建设项目档案管理教材bpwf.ppt

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1、建设项目档案管理目目 录录建设项目档案概述01建设项目档案管理的控制措施 02建设项目文件的形成 03建设项目文件的收集 04建设项目文件的整理 05建设项目文件的归档与汇总移交 06CONTENTS第一章第一章 建设项目档案概述建设项目档案概述 建设项目文件建设项目文件指建设项目在立项审指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括前期文件、声像等形式的全部文件，包括前期文件、竣工文件、竣工验收文件等。竣工文件、竣工验收文件等。建设项目建设项目指建筑、安装

2、等形成固定资产的指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，建成后活动中，按照一个总体设计进行施工，建成后具有完整的系统，独立形成生产能力或者使用具有完整的系统，独立形成生产能力或者使用价值的建设工程，在经济上统一核算、行政上价值的建设工程，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。有独立组织形式、实行统一管理的单位。一、概念 建设项目（工程）档案是指整个建设项目按照基本建设程序从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。建设项目（工程）档案是指从建设项目（工程）的提

3、出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件材料。一、概念 二、建设项目档案特点三、建设项目档案的功能12345信息传递功能信息传递功能历史记录功能历史记录功能指导与监控功能指导与监控功能依据与凭证功能依据与凭证功能知识传承功能知识传承功能1、建设项目（工程）档案工作管理建设项目（工程）档案工作管理的性质的性质2、四、建设项目（工程）档案工作管理的 性质和原则建设项目（工程）档案工作管理建设项目（工程）档案工作管理的原则的原则建设项目（工程）档案工作是一项以项建设项目（工程）档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的目管理为中心内容的专业

4、性和服务性的工作工作。建设项目（工程）档案工作是实现工程建设项目（工程）档案工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作，是实现建设科学管理的技术基础工作，是实现工程建设科学组织和管理不可缺少的技工程建设科学组织和管理不可缺少的技术基础或技术保障性工作术基础或技术保障性工作 1、建设项目（工程）档案工作管理的性质建设项目（工程）档案工作要按照集中建设项目（工程）档案工作要按照集中统一管理的原则，管理好建设项目（工统一管理的原则，管理好建设项目（工程）的全部档案，确保建设项目（工程）程）的全部档案，确保建设项目（工程）档案的完整、准确、安全和有效利用。档案的完整、准确、安全和有效利用。2、建设项目（

5、工程）档案工作管理的原则五、建设项目档案工作基本要求01完整完整02准确准确03系统系统04安全安全05有效有效利用利用第二章第二章 建设项目档案工作控制措施建设项目档案工作控制措施一、存在问题1文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确。2档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失。4建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失。3档案整理不规范，各参建单位标准不一。原因分析1、重点建设项目自身特点为档案工重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难；作带来了困难；2、档案意识薄弱，重视程度不高；档案意识薄弱，重视程度不高；3、档案工作的专业性。档案工作的专业性。二、档案行政管理部门和上

6、级主管部门的 控制措施23法律手段1技术手段行政手段 第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。中华人民共和国档案法 第六十一条 交付竣工验收的建筑工程，必须符合规定的建筑工程质量标准，有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书，并具备国家规定的其他竣工条件。建筑工程竣工经验收合格后，方可交付使用；未经验收或者验收不合格的，不得交付使用。中华人民共和国建筑法第二百七十四条勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件（包括

7、概预算）的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。第二百七十五条施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。中华人民共和国合同法 建设工程质量管理条例 第十六条建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。建设工程竣工验收应当具备下列条件：（一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容；（二）有完整的技术档案和施工管理资料；（三）有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；（四）有勘察、设计、施

8、工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（五）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。2、行政手段通过行政手段对科技档案事业实施的指导、监督和控制。具有强制性、权威性、垂直性、具体性和无偿性。方式主要有政策指导、经济调节、典型示范、舆论引导、协调与监督。3、技术手段标准管理。业务建设标准、开发利用标准、现代化标准。节、典型示范、舆论引导、协调与监督。1.1.建立健全组织体系建立健全组织体系2.2.制定完善管理制度制定完善管理制度项目档案管理办法项目档案管理办法分类方案分类方案归档范围与保管期限表归档范围与保管期限表档案整理操作规程档案整理操作规程 3.3.纳入合同管理

9、纳入合同管理 4.4.实施全过程控制实施全过程控制 5.5.管理信息化管理信息化三、建设单位的控制措施三、建设单位的控制措施 四、施工、监理单位的控制措施四、施工、监理单位的控制措施控制措施落实管落实管理职责理职责监理单位监理单位实时监控实时监控推行预立推行预立卷制度卷制度建立工地建立工地档案室档案室04020301 以项目法人为管理核心，以纳入合同以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理实时控制为重要手段，为管理依据，以监理实时控制为重要手段，在档案行政管理部门、专业主管部门及项在档案行政管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参目建设、设计、施工、监理单位全方

10、位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制模式。查、验收把关的全过程控制模式。综述全过程管理模式第三章第三章 建设项目文件的形成建设项目文件的形成1、内容要求、内容要求2、数量要求、数量要求3、时间要求、时间要求4、质量要求、质量要求 一、形成的要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁字迹清楚，图样清晰，图表整洁数据准确，签署完备数据准确，签署完备纸张规格、质量和图表样式符合有关要求纸张规格、质量和图表样式符合有关要求 不使用易褪色的书写材料不使用易褪色的书写材料形成质量要求1纸张定量应达到国家标准所规定克数的要求，不纸张定量应达到国家标准所规

11、定克数的要求，不能有热敏纸。能有热敏纸。2文字材料、图纸的幅面、页面应符合规范的幅面文字材料、图纸的幅面、页面应符合规范的幅面尺寸、页面设置的要求。图纸的页面设置应符合国家尺寸、页面设置的要求。图纸的页面设置应符合国家标准或行业标准的规定。标准或行业标准的规定。3字迹、图样线条应清晰、耐久。黑色、蓝黑为耐字迹、图样线条应清晰、耐久。黑色、蓝黑为耐久性书写材料，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝久性书写材料，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝水、复写纸等书写的字迹，尽可能避免复印件归档。水、复写纸等书写的字迹，尽可能避免复印件归档。签名、修改字迹（如修改通知单）要特别注意这个问签名、修改字迹（如修改

12、通知单）要特别注意这个问题。题。4复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。定质量的要求。形成质量要求 （一）（一）竣工竣工图编图编制制单单位位一般由施工一般由施工单单位位负责编负责编制。制。项项目目总总平面平面图图、综综合管合管线图线图由建由建设单设单位位或由其委托有关或由其委托有关单单位位编编制。制。一些行一些行业业系系统统统统一一规规定由定由设计单设计单位位编编制。制。二、竣工图的编制二、竣工图编制形式12345按施工图施工没有变动按施工图施工没有变动施工图被取消施工图被取消施工图只有一般局部变更施工图只有一般局部变更施工图重大的变

13、更施工图重大的变更原设计没有，施工增加内容原设计没有，施工增加内容 真真实实反反映映实实际际情情况况，规规格格统统一一，图图面面整整洁，字迹清楚洁，字迹清楚编制竣工说明编制竣工说明重复的标准图、通用图不编入竣工图中重复的标准图、通用图不编入竣工图中一一张张施施工工图图由由若若干干单单位位施施工工的的，各各施施工工单单位位完完成成自自己己负负责责的的部部分分后后，交交建建设设单单位指定的汇总单位汇总位指定的汇总单位汇总编制项目总平面图和综合管线竣工图编制项目总平面图和综合管线竣工图三、竣工图编制要求 杠改法杠改法 叉改法叉改法圈改法圈改法四、竣工图更改方法 必须注明更改依据。必须注明更改依据。无

14、无法法在在图图纸纸上上表表达达清清楚楚的的，应应在在标标题题栏栏上上方或左边用文字说明。方或左边用文字说明。各各种种引引出出说说明明应应与与图图框框平平行行，引引出出线线不不交交叉，不遮盖其他线条叉，不遮盖其他线条更改要符合各专业的要求更改要符合各专业的要求更改要使用耐久的字迹材料更改要使用耐久的字迹材料五、竣工图更改要求 不不必必保保留留修修改改前前的的痕痕迹迹，只只需需直直接接绘绘制制更更改改后后的的内内容容，并并将将变变更更依依据据在在标标题题栏栏内或在说明中标注内或在说明中标注将竣工图章的要素分解在标题栏将竣工图章的要素分解在标题栏签字后，不必再加盖竣工图章签字后，不必再加盖竣工图章

15、六、关于重新绘制竣工图的要求 竣工图都应由编制单位加盖并签署竣工图章竣工图都应由编制单位加盖并签署竣工图章竣工图章内容填写齐全、清楚，不得代签竣工图章内容填写齐全、清楚，不得代签竣工图章盖在标题栏附近空白处。竣工图章盖在标题栏附近空白处。竣工图章应使用不褪色红印泥。竣工图章应使用不褪色红印泥。七、竣工图章的使用 施工单位技术负责人审核施工单位技术负责人审核监理单位审核监理单位审核建设单位审核建设单位审核八、竣工图的审核第四章第四章 建设项目文件的收集建设项目文件的收集 收集范围收集范围收集时间收集时间随时收集随时收集定期收集定期收集-抓住几个重点阶段抓住几个重点阶段领到施工执照之后，破土动工之

16、前领到施工执照之后，破土动工之前单项工程完工单项工程完工交工验收阶段交工验收阶段竣工验收阶段竣工验收阶段收集责任收集责任建设项目文件的收集第五章第五章 建设项目文件的整理建设项目文件的整理 分类分类组卷组卷案卷内文件材料的排列案卷内文件材料的排列案卷编目案卷编目案卷装订案卷装订装盒装盒编制案卷目录编制案卷目录建设项目文件的整理 依据分类方案进行归类：依据分类方案进行归类：分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。1、分类要根据项目建设的阶段、建设的具、分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。体情况设置类目。2、分类要清楚，不能相互交叉、包容。、分

17、类要清楚，不能相互交叉、包容。3、分类包括分大类和分小类、分类包括分大类和分小类一、分类依据建设项目特点：一般按照依据建设项目特点：一般按照工程项目的建设程序工程项目的建设程序、单位工程进行分类单位工程进行分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类（如里，再按单位工

18、程或专业、阶段等进行分类（如施工档案可以再按各单位工程进行分类）施工档案可以再按各单位工程进行分类）对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。整理后依次排列即可。一、分类某项目档案前期依据性档案前期依据性档案勘察设计档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案项目管理档案1、档案的分类，要符合形成档案的专业、档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动性质和特点；和形成单位的科技活动性质和特点；

19、2、在一个单位内部和一个专业系统内部，、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；同一科技档案的分类标准应该一致；3、分类的层次类目要简明，不宜过多过、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；繁；4、分类应力求按专业系统实现标准化；、分类应力求按专业系统实现标准化；基本要求第一步，根据专业主管部门的建设项目档第一步，根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按单位工程或

20、专业分类，下大中型项目按单位工程或专业分类，下设属类；设属类；实际应用如：如：1、水库建设项目：、水库建设项目：可分为可分为10个单位工程：大坝、溢洪道、个单位工程：大坝、溢洪道、输水洞、水轮机等输水洞、水轮机等每个单位工程每个单位工程 分为分为4个阶段：可研部分、个阶段：可研部分、初步设计、施工阶段、竣工阶段初步设计、施工阶段、竣工阶段 2、大型建设项目，应分别按照单项、大型建设项目，应分别按照单项工程、单位工程等立卷，工程、单位工程等立卷，注：一般以立项文件为准，可将其作注：一般以立项文件为准，可将其作为一个基建项目来管理为一个基建项目来管理实际应用 第二步，对下设属类按：工程项第二步，对

21、下设属类按：工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类专业分类法、时间分类法、地域分类法分别排列。法分别排列。依据项目档案分类编号体系对全依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位行分类和编号的，建设单位(并责成设并责成设计、施工及监理单位计、施工及监理单位)可用铅笔临时填可用铅笔临时填写档案号写档案号实际应用白白杨杨河河引引水水工工程程综综 合合导导流流冲冲砂砂洞洞 输输水水洞洞 溢溢洪洪洞洞

22、环环境境保保护护水水土土保保持持公公共共建建筑筑安安全全检检测测水水轮轮机机发发电电厂厂房房机机电电安安装装厂厂区区道道路路办办公公楼楼开开关关站站拦拦河河大大坝坝 实际应用 1 1、组卷的原则、组卷的原则 遵循项目文件的形成规律，保持案卷文件遵循项目文件的形成规律，保持案卷文件的有机联系，便于档案的保管和利用的有机联系，便于档案的保管和利用 2 2、组卷的要求、组卷的要求针针对对不不同同阶阶段段、不不同同性性质质的的文文件件材材料料，选择不同的组卷方法选择不同的组卷方法 灵灵活活掌掌握握文文件件材材料料数数量量，控控制制案案卷卷的的厚厚度度组卷的同时检查卷内文件组卷的同时检查卷内文件二、组卷

23、 3 3、组卷的方法、组卷的方法（1 1）综合管理文件的组卷）综合管理文件的组卷（2 2）勘测设计文件的组卷）勘测设计文件的组卷（3 3）施工文件的组卷）施工文件的组卷（4 4）监理文件的组卷）监理文件的组卷（5 5）竣工图文件的组卷）竣工图文件的组卷二、组卷综合管理文件一般包括项目前期文件（不综合管理文件一般包括项目前期文件（不包括勘测设计文件）、工程管理文件、工包括勘测设计文件）、工程管理文件、工程交（竣）工验收文件、工程决算文件。程交（竣）工验收文件、工程决算文件。综合管理文件由建设单位汇总，并根据文综合管理文件由建设单位汇总，并根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理，件材料形成的阶

24、段、性质、内容分类整理，按问题、时间等要素组卷。按问题、时间等要素组卷。（1 1）综合管理文件的组卷）综合管理文件的组卷勘测设计文件一般包括工程地质勘测文件、勘测设计文件一般包括工程地质勘测文件、工程设计文件（含工程总体设计、初步设工程设计文件（含工程总体设计、初步设计、计、施工图设计）和设计变更文件。施工图设计）和设计变更文件。工程地质勘测文件、工程设计文件一般按工程地质勘测文件、工程设计文件一般按原有装订形式组卷。原有装订形式组卷。设计变更文件一般按编号组卷。设计变更文件一般按编号组卷。（2）勘测设计文件的组卷 一般在区分工程类别、标段的基础一般在区分工程类别、标段的基础上，按单位工程、分

25、部工程、分项工程、上，按单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷。征等组卷。施工文件的组卷方法较为复杂，不施工文件的组卷方法较为复杂，不同专业技术领域的项目组卷方法会有一同专业技术领域的项目组卷方法会有一定的区别。定的区别。（3）施工文件的组卷监理大纲、计划等以监理组的划分为单位组卷，一监理大纲、计划等以监理组的划分为单位组卷，一卷或数卷。卷或数卷。监理日记以监理组监理日记以监理组 (或合同段或合同段)的划分为单位组卷，的划分为单位组卷，一卷或数卷。单本日记较厚，可单独组卷；单本日一卷或数卷。单本日记较厚，可单独组卷；单本日记较

26、薄，可若干本监理日记组成一卷，且每本日记记较薄，可若干本监理日记组成一卷，且每本日记作为一份文件，填写卷内目录时，以时间及日记撰作为一份文件，填写卷内目录时，以时间及日记撰写人将每本日记加于区分。写人将每本日记加于区分。监理月、年度报告以监理组监理月、年度报告以监理组(或合同段或合同段)划分为单位划分为单位组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列。组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列。（4）监理文件的组卷监理工程师通知等来往文书以监理组的划分为单位监理工程师通知等来往文书以监理组的划分为单位分类组卷，一卷或数卷。卷内文件根据问题类型、分类组卷，一卷或数卷。卷内文件根据问题类型、发文

27、单位分类后按文件编号发文单位分类后按文件编号(如无编号按时间顺序如无编号按时间顺序)排列。排列。监理平行抽检试验文件材料，以单位、分部工程的监理平行抽检试验文件材料，以单位、分部工程的划分和抽检项目分类为单位组卷，一卷或数卷，卷划分和抽检项目分类为单位组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列。内文件按时间先后顺序排列。会议纪要以监理组为单位组卷，一卷或数卷，卷内会议纪要以监理组为单位组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列；文件较多的，可以施工文件按时间先后顺序排列；文件较多的，可以施工合同段为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列。合同段为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列。计量与支

28、付文件以合同段和时间的月份为单位组卷，计量与支付文件以合同段和时间的月份为单位组卷，一卷或数卷。一卷或数卷。（4）监理文件的组卷竣工图可按工程类别、单位工程等竣工图可按工程类别、单位工程等组卷，同时尽量保持原有的图纸目组卷，同时尽量保持原有的图纸目录顺序不变。录顺序不变。（5）竣工图文件1 1、综合管理文件的排列、综合管理文件的排列 2 2、勘测设计文件的排列、勘测设计文件的排列 3 3、施工文件的排列、施工文件的排列 4 4、监理文件的排列、监理文件的排列 5 5、竣工图文件的排列、竣工图文件的排列 三、卷内文件的排列三、卷内文件的排列 综合管理文件一般遵循以问题结合时间综合管理文件一般遵循

29、以问题结合时间排列的原则排列的原则 。1 1、综合管理文件的排列、综合管理文件的排列工程地质勘测文件、工程设计文件按原工程地质勘测文件、工程设计文件按原有顺序排列。有顺序排列。设计变更文件按编号顺序排列。设计变更文件按编号顺序排列。2 2、勘测设计文件的排列、勘测设计文件的排列 应按照分部工程、分项工程、桩号、应按照分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后等进行排列。施工工序的先后等进行排列。逻辑上有紧密联系的文件应按照重逻辑上有紧密联系的文件应按照重要程度进行排序，一般结论性文件在前，要程度进行排序，一般结论性文件在前，依据性文件在后；批复性的文件在前，请依据性文件在后；批复性的文件在前，请

30、示性的文件在后。如工程认可书在前，检示性的文件在后。如工程认可书在前，检验单在后；质量检验评定表在前，原始检验单在后；质量检验评定表在前，原始检验记录在后；原材料报审表在前，原材料验记录在后；原材料报审表在前，原材料质保单、实验记录等在后。质保单、实验记录等在后。3 3、施工文件的排列、施工文件的排列监理日记，月、年度报告，计量和支付监理日记，月、年度报告，计量和支付文件，监理平行抽检试验文件材料一般文件，监理平行抽检试验文件材料一般按时间排列。按时间排列。监理大纲、计划，监理工程师通知等来监理大纲、计划，监理工程师通知等来往文书，会议纪要等按照问题结合时间往文书，会议纪要等按照问题结合时间排

31、列。排列。4 4、监理文件的排列、监理文件的排列竣工图按专业、图号排列。竣工图按专业、图号排列。5 5、竣工图文件的排列、竣工图文件的排列不管哪种类型的文件，一般都要做到：不管哪种类型的文件，一般都要做到：文字在前，图样在后文字在前，图样在后译文在前，原文在后译文在前，原文在后正件在前，附件在后正件在前，附件在后印件在前，定印件在前，定(草草)稿在后稿在后批复在前，请示在后批复在前，请示在后结论性文件在前，依据性文件在后结论性文件在前，依据性文件在后转发件在前，原件在后转发件在前，原件在后通知在前，补充通知在后通知在前，补充通知在后 （一）编写页号（一）编写页号（二）（二）编制卷内文件目录编制

32、卷内文件目录（三）（三）编制备考表编制备考表（四）（四）编制案卷封面编制案卷封面四、案卷编目在有具体记载内容的页面上逐页编流水号，有一在有具体记载内容的页面上逐页编流水号，有一页编一号。页编一号。编号从阿拉伯数字编号从阿拉伯数字“1 1”开始，案卷之间不连号编，开始，案卷之间不连号编，每卷分别编号。每卷分别编号。编号的书写位置为：单面书写文件在右上角，双编号的书写位置为：单面书写文件在右上角，双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角；图面书写文件，正面在右上角，背面在左上角；图纸的页号编写在标题栏外左下角或外右上角。纸的页号编写在标题栏外左下角或外右上角。一大页上贴若干小页，每个小页都编页号，

33、即每一大页上贴若干小页，每个小页都编页号，即每个小页均为一页。个小页均为一页。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。卷内目录和备考表不编写页号。卷内目录和备考表不编写页号。编写页号建议使用铅笔。编写页号建议使用铅笔。（一）编写页号每一个案卷内都必须有卷内文件目录。每一个案卷内都必须有卷内文件目录。卷内文件目录置于卷首。卷内文件目录置于卷首。卷内文件目录起到介绍卷内文件材料的卷内文件目录起到介绍卷内文件材料的内容和成份，便于查找利用和进行统计内容和成份，便于查找利用和进行

34、统计的作用。的作用。对于成套的图纸，原有图样目录在内容对于成套的图纸，原有图样目录在内容上可以替代卷内目录内容时，可不再重上可以替代卷内目录内容时，可不再重新编制卷内目录，如果其内容不能替代新编制卷内目录，如果其内容不能替代卷内目录时，要重新编制卷内目录。卷内目录时，要重新编制卷内目录。编制卷内文件目录 1、卷内文件 目录格式卷内文件目录，一件文件填写一条目录。卷内文件目录，一件文件填写一条目录。一般一份文件为一件。一般一份文件为一件。综合类文件正文与附件为综合类文件正文与附件为1份，原件与复份，原件与复制件为制件为1份，转发文与被转发文为份，转发文与被转发文为1份，正份，正文与发文稿纸为文与

35、发文稿纸为1份，来文与复文（指请份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函）各示与批复、报告与批示、来函与复函）各为为1份份2、件的确定工程施工类文件开工申请单为工程施工类文件开工申请单为1份，施工组织设计报份，施工组织设计报审表和附件为审表和附件为1份，施工技术方案报审表和附件为份，施工技术方案报审表和附件为1份，份，施工放样报验单和附件为施工放样报验单和附件为1份，建筑材料报验单及附份，建筑材料报验单及附件为件为1份，进场设备报验单及附件为份，进场设备报验单及附件为1份，工程检验认份，工程检验认可书和工程报验单为可书和工程报验单为1份，中间检验申请单及附件为份，中间检验申请单及附

36、件为1份，承包人申请表及附件为份，承包人申请表及附件为1份。（以高速公路建设份。（以高速公路建设项目档案为例）项目档案为例）工程监理类文件每月或每季同一种建筑材料抽检报告工程监理类文件每月或每季同一种建筑材料抽检报告为为1份，每个标准试验报告为份，每个标准试验报告为1份，每个分项工程质量份，每个分项工程质量检验评定表为检验评定表为1份，每个分部工程质量检验评定表为份，每个分部工程质量检验评定表为1份，每个单位工程质量检验评定表为份，每个单位工程质量检验评定表为1份，每本监理份，每本监理日记为一份。日记为一份。2、件的确定（1）序号）序号填写方法：用阿拉伯数字从填写方法：用阿拉伯数字从1依次标注

37、。依次标注。常见错误：文件与序号不对应，多份文件对应一常见错误：文件与序号不对应，多份文件对应一个顺序号。个顺序号。（2）文件编号）文件编号填写方法：填写文件文号或图样图号。填写方法：填写文件文号或图样图号。常见错误：漏填或填写不全。常见错误：漏填或填写不全。（3）责任者）责任者填写方法：填写文件形成部门或主要责任者的全填写方法：填写文件形成部门或主要责任者的全称或通用简称。称或通用简称。常见错误：错误填写个人姓名；多个责任者填写常见错误：错误填写个人姓名；多个责任者填写不全；责任者简称不规范。不全；责任者简称不规范。3、各项目填写方法（4）文件材料题名）文件材料题名填写方法：填写文件标题全称

38、，没有填写方法：填写文件标题全称，没有文件标题可根据内容自定。文件标题文件标题可根据内容自定。文件标题不准确的，也需重新拟写。不准确的，也需重新拟写。常见错误：只填写表格名称。常见错误：只填写表格名称。理想境界：所有题名不重复。理想境界：所有题名不重复。3、各项目填写方法（5）日期）日期填写方法：填写编制文件的年、月、日。施工、填写方法：填写编制文件的年、月、日。施工、监理、竣工图文件中出现多个时间以各方最后确监理、竣工图文件中出现多个时间以各方最后确认的日期为准。决议、决定、命令、法律标准等认的日期为准。决议、决定、命令、法律标准等为通过或发布时间；条约、合同、协议等为签署为通过或发布时间；

39、条约、合同、协议等为签署时间；报表、计划、规划为编制时间。时间；报表、计划、规划为编制时间。常见错误：不填写最后确认的日期常见错误：不填写最后确认的日期（6）页号）页号 填写方法：填写每份文件首页上标注的页号，最填写方法：填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。终件注起止号。常见错误：最终件未标注起止号。常见错误：最终件未标注起止号。（7）备注）备注 可根据实际填写需注明的情况可根据实际填写需注明的情况 3、各项目填写方法 每一个案卷内也都必须有备考表。每一个案卷内也都必须有备考表。备考表置于卷尾。备考表置于卷尾。备考表起到说明卷内文件的数量和状况以备考表起到说明卷内文件的数量和状况以及

40、在管理过程中的变化情况，既表明有关及在管理过程中的变化情况，既表明有关人员的责任，又便于利用者和保管人员更人员的责任，又便于利用者和保管人员更好地掌握案卷情况。好地掌握案卷情况。（三）编制备考表 1、卷内备考 表格式互见号：填写反映同一内容但形式不同而另行保管互见号：填写反映同一内容但形式不同而另行保管的档案保管单位的档号的档案保管单位的档号 说明：包括卷内文件的件数、页数以及在组卷和案说明：包括卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷提供使用过程中需要说明的问题。例：本卷共例：本卷共15件件11页。页。立卷人：应由责任立卷人签名。立卷人：应由责任立卷人签名。立卷时

41、间：应填写完成立卷的日期。立卷时间：应填写完成立卷的日期。检查人：应由案卷质量审核者签名。（施工单位：检查人：应由案卷质量审核者签名。（施工单位：项目总工，监理单位：监理组长，建设单位：部门项目总工，监理单位：监理组长，建设单位：部门负责人）负责人）检查日期：应填写案卷质量审核的日期。检查日期：应填写案卷质量审核的日期。2、卷内备考表填写方法案卷封面是以一定的格式概要介绍卷内案卷封面是以一定的格式概要介绍卷内文件材料的内容和形式特征的一种辅助文件材料的内容和形式特征的一种辅助材料。材料。每一个案卷都必须装有封面。每一个案卷都必须装有封面。案卷封面起到保护卷内文件材料和便于案卷封面起到保护卷内文

42、件材料和便于查找利用的作用。查找利用的作用。（四）编制案卷封面 1、案卷封面格式 案卷题名又称案卷标题，是案卷内全部文件材料案卷题名又称案卷标题，是案卷内全部文件材料的总标题，是案卷封面的核心内容。的总标题，是案卷封面的核心内容。组卷结果往往通过案卷题名体现出来往往起到画组卷结果往往通过案卷题名体现出来往往起到画龙点睛的作用。案卷题名是编制案卷目录和其他龙点睛的作用。案卷题名是编制案卷目录和其他检索工具的依据，直接影响案卷的查找利用。检索工具的依据，直接影响案卷的查找利用。拟制案卷题名时，要做到：内容正确概括，结构拟制案卷题名时，要做到：内容正确概括，结构完整规范，文字简明通顺。即要能完整、准

43、确地完整规范，文字简明通顺。即要能完整、准确地揭示卷内文件的内容，又要简明扼要，一般不超揭示卷内文件的内容，又要简明扼要，一般不超过过50个字。个字。2、拟制案卷题名建设项目档案案卷题名的结构为：项目名称建设项目档案案卷题名的结构为：项目名称(代字、代号代字、代号)内容内容名称。名称。例例1：*办公楼电气安装竣工图办公楼电气安装竣工图 例例2：*高速公路高速公路*大桥大桥0#-4#墩（台）钻孔墩（台）钻孔桩、系梁、立柱、墩（台）冒工程检验认可桩、系梁、立柱、墩（台）冒工程检验认可书、工程报验单、中间检验申请单书、工程报验单、中间检验申请单 2、拟制案卷题名（1）档号的定义）档号的定义档号是在整

44、理和管理档案的过程中，以档号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。字符形式赋予档案的一组代码。（2）档号的编制要求）档号的编制要求唯一性唯一性合理性合理性稳定性稳定性3、编制档号（3 3）档号结构）档号结构（全宗号）（全宗号）分类号分类号案卷号案卷号 （4 4）档号的编制方法）档号的编制方法 全宗号全宗号 分类号分类号 案卷号（案卷排列）案卷号（案卷排列）3、编制档号立卷单位：填写文件组卷部门。立卷单位：填写文件组卷部门。起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。起止日期。保管期限：填写划定的保管期限。一般保管期限：填写划定的保管期限。一

45、般为永久、长期、短期三种。为永久、长期、短期三种。密级密级档案馆号档案馆号4、案卷封面其他内容的编制（五）、案卷装订（五）、案卷装订控制措施装订形式装订形式的选择的选择装订要求装订要求装订方法装订方法装订前准装订前准备工作备工作040203011、装订形式的选择、装订形式的选择整卷装订（软卷皮装订后装盒）整卷装订（软卷皮装订后装盒）单份文件装订（使用内封面获将卷盒封面作为案卷单份文件装订（使用内封面获将卷盒封面作为案卷封面）封面）2、装订前文件的修整、装订前文件的修整去金属物去金属物大于大于A4幅面文件的折叠，其中图纸按幅面文件的折叠，其中图纸按GBT10609.3-1989技术制图复制图的折

46、叠方法技术制图复制图的折叠方法，统，统一折叠成一折叠成A4幅面。难以做到的至少要将标题栏露出。幅面。难以做到的至少要将标题栏露出。幅面过小无法装订的要粘贴到幅面过小无法装订的要粘贴到A4幅面的白纸上。幅面的白纸上。装订线外有文字内容的的应加装订边。装订线外有文字内容的的应加装订边。破损的文件材料要裱糊好后再装订。破损的文件材料要裱糊好后再装订。五、案卷装订五、案卷装订3、装订方法、装订方法整卷装订：采用三孔一线装订法，装订位置在整卷装订：采用三孔一线装订法，装订位置在左侧中部，订孔距左侧边线左侧中部，订孔距左侧边线10毫米。装订长度毫米。装订长度以以160毫米为宜。装订用线绳，线头结在案卷背毫

47、米为宜。装订用线绳，线头结在案卷背后内侧。后内侧。单份文件装订：不锈钢订书钉；缝纫机扎边；单份文件装订：不锈钢订书钉；缝纫机扎边；三孔一线线装。三孔一线线装。五、案卷装订五、案卷装订4、装订要求、装订要求案卷装订总的要求是：整齐、结实、美观。要做到不掉页、案卷装订总的要求是：整齐、结实、美观。要做到不掉页、不压字、不妨碍阅读。整卷装订案卷要求下齐、左齐。要注不压字、不妨碍阅读。整卷装订案卷要求下齐、左齐。要注意加压条。意加压条。单份文件装订时，应在每份文件首页右上方加盖档号章。单份文件装订时，应在每份文件首页右上方加盖档号章。外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形外文资料应保持原

48、来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。式。原来已装订成册的文件，如设计图样，也可保持原来的装订原来已装订成册的文件，如设计图样，也可保持原来的装订形式，不再拆散重订。形式，不再拆散重订。档档 号号 序序 号号五、案卷装订五、案卷装订1、整卷装订形式下档案的装盒、整卷装订形式下档案的装盒可以装一卷或多卷，但不同类别的案卷可以装一卷或多卷，但不同类别的案卷不要装入同一盒。不要装入同一盒。2、单份文件装订形式下档案的装盒、单份文件装订形式下档案的装盒3、卷盒脊背的编制、卷盒脊背的编制六、装盒六、装盒1 1、卷盒脊背格式、卷盒脊背格式2 2、卷盒脊背的填写方法、卷盒脊背的填写方法用铅笔填写保管期限和

49、档用铅笔填写保管期限和档号，案卷题名不需填写。号，案卷题名不需填写。档号可能是起止号。档号可能是起止号。六、装盒六、装盒案卷目录序序号号档档号号案卷题名案卷题名总页数总页数保管期限保管期限备注备注七、编制案卷目录七、编制案卷目录第六章第六章 建设项目文件的归档与汇总移交建设项目文件的归档与汇总移交一、建设项目文件的归档归档要求归档审查归档时间 项目档案验收合格后，建设单位应按项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组有关单位办

50、理档案移交。凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。验收后办理档案移交。二、项目档案的汇总整理移交 建设单位与业主单位、生产使用单位及其他建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求竣工验收以后。按企业档案管理要求竣工验收以后。在大中城市规划区范围内的重要建设项目，