商务公文写作初步.ppt

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1、湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程商商商商 务务务务 公公公公 文文文文 写写写写 作作作作 初初初初 步步步步中共宜昌市委办公室 赵国宝2009年8月提要提要v 前 言：为什么要学习商务公文v 第一篇：商务公文概述v 第二篇：公文格式v 第三篇：商务公文写作方法v 第四篇：商务公文的规范化湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程2 2前言：为什么要学习商务公文前言：为什么要学习商务公文 v商务公文是实施企业管理最重要的手段商务公文是实施企业管理最重要的手段v商务公文是企业形象展示的重要窗口商务公文是企业形象展示的重要窗口v商务公文是锻炼和展示个人能力的重要途径商务公文是

2、锻炼和展示个人能力的重要途径湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程3 3第一篇 商务公文概述一、什么是公文 公文的概念公文的概念 狭义的公文狭义的公文 广义的公文广义的公文湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程4 4第一篇 商务公文概述二、法定公文种类党群机关14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要行政机关13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程5 5第一篇 商务公文概述三、公文分类按作用分：按作用分：指挥性：如命令、指示、

3、决定、批复。规范性：如章程、条例、规定、办法、细则。报请性：如请示、报告。通知性：如公告、通知、函。记录性：如会议记录、大事记。报导性：如广告、新闻稿、宣传稿。按行文关系分：按行文关系分：上行文：如请示、报告。（不得随意越级）平行文：如公函、通知。（协商解决问题）下行文：如命令、指示、批复。（通常逐级下文）湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程6 6第一篇 商务公文概述四、商务公文的分类按形式来划分：按形式来划分：固定格式的商务公文非固定格式的商务公文按内容用途来划分：按内容用途来划分：通用的商务公文礼仪性的商务公文湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程7 7第一篇 商务公

4、文概述五、常用公文（一）决定决定：对重要事项或者重大行动做出安排的决定事项。（二）请示请示：向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。（三）报告报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或主管部门的询问。（四）通知通知：批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下属部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员。（五）通报通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）批复批复：答复下级部门的请示事项。（七）意见意见：对重要问题提出见解和处理办法。（八）函函：不相隶属机关之间相互商洽工作，询问答复问题，请示批准答复审批事项。（九）

5、会议纪要会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。企业常用公文除以上有九种外，还有下列介于应用与公文之间的文种：工作总结、调查调研报告、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标工作总结、调查调研报告、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标书、启事、合同书、启事、合同等等。湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程8 8第二篇 公文格式一、公文格式概念一、公文格式概念 公文的书面格式表现形式。v公文格式是人们在正式的书面交流中逐渐形成的，由专门机关在这些约定俗成的基础上进行规范形成的标准化系统。湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程9 9第二篇 公文格式二、文头部分二、文头部分v份数

6、和序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（6项）湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1010第二篇 公文格式三、主体部分三、主体部分 v标题、主送机关、正文、附件、落款和 发文时间、生效标识（6项）公文标题：转发类通知、用好“关于”正文导语：依据式、目的式、原因式发文时间：依据和格式生效标识：“此页无正文”湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1111第二篇 公文格式四、版记部分四、版记部分v主题词、抄送抄报、印发机关和印发说明（3项）湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1212第三篇 商务公文写作方法一、商务公文写作四要素主旨：主

7、旨：正确，务实，集中，鲜明材料：材料：多掌握，严选择，巧使用结构：结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式语言：语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1313第三篇 商务公文写作方法二、商务公文写作六步骤步骤一：制定正确的行文目的制定正确的行文目的步骤二：决定公文的正式程度决定公文的正式程度步骤三：设定公文的总体风格设定公文的总体风格步骤四：选择公文的层次结构选择公文的层次结构步骤五：列出公文大纲列出公文大纲步骤六：撰写公文初稿撰写公文初稿湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1414第三篇 商务公文写作方法v商务公文写作六步骤之一一

8、制定正确的行文目的（确定主题）制定正确的行文目的（确定主题）被动目标：领导交办的任务主动目标：公文对象的实际行动正确的行文目的：将被动目标转化为主动目标湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1515第三篇 商务公文写作方法v商务公文写作六步骤之二决定公文的正式程度（确定文种）决定公文的正式程度（确定文种）正式程度的判断依据：正式程度的判断依据：“正式指数正式指数”1、撰写者本身是否很了解目标读者？（了解10分不了解1分）2、目标读者的地位比撰写者低吗？（低10分高1分）3、商务公文的内容是好消息吗？（好10分坏1分）正式程度表现：公文形式、称谓、语气正式程度表现：公文形式、称谓、语气

9、湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1616第三篇 商务公文写作方法v商务公文写作六步骤之三设定文章的总体风格（确定重点）设定文章的总体风格（确定重点）把握总体风格的依据：把握总体风格的依据：“游说矩阵游说矩阵”简单型：有实现条件，而且想法一致说服型：有实现条件，但想法还未统一解决问题型：想法一致，但实现有困难艰难型：既无实现条件，想法也不一致湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1717第三篇 商务公文写作方法1.商务公文写作六步骤之四选择文章的层次结构（确定结构）篇段合一式篇段合一式三段式三段式分部式分部式贯通式贯通式条款（项）式条款（项）式湖北兴发集团公司培训课程湖

10、北兴发集团公司培训课程1818第三篇 商务公文写作方法v商务公文写作六步骤之五列出公文的提纲提纲法：按逻辑顺序罗列提纲法：按逻辑顺序罗列辐射法：辐射法：“头脑风暴头脑风暴”湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程1919第三篇 商务公文写作方法v商务公文写作六步骤之六撰写初稿注意事项：注意事项：增加亲和力增加亲和力 有效的反馈有效的反馈行文简洁行文简洁 认真校对认真校对湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程2020第四篇 商务公文的规范化v重点：重点：名称名称 数字数字 计量单位计量单位 标点符号标点符号 标准提法标准提法湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程2121商务公文写作初步商务公文写作初步谢谢 谢谢 大大 家家 ！湖北兴发集团公司培训课程湖北兴发集团公司培训课程2222