Excel常用功能和函数应用及表格设计.pptx

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1、培训目的培训目的设计简洁美观的数据表格更加准确而高效地工作学习使用常用公式及函数提高数据处理技能发挥个人创造能力第1页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设计函数应用数据处理EXCEL表格设计第2页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设计函数应用数据处理其它应用EXCEL表格设计第3页/共56页快捷键使用快捷键使用如何提高工作效率如何提高工作效率中+E打开资源管理器 +D(或M)清屏 +F搜索Alt+F4关闭windows任务（当前操作）Alt+Tab清屏CTRL+F或SHIFT+F5显示“查找”对话框ALT+ENTER在单元格中折行F4 或 CTRL+

2、Y重复最后一次操作F2(SHIFT+F2)编辑单元格(编辑单元格批注)第4页/共56页快捷键使用快捷键使用如何提高工作效率如何提高工作效率CTRL+1显示“单元格格式”对话框CTRL+B应用或取消字体加粗格式CTRL+I应用或取消字体倾斜格式CTRL+U应用或取消下划线格式CTRL+C复制选定区域CTRL+X剪切选定区域CTRL+V粘贴选定区域CTRL+Z撤消最后一次操作第5页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设计函数应用数据处理其它应用EXCEL表格设计第6页/共56页单元格格式单元格格式对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格

3、格式，包括：单元格格式概述单元格格式数字单元格格式对齐单元格格式字体单元格格式边框单元格格式保护单元格格式页面设置单元格格式数据有效性单元格格式条件格式功能键第7页/共56页单元格格式单元格格式-概述概述所有设置单元格格式只能对选定的范围选定的范围起作用，即Excel的任何操作都必须有指定的对象指定的对象对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键设置单元格格式(F)即可设置单元格格式记住：不要选定整个表、整行、整列来设置格式，否则会无谓加大文件长度第8页/共56页单元格格式单元格格式数字数字此处只对“自定义数字格式”进行说明：设定常用数字格式：Crtl+Shift+!，如：-12,345对于七位发票号

4、码654可以设置自定义格式：0000000显示：0000654自定义格式顺序：正数格式;负数格式;零格式;文本格式如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色和0为数字占位符，为文本占位符，“，”（逗号）为千分位符号d天，m月，y年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：“今天是”m“月”d“日”*表示重复，如：*#,#0.00，将数字前加满*号为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。第9页/共56页单元格格式单元格格式数字（日期录入）数字（日期录入）2017.5.82017

5、.05.82017-5.82017-05-0817-5-817-05-08你的日期录入对了吗第10页/共56页单元格格式单元格格式对齐对齐对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中”对竖向合并，可以改变文字方向对备注单元格，可以使用“缩小字体填充”对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”第11页/共56页单元格格式单元格格式字体字体只有一句建议对表格正文部分，大多数时候都不需要-改变字体大小 只需要-按缩放打印即可实现 Ctrl+鼠标滚动轮（滚动前大后小）第12页/共56页单元格格式单元格格式边框边框框内一般用单细线外框一般用加粗线表头与内容连接处一般单双线或单细线 当然也

6、可以选择任意线型第13页/共56页单元格格式单元格格式保护保护对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有工作表被保护时才会生效）锁定在保护工作表时，隐藏工作表中的公式隐藏第14页/共56页单元格格式单元格格式页面设置页面设置可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等垂直居中视情况选择页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚工作表：顶端标题行顶端标题行和左端标题列选项：视打印机是否支持，如：每张纸打印页数双面打印等第15页/共56页单元格格式单元格格式数据有效性数据有效性可以任意定义序列或范围并通过菜单选择第16页/共56页单

7、元格格式单元格格式条件格式条件格式可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式第17页/共56页单元格格式单元格格式条件格式条件格式标出2015年产值前2的月份第18页/共56页单元格格式单元格格式条件格式条件格式20142014年年1212月生产产值月生产产值序号序号生产部生产部姓名姓名吊杆吊杆1一组李明982一组张军993二组田心1004二组陈起1005三组王五956一组 黄七 88 7一组 赵六 92 8二组 王成 98 9二组 周玉 89 10三组 李有 94 20142014年年1212月生产产值月生产产值序号序号生产部生产

8、部姓名姓名吊杆吊杆1一组李明982一组张军993二组田心1004二组陈起1005三组王五956一组 黄七 88 7一组 赵六 92 8二组 王成 98 9二组 周玉 89 10三组 李有 94 标出最后 2名的数值第19页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设计函数应用数据处理其它应用EXCEL表格设计第20页/共56页函数应用函数应用基本公式基本公式原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度使用公式，除录入文字名，必须全部采用半角方式半角方式，包括标点符号在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2

9、进入选择单元格公式中可以使用名称，名称必须与半角引号半角引号一起使用才正确单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用F4切换，注意切换顺序对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用第21页/共56页函数应用函数应用工作表函数工作表函数IFSUMSUMIFCOUNTCOUNTIFVLOOKUPLEFTRIGHTMID&ABSMAXMINRANDDATEYEARMONTHDAYTODAYOFFSETTEXTRANKLENUPPERLOWERISERRORANDOR第22页/共56页函数应用函数应用ifif函数函数设定每门分数95分的则评定为“优秀”公式1 IF(COUNTIF(D18:F18,“0,

10、-,优秀)公式2 IF(OR(D1595,E1595,F15=95,E15=95,F15=95),优秀,-)序号序号 姓名姓名 语文语文 数学数学 英语英语 总分总分 评定评定1李明 98100100298优秀2张军 9998100297优秀3田心 1008592277-4陈起 1009999298优秀5王五959694285-第23页/共56页函数应用函数应用sumifsumif函数函数20142014年年1212月生产产值（件）月生产产值（件）序号 生产部姓名吊杆绳轮轴1一组李明 981001002一组张军 99981003二组田心 10085924二组陈起 10099995三组王五959

11、694按组统计当月生产产值sumif函数公式SUMIF($C$23:$C$27,C33,($E$23:$E$27)序号序号 生产部生产部吊杆吊杆绳轮绳轮轴轴1一组1971982002二组2001841913三组959594sumifs函数公式SUMIFS($E$23:$E$27,$C$23:$C$27,C41)序号序号 生产部生产部吊杆吊杆绳轮绳轮轴轴1一组1971982002二组2001841913三组959694第24页/共56页函数应用函数应用vlookupvlookup函数函数从下表分别提取个别员工当月绩效公式 VLOOKUP(J23,$L$9:$O$18,2,0)姓名姓名吊杆吊杆绳轮

12、绳轮轴轴李明98 100 100 李有94 92 96 赵六92 95 98 周玉89 95 98 田心100 85 92 序号序号 生产部生产部姓名姓名吊杆吊杆绳轮绳轮轴轴1一组李明981001002一组张军99981003二组田心10085924二组陈起10099995三组王五9596946一组黄七8899997一组赵六9295988二组王成9890949二组周玉89959810三组李有949296第25页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设计函数应用数据处理其它应用EXCEL表格设计第26页/共56页数据处理数据处理排序排序仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速

13、排序对于有较复杂表头的表格，一定要选选定范围定范围后才能排序用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户可以按行排序对于不想改变最终顺序的表格，可以加入序号列后排序序号序号姓名姓名语文语文数学数学英语英语总分总分1李明981001002982张军99981002973田心10085922774陈起10099992985王五959694285序号序号姓名姓名语文语文数学数学英语英语总分总分1李明981001002984陈起10099992982张军99981002973田心10085922775王五959694285第27页/共56页数据处理数据处理筛选筛选选定一定范围后，可在相应的地方

14、加入筛选按钮使用自动筛选关于高级筛选：数据区、条件区与条件、或条件使用高级筛选获取不重复记录序号序号姓名姓名语文语文数学数学英语英语总分总分1李明981001002982张军99981002973田心10085922774陈起10099992985王五959694285第28页/共56页数据处理数据处理筛选示例数（数学）筛选示例数（数学）按单元格颜色序号序号姓名姓名语文语文数学数学英语英语总分总分1李明981001002983田心10085922775王五9596942852张军99981002974陈起1009999298序号序号姓名姓名语文语文数学数学英语英语总分总分1李明98100100

15、2982张军99981002974陈起10099992985王五959694285序号序号姓名姓名语文语文数学数学英语英语总分总分1李明981001002982张军99981002973田心10085922774陈起10099992985王五959694285 按数字筛选（数学95)第29页/共56页数据处理数据处理分类汇总分类汇总坚持习惯：对选定范围进行分类汇总如何将未汇总的内容如型号复制下来如何删除分类汇总如何将分类汇总的结果复制到一个新表中将汇总结果中的“汇总”样全部删除第30页/共56页数据处理数据处理数据透视表数据透视表数据透视表一定要有全部的列名称关于页、行、列选择展开其中某项数据

16、关于表头合并：两个表头合成一个关于时间的组合关于数据更新：从数据源更新（如果仅调整透视表结构，不涉及数据源）第31页/共56页数据处理数据处理数据透视表应用数据透视表应用序号序号生产部生产部姓名姓名吊杆吊杆绳轮绳轮轴轴1一组李明981001002一组张军99981003二组田心10085924二组陈起10099995三组王五9596946一组李明88 99 99 7一组张军92 95 98 8二组田心98 90 94 9二组陈起89 95 98 10三组王五94 92 96 生产部吊杆绳轮轴二组387369383三组189188190一组377392397总计953949970计算各组当月生产

17、产值计算各人当月生产产值姓名吊杆绳轮轴陈起189194197李明186199199田心198175186王五189188190张军191193198总计953949970第32页/共56页数据处理数据处理文本处理文本处理测试长度：=len(b2)截取左边三个字：=left(b2,3)截取右边三个字：=right(b2,3)截取第X个字开始起N个字：=MID(b2,X,N)连接三个单元格：=b2&c2&e2数值数值结果结果测试长度4截取左边三个字截取左截取右边三个字三个字截取第X个字开始起N个字取第X连接以下三个单元格座右铭座右铭第33页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设

18、计函数应用数据处理其它应用EXCEL表格设计第34页/共56页其它应用其它应用自定义个性化工具栏自定义个性化工具栏功能区最小化第35页/共56页其它应用其它应用自定义个性化工具栏自定义个性化工具栏自定义快速访问工具栏：鼠标在工具栏按右键，选“自定义命令”即可修改常用按钮，包括修改所有菜单条：增加、减少、重命名打开(文件)打印预览数据透视表和数据透视图向导控件照相第36页/共56页其它应用其它应用自定义个性化工具栏自定义个性化工具栏自定义添加“打开”快速访问工具条第37页/共56页其它应用其它应用给表单找个好归宿给表单找个好归宿巧用模板自建个性化名称填充和冻结表头套用表格格式通用表格多用模板，复

19、制文件名（非文件内容）后立即更改名称并另存另存另存，防止原文件及数据丢失(设置自动保存)新建表单后即刻确认表格名称，特别是要取一个个性化的名称，以便于日后查询，重点设计时注意记录编号填充并对表头做冻结处理，填充以浅色为限（深色复印会遮盖内容），冻结位置根据内容而定充当标尺检查数值，防止数据错位（看错）；自动填充格式，包括公式适当时，可以插入批注第38页/共56页其它应用其它应用给表单找个好归宿给表单找个好归宿公式与函数应用表格一致性设置页眉页脚隐藏网络线确保统计数据准确性和自动化，减少人为计算错误和重复性数字（文本与数值和字符）、对齐（上中下左右、自动换行、缩小字体填充、合并）、字体（字体、字

20、形、字号）、填充(颜色)、边框、行与列距重点设置页码（多页便于装订排序和检查是否错漏），包括表格编号以检查最终输出效果和减少审美疲劳，此步不可少第39页/共56页其它应用其它应用给表单找个好归宿给表单找个好归宿重复标题栏打印预览归类存放将表头以上内容（含文件名称）选定“打印标题”“顶端标题行”所见非所印（得），打印必预览，防止超页/超边/内容遮盖，尤其对挂角式页面的处理（利用页面设置打印缩放功能尽可能合并到1页）按文件类型、年月分类分层存放，任何时候不要放桌面，如一定要放，只能放快捷方式第40页/共56页培训目录培训目录快捷键使用如何提高工作效率格式设计函数应用数据处理EXCEL表格设计第41

21、页/共56页第42页/共56页第43页/共56页第44页/共56页第45页/共56页第46页/共56页第47页/共56页第48页/共56页20162016上半年生产部状况分析上半年生产部状况分析序号项目1月2月3月4月5月6月合计12015年产值124,28640,203164,571192.331361.435464.044330,078人员（8）人员（8）人员（9）人员（10）人员（11）人员（10）2消耗费用1209,4563,7703,45617,5714,54793,04232016年产值680,540308,452 1051238898,9121,153,5311,098,0181

22、3,300,093人员（12）人员（11）人员（12）人员（12）人员（13）人员（12）4消耗费用3,915.17898.94,671.86 5,634.80 5,433.54 5,484.391,116.275增长幅度447.56%667.23%538.77%367.38%219.15%136.62%259.55%6人均产值56,71228,04187,60374,90988,73391,50197,0817消耗比值0.58%0.29%0.44%0.63%0.47%0.50%0.49%第49页/共56页第50页/共56页第51页/共56页第52页/共56页第53页/共56页第54页/共56页第55页/共56页感谢您的观看！第56页/共56页