数据库，在数据库功能区菜单中选择“创建”功能菜单对象，单击功能区上的

13、“表设计”按钮，即可打开并创建表设计视图。此时也激活了表格工具选项卡，增加了“设计”选项卡。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”在表设计器中的“字段名称”列下输入各个字段的名称，在“数据类型”列下单击下拉列表框按钮，选择各个字段的数据类型，在“说明”的下方为某些字段添加说明。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”在表设计器下方的“常规”选项卡设置字段属性，如将“是否在职”字段的默认值属性设置为“True”。有关字段属性的设置见本章任务5。设计好每个字段后，单击工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，输入表的名称为“非商超工作人员登记表”，保存类型为“表”。任务3 使

14、用表设计器创建“非商超工作人员登记表”单击“确定”按钮，此时会弹出“尚未定义主键”提示对话框。单击“否”按钮，暂不为该表定义主键。至此，“非商超工作人员登记表”结构创建完毕。如果要向“非商超工作人员登记表”输入数据，在表设计器视图中单击功能区中的菜单“视图”“数据表视图”命令，可打开“非商超工作人员登记表”的数据表视图，输入数据。如需要将“员工编号”字段设置为主键，则应在设计视图中右键单击“员工编号”字段，在弹出的快捷菜单中单击“主键”选项。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”1数据类型在数据库中创建数据表，首先要确定该表所包含的字段

15、，然后就要根据需要定义表中各个字段的数据类型。Access 2010数据表的字段有12种数据类型。（1）文本型：用于文字或文字与数字的组合。文本类型的字段最多允许存储255个字符。即当一个字段被定义成文本类型时，那么这个字段的宽度不能超过255个字符。（2）备注型：由于文本类型可以表示的长度有限，对于内容较多的信息就要选用备注类型，它最多能存储65 536个字符。备注类型主要用于长文本，例如注释或说明信息。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”1数据类型（3）数字：用于要进行算术计算的数据，但涉及货币的计算除外（货币要使用“货币”类型）。数字类型按照字段的大小又可分为：字节型、整型、

16、长整型、单精度型、双精度型等。字节型占1个字节宽度，可表示0255之间的整数；整型占2个字节宽度，可表示-32 768 +32 767的整数；长整型占4个字节宽度，它能表示的数字范围就更大了。单精度型可以表示小数，双精度型可以表示更为精确的小数。在实际应用中，要根据实际需要来定义数字字段的数字类型。比如，表示人的年龄用字节型就可以了，但如果表示的是产品的单价，由于需要小数，则要采用单精度型。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”1数据类型（4）日期/时间：表示日期和时间。有多种格式可选。如常规日期（yyyy-mm-dd hh:mm:ss）、长日期（yyyy年mm月dd日）、长时间（h

17、h:mm:ss）等。（5）货币：用于表示货币值，并且计算时禁止四舍五入。（6）自动编号：在添加记录时自动给每一个记录插入的唯一顺序（每次递增 1）或随机编号。（7）是/否：用于只可能是两个值中的一个（如“是/否”、“真/假”、“开/关”）的数据。用这种数据类型可以表示是否团员、婚否、是否在职等情况。（8）OLE 对象：OLE是对象嵌入与链接的简称。如果一个字段的数据类型被定义为OLE对象类型，则该字段中可保存声音、图像等多媒体信息。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”1数据类型（9）超链接：用于存放链接到本地或网络上的地址（是带有颜色和下画线的文字或图形，单击后可以转向Intern

18、et上的网页，还可以转到新闻组或 Gopher、Telnet 和 FTP 站点）。（10）查阅向导：用于实现查阅另外表中的数据，它允许用户选择来自其他表或来自值列表的值。（11）附件：附加到数据库记录中的图像、电子表格文件、文档、图表及其他类型的被支持文件，类似于将文件附加到电子邮件中。（12）计算字段：计算的结果。计算必须引用同一张表中的其他字段，可以使用表达式生成器创建计算。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”2设置主键的方法（1）将表中的一个字段设置为主键如果要设置表中的一个字段为主键，则可以打开表的设计视图，用鼠标右击要设置的字段所在的行，在弹出的快捷菜单中选择“主键”，那

19、么该字段左侧的按钮上就会出现钥匙形的主键图标。（2）将表中的多个字段组合设置为主键如果要将表中的多个字段组合设置为主键，则要在按住键的同时，用鼠标分别单击选择字段左侧的按钮，当选中的字段行变黑时，用鼠标右击黑条，在弹出的快捷菜单中选择“主键”，这时所有被选择的字段左侧的按钮上都会出现钥匙形的主键图标。任务3 使用表设计器创建“非商超工作人员登记表”3使用“表设计器”创建表的基本步骤 单击“创建”功能区中的“表设计”，打开表设计器。在表设计器中，输入各个字段的名称，在“数据类型”下单击下拉列表框按钮，选择各个字段的数据类型，并设置各字段的相关属性。设计好每个字段后，单击工具栏中的“保存”按钮，在

20、打开的“另存为”对话框中，输入表的名称，单击“确定”按钮。创建完表的结构后，单击“设计”功能区的“视图”“数据表视图”命令，打开表的数据表视图，输入数据。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”通过导入或链接的形式快速创建数据表。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”针对外部数据，Access 2010可以执行以下3个方面的操作：将源数据导入当前数据库的新表中。向表中追加一份记录的副本。通过创建链接表来链接到数据源。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”步骤1：单击“外部数据”选项卡“导入并链接”组中的Excel按钮。步骤2：弹出“获取外部数据-Excel电子表格”对话框，单击“浏览”按钮。任务

21、4 利用外部数据创建“合同情况表”步骤3：弹出“打开”对话框，选择要打开的Excel文件，然后单击“打开”按钮。步骤4：返回“获取外部数据-Excel电子表格”对话框，其他选项保持默认设置，单击“确定”按钮。步骤5：弹出“导入数据表向导”对话框，选择需要导入数据的工作表，单击“下一步”按钮。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”步骤6：工作表中如果有列标题，那么在接下来的“导入数据表向导”对话框中选择“第一行包含列标题”选项，这样导入后，工作表列标题将作为表的字段名称。然后单击“下一步”按钮。步骤7：在“导入数据表向导”对话框中设置字段选项，第一列的“字段名称”保持不变，为“合同编号”，“数据

22、类型”设置为“文本型”，“索引”设置为“有/无重复。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”步骤8：在对话框下面单击“店铺编号”列，为该列设置字段选项为文本类型。依此类推，分别设置“店铺名称”、“法人姓名”、“联系电话”、“品牌名称”、“合同签订日期”“入驻时间”等各个字段信息，设置完成后单击“下一步”按钮。步骤9：在该对话框中设置主键。选中“我自己选择主键”按钮，并将“合同编号”设置为主键，单击“下一步”按钮。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”步骤10：在该对话框中输入表的名称，或继承Excel工作表的名称，单击“完成”按钮。步骤11：返回“获取外部数据-Excel电子表格”对话框，询问是

23、否要保存这些导入步骤。可以根据需要确定是否保存，然后单击“关闭”按钮。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”步骤12：完成后的最终结果。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”1创建数据表的方法创建数据表包括表结构的定义和数据的录入两部分，通常是先定义表的结构，然后再录入数据。在打开的数据库窗口选择了表对象后，主窗口内显示的内容分两部分：前3行显示的是创建表的3种方法，下面显示的是当前数据库中已定义的表。创建表的3种方法介绍如下。（1）使用数据表视图创建表“使用数据表视图创建表”需要对表中字段的名称、类型、属性进行修改，才能符合实际需要。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”1创建数据表的方法（

24、2）使用表设计器创建表“使用表设计器创建表”是指使用设计视图创建表，创建的只是表的结构，数据需要在表的数据视图中输入。（3）通过外部引入数据创建表“通过外部引入数据创建表”是指有成型的数据源，不需要再经过复杂烦琐的输入，直接导入到Access中的过程。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”2数据表的视图及其切换数据表有两种视图：设计视图和数据表视图。（1）设计视图设计视图是用来编辑表结构的视图，在设计视图中，可以输入、编辑、修改数据表的字段名称、字段类型、字段说明和设置字段的各种属性。在导航窗格中的表对象中选择一个表，双击打开后，单击工具栏上“设计”功能组中的“视图”按钮，从中选择“设计视图”

25、则打开该表的设计视图。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”2数据表的视图及其切换（2）数据表视图数据表视图是用来浏览和编辑数据表数据内容的视图。在数据表视图中，不仅可对数据表进行数据的输入、编辑和修改，还可以查找和替换数据，对记录进行插入、删除的操作，还可以对数据表按某个字段、某种方式进行排序和筛选，设置数据表的显示格式。在导航窗格中的表对象中选择一个表，双击打开后，单击工具栏上“设计”功能组中的“视图”按钮，从中选择“数据表视图”则打开该数据表视图。任务4 利用外部数据创建“合同情况表”2数据表的视图及其切换（3）数据表视图的转换无论是在设计视图下还是在数据表视图下，右键单击该视图的标题栏

26、，在弹出的快捷菜单中进行选择，可切换到另一种视图下。还可以单击Access 2010窗口“开始”功能区下的“视图”按钮，在其下拉菜单中进行切换。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性1设置“员工编号”字段的大小为6个字符 打开“商超工作人员登记表”的设计视图，选中“员工编号”字段。在下面“常规”选项卡的“字段大小”一行中输入“6”。关闭并保存对“商超工作人员登记表”的修改（设置了字段大小）。切换到数据表视图，此时“员工编号”字段只能输入6个字符。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性2设置“员工姓名”字段的标题为“姓名”打开“商超工作人员登记表”的设计视图，选中“员工姓名”字段。在

27、下面的“常规”选项卡的“标题”一行中输入“姓名”。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性2设置“员工姓名”字段的标题为“姓名”关闭并保存对“商超工作人员登记表”的修改（设置了字段标题）。切换到数据表视图，可以看到“员工姓名”字段的标题被修改为“姓名”。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性3设置“入职日期”字段的显示格式为“长日期”格式 打开“商超工作人员登记表”的设计视图，选中“入职日期”字段。在下面的“常规”选项卡的“格式”行中单击右边的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中选择“长日期”。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性3设置“入职日期”字段的显示格式为“长日期”格式 关闭

28、并保存对“商超工作人员登记表”的修改（改变了“入职日期”的显示格式）。切换到数据表视图，可以看到“入职日期”字段的显示格式被改变了。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性4设置“年龄”字段只能输入1860之间的数据 打开“商超工作人员登记表”的设计视图，选中“年龄”字段。在下面的“常规”选项卡中单击“有效性规则”右边的 按钮。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性 弹出“表达式生成器”对话框，在此框内输入“年龄=18 And 年龄=60”，然后单击“确定”按钮。回到表设计视图，在“常规”选项卡的“有效性文本”框内输入“只能输入1860之间的数据”提示信息。任务5 设置“商超工作人员

29、登记表”的字段属性 关闭设计视图。当表中已存有数据时，会提示“是否用新规则来测试现有数据？”。单击“是”按钮，又会出现“是否用新设置继续测试？”的提示框。这是因为现有数据是在新的有效性规则设置之前就已输入的，因此与新的有效性规则有冲突。新的有效性规则不能改变现有数据，但对于后来再输入的数据可以起到限制作用。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性 单击“是”按钮，返回到数据库窗口。此时，对于“年龄”字段，新的有效性规则已经设置，以后再输入或修改“年龄”字段的数据时，将会对输入内容进行限制，即只能输入1860之间的数据。打开“商超工作人员登记表”的数据表视图，在第1条记录的“年龄”字段处修改

30、数据为“15”，回车后会发现输不进去，并弹出提示对话框，其中显示的是“有效性文本”中设置的内容。这是由于输入的数据不符合“年龄”字段的有效性规则。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性5设置“是否在职”字段的默认值为“是（yes）”打开“商超工作人员登记表”的设计视图，选中“是否在职”字段。在下面的“常规”选项卡中的“默认值”行输入“Yes”。关闭并保存对“商超工作人员登记表”的修改（设置了字段的默认值）。切换到数据表视图，再输入数据时，会发现“是否在职”字段的默认值为“Yes”。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性6设置“身份证号码”字段只能输入18位阿拉伯数字 打开“商超工作

31、人员登记表”的设计视图，选中“身份证号码”字段。在下面的“常规”选项卡中的“输入掩码”行输入“000000000000000000”。保存对表字段的更改，然后打开表的数据视图。会发现“身份证号码”字段只能输入18位阿拉伯数字，否则将出现出错提示框。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性1“字段大小”属性“字段大小”属性可控制字段使用的空间大小，只能对“文本”或“数字”数据类型的字段大小设置该属性。“文本”型字段的取值范围是0255，默认值为255，可以输入取值范围内的整数；“数字”型字段的大小是通过单击“字段大小”属性框中的按钮，从下拉列表框中选取某一类型的。2“字段标题”属性字段标题是

32、字段的另一个名称，字段标题和字段名称可以相同，也可以不同。当未指定字段标题时，标题默认为字段名。字段名称通常用于系统内部的引用，而字段标题通常用来显示给用户看。在表的数据视图中，显示的是字段标题，在窗体和报表中，相应字段的标签显示的也是字段标题。而在表的“设计”视图中，显示的是字段名称。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性3“格式”属性“格式”属性用以确定数据的显示方式和打印方式。对于不同数据类型的字段，其格式的选择有所不同。“数字”、“自动编号”、“货币”类型的数据有常规数字、货币、欧元、固定、标准、百分比等显示格式；“日期/时间”类型的数据有常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间

33、等显示格式；“是/否”类型的数据有真/假、是/否、开/关显示格式。“OLE对象”类型的数据不能定义显示格式，“文本”、“备注”、“超链接”类型的数据没有特殊的显示格式。“格式”属性只影响数据的显示方式，而原表中的数据本身并无变化。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性4“有效性规则”和“有效性文本”属性“有效性规则”是用于限制输入数据时必须遵守的规则。利用“有效性规则”属性可限制字段的取值范围，确保输入数据的合理性并防止非法数据输入。“有效性规则”要用Access 2010表达式来描述。Access 2010表达式将在第4章中介绍。“有效性文本”是用来配合“有效性规则”使用的。当输入的数

34、据违反了“有效性规则”时，系统会用设置的“有效性文本”来提示出错。5“默认值”属性在一个数据库中往往有一些字段的数据内容相同或相似，将这样的字段的值设置成默认值可以简化输入，提高效率。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性6“输入掩码”属性“输入掩码”是一种输入格式，有字面显示字符（如括号、句号或连字符）和掩码字符（用于指定可以输入数据的位置及数据种类、字符数量等）构成，用于设置数据的输入格式。“输入掩码”可以在输入数据时保持统一的格式，还可以检查输入错误。使用Access提供的“输入掩码向导”可以为“文本”和“日期型”字段设置“输入掩码”。例如，要设置“非商超工作人员档案”表中“入职日

35、期”的“输入掩码”属性，使“入职日期”字段的输入格式为“短日期（如1980-8-30）”格式。操作步骤如下：打开“非商超工作人员登记表”的设计视图，选中“入职日期”字段。在下面的“常规”选项卡中单击“输入掩码”右边的 按钮。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性6“输入掩码”属性 打开“输入掩码向导”的第一个对话框，在“输入掩码”列表中选择“短日期”选项。单击“下一步”按钮，打开“输入掩码向导”的第二个对话框，在对话框中输入确定的掩码方式和分隔符。任务5 设置“商超工作人员登记表”的字段属性6“输入掩码”属性这里对“入职日期”指定的掩码格式为：“0000/99/99”。“0”表示此处只能

36、输入一个数，且必须输入；“9”表示此处只能输入一个数，但并非必须输入；“/”表示分隔符，可直接跳过。单击“下一步”按钮，在“输入掩码向导”的最后一个对话框中单击“完成”按钮。任务6 为“商超工作人员登记表”输入数据内容1打开“商超工作人员登记表”的数据表视图、打开“龙兴商城管理”数据库，选定表对象，双击打开“商超工作人员登记表”的数据视图。由左至右，从第一个字段开始输入“商超工作人员登记表”给出的各数据。每输入一个字段值后按下回车键或“Tab”键，就可顺序输入下一个字段值了。任务6 为“商超工作人员登记表”输入数据内容1打开“商超工作人员登记表”的数据表视图、在输入“是否在职”字段这类“是否型

37、”数据时只需在复选框中单击鼠标左键，即可出现一个对钩“”符号，表示该员工在职。如果已设置该字段的默认值为“Yes”，则该字段处会自动出现对钩“”。如果该员工在职，则无需再做任何操作；如果该员工离职，则需要在复选框中单击鼠标左键，去掉对钩“”。备注型字段用以输入较长的文本内容，主要存放诸如“简历”、“说明”等内容。在输入“照片”字段等字段OLE对象类型字段的数据时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框。任务6 为“商超工作人员登记表”输入数据内容1打开“商超工作人员登记表”的数据表视图、在“插入对象”对话框中有两个选项“新建”和“由文件创建”。如果选择“新

38、建”，则创建一个文件插到表中，这个文件可以是位图、Excel图表、PowerPoint幻灯片、Word图片等；如果选择“由文件创建”，即要插入的图片已经保存在计算机中。员工的照片已经保存在计算机中了，所以应选择“由文件创建”，然后在地址栏输入照片保存的位置“D:Access 2010抓图第2章素材”。任务6 为“商超工作人员登记表”输入数据内容1打开“商超工作人员登记表”的数据表视图、单击“浏览”按钮，打开保存照片的文件夹，选择要插入的图片。单击“确定”按钮，即将选择的员工照片保存到“商超工作人员登记表”的“照片”字段，此时“商超工作人员登记表”的照片字段显示的是“位图图像”。将第一条记录的所

39、有内容都输入结束后，按下键或键，就可以输入第二条记录的内容。如此类推，即可将“商超工作人员登记表”的所有记录输入完毕。所有的记录都输入完毕后，单击系统工具栏的“保存”按钮，保存输入结果。任务6 为“商超工作人员登记表”输入数据内容任务6 为“商超工作人员登记表”输入数据内容 每次输入一条记录时，表会自动添加一条新的空记录，并在该记录最左方的“选择器”中显示出一个“*”号，表示这是一条新记录。对于选定准备输入的记录，其最左方的“选择器”中显示出一个箭头符号，表示该记录为当前记录。对于正在输入的记录，其最左方的“选择器”中显示出一个铅笔符号，表示该记录正处在输入或编辑状态中。Access 2010的OLE对象字段中可以是位图、Excel图表、PowerPoint幻灯片、Word图片等；插入图片类型可以是BMP、JPG等，但只有BMP（位图）格式可以在窗体中正常显示，因此在插入照片之前，应将照片文件转化为BMP（位图）格式。