如何编制工作计划.pptx

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1、如何编制工作计划如何编制工作计划如何制定工作计划02如何有效保证计划的实施03 计划工作的意义01第1页/共31页计划工作的意义什么是计划？计划是为了完成一定的目标而事前对措施和步骤做出部署以便使工作更为有序的的活动。是为了迅速、准时、完满的达成目标而进行的策划。第2页/共31页计划工作的意义古人讲：“凡事预则立，不预则废。”在日常学习或工作中，计划是常用并意义重大的。一切有组织的活动，不管大小，重要与不重要，全局性的或是局部性的，都必须有计划。计划本身是没有意义的，我们不是为了做计划而做计划。形式主义并没有任何实质意义。第3页/共31页计划工作的意义为何要制定计划1、计划是提高工作效率的有效

2、手段 工作方式有两种：消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生了再赶快处理）积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误）写工作计划实际上是对我们工作的一次盘点，让自己做到清清楚楚、明明白白，计划是我们走向积极式工作的起点。第4页/共31页计划工作的意义2、通过工作计划变被动等事做变为自动自发式的做事，变要我做变为我要做（个人驱动系统驱动）。有了工作计划，我们不需要再等主管或领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了，我们可以做到整体的系统安排，个人的工作效率自然就提高了。通过工作计划，变个人驱动为系统驱动的管理模式是企业成长的必由之路。第5页/共31

3、页计划工作的意义工作越来越没效率；文件积压越来越厚，事情越积越多；每天预定的目标仅仅完成了一半；到了下班发现自己今天忙了一天却没干出什么事情来。是否存在以下问题？第6页/共31页计划工作的意义病因1、无目标、无计划、工作没有规律；2、缺乏效率；3、做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法；4、时间管理不善，做事不分先后、主次。第7页/共31页计划工作的意义计划的目的计划可以给出方向，减少变化的冲击计划是一种协调的过程计划可以减少不确定性计划还可以减少重叠性和浪费性的活动计划设立目标和标准以便进行控制生活常识：“人无远虑，必有近忧“第8页/共31页计划工作的意义制定计划有什么好处1）预测未来，指明方

4、向 有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。第9页/共31页计划工作的意义2）提高成功的可能性 计划为目标的具体实现提供切实可行的方案，因此按照计划实施，则成功完成预期目标的可能性大大地提高。第10页/共31页计划工作的意义3）提高工作效率 通过计划，实现对工作的轻重缓急进行安排，使得工作更加有效率。第11页/共31页计划工作的意义4）减少变化的冲击 未来是不断变化的，计划是预测这种变化并且设法消除变化对组织造成不良影响的一种有效手段。计划可以减少不确定性，使我们预见到行动的结果。第12页/共31页计划工作的意义5）

5、整合资源，减少浪费 制定计划时，通过各种方案的分析，选择最有效的方案用于实施，使有限的资源得到合理的配置，从而减少资源浪费，提高效益。第13页/共31页计划工作的意义6）有利于进行控制 计划所设立的目标、责任人、时限等便于对作进度和质量的考核，对计划的执行者有较强的约束和督促作用。第14页/共31页如何制定工作计划制定计划的原则关注核心要素辅以备用计划做好细节工作应表述清楚具体实施过程的每一个要素（5W2H）。应对未来的不确定性，甚至要辅以其他备用计划。举大而不遗细，谋远而不弃近。切莫忽略细节。第15页/共31页如何制定工作计划制定计划的步骤目标分解制定计划的步骤任务排序撰写计划确定方案从目标

6、到计划，如何切入？第16页/共31页如何制定工作计划Specific（具体的）n以动作开始n指定你将完成的结果n这个目标是否告诉上级具体的最终完成的是什么Measurable（可衡量的）n从成本、时间、数量、质量方面综合考核n上级知道如何衡量他的工作结果吗Achievable（可实现的）n考虑挑战性及目前现状n这个目标是否是具有挑战性的而又可以实现的Relevant（相关的）n确认目标与上司、部门以及公司的目标一致n各分目标要围绕总目标而定Time Bound（有期限的）n指定完成的日期n确定进度检查周期n该项工作应该在什么时间完成设立目标的SMART法则第17页/共31页如何制定工作计划01

7、01目标分解计划的制定是为了完成具体的目标，而根据目标的时间跨度和范围不同，要将目标进行分解。即，若是长期目标，需要分成若干个短期目标；将大的团队目标分解成小的个人目标；这样，分解后的目标就为具体计划的制定提供坐标。第18页/共31页如何制定工作计划0202事项/任务排序另外，他当天还有其他事情要处理，比如与其他客户对账、敦促公司发货以及个人手机话费充值等等。而这些事项，需要进行适当的排序，以促使当天的任务能够妥善完成。为完成一项目标，均对应着具体的工作事项或任务。如，销售业务员一天需跑完两个客户，他需要完成电话预约、查询路线、准备出差资料、拜访客户、填写差旅或交通发票、撰写日程日志等事项。第

8、19页/共31页如何制定工作计划紧急重要并不重要的电话或信件无谓的交际应酬个人嗜好的沉迷点滴时间浪费发呆、拖延下属请示、汇报临时会议、邀约某些电话、邮件日常文件批阅不速之客到访 规划技能提升、创新 建立人际关系 发掘新机会防患未然（锻炼、防火）设备出故障燃眉之急的问题与客户洽谈业务有期限压力的计划危机（看病、救火）定出时间待会做这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。打发时间时做先想一想：这件事如果根本不去理会，会出现什么情况呢？如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。立即去做非常重视，并立即去做，直到问题解决或

9、任务完成时止。授权别人去做这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间，最好是授权处理或另约时间。轻重缓急，要事第一第20页/共31页如何制定工作计划03确定行动方案对事项/任务排序以后，要对每个事项拟定具体、清晰的行动方案。行动方案的七大要素为“5W2H”。What 做什么？事项清单？Why 为什么做？目的是？Who 谁去做？联系谁？Where 何地做？When何时做？何时完成？How 怎样做？实施战术？How much所需资源？需多大代价？第21页/共31页如何制定工作计划要素内容实例责任人（Who)目的（Why）实现目标的中心思想 项目名称目标（What）达到什么程度 怎么做（Ho

10、w）完成目标采取的措施和方法什么时间完成（When）期限、预定的进度计划表 什么地点（Where)哪个部门或在什么地方实施举例第22页/共31页如何制定工作计划目标KRA1KRA3KRA2KRA4KRAn。KPI11KPI12KPI13KPI21KPI23KPI22KRA（Key Result Area)：关键结果领域。KPI（Key Performance Index）：关键绩效指标。工作策略鱼骨图第23页/共31页如何制定工作计划工作策略WBS工作分解结构创建WBS：创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程。工作包（work package）是WBS的

11、最底层元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，这些可交付成果很容易识别出完成它的活动、成本和组织以及资源信息。第24页/共31页如何制定工作计划工作策略甘特图 甘特图以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。第25页/共31页如何有效保证计划的实施如何有效保证计划的实施1.PDCA循环法PDCA循环法P（Plan）计划D（Do）执行C（Check）检查A（Action）改进PDCA要保证计划得到有效实施，必须掌握科学的工作方法。第26页/共31页

12、如何有效保证计划的实施 执行中发现偏离原计划或发现原计划考虑不周全时，应及时弥补、调整，以确保计划的完成。阶段步骤计划设定目标、搜索与目标有关的信息、找出最佳方案、制定计划工作表执行按计划工作表执行计划检查检查或评估执行情况与目标之间的差距改进根据检查结果对计划做出修正、再执行PDCA循环法的工作步骤表第27页/共31页如何有效保证计划的实施如何有效保证计划的实施2.立即行动 1.不要把难事往后拖；2.不要把不喜欢的事往后推；3.不要把喜欢的事做过头。注意：你最好能立即行动，决不拖延半点时间；如果解决问题的时机不成熟，马上采取应急措施，待时机成熟再处理。第28页/共31页如何有效保证计划的实施如何有效保证计划的实施必须做重要并且紧急的任务应该做重要或紧急的任务可以做不重要且不紧急的日常任务3.ABC法制把你的工作按以下标准分成三种类型第29页/共31页 一个有计划的人，一定是行动敏捷的人一个有计划的人，一定是行动敏捷的人 一个有计划的团队，一定是高效率的团队一个有计划的团队，一定是高效率的团队 一个有计划的企业，一定是有前提的企业一个有计划的企业，一定是有前提的企业 日本战略之父、全球管理大师日本战略之父、全球管理大师 大前研一大前研一 第30页/共31页感谢您的观看！感谢您的观看！第31页/共31页