EXCEL操作技巧提升技能提高效率.pptx

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1、文件打开文件打开1.2用键盘打开：移动方向键，在文件夹名（或文件名）显示阴影后单击“回车”，用“Backspace”可返回上一目录。第1页/共36页文件打开文件打开1.1、同时打开多个文件：用鼠标或、同时打开多个文件：用鼠标或Ctrl+鼠标左键鼠标左键同时选中多个文件，同时选中多个文件，点击鼠标右键，在弹出菜单单击点击鼠标右键，在弹出菜单单击“打开打开”按钮。如下图：按钮。如下图：第2页/共36页文件打开文件打开1.3打开空白文档，把窗口还原呈半幅显示，把文件名直接拉入表框内，打开空白文档，把窗口还原呈半幅显示，把文件名直接拉入表框内，可同时打开一个或多个文件（在可同时打开一个或多个文件（在E

2、xcel版本不兼容时使用）。如下图：版本不兼容时使用）。如下图：第3页/共36页工作表、单元格、文件保护工作表、单元格、文件保护7.1、保护工作表按照“工具”“保护”“保护工作表”操作即可。第4页/共36页保护单元格保护单元格按照“工具”“保护”“允许用户编辑区域”操作，在弹出的对话框内设置用户可以编辑的区域，同时选中“保护工作表”，则用户不可以编辑的区域则被保护起来。或选中不需保护的区域，在“单元格格式”“保护”中不选“锁定”选项，再把工作表设置为保护状态（在此操作中若选中隐藏，则可以隐藏工作表中的公式）第5页/共36页文件夹保护文件夹保护选中文件夹，单击右键，在“属性”“常规”“高级”中选

3、择“加密内容以便保护数据”。这样以别的用户名进入计算机时此文件不能打开。第6页/共36页u文件打开、保存u数据快速录入u键盘快捷键 u地址引用u函数与公式u数据透视表u添加快捷按钮u帮助的使用主要内容主要内容第7页/共36页 数据快速录入数据快速录入4.1、序列填充选择单行/列使用“ctrl+d”或“ctrl+r”可向下/向右填充；选中连续的文本单元格，把鼠标置于右下角，待出现实心“+”后，按住鼠标左键拖动鼠标可实现区域填充；第8页/共36页移动或复制移动或复制4.2、移动或复制技巧用鼠标移动剪切：选中需移动的区域，把鼠标置于区域边框，待出现“十”字方向箭头时，按住鼠标左键拖动“十”字箭头。用

4、鼠标复制：选中需复制的区域，把鼠标置于区域边框，同时按住“ctrl”，待鼠标右上方出现“十”字时，按住鼠标左键拖动“十”字即可。快速剪切和插入行（列）用“Ctrl+x”剪切整行或列，选中待插入的邻近行（列），按“ctrl”+“+”（小键盘中的“+”号键）工作表的快速复制（同工作簿）用鼠标左键点击工作表的名称，待出现“书页”号时，按住“ctrl”，此时“书页”号中出现“+”符号，用鼠标拖动工作表名称，松开鼠标左键然后松开“ctrl”。第9页/共36页选择性粘贴选择性粘贴4.3、选择性粘贴复制某区域的单元格，在“编辑”“选择性粘贴”中选择需粘贴的格式，“数值”可把含公式的单元格粘贴为纯数值；“转置

5、”可把行和列的值互相转换成列和行的值。“乘”选定区域各值乘以复制的数字 第10页/共36页文件打开、保存数据快速录入键盘快捷键 地址引用函数与公式数据透视表添加快捷按钮帮助的使用主要内容主要内容第11页/共36页 显示和使用窗口显示和使用窗口Alt+Tab切换到下一个程序/窗口。Ctrl+Tab不同工作簿之间的切换。Ctrl+W或Ctrl+F4关闭小窗口或关闭文件和计算机。PrScrn将屏幕图片复制到剪贴板中（截图）。Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12显示“打印”对话框。第12页/共36页处理工作表处理工作表Shift+F11插入新工作表。Ctrl+PageDown移动到工作簿中的下一

6、张工作表。Ctrl+PageUp移动到工作簿中的上一张工作表。Ctrl+Home移动到工作表的开头。Ctrl+End移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。Ctrl+箭头键移动到当前数据区域的边缘。F5/ctrl+G显示“定位”对话框。Shift+F5/ctrl+F显示“查找”对话框。Ctrl+H显示“替换”对话框。Ctrl+“-”（小键盘-）删除Ctrl+“+”（小键盘+）插入第13页/共36页选定单元格、行和列以及对象选定单元格、行和列以及对象Ctrl+A选定整张工作表。Ctrl+*选定工作表中有数据的区域。Ctrl+9隐藏选定的行。Ctrl+Shift+(

7、（左括号）取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态。Ctrl+0（零）隐藏选定的列。Ctrl+Shift+)（右括号）取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态。第14页/共36页输入数据输入数据Shift+Enter完成单元格输入并向上选取上一个单元格。Ctrl+D向下填充。Ctrl+R向右填充。Ctrl+Z撤消上一次操作。F9按F9计算所有已打开工作簿中，自上次计算后已进行了更改的公式以及基于这些公式的公式。如果工作簿设置为自动计算，就不必按F9。Shift+F9只计算活动工作表中，自上次计算后已进行了更改的公式以及基于这些公式的公式。Ctrl+Alt+F9计算所有已打开工作簿中的所有公式，而不管它

8、们自上次计算后是否进行了更改。按Ctrl+Shift+Alt+F9再次检查从属公式，然后计算所有已打开工作簿中的所有公式，而不管它们自上次计算后是否进行了更改。第15页/共36页编辑数据和设置数据的格式编辑数据和设置数据的格式编辑数据和设置数据的格式Alt+Enter在单元格中换行。Shift+F2编辑单元格批注。Ctrl+1显示“单元格格式”对话框。Ctrl+B应用或取消加粗格式。Ctrl+I应用或取消字体倾斜格式。Ctrl+U应用或取消下划线。Ctrl+5应用或取消删除线。第16页/共36页文件打开、保存数据快速录入键盘快捷键 地址引用函数与公式数据透视表添加快捷按钮帮助的使用主要内容主要

9、内容第17页/共36页小游戏看看你的名字和单位合不合.xls第18页/共36页含义：单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。引用方式：相对引用绝对引用混合引用地址引用第19页/共36页例：在例：在F2中输入公式中输入公式“C2+D2+E2”相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。区域时，公式中的单元格地址会随着改变。相对引用相对引用也称为相对地址，它用列标与行号直接表示单元格。如果某个单元格的公式被复制到另一个单元

10、格时，原来单元格内公式中的地址在新单元格中发生相应的变化，就需要用相对引用来实现。第20页/共36页例：在例：在F2中输入公式中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”设置绝对地址设置绝对地址需在行号和列需在行号和列号前加符号号前加符号“$”绝对引用是指在把公式复制绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。的单元格地址保持不变。绝对引用在表示单元格的列标与行号前面加“$”符号的单元格引用就称为绝对引用。它的最大特点是在操作过程中，公式中的单元格地址始终保持不变，相对地址与绝对地址可以混合使用。第21页/共36页例：在例：在F2中输入公式中输入

11、公式“C2+$D$2+$E2”混合引用是指在一个单元格混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。又有相对地址引用。混合引用第22页/共36页文件打开、保存数据快速录入键盘快捷键 地址引用函数与公式数据透视表添加快捷按钮帮助的使用主要内容主要内容第23页/共36页Excel有丰富的内部函数，其类型包括：财务函数日期与时间函数数学与三角函数统计函数查找与引用函数数据库函数文本函数逻辑函数信息函数公式与函数公式与函数公式与函数公式与函数Excel中的函数类型第24页/共36页获得更多的有关函数的信息获得更多的有关函数的信息选择选择“粘贴函数粘贴函数”选

12、择函数类型选择函数类型选择具体函数选择具体函数查看函数说明查看函数说明寻求更多的函数帮助寻求更多的函数帮助第25页/共36页常用函数常用函数3.1、SUMIF，功能：对满足条件的单元格求和。例：SUMIF($G:$G,A6,$L:$L)$G:$G条件单元格区域（区域为单行或单列）。A6求和的条件值，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，如单元格A6、32、32或apples。$L:$L求和单元格区域（区域为单行或单列）。第26页/共36页常用函数常用函数3.、VLOOKUP,功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。格式：vlookup（指定条件，

13、查找区域，查找值所在的列数，逻辑值），指定条件可以是单元格、数字、文本查找区域以指定条件为首列的区域查找值所在的列数整数数值，不能超过查找区域的列数逻辑值false表示精确匹配；true（缺省默认值），表示模糊匹配，在不能精确匹配时取“小于且最接近”的条件对应的值如：VLOOKUP(A1,$A:$Z,2,FALSE)，操作见附件。第27页/共36页常用函数常用函数3.3ABS，功能：求绝对值 例：ABS（A1）SUM,功能：普通求和与多个区域求和例：SUM（A5,B2:B6）FIXED=round，功能：四舍五入例：FIXED（A1，2）AVERAGE，功能：求平均值 TODAY()、YEAR

14、()、MONTH()、DAY（）,功能：返回当前日期、指定日期的年月日 第28页/共36页文件打开、保存数据快速录入键盘快捷键 地址引用函数与公式数据透视表添加快捷按钮帮助的使用主要内容主要内容第29页/共36页数据透视表数据透视表主要功能：按照数据类别自动汇总、根据汇总生成图表，双击透视表中的数据行可弹出明细。按照“数据”“数据透视表和数据透视图”的顺序操作，在弹出的选项中选择数据源类型和报表类型，按照提示操作直到“完成”。在“数据透视表字段列表”中选择数据源的字段并拖到左边的“将行字段拖到此处”，将数据字段拖到“请将数据段拖到此处”。点击“设置报表格式”按钮，在弹出的“自动套用格式”栏选择

15、报表格式。第30页/共36页数据透视表数据透视表设置报表格式键注意：数据透视表的源数据表必须有标题行设置报表格式键第31页/共36页添加快捷键按钮添加快捷键按钮10.2、添加工具栏快捷按钮 添加快捷键按钮如上图所示点击“自定义”按钮，在弹出的“自定义”窗口选择“命令”，在左边的“类别”选项选择需添加快捷键的类别，在右边的“命令”栏选择需添加的按钮，用鼠标选中，按住鼠标左键拖动按钮到工具栏。第32页/共36页文件打开、保存数据快速录入键盘快捷键 地址引用函数与公式数据透视表添加快捷按钮帮助的使用主要内容主要内容第33页/共36页帮助的使用帮助的使用帮助的使用 按“F1”键,或在“帮助”“MicrosoftExcel帮助”中输入需提供帮助的关键字，可获得Excel表所有功能的提示。包括上述所有的内容。学习最重要！第34页/共36页第35页/共36页感谢您的欣赏！第36页/共36页