时间管理实际是对自我的管理幻灯片.ppt

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1、时间管理实际是对自我的管理时间管理实际是对自我的管理第1页，共50页，编辑于2022年，星期六时间管理t t你最近工作忙不忙？t t忙与盲忙与盲t t你是不是每天都很忙，但却没有显著的工作效果？你是不是每天都很忙，但却没有显著的工作效果？t t你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？t t你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少时间可以你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少时间可以有效支配？有效支配？第2页，共50页，编辑于2022年，星期六时间能为我们带来?t t知识及技能t t效益及发展t t时间可为我们积累财富t t幸福和

2、快乐t t时间就是生命（TITANICTITANIC）第3页，共50页，编辑于2022年，星期六第一部分：时间管理概述时间管理概述第4页，共50页，编辑于2022年，星期六时 间 管 理 概 述t t时间不再生、是随时失去的公平资源时间不再生、是随时失去的公平资源t t时间管理实际是对自我的管理时间管理实际是对自我的管理t t时间管理要立足于今天时间管理要立足于今天时间管理要立足于今天时间管理要立足于今天t t要找出浪费的时间、从节约时间开始要找出浪费的时间、从节约时间开始第5页，共50页，编辑于2022年，星期六时间管理（自我管理）的目的时间管理（自我管理）的目的 帮助我们解决工作压力，提升

3、工作效率和团队工作效果，改进我们的生活质量。第6页，共50页，编辑于2022年，星期六时间价值分析t t对于每个人来讲，每天都只有24小时t t每天仅有1440分钟；86400秒t t有效的时间有多少？t t时间的价值计算第7页，共50页，编辑于2022年，星期六分析自己的时间分析自己的时间分析自己的时间分析自己的时间-TimeAnalysisChart-TimeAnalysisChart第8页，共50页，编辑于2022年，星期六时时 间间 分分 配配 图图假设一个人寿命为假设一个人寿命为假设一个人寿命为假设一个人寿命为7272岁岁岁岁第9页，共50页，编辑于2022年，星期六四四 代代 时时

4、 间间 管管 理理 理理 论论t t第一代时间管理第一代时间管理-备忘录型备忘录型t t第二代时间管理第二代时间管理-事先规划安排行程事先规划安排行程t t第三代时间管理第三代时间管理-规划、定优先顺序、操规划、定优先顺序、操 之在我之在我t t第四代时间管理第四代时间管理-创造高品质生活创造高品质生活第10页，共50页，编辑于2022年，星期六第一代时间管理第一代时间管理备忘录型。顺其自然，不准确追求什么时间做什么事。随身携带，随时检查。未完成内容顺延。第11页，共50页，编辑于2022年，星期六第二代时间管理第二代时间管理规划与准备。规定什么时间做什么事。讲究效率，责任。第12页，共50页

5、，编辑于2022年，星期六第三代时间管理第三代时间管理 以效率为中心。以效率为中心。制定短，中，长期目标。确立价值观。编制优先顺序。利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。第13页，共50页，编辑于2022年，星期六第四代时间管理第四代时间管理最重要的事先做。多方面平衡。改变思想而非行为。群策群力，平衡的自然原则。第14页，共50页，编辑于2022年，星期六第二部分：时间管理的方法时间管理的方法第15页，共50页，编辑于2022年，星期六时时 间间 管管 理理 的的 方方 法法1.1.分析现有时间使用情况，找出浪费的分析现有时间使用情况，找出浪费的时间时

6、间2.2.明确你认为最重要的事情明确你认为最重要的事情3.3.明确自己所扮演的角色明确自己所扮演的角色4.4.对要做的事排列优先顺序对要做的事排列优先顺序第16页，共50页，编辑于2022年，星期六方法一方法一 时间情况记录时间情况记录t t每天将记录表放在身边每天将记录表放在身边每天将记录表放在身边每天将记录表放在身边t t开始前，记录时间开始前，记录时间开始前，记录时间开始前，记录时间t t完成此事时，记录下时间。完成此事时，记录下时间。完成此事时，记录下时间。完成此事时，记录下时间。t t（分析完成事情所需的时间）（分析完成事情所需的时间）t t（时间的特性：膨胀性）（时间的特性：膨胀性

7、）第17页，共50页，编辑于2022年，星期六时间记录表时间记录表上午上午下午下午时间时间事项事项时间时间事项事项09:00-09:3009:00-09:3013:00-13:3013:00-13:3009:30-10:0009:30-10:0013:30-14:0013:30-14:0010:00-10:3010:00-10:3014:00-14:3014:00-14:3010:30-11:0010:30-11:0014:30-15:0014:30-15:0011:00-11:3011:00-11:3015:00-15:3015:00-15:3011:30-12:0011:30-12:001

8、5:30-16:0015:30-16:0012:00-12:3012:00-12:3016:00-16:3016:00-16:3012:30-13:0012:30-13:0016:30-17:0016:30-17:00第18页，共50页，编辑于2022年，星期六t t保持工作区清洁保持工作区清洁t t一个时间只做一件事一个时间只做一件事t t将工作按优先级划分将工作按优先级划分t t对于不属于你的工作说不对于不属于你的工作说不t t试图独立解决问题试图独立解决问题t t浪费别人的时间也浪费自己的时间浪费别人的时间也浪费自己的时间t t想办法避免别人打扰想办法避免别人打扰时间陷阱时间陷阱第19页

9、，共50页，编辑于2022年，星期六方法二方法二有效地使用你的高峰时间有效地使用你的高峰时间上午型。下午型。晚间型。第20页，共50页，编辑于2022年，星期六方法三方法三 划划 分分 事事 件件 的的 四四 个个 象象 限限重重重重 要要要要 性性性性急急急急 迫迫迫迫 性性性性重重重重要要要要不紧急不紧急不紧急不紧急不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急重重重重要要要要紧紧紧紧急急急急不重要不重要不重要不重要紧紧紧紧急急急急第21页，共50页，编辑于2022年，星期六举举例例说说明明紧紧急急不紧急不紧急重重要要不不重重要要干扰、电话干扰、电话信件、报告信件、报告会议会议迫在眉睫的

10、事迫在眉睫的事符合别人期望的事符合别人期望的事做规划、计划做规划、计划人际关系的建立人际关系的建立准备工作准备工作预防措施预防措施提升自己的能力提升自己的能力抓住新机会抓住新机会忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事广告函件广告函件电话电话逃避性活动逃避性活动闲聊天闲聊天紧急状况紧急状况迫切的问题迫切的问题限期完成的工作限期完成的工作计划好的会议计划好的会议第22页，共50页，编辑于2022年，星期六办办事事的的次次序序应应该该是是重重要要性性急急迫迫性性重重重重要要要要不紧急不紧急不紧急不紧急（做）（做）（做）（做）不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急（不做）（不做）（不做）（不做）重重重重要

11、要要要紧紧紧紧急急急急（快做）（快做）（快做）（快做）不重要不重要不重要不重要紧紧紧紧急急急急（做）（做）（做）（做）13第23页，共50页，编辑于2022年，星期六重要性、紧急性工作分析表样例重要性、紧急性工作分析表样例重要性、紧急性工作分析表样例重要性、紧急性工作分析表样例第24页，共50页，编辑于2022年，星期六大石头小石头游戏。第25页，共50页，编辑于2022年，星期六t t如果你不先将大的鹅如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里卵石放进罐子里去，去，你也许以後永远没机会你也许以後永远没机会把它们再放进去了。把它们再放进去了。第26页，共50页，编辑于2022年，星期六方法四方法四80/

12、20原原则则80%的价值来自的价值来自20%的因子的因子;其余其余20%的价值来自的价值来自80%的因子。的因子。-意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图柏瑞图柏瑞图柏瑞图此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度第27页，共50页，编辑于2022年，星期六20%80%时间管理的二八原则时间管理的二八原则80%20%第28页，共50页，编辑于2022年，星期六80/20举举例例说说明明t t80%80%的结果来自投入的的结果来自投入的的结果来自投入的的结果来自投入的20%20%的时间的时间的

13、时间的时间t t80%80%的价值集中在的价值集中在的价值集中在的价值集中在20%20%的项目上的项目上的项目上的项目上t t80%80%的销售额是源自的销售额是源自的销售额是源自的销售额是源自20%20%的顾客的顾客的顾客的顾客t t80%80%的工作失误来自的工作失误来自的工作失误来自的工作失误来自20%20%的管理不当的管理不当的管理不当的管理不当t t80%80%的看报时间都花在的看报时间都花在的看报时间都花在的看报时间都花在20%20%的版面的版面的版面的版面t t80%80%的病假来自的病假来自的病假来自的病假来自20%20%的员工的员工的员工的员工第29页，共50页，编辑于202

14、2年，星期六如如何何处处理理高高价价值值活活动动t t让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。小事。小事。小事。t t坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。果。果。果。t t设定最后期限，合理安排事情的进展。设定最后期限，合理安排事情的进展。设定最后期限，合理安排事情的进展。设定最后期限，合理安排事

15、情的进展。t t将大项目分解，逐步完成。将大项目分解，逐步完成。将大项目分解，逐步完成。将大项目分解，逐步完成。t t高效运用自己的黄金时段高效运用自己的黄金时段高效运用自己的黄金时段高效运用自己的黄金时段t t奖励自己，始终保持积极进取的态度。奖励自己，始终保持积极进取的态度。奖励自己，始终保持积极进取的态度。奖励自己，始终保持积极进取的态度。第30页，共50页，编辑于2022年，星期六如如何何处处理理低低价价值值的的活活动动t t授权或分派出这些活动，节约自己的时间。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。t t降低

16、自己的标准，不要追求完美。降低自己的标准，不要追求完美。降低自己的标准，不要追求完美。降低自己的标准，不要追求完美。t t学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。t t将它们汇总，集中时间处理。将它们汇总，集中时间处理。将它们汇总，集中时间处理。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要做正确的事比正确的做事更重要第31页，共50页，编辑于2022年，星期六方法五方法五填写每日时间待办单的步骤填写每日时间待办单的步骤t t列出计划中要完成的工作（分列出计划中要完成的工作（分列出计

17、划中要完成的工作（分列出计划中要完成的工作（分A A，B B，C C三类）三类）三类）三类）t t列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等t t列出昨日遗留的未完成的工作列出昨日遗留的未完成的工作列出昨日遗留的未完成的工作列出昨日遗留的未完成的工作t t排出优先顺序排出优先顺序排出优先顺序排出优先顺序第32页，共50页，编辑于2022年，星期六时间管理ABC法t t“A”必须在几小时内完成t t“B”必须在24小时内完成t t“C”可以在几天内完成第33页，共50页，编辑于2

18、022年，星期六待待 办办 单单 样样 例例_年 月 日顺序 序号 事项 完成人 确认第34页，共50页，编辑于2022年，星期六t tTodolistt t日计划表日计划表t t周计划表周计划表t t月计划表月计划表t t季度计划表季度计划表Microsoft Outlook Microsoft Outlook 工作目标计划分解工作目标计划分解第35页，共50页，编辑于2022年，星期六时间管理工具表t t目标分解计划书t t每月行事月历t t工作待办单（TODOLIST）第36页，共50页，编辑于2022年，星期六充充分分利利用用效效率率手手册册第37页，共50页，编辑于2022年，星期六

19、方法六方法六解决常见时间浪费现象解决常见时间浪费现象t t每组抽取一道问题每组抽取一道问题每组抽取一道问题每组抽取一道问题t t小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨论结果记录在教材上。论结果记录在教材上。论结果记录在教材上。论结果记录在教材上。t t派代表发言三分钟派代表发言三分钟派代表发言三分钟派代表发言三分钟t t其他人员做补充其他人员做补充其他人员做补充其他人员做补充第38页，共50页，编辑于2022年，星期六方法六方法六 解决常见时间浪费现象解决常见时间浪费现象n

20、1不会拒绝不会拒绝n2习惯拖延习惯拖延n3不速之客干扰不速之客干扰n4电话干扰电话干扰n5杂乱的办公环境杂乱的办公环境n6缺乏计划及条理缺乏计划及条理第39页，共50页，编辑于2022年，星期六问问 题题 一一 ：不：不 会会 拒拒 绝绝t t耐心听完对方的要求耐心听完对方的要求耐心听完对方的要求耐心听完对方的要求,表示对其尊重表示对其尊重表示对其尊重表示对其尊重,了解内涵了解内涵了解内涵了解内涵t t不能回答时，说明需要考虑及所需时间不能回答时，说明需要考虑及所需时间不能回答时，说明需要考虑及所需时间不能回答时，说明需要考虑及所需时间t t拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性拒绝时，显示

21、你了解这种请求对对方的重要性t t和颜悦色地略表歉意和颜悦色地略表歉意t t拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。t t明确说明拒绝的理由。明确说明拒绝的理由。t t如可能向对方提出别的替代解决方式如可能向对方提出别的替代解决方式第40页，共50页，编辑于2022年，星期六问问 题题 二二 ：习：习 惯惯 拖拖 延延t t切香肠法，各个击破，逐步解决切香肠法，各个击破，逐步解决切香肠法，各个击破，逐步解决切香肠法，各个击破，逐步解决t t用平衡表分析，对比拖延的理由

22、和用平衡表分析，对比拖延的理由和用平衡表分析，对比拖延的理由和用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。不拖延的好处。不拖延的好处。不拖延的好处。t t改变自己爱拖延的思维方式改变自己爱拖延的思维方式改变自己爱拖延的思维方式改变自己爱拖延的思维方式t t避免过分的追求完美避免过分的追求完美第41页，共50页，编辑于2022年，星期六问题三：不速之客的干扰问题三：不速之客的干扰t t不要采取无条件的不要采取无条件的不要采取无条件的不要采取无条件的“门户开放政策门户开放政策门户开放政策门户开放政策”t t规定对外交流的时间规定对外交流的时间规定对外交流的时间规定对外交流的时间t t在办公室外接待

23、不速之客，缩短会见时间在办公室外接待不速之客，缩短会见时间在办公室外接待不速之客，缩短会见时间在办公室外接待不速之客，缩短会见时间t t站着解决问题站着解决问题站着解决问题站着解决问题t t让他人帮助控制会谈时间让他人帮助控制会谈时间让他人帮助控制会谈时间让他人帮助控制会谈时间t t谈话前限定会谈的时间谈话前限定会谈的时间谈话前限定会谈的时间谈话前限定会谈的时间第42页，共50页，编辑于2022年，星期六问问题题四四：电：电话话干干扰扰t t事后回复电话事后回复电话t t集中打电话的时间集中打电话的时间t t避免以题外话作为开场白避免以题外话作为开场白t t打好腹稿再打电话打好腹稿再打电话第4

24、3页，共50页，编辑于2022年，星期六问问题题五：文五：文件件满满桌桌t t该扔则扔该扔则扔t t不要移师暗处不要移师暗处不要移师暗处不要移师暗处t t不放无关物品，将物品放在固定地方。不放无关物品，将物品放在固定地方。不放无关物品，将物品放在固定地方。不放无关物品，将物品放在固定地方。t t养成良好的文件管理习惯养成良好的文件管理习惯t t下班最后一件事下班最后一件事下班最后一件事下班最后一件事-收拾办公桌收拾办公桌第44页，共50页，编辑于2022年，星期六造造 成成 办公桌凌乱办公桌凌乱 的的 原原 因因t t无条理的思路无条理的思路t t犹豫不决犹豫不决犹豫不决犹豫不决t t半途而废

25、的工作习惯半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯t t故意纵容文件的堆积故意纵容文件的堆积t t担心遗忘文件的心理担心遗忘文件的心理担心遗忘文件的心理担心遗忘文件的心理第45页，共50页，编辑于2022年，星期六如何取得效果如何取得效果 任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为习惯性行为后才能产生应有的效果。第46页，共50页，编辑于2022年，星期六什么是习惯？什么是习惯？逐渐养成的，一时不容易改变的行为，倾向。是对思维和性格的写照。第47页，共50页，编辑于2022年，星期六习习惯惯 习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。习惯左右着我们的行动

26、。第48页，共50页，编辑于2022年，星期六如何改变旧的习惯如何改变旧的习惯写下想改变的习惯。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。奖励自己。坚持21天。回顾新的习惯行为。第49页，共50页，编辑于2022年，星期六t t计划日常工作计划日常工作t t在体力和精神最好的时候做最重要的事在体力和精神最好的时候做最重要的事t t为所有的工作制定截止期限为所有的工作制定截止期限t t一个时间做一件事一个时间做一件事t t打电话时做计划打电话时做计划t t学会说不学会说不t t分析你的时间分析你的时间,以便于更好的利用它以便于更好的利用它t t制定真实可行的工作计划制定真实可行的工作计划总结总结 -时间管理的黄金定律第50页，共50页，编辑于2022年，星期六