学校档案业务培训讲座.ppt

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1、学校档案业务培训讲座授课人：张启芬 二00六年十一月4/12/20231 一、建立学校档案工作的必要性 二、如何建立学校档案工作 （一）建立档案工作的组织机构 1、成立学校综合档案室 2、成立学校档案工作领导小组 3、成立学校档案鉴定小组 4、成立学校档案工作网络4/12/20232 （二）建立学校档案工作规章制度 1、档案综合管理实施办法 2、各门类档案分类方案、归档范围及保管期限 3、档案管理的各项规章制度 （三）学校档案整理 4/12/20233 1、党群行政类档案的整理（1）分类与编号 A、类目的设置：一级类目采用类目名称汉语拼音的第一 个字母。例：党群DQ 行政XZ 二级类目是对一级

2、类目的细分，采用“双位制”。例：DQ11、DQ12、DQ13.4/12/20234 B、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号 b、页号（2）收集与归档（3）卷内文件的排列：按重要程度和时间顺序排列。（4）立卷程序：年度类别保管期限案卷 4/12/20235 （5）编目 A、卷内目录 4/12/20236序号文件编号责任者题 名日期页次备注1校党支部广州市XX中学党支部1995年工作总结1996.05.3012校党支部民主评议党员工作小结1996.07.12 54/12/20237 B、案卷目录固定每个案卷的排列顺序。注意1：同一年度内从DQ11DQ17 XZ11XZ17各自按永、长、短依次排

3、列例：DQ11（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9、10DQ12（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9DQ134/12/20238序号档号案卷题名起止日期页数保管期限11999DQ111广州市第10中学关于1999年校对党支部的工作和学习计划、总结1999.1.11999.12.2414永久21999DQ112永久31999DQ113长期41999DQ121永久51999DQ122长期61999DQ123短期71999DQ131永久81999DQ132长期4/12/20239 注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内宜）注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX文件”、

4、“XX材料”4/12/202310 C、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；*本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；*本年度学校主要工作情况；*本年度党群行政类档案归档情况。4/12/202311全宗名称广州市XX中学全宗号目录号 DQ1案卷起止号年 度19982001保管期限永久、长期、短期4/12/202312全宗号目录号DQ1案卷起止号年 度19982000保管期限永、长、短4/12/202313 2、教育教学类档案的整理 （1）分类及编号 A、类目设置：一级类目 JX 二级类目 JX 11、JX12.B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同 教师业务档案=年度号+分类号+教师代号

5、+（案卷号）4/12/202314例1：1998JX18111(1)例2：刘老师每年形成一卷 1988JX18111（1）1989JX18111（2）1990JX18111（3）例3：刘老师若干年形成一卷，以结束年作为年度代号。19881992 1992JX18111（1）1993JX18111（2）4/12/202315 （2）收集与归档 （3）卷内文件排列 4/12/202316（4）立卷程序：年度问题保管期限案卷（5）编目：卷内目录和案卷目录 JX11JX17（JX18目录单独一个目录夹装订）4/12/202317 3、卫生保健类档案的整理（1）分类及编号 A、类目设置：一级类目 BJ

6、B、编号：*档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号 *页号（2）收集与归档（3）编目4/12/202318 4、基建类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置：一级类目 JJ 二级类目 JJ11JJ13 三级类目 JJ1211JJ12 N B、编号 a、档号=年度号+基建档案分类号+案卷号 4/12/202319 注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目。例：1995JJ121 N 注意2：当一年有两个以上的工程竣工时，JJ12分到三级类目。例：1995JJ12111N 1995JJ12121N4/12/202320 b、页号：*双面书写的文件，正面右下角，背面左下角。*折叠后

7、的图纸一律在右下角。（2）收集与归档 一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶段4/12/202321 基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可能跨1N年，按竣工年归档。（3）立卷程序：年度项目阶段案卷 （不按保管期限排）4/12/202322 （4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料在前，图纸在后。（5）案卷的装订：文字材料必须装订，图纸不须装订，但须加盖档号章；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。4/12/202323（6）编目：卷内目录和案卷目录 注意：同一年度内从JJ11JJ13 依次排列。4/12/202324 例：1995JJ11

8、1N|1995JJ12111N|1995JJ12121N|1995JJ131N4/12/202325 档 号序 号 2000-JJ12-1 14/12/202326 5、设备类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置：一级类目 SB 二级类目 SB11SB12 B、编号：a、档号=年度号+设备档案分类号+案卷号 b、页号：同基建档案4/12/202327 （2）收集与归档 （3）卷内文件及案卷排列：一部设备可能一卷，也可能若干卷。例：甲台设备 1998SB121 2 3 乙台设备 1998SB124 5 64/12/202328 （4）案卷的装订 文字材料装订，印刷成册的说明书及图纸可不装订

9、，但须加盖档案号章（样式同基建档案）。（5）编目：卷内目录和案卷目录 例：1998SB111N|1998SB121N4/12/202329 6、财会类档案的整理（1）分类与编号 A、类目设置：一级类目 CK 二级类目 CK11CK15 三级类目 CK1411 学校凭证 CK1412 校办工厂凭证 CK1413 学校服务部凭证4/12/202330 B、编号：*档号=年度号+财会类档案分类号+案卷号 *页号：除凭证外其它全须打页码，一律右上角。（2）收集与归档 （3）编目：卷内目录（凭证、账簿不编制）和案卷目录 两种方法：A、按年度编4/12/202331 例：1998CK111N|1998CK

10、121N|1998CK131N|1998CK141N|4/12/202332 B、按类排列 例：1998CK111N|1999CK111N|2000CK111N|4/12/202333 7、声像档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置：一级类目 SX 二级类目 SX11SX19 三级类目 SX1211 历任领导 SX1212 会议 SX1213 教学活动4/12/202334 B、编号：*档号=声像档案分类号+保管单位号+张号（照片、底片）注意：每个声像实体上要加盖或书写档号。例：照片档号 SX12131（1）（2）收集与归档 （3）卷内照片、底片的排列 4/12/202335 A、底片：不

11、分类排大流水 例：SX111（1）（200）SX112（1）（200）B、照片：同一类中以组为单位按时间先后顺序排列。例：SX12111（1）（200）SX12112（1）（200）4/12/202336 （4）文字说明 A、总说明：时间、地点、人物（职务）、内容 B、分说明：具体每张照片的内容 （5）编目 A、案卷目录：学校统一使用的案卷目录 B、卷内目录：广州市统一的声像档案卷内目录4/12/202337照片号/底片号 题 名拍摄时间备注1991年月5月12日上午，东山区教育局领导市XX中学视察工作。起止张号12SX12131（1）SX111（1）XX局长（右一）视察学校实验室1991.5

12、.12SX12131（2）SX111（2）1991年8月9日，广州市教育局长.起止张号38SX12131（3）SX111（10）XX局长.1991.8.94/12/202338 8、实物类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置 一级类目 SW 二级类目 SW11 SW12 B、编号：档号=年度号+实物档案分类号+件号 （2）收集与归档 （3）编目：无须卷内目录4/12/202339 9、人员类档案管理规范 （1）分类与编号 A、分类：一级类目 RY B、编号：档号=年度号+人员档案分类号+案卷号 （2）收集与归档 （3）卷内文件排列：按人事部门的规定执行。（4）编目：卷内目录无须编制。4/

13、12/202340 10、档案用品 （1）软封面：党群，行政，教学，卫生保健，基建，设备，会计类中的报表、账簿、工资用统一软封面。声像、凭证、人员除外。（2）硬盒：除声像、凭证、人员外，一律统一。11、排架：除教师业务档案（JX18）和会计凭证（CK14）外，其它按类目依次排列，填写箱柜指引卡。4/12/202341 箱柜号：11 类 别：DQ 年 度：199519984/12/202342112131415112221314154/12/202343 一、实施学校归档文件整理的前提条件 二、实施范围 党群、行政、教育教学类（可选择使用）4/12/202344三、“基本保管单位”概念的改变 现

14、在改“卷”“件”注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（4.3）1、单份文件，一份文件为一件（专项活动形成的各种文件材料，如：各种评估、军训、国旗下的讲话等不能作为一件装订）；2、成套性材料（学生名册、成绩表、毕业生派遣名册以班或年级为单位装订为一件）；3、来文复文。4/12/202345 四、整理原则 与立卷整理原则相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。五、归档文件整理程序 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、加盖归档案章、编目、装盒，使之有序化的过程。（4.2）4/12/202346 （一）归档文件的技术处理 主要包括

15、：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。1、拆钉 永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。4/12/202347 2、文件的修整（1）对文件进行托裱、修复（破损、小于B5）（2）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制，如：复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件（3）超大纸折叠（按A4规格折叠）4/12/202348 3、装订 已不需同软封面一起装订（1）薄的文件用不锈钢钉或乳胶；（2）厚的文件用棉线三孔一线；采用左侧装订，左、下侧对齐4/12/202349（二）分类 区分年度和保管期限和类别。（三）排列 1、同一大类（DQ、XZ、JX）归档文件按永久、长期、短期各自分别从“1”开

16、始编件号。2、同一类别（一级类目）同一年度同一保管期限的归档文件按规范中的二级类目先后顺序相对集中排列。同为“11”的文件，重要的先排（亦可按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后）。3、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。4/12/2023501 例：大类（DQ、XZ、JX）年度保管期限类别（二级类目）件 2005永DQ11/1、2、3、4DQ12/5、6、7、8 DQ13/9、10、11 2005长DQ11/1、2、3、4、5DQ12/6、7、8 2006短 DQ11/1、2、3、4、5DQ12/6、7、8 4/12/2023514、

17、同一保管期限内未及时归档的文件，排在相应类别（一级类目）的最后，并在“备注”栏里注明对应的二级类目名称。（四）编号文件编号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、类别。4/12/202352 3、加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已满可在首页任何空白处。2005 1 XZ永久1JX18-1 长期4/12/202353（五）编目 编目应依据分类方法和室编件号顺序编归档文件目录（已不须编案卷目录和卷内目录）。原则：以件为单位进行。内容包括：1、年度号 2、分类号 4/12/202354 3、件号 4、责任者 注意：不要使用“本校”“本科组”5、文号：

18、一般由机关代字、年度、顺序号组成。例：“穗档字20018号”4/12/202355 6、题名：文件标题 一般由责任者+内容+文种组成（1）一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录，（2）有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。4/12/202356（3）有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“”方括号。（4）会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。（5）附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”4/12/202357 7、日期 文件的形成时间，填写时可分为两行。8、页数

19、（1）每一件归档文件的总页数。（2）不须像立卷时每页打页码。（3）构成该件的各份文件页数相加，如：请示与批复分别为4页和1页作为一件，该件页数为5页4/12/202358 9、备注 填写归档文件需要补充说明的情况。如：请示与批复跨年的，在请示件目录和批复件目录的备注中分别注明档号。*在“归档文件目录”中，于每个二级类目第一件的“备注”栏里注明对应的二级类目名称。4/12/202359 归 档 文 件 目 录 件号责任者文号 题 名日期页数 备注 1广州市第10中学广州市第10中学2000年第一学期工作计划2000/07/29 4 XZ11 2XX 3XX XZ12 4XX 5XX 6XX 7X

20、X XZ134/12/202360 （六）归档文件目录的构成与装订 1、归档文件目录规格：采用归档文件整理规则（DA/T22-2000）的目录标准。4/12/202361 2、构成：目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录表格。3、装订 可与分类方案一致，可一年一本（多），也可几年一本（少）类别（DQ、XZ或JX）年度(或若干年）保管期限（永、长、短）4/12/2023624/12/202363（七）装盒 1、将归档文件按照室编件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录的顺序相一致。注意：A、归档文件目录不须随归档文件放入档案盒内；B、不同年度的文件不应放入同一档案盒内（教师业务档案除外）；C、不同类别的归档文件不应放在同一档案盒内；2、档案盒的填写 4/12/202364谢谢大家！4/12/202365